כרטיס העובד הוא המקום שבו מנהל המערכת מעדכן את כל מה שהמערכת יודעת על עובד: פרטים אישיים, מחלקה והסכם עבודה, פרטי התחברות לאפליקציה, דרכי ההחתמה המותרות, שכר, מסמכים, משרה והגבלות חופשה ומחלה. משנים כאן כשעובד עבר מחלקה, החליף הסכם עבודה, צריך להתחבר לאפליקציה, או כשצריך להגביל או לאפשר לו דרך דיווח.

המדריך כולל: מדריך מקוצר; איך פותחים את כרטיס העובד; מי יכול לעשות מה; מה צריך כדי שהשינוי יעבוד; כל שדה בכל אחת מהלשוניות (מידע כללי, הגדרות משתמש, כספים ותשלומים, הגדרות סידור עבודה, מסמכים וקבצים, משרה והגבלות); איך שומרים; הודעות שגיאה; שאלות נפוצות ופתרון בעיות; מקרא סמלים; מילון מונחים וסיכום מהיר. נושאים שיש להם מדריך משלהם: הוספת עובד חדש, פרטי בנק, הגדרת עובד כלא פעיל, התחברות ממכשיר אחד, מקומות מותרים, QR ו-NFC, ויתרות חופשה ומחלה. הם מופיעים בסוף ב"מאמרים קשורים".

הסרטון מראה איך עורכים כרטיס עובד: כניסה לרשימת העובדים, חיפוש העובד ופתיחת הכרטיס, מעבר ללשונית הרלוונטית ועדכון השדות, שמירה, ופתיחה חוזרת של הכרטיס לווידוא השינוי.

הפעולה הזאת מביאה אתכם מהתפריט אל הכרטיס של עובד מסוים.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים.

שלב 1: בתפריט הצד לחצו על "עובדים" ואחר כך על "רשימת עובדים". המסך נקרא "רשימת עובדים".

שלב 2: בשדה "חפש" הקלידו חלק משם העובד. הטבלה מתעדכנת, ובעמודת השם מופיע שם העובד כקישור. לחצו על השם.

הכרטיס נפתח בלשונית דפדפן חדשה, כך שרשימת העובדים נשארת פתוחה.

הכרטיס נפתח רק למי שיש לו הרשאת עריכת עובדים. עובד רגיל אינו רואה את מסך הניהול.

אפשר להגביל מנהל מחלקה מתוך הכרטיס שלו (ראו פרק 5, לשונית "הגדרות משתמש"): להסתיר ממנו את רשימת העובדים, את סטטוס העובד, את שינוי הסכם העבודה או את שינוי התפקיד.

אי אפשר להסתיר את הלשונית "כספים ותשלומים" מכרטיס העובד. מי שרואה את הכרטיס רואה גם אותה. אם אין לכם רצון שמנהל מחלקה יגיע לכרטיסים, אפשר להסתיר ממנו את רשימת העובדים כולה באמצעות "בטל גישה לעריכת פרופיל עובדים".

הכרטיס מחולק ללשוניות. בלשונית "מידע כללי" מתחילים. כל לשונית מכסה תחום אחר, ושמירה אחת שומרת את כולן.

באותו כרטיס, מימין לסרגל הלשוניות, מוצגים תמונת העובד, שמו, ת.ז., הסטטוס, וותק בחברה ופעולות מהירות (ראו פרק 11).

סרגל הלשוניות כולל גם את הכפתורים "לשמור" ו"בטל". בסרגל מופיעה גם לשונית "ציוני דרך ותהליכים (HR)" עם סמל מנעול, שאינה מוסברת במדריך הזה.

בתמונה: סרגל הלשוניות של הכרטיס עם הכפתור "לשמור" מסומן.

