עובדים יכולים לשלוח למנהל בקשות ישירות מהאפליקציה או מהמחשב: חופשה, מחלה, מילואים, שינוי שעות, הוספת יום עבודה, יום מיוחד ועוד. הבקשות מגיעות אונליין למסך "בקשות מהעובדים", וברגע שהמנהל מאשר, הדוחות של העובד מתעדכנים אוטומטית. המדריך מסביר למנהל מערכת ולמנהל מחלקה איך רואים את הבקשות, בודקים אותן, ומאשרים או דוחים אותן, אחת אחת או כמה ביחד. יש מדריך נפרד לעובדים, שמסביר איך שולחים בקשה ("הגשת בקשה למנהל - מדריך לעובד").

מה תמצאו במדריך:

הסרטון מראה איפה נמצא המסך "בקשות מהעובדים", איך מסננים, איך משווים בין הדיווח החדש לדיווח הקיים, מה זה "בדיקה לפני אישור", איך מאשרים ודוחים בקשה אחת או כמה בקשות יחד, ואיפה נמצאות ההגדרות הנוספות.

בקצרה, בשישה שלבים:
1. בתפריט הצד לוחצים על "בקשות מהעובדים". העיגול האדום ליד השם מראה כמה בקשות ממתינות.
2. בתיבה העליונה בוחרים מחלקה, עובד, סוג ותאריכים (אם צריך) ולוחצים "חפש".
3. בכל שורה משווים בין "דיווח חדש/תקופה" (מה העובד מבקש) לבין "דיווח קיים" (מה יש היום בדוח).
4. אם מופיע התג "בדיקה לפני אישור" או דגל אדום, לוחצים עליו ובודקים לפני שמחליטים.
5. לוחצים על ✔ אישור או ⦸ דחייה. אחרי אישור הדוח של העובד מתעדכן מיד.
6. כדי לטפל בכמה בקשות ביחד: מסמנים אותן, לוחצים "פעולות" ובוחרים "אשר בקשות שנבחרו" או "דחה בקשות שנבחרו".
​חשוב: כשנכנסים למסך מוצגות רק בקשות ממתינות. כדי לראות גם בקשות שטופלו, מורידים את הסימון מ"הסתר בקשות שטופלו".

בדרך כלל עובד לא יכול לשנות לבד את דוח הנוכחות שלו. כשעובד שכח להחתים, החתים בשעה לא נכונה, יצא לחופשה, היה חולה או במילואים, הוא שולח בקשה מהאתר (פורטל העובד) או מאפליקציית EZTIME. הבקשה מגיעה אונליין למנהל.

המנהל רואה את כל הבקשות במסך אחד: "בקשות מהעובדים". ברגע שהמנהל מאשר בקשה, המערכת מעדכנת אוטומטית את דוח הנוכחות של העובד, בלי שצריך להקליד שום דבר מחדש. אם המנהל דוחה את הבקשה, הדוח לא משתנה, והעובד רואה שהבקשה נדחתה.

היתרונות:

חופשה, מחלה ויום מיוחד יכולים להיות גם חלקיים: העובד מסמן "הגדר לפי שעות (דיווח חלקי)" ומזין שעות. במקרה הזה בטבלה תראו שעות במקום תאריכים בלבד.

בתפריט הצד לוחצים על "בקשות מהעובדים". ליד שם המסך בתפריט מופיע עיגול אדום עם מספר הבקשות שממתינות להחלטה.

המסך בנוי משני חלקים:

כשנכנסים למסך, האפשרות "הסתר בקשות שטופלו" מסומנת, ולכן מוצגות רק בקשות שעדיין ממתינות להחלטה. כדי לראות גם בקשות שכבר אושרו או נדחו, מורידים את הסימון (ראו סעיף 6).

בסרגל העליון של המערכת, בכל מסך, יש אייקון בקשות עם מספר. לחיצה עליו פותחת רשימה קצרה: "יש לך X בקשות להחלטה", עם הבקשות הממתינות. אם יש יותר מ-50 בקשות, המספר מוצג כ-"50+". כך אפשר לראות שיש בקשות חדשות בלי להיכנס למסך הבקשות.

בתיבה העליונה בוחרים מה להציג, ולוחצים על הכפתור "חפש".

דוגמה: עובד שלח ב-3 בנובמבר בקשה לתקן שעות של 28 באוקטובר. אם מסננים לפי "תאריך דיווח" ובוחרים את אוקטובר, הבקשה תופיע. אם מסננים לפי "תאריך שליחת הבקשה" ובוחרים את אוקטובר, היא לא תופיע, כי היא נשלחה בנובמבר.

מעל הטבלה יש:

כך נראית הטבלה כשמורידים את הסימון מ"הסתר בקשות שטופלו", ורואים גם בקשה שאושרה וגם בקשה שנדחתה:

כל שורה היא בקשה אחת. אלה העמודות:

בדוגמה בתמונה:

לוחצים על "הסתר עמודות" ומורידים את הסימון מעמודות שלא צריך. הטבלה מתעדכנת מיד.

בעמודה "פעולות", בקצה השמאלי של כל שורה, יש ארבעה כפתורים:

אחרי אישור או דחייה, השורה מתעמעמת לרגע, מופיעה הודעה ירוקה "הפעולה בוצעה", והטבלה מתעדכנת. כשהאפשרות "הסתר בקשות שטופלו" מסומנת, הבקשה שטופלה נעלמת מהרשימה.

המערכת בודקת כל בקשה מראש. כשהיא מוצאת משהו שכדאי לשים אליו לב, בעמודה "דיווח קיים" מופיע התג הסגול "🛡 בדיקה לפני אישור". לחיצה עליו פותחת חלון בשם "בדיקות לפני אישור":

דוגמאות לבדיקות שהמערכת מריצה:

כשיש עוד בקשה ממתינה של אותו עובד לאותו תאריך, מופיע גם דגל אדום מתחת לתג. כדאי לבדוק את כל הבקשות של היום לפני שמאשרים, כי כל אישור מחיל רק את הבקשה שאושרה.

החלון "בדיקות לפני אישור" רק מציג מידע ולא משנה כלום. סוגרים אותו בכפתור "סגירה".

כשלוחצים על ✔ אישור, המערכת בודקת שוב. אם יש בעיה, היא מציגה חלון אזהרה ולא מאשרת עד שמחליטים. בראש החלון מופיעים שם העובד, סוג הבקשה והתאריך. החלון יכול להציג אחת או יותר מהאזהרות האלה:

כשיש כמה אזהרות, הן ממוספרות, והכותרת היא "שים לב לפני האישור". לוחצים על "כן" כדי לאשר בכל זאת, או על "לא" כדי לבטל ולבדוק קודם.

כשמאשרים בקשת מחלה או חצי יום מחלה, ולעובד כבר יש באותו יום דיווח שעות, נפתח החלון "עליך לבחור באופן פעולה החלפה/הוספת דיווח המחלה". בחלון מופיעים התאריך והשעות הקיימות, ושתי אפשרויות:

בוחרים אפשרות ולוחצים על "שלח". כדי לבטל לוחצים על "בטל". אם אין דיווח באותו יום, החלון לא נפתח והבקשה מאושרת מיד.

אפשר לשלוח לעובד מייל עם הסבר כשמאשרים או דוחים את הבקשה שלו. מפעילים את זה ב"הגדרות נוספות" (סעיף 10): "שלח מייל לעובד בעת אישור בקשה" ו/או "שלח מייל לשולח הבקשה בעת דחייה".

כשהאפשרות פעילה, לחיצה על אישור או דחייה פותחת חלון עם השדה "הערה". כותבים את ההסבר ולוחצים על "שלח". הבקשה מטופלת, והעובד מקבל מייל עם ההערה. לחיצה על "בטל" סוגרת את החלון בלי לטפל בבקשה.

בבקשה שנדחתה עם הערה, ההערה נשמרת בתור "סיבת הדחייה". היא מופיעה באדום מתחת לתג "בקשה נדחתה", ובחלונית המידע.

במקום כפתורי האישור והדחייה מופיע תג: "בקשה מאושרת" (ירוק) או "בקשה נדחתה" (אדום). מעבר עם העכבר על אייקון ה-i שבתג מציג את שם המנהל שטיפל בבקשה, את התאריך והשעה, ובבקשה שנדחתה גם את סיבת הדחייה.

העובד רואה את מצב הבקשות שלו במסך "הבקשות שלי" (בתפריט הצד שלו), ושם מופיע אחד מהמצבים:

אם מתג המייל המתאים פעיל (סעיף 10), נפתח חלון "הערה" אחד, וההערה שתכתבו נשלחת לכל העובדים שהבקשות שלהם סומנו. בסיום מופיעה הודעת הצלחה, והטבלה מתעדכנת.

באישור מרוכז לא מוצגים חלונות האזהרה של סעיף 8.2 ולא חלון המחלה של סעיף 8.3. אם יש בקשות עם תג "בדיקה לפני אישור" או עם דגל אדום, כדאי לטפל בהן אחת אחת. אם לא סימנתם אף בקשה, תופיע הודעת אזהרה.

בתיבת הסינון לוחצים על "הגדרות נוספות" (כפתור עם גלגל שיניים). נפתח פס עם המתