מה כל משתמש רואה במערכת ומה הוא יכול לעשות נקבע לפי "סוג משתמש" בכרטיס העובד. מנהל מערכת רואה הכול. מנהל מחלקה רואה ומנהל רק את העובדים של המחלקות שלו, ואפשר להגביל אותו עוד בכמה מתגים. מנהל מחלקה לצפייה בלבד רואה דוחות אבל לא משנה שעות. המדריך מסביר כל סוג, את מתגי ההגבלה של מנהל מחלקה, מי חותם על דוחות, ואיזה סוג מקבלים עובדים שנוספים לבד.

המדריך כולל: איפה קובעים את סוג המשתמש, טבלת כל הסוגים, מה כל מנהל רואה ויכול לעשות, שיוך מנהל למחלקות, מתגי ההגבלה של מנהל מחלקה, חתימה על דוחות כמנהל, סוג המשתמש של עובדים חדשים ושינוי לכמה עובדים יחד, ושאלות נפוצות. נושאים עם מדריך משלהם: "הגדרת מנהל מערכת / מנהל מחלקה / משתמש לעובד", "עריכת פרטי עובדים ( כרטיס עובד )", "חתימה על דוחות נוכחות", "נעילת חודש / תקופה לשינויים" ו"מדריך לטעינת עובדים מקובץ אקסל".

הסרטון מראה איך מגדירים הרשאות למנהל: כניסה לרשימת העובדים ופתיחת הכרטיס, בחירת סוג משתמש, בחירת המחלקות של מנהל המחלקה, הפעלת מתגי הגבלה, שמירה, והתנתקות עם התחברות מחדש כדי לראות את השינוי.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← כרטיס העובד ← לשונית "הגדרות משתמש" ← "סוג משתמש". ליד כל סוג ברשימה מופיע הסבר קצר. ההסבר המלא על המסך במדריך "הגדרת מנהל מערכת / מנהל מחלקה / משתמש לעובד".

רק מנהל מערכת יכול לבחור לעובד את הסוגים "מנהל מערכת" ו"מנהל מחלקה - צפייה בלבד". מנהל מחלקה לא רואה אותם ברשימה.

אין במערכת הרשאות תפריט נפרדות לכל מנהל: מה שמנהל רואה נקבע לפי סוג המשתמש, המחלקות שלו ומתגי ההגבלה בפרק 5. מסכים של מודולים שהחברה לא הפעילה לא זמינים לאף משתמש.

מנהל מחלקה ומנהל מחלקה לצפייה בלבד רואים רק את העובדים של המחלקות שנבחרו להם.

בכרטיס המנהל, בלשונית "הגדרות משתמש", אחרי שבחרתם את סוג המשתמש, מופיע השדה "מחלקה/סניף" (שדה חובה). בחרו בו את המחלקות שהוא מנהל.

לחצו "לשמור". השינוי נראה אצל המנהל אחרי שהוא מתנתק ומתחבר מחדש.

כשסוג המשתמש הוא "מנהל מחלקה", מופיעים בלשונית "הגדרות משתמש" מתגים נוספים. לכל מתג שני מצבים, "פעיל" ו"כבוי", וכולם כבויים כברירת מחדל.

המתגים לא מופיעים למנהל מערכת: את מנהל המערכת אי אפשר להגביל. אין מתג נפרד שחוסם עריכת שעות למנהל מחלקה. כדי שמנהל יראה שעות בלי לשנות אותן, בחרו לו "מנהל מחלקה - צפייה בלבד". כדי לחסום שינויים בתקופה שכבר הועברה לשכר, נעלו את החודש לפי "נעילת חודש / תקופה לשינויים".

כדי לאפשר למנהל לחתום על דוחות, הגדירו אותו "מנהל מחלקה" ושייכו לו את המחלקות של העובדים. ההסבר המלא במדריך "חתימה על דוחות נוכחות".

אין במערכת הגדרה של סוג משתמש ברירת מחדל. עובד שנוסף בהוספה מהירה, או שנרשם בעצמו עם קוד הצטרפות, מקבל "עובד - דיווח באפליקציה". בטעינה מאקסל, עמודת "סוג משתמש" ריקה פירושה גם "עובד - דיווח באפליקציה".

כדי לשנות סוג משתמש לכמה עובדים יחד, השתמשו בטעינת עובדים מאקסל עם העמודה "סוג משתמש". בעמודה כותבים מספר: 1 = עובד, 2 = מנהל מחלקה, 3 = מנהל מערכת, 5 = עובד צפייה בלבד, 6 = מנהל סידור עבודה, 7 = מנהל מחלקה צפייה בלבד, 8 = הגשת העדפות שיבוץ בלבד. עובד שכבר קיים מזוהה לפי תעודת הזהות ומתעדכן. ראו "מדריך לטעינת עובדים מקובץ אקסל". מנהל מחלקה שנוסף כך צריך עדיין לקבל מחלקות בכרטיס שלו (פרק 4).

ברשימת העובדים אפשר לסנן לפי סוג המשתמש ("סינון לפי סוג משתמש") כדי לראות מי מנהל.

אי אפשר להגביל מנהל מערכת. שנו אותו ל"מנהל מחלקה - צפייה בלבד" ושייכו לו מחלקות, או ל"מנהל מחלקה" אם הוא צריך לאשר בקשות.

אין הגדרה של סוג ברירת מחדל. שנו אותם בכרטיס, או כמה יחד בטעינה מאקסל עם העמודה "סוג משתמש" (פרק 7).

הגדירו אותו "מנהל מחלקה" ושייכו לו את המחלקות של העובדים (פרק 6).

אין הרשאות תפריט נפרדות. מה שהמנהל רואה נקבע לפי סוג המשתמש, המחלקות שלו ומתגי ההגבלה (פרקים 3 ו-5).

לא נבחרו לו מחלקות, או שהעובדים לא משויכים למחלקות שלו. בדקו את "מחלקה/סניף" בכרטיס שלו ואת המחלקה בכרטיס העובד.

השינוי נכנס לתוקף בחיבור הבא. בקשו ממנו להתנתק ולהתחבר מחדש.

הם מופיעים רק כשסוג המשתמש הוא "מנהל מחלקה". בחרו את הסוג, והמתגים יופיעו.

רק מנהל מערכת יכול לבחור את הסוגים האלה. היכנסו עם משתמש של מנהל מערכת.

מנהל מחלקה לא מאשר את הבקשות של עצמו, ולא בקשות מסוג שנחסם לו ב"סוגי בקשות חסומים לאישור". מנהל מחלקה לצפייה בלבד לא מאשר בקשות בכלל.

בדקו שסוג המשתמש שלו הוא "מנהל מחלקה" ולא "צפייה בלבד", שהעובד במחלקה שלו, ושהחודש לא נעול.

הפעילו בכרטיס שלו "הסתר דוח מסכם". הייצוא נמצא בתוך המסך "דוח מסכם ויצוא לשכר".

בהגדרות הגלובליות: "הסתר הצגת חישוב עלויות למנהלי מחלקה / מנהלי סניף".

אין אפשרות להסתיר רק חלק מכרטיס העובד. אפשר לבטל לו את הגישה לפרופילי העובדים כולם ב"בטל גישה לעריכת פרופיל עובדים".

הגדירו לאדם החדש "מנהל מערכת" בכרטיס שלו, ואחר כך שנו את סוג המשתמש של הקודם. כדאי שתמיד יהיו לפחות שני מנהלי מערכת.

אי אפשר למחוק מנהל מערכת. שנו קודם את סוג המשתמש שלו, ואז מחקו.

זה מכוון: מנהל מחלקה לא עורך את כרטיס העובד של עצמו. מנהל מערכת עורך אותו.