כאן הפרטים האישיים, השיוך הארגוני והתפקידים של העובד. זו הלשונית שנפתחת ראשונה.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← שם העובד ← "מידע כללי". בתיבה "מידע אישי":

בצד, בתיבה "ניהול תפקידים ואתרים": "תחום לתפקיד/פרוייקט", "תפקיד/פרויקט" (תפקידים לא פעילים מופיעים אחרי קו מפריד), ובחברה שמשתמשת באתרים: "אתרים", "בחר את כל המיקומים" ו"מיקום ברירת מחדל". אם הופעלה ההגדרה "אל תאפשר לשנות תפקיד או קבוצת תפקידים", שדות התפקיד חסומים לעריכה.

בתיבה "מידע נוסף": "הערות", שדות מותאמים שהחברה הגדירה, והכפתור "מעבר לעריכת שדות מותאמים".

כאן קובעים אם לעובד יש התחברות לאפליקציה ולפורטל, מה סוג המשתמש שלו ואילו דרכי דיווח מותרות לו.

איפה: כרטיס העובד ← "הגדרות משתמש".

שלב 1: יצירת משתמש. המתג "צור משתמש להתחברות" ("פעיל" או "כבוי"). יצירת משתמש מאפשרת לעובד להתחבר לאפליקציה ולפורטל, ובברירת מחדל גם להחתים באפליקציה. ההרשאות בפועל נקבעות לפי סוג המשתמש ולפי ההגבלות שהוגדרו לעובד. כשהמתג "כבוי", פרטי ההתחברות והתיבה "הגדרות כלליות" מוסתרים.

שלב 2: דרך יצירת הפרטים. "יצירת משתמש ידנית", או "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות". בדרך הקישור בוחרים "שלח באמצעות": "באמצעות מייל", "באמצעות הודעת SMS (בעלות 30 אג להודעה)", "צ'אט WhatsApp" או "העתק קישור", ומזינים מייל או טלפון. הקישור בתוקף ל-24 שעות, והעובד מגדיר בו בעצמו שם משתמש וסיסמה. בעובד חדש הקישור נשלח אחרי השמירה: "קישור לעדכון פרטי התחברות ישלחו לעובד לאחר ביצוע השמירה." בעובד קיים יש כפתור "שלח". אפשר להפעיל משתמש בלי להזין שם משתמש וסיסמה: העובד יקבל פרטים זמניים ויגדיר פרטים אמיתיים מהקישור.

שלב 3: שם משתמש וסיסמה. "שם משתמש" הוא גלובלי בכל המערכת, ולכן אם הוא תפוס אצל חברה אחרת יש לבחור אחר. "סיסמה" דורשת לפחות 5 תווים, באותיות אנגליות קטנות וגדולות; אותיות בעברית אינן מותרות, ונדרשות אות גדולה, אות קטנה ומספרים. את הסיסמה השמורה אי אפשר לראות. בעובד קיים הלחצן "ערוך פרטי התחברות" פותח את השדות לשינוי, ולאיפוס סיסמה מזינים סיסמה חדשה ומוסרים אותה לעובד. הלחצן "שתף פרטי התחברות" (בעובד חדש) שולח לעובד את פרטי ההתחברות במייל או ב-SMS.

שלב 4: סוג משתמש. בחרו מהרשימה "סוג משתמש" (ראו פרק 2). לכל סוג יש הסבר קצר כשעומדים עליו. הסוגים: "עובד - דיווח באפליקציה" (ברירת המחדל לעובד שמחתים), "מנהל מחלקה", "מנהל מערכת", "עובד - גישה לפורטל בלבד", "עובד - צפייה בשעות בפורטל בלבד", "מנהל סידור עבודה", "מנהל מחלקה - צפייה בלבד", "הגשת העדפות שיבוץ בלבד".

שלב 5: "הגדרות כלליות". התיבה מוצגת כשיצירת המשתמש "פעיל". לכל הגדרה יש אייקון מידע עם הסבר. כל ההגדרות "פעיל"/"כבוי" אלא אם כתוב אחרת.

אם בוחרים בסוג "עובד - צפייה בשעות בפורטל בלבד" יחד עם "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד", השמירה נעצרת עם ההודעה "סוג המשתמש שבחרת אינו תקין לדיווח מהאתר".

כאן פרטי הבנק, סוג השכר והתעריפים של העובד.

איפה: כרטיס העובד ← "כספים ותשלומים". בתיבה "כספים ותשלומים":

בתיבה "ניהול בונוסים מקדמות והלוואות" (בעובד קיים): בחירת חודש, כפתורי "הדפס/שמור" ו"יצוא מרוכז", שדה "חפש", הכפתור "הוסף בונוס חדש" וטבלה עם העמודות "סוג", "סכום", "תשלום", "תאריך", "הערות" ו"פעולה". בתחתית מוצגים הסכומים: "בונוסים", "מקדמות", "הלוואה" ו"סך הפרש".

הלשונית קיימת רק בחברה שמשתמשת בסידור עבודה, והיא מוצגת בתוך הלשונית "כספים ותשלומים" (מתחתיה בעמוד). בתיבה "הגדרות סידור עבודה": "קבוצה", "סידור עבודה", "הסכם משמרות", "תפקידים לסידור עבודה", "אזור הסעה" (עם כפתור "עריכה") ו"הערות להסעה". ראו גם "שיוך עובדים לסידור עבודה ולתפקידים".

כאן מעלים מסמכים לעובד ומגדירים אילו מסמכים הוא חייב להמציא.

כאן קובעים אחוז משרה ומגבלות לעובד.

שלב 1: אחרי כל השינויים, בכל לשונית, לחצו על "לשמור". הכפתור נחסם בזמן השמירה כדי למנוע שליחה כפולה.

שלב 2: המערכת בודקת את הנתונים (ראו "הודעות שגיאה"). אם הכול תקין, היא שומרת וחוזרת לרשימת העובדים.

הכפתור "בטל" יוצא מהכרטיס בלי לשמור. שינויים שלא נשמרו אובדים.

הרשאה חסרה. הכרטיס נפתח רק למנהל מערכת או למנהל מחלקה. אצל מנהל מחלקה ייתכן שמוגדר "בטל גישה לעריכת פרופיל עובדים", שמסתיר את הרשימה. מנהל מחלקה גם לא יכול לפתוח את הכרטיס של עצמו.

בדקו שהוא לא ב"לא פעילים". אם הוא לא שם, חפשו ב"שחזור עובדים". אם אין שם, פנו לשירות הלקוחות: אפשר לבדוק אם ניתן לשחזר מגיבוי.

הכפתור נחסם בזמן שמירה כדי למנוע שליחה כפולה, והוא חוזר לפעול אם יש שגיאה. אם הוא לא חוזר, תקנו את השדה שבהודעה האדומה (ראו "הודעות שגיאה") ולחצו שוב.

פותחים את הכרטיס שוב, מתקנים ושומרים. שינויים שלא נשמרו ניתן לבטל בלחיצה על "בטל". לא כל שינוי נרשם בהיסטוריית פעולות.

המחיקה אינה מתבצעת מתוך הכרטיס אלא ברשימת העובדים. אם העובד רק עזב, מומלץ להגדיר אותו כלא פעיל (ראו "הגדרת עובד כלא פעיל"): הנתונים ההיסטוריים נשמרים. מכרטיס העובד אפשר רק להסיר אותו משעון הנוכחות עם "הסר עובד משעוני הנוכחות".

בדקו שהת.ז. שמשויכת לשבב או לשעון זהה לת.ז. בשדה "ת.ז." בכרטיס. ת.ז. עם 0 בסוף (או בלי) היא עובד אחר לגמרי. אם עדיין אין החתמות, שלחו לשירות את שם העובד ואת הת.ז.: בלי נתונים אי אפשר לבדוק. ייתכן גם שהשעון מלא בעובדים: מוחקים עובדים שעזבו דרך השעון או ב"הסר עובד משעוני הנוכחות".

מוחקים קודם את העובד בשעון הנוכחות, מקימים אותו מחדש עם הת.ז. הנכונה, ואז מעדכנים ב"ת.ז." בכרטיס.

בדקו שהערך ב"מזהה בשכר" זהה למספר העובד בתוכנת השכר, ושההגדרה "בטל יצוא לתוכנת השכר" היא "כבוי". אם קובץ הייצוא יוצא ריק, בדקו גם שלהסכם העבודה משויך סוג "שעתי".

"הסתר דוח נוכחות מהעובד באפליקציה" מסתיר רק את התצוגה ולא קשור ליכולת לדווח. כדי למנוע ממנהל להחתים את עצמו באפליקציה, מפעילים לו "אפשר לדווח עם סריקת מדבקת NFC בלבד(צור קשר לקבלת מדבקה)": בלי NFC הוא לא יוכל להחתים, גם אם אין ללקוח מדבקות. מנהל "צפייה בלבד" שצריך להחתים את עצמו: מפעילים NFC או מגדירים מקום מותר לדיווח.

אי אפשר לתמוך פרטנית בכל מכשיר. אם יש בעיה, הפעילו לעובד אמצעי החתמה אחר.

בתקופה שאין בה העסקה ב"היסטוריית תעסוקה" שעות לא מחושבות. אם "התחלת העסקה" אחרי "סיום העסקה", לא יחושבו שעות. תקנו את תאריך הסיום ושמרו.

"תקופת אי-עיסוק" מופיע בדוח החודשי בימים שלא נמצאים בתוך אף תקופה בטבלה "היסטוריית תעסוקה" של העובד (לשונית "מידע כללי"). בימים האלה השעות לא מחושבות. זה לא קשור לסטטוס "פעיל" / "לא פעיל", ולכן שינוי הסטטוס לא יפתור את זה.

הפתרון: פתחו את כרטיס העובד ובדקו את "היסטוריית תעסוקה". אם מופיע "סיום העסקה" בעבר והעובד ממשיך לעבוד, מחקו את תאריך הסיום או עדכנו אותו. אם העובד חזר לעבוד אחרי הפסקה, הוסיפו שורה עם הפלוס ובה "התחלת העסקה" מתאריך החזרה. בדקו גם ש"התחלת העסקה" לא מאוחרת מהימים שבדוח. לחצו "לשמור" ופתחו מחדש את הדוח.

בלשונית "הגדרות משתמש" בחרו "סידור עבודה" שינהל, ווודאו ש"סוג משתמש" הוא "מנהל סידור עבודה" (ולא "מנהל מחלקה"). אחרי השמירה הוא צריך להתנתק ולהתחבר מחדש.

לא. אפשר להסתיר ממנהל מחלקה את רשימת העובדים כולה ב"בטל גישה לעריכת פרופיל עובדים". הסתרה של עלויות ותעריפים ממנהל מחלקה אפשרית בהגדרות הגלובליות.

הסיסמה צריכה להיות באורך 5 תווים לפחות, באנגלית. אין אפשרות להשתמש באותיות בעברית. אם שם המשתמש תפוס אצל חברה אחרת, בחרו אחר.

תאריך ההקמה מופיע מתחת לתמונת העובד ("נוצר ב").

לא כל פעולה במערכת נרשמת בהיסטוריית פעולות, ולכן לא תמיד אפשר לדעת מי ביצע שינוי.

ייתכן שמשתמש אחר בחברה הוא שהגדיר אותה. הגדרות שנשמרות לפי משתמש (למשל "קבל דוח למייל") הן של המשתמש שקבע אותן.

הפעילו בלשונית "משרה והגבלות" את "הפעל הגבלת ימי חופשה". ההגבלה חלה על העובד, לא על מנהל המערכת: דיווח מרוכז שמנהל מוסיף אינו מוגבל.

בכרטיס העובד מעדכנים כל עובד בנפרד, ואין ברשימת העובדים פעולה קבוצתית לעדכון שכר. לעדכון של הרבה עובדים יחד משתמשים ב"יבוא עובדים מאקסל": בקובץ ממלאים רק את תעודת הזהות ואת העמודה "משכורת" (ואם צריך גם "סוג שכר"), והמערכת מעדכנת את העובדים הקיימים. ראו סימולטור שכר ומדריך לטעינת עובדים מקובץ אקסל.