מנהל מערכת או מנהל מחלקה יכולים להזין בעצמם, בדוח הנוכחות של העובד, ימים מיוחדים: חופשה, מחלה, מילואים, חצי יום, וכל יום מיוחד שהוגדר בחברה (למשל חופשת לידה, קורס, השתלמות או חופשה ללא תשלום). זה שימושי כשהעובד לא שלח בקשה, כשהוא מדווח רק בשעון ואין לו גישה לאפליקציה, או כשצריך לתקן דיווח. מזינים את הימים ישירות ב"דוח חודשי עם פרוט" של העובד, ורואים מיד את השפעתם על השעות, על התקן ועל היתרות.

מה תמצאו במדריך:

הסרטון מראה איך פותחים את "דוח חודשי עם פרוט", בוחרים עובד וחודש, לוחצים על + ביום, בוחרים סוג דיווח (חופש, מחלה, מיוחד/אחר), מגדירים דיווח חלקי לפי שעות, מצרפים קובץ ושומרים, ומה קורה כשאין מספיק יתרה.

בקצרה, בשישה שלבים:
1. בתפריט הצד לוחצים על "דוחות" ואז על "דוח חודשי עם פרוט".
2. בוחרים "עובדים" ו"תאריך" (חודש), ולוחצים "חפש".
3. בשורה של היום הרצוי לוחצים על + הסגול. נפתח חלון הדיווח.
4. ב"סוג דיווח" בוחרים חופש, מחלה, מילואים, חצי יום או "מיוחד/אחר".
5. אם צריך: מסמנים "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)", כותבים הערה ומצרפים קובץ.
6. לוחצים "לשמור". היום מופיע בדוח במסגרת צבעונית, והשעות, התקן והיתרות מתעדכנים.
​חשוב: חצי יום חופש מוריד חצי מהתקן. לכמה ימים ברצף או לכמה עובדים יחד, משתמשים ב"הוסף דיווח מרוכז".

ביום רגיל העובד מחתים כניסה ויציאה, והמערכת סופרת שעות עבודה. ביום שבו העובד לא עבד מסיבה מסוימת (חופשה, מחלה, מילואים, קורס וכו'), מזינים לו דיווח מיוחד. כך:

סוגי הדיווח שאפשר לבחור:

ייתכן שבחברה שלכם חלק מהסוגים מוסתרים למנהלי מחלקה ולעובדים (ראו סעיף 11).

בתפריט הצד לוחצים על "דוחות", ואז על "דוח חודשי עם פרוט".

בתיבה העליונה (ראו בתמונה למטה):

לכל יום בחודש יש שורה, עם התאריך, היום בשבוע, הדיווחים ("שעות עבודה") והחישובים (שעות, 100%, תקן נדרש ועוד). כך זה נראה (ראו בתמונה למטה):

ליד כל דיווח יש כפתורים (ראו בתמונה למטה):

בתחתית הדוח יש סיכום החודש, ובו גם מספר הימים מכל סוג: עבודה, מחלה, חופש, מילואים ומיוחד/אחר.

אם לוחצים על + ביום שכבר יש בו דיווח, מופיעה האזהרה: "יש כבר דיווח נוכחות ביום זה. האם אתה בטוח שברצונך להוסיף דיווח נוכחות נוסף? אם ברצונך לערוך את הדיווח הקיים לחץ על כפתור העיפרון. האם ברצונך להמשיך בכל זאת?" (ראו בתמונה למטה).

חצי יום: בוחרים "חצי יום חופש", "חצי יום מחלה" או "חצי יום מילואים". חצי יום חופש מוריד חצי מהתקן היומי של העובד. אם צריך התנהגות אחרת (למשל מספר שעות קבוע), אפשר ליצור דיווח מיוחד אחר של חצי יום חופש (ראו "יצירת דיווח מיוחד/אחר").

בחלון יש גם "אל תחשב נסיעות ליום זה": מסמנים אותו כדי שלא יחושבו לעובד נסיעות ביום הזה.

כשהעובד עבד חלק מהיום ונעדר בחלק השני, מזינים את ההיעדרות לפי שעות:

בדוח, הדיווח החלקי מופיע ליד שעות העבודה של אותו יום (ראו בתמונה למטה): העובדת עבדה 08:00–12:00, ויצאה לחופשה 12:00–16:30.

בדיווח חלקי חובה למלא גם "משעה" וגם "עד". אחרת מופיעה ההודעה "נא הכנס שעות".

לכל סוג יום שאינו ברשימה (חופשת לידה, קורס, השתלמות, חופשה ללא תשלום, יום הצהרה וכו'):

את רשימת הימים המיוחדים ואת ההגדרות שלהם (תשלום, שעות קבועות, חובת קובץ) מנהלים במסך "דיווחים מיוחדים/אחרים" (בתפריט הצד, תחת "ניהול דיווחים"). יום מיוחד שמוגדר עם שעות קבועות מסמן אוטומטית "הגדר לפי שעות" וממלא את השעות שלו.

אם האפשרות "מיוחד/אחר" לא מופיעה ברשימה, ייתכן שבחברה הופעלה ההגדרה "הסתר דיווחי מיוחד/אחר ממנהלי מחלקה/סניף ועובדים" (ראו סעיף 11).

שימו לב: אם הקובץ מסוג אחר או גדול מדי, הדיווח נשמר, אבל בלי הקובץ, ולא מופיעה הודעת שגיאה. אחרי השמירה פתחו את הדיווח בעיפרון ובדקו שהקובץ מופיע. אם לא, המירו אותו ל-PDF או לתמונה וצרפו שוב.

למנהלים אין חובה לכתוב הערה או לצרף קובץ. ההגדרות "דרוש הוספת הערה בשליחת בקשה או הזנת דיווח" ו"דרוש קובץ בדיווח מחלה או מילואים" חלות על עובדים בלבד.

אם לעובד יש בקשה ממתינה לאותו יום, המחיקה נחסמת ומופיעה ההודעה "יש לאשר/לדחות את הבקשה תחילה". מאשרים או דוחים את הבקשה במסך "בקשות מהעובדים", ואז מוחקים.

אפשר להגדיר לעובד מגבלת ימי חופשה ומחלה בכרטיס העובד. המגבלה נועדה להגביל את העובד, לא את המנהל:

חלון הדיווח מטפל ביום אחד. לחופשה של שבוע, או ליום מחלה לכמה עובדים, לוחצים על "הוסף דיווח מרוכז", בתיבה "פעולות מרוכזות לקבוצה" שבראש הדוח (ראו בתמונה למטה). שם בוחרים את העובדים (לפי מחלקה, עובד, תפקיד או הסכם), את טווח התאריכים ואת סוג הדיווח. ההסבר המלא נמצא במאמר "הוספת דיווח מרוכז (קבוצתי)".

מנהל מערכת יכול להסתיר את הכפתור ממנהלי מחלקה, בהגדרה "הסתר כפתור הזנת דיווח מרוכז למנהל מחלקה".

מה יכול לחסום מנהל מחלקה:

כן. ביום חופשה, מחלה או מילואים מלא אין שעות. אם העובד נעדר רק חלק מהיום, סמנו "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)" והזינו שעות.

אם העובד לא עבד בכלל: לוחצים על העיפרון ליד שעות העבודה, משנים את "סוג דיווח" ל"מחלה" ושומרים. אם הוא עבד חלק מהיום: לוחצים +, בוחרים "כן" בשאלה על הדיווח הקיים, ומזינים מחלה לפי שעות.

האפשרות מופיעה רק ב"חופש", "מחלה" ו"מיוחד/אחר". בחצי יום ובמילואים היא לא מופיעה.

חצי יום, כלומר חצי מהתקן היומי של העובד. אם צריך חישוב אחר, אפשר ליצור דיווח מיוחד של חצי יום חופש עם הגדרות משלו.

כנראה שהקובץ מסוג שלא נתמך או גדול מ-50MB, ולכן לא נשמר. המירו ל-PDF או לתמונה (JPG/PNG) וצרפו שוב בעריכת הדיווח.

בכפתור "הוסף דיווח מרוכז" בוחרים את העובד, את טווח התאריכים ואת "חופש". ראו "הוספת דיווח מרוכז (קבוצתי)".

לא. מספיק לאשר את הבקשה במסך "בקשות מהעובדים", והחופשה נרשמת אוטומטית.

כן. לוחצים "אשר בקשה". מגבלת היתרה חוסמת רק את העובד, ומנהל יכול לאשר מעבר לה.

אם אתם מנהל מחלקה, ייתכן שהסוג מוסתר בהגדרות. אם אין אף יום מיוחד ברשימת "שם", הוסיפו ימים במסך "דיווחים מיוחדים/אחרים".

"מצב עריכה" מאפשר לשנות שעות כניסה ויציאה ישירות בטבלה. להזנת ימים מיוחדים הוא לא נחוץ: הכפתורים +, עיפרון ו-✕ עובדים גם ב"מצב קלאסי".

שלושת הכללים הכי חשובים:
1. חצי יום חופש מוריד חצי מהתקן.
2. מגבלת היתרה חוסמת את העובד, לא את המנהל. במקרה של "אין מספיק יתרה לניצול" אפשר ללחוץ "אשר בקשה".
3. קובץ מסוג לא נתמך או גדול מ-50MB לא נשמר, בלי הודעה. בדקו שהקובץ מופיע בדיווח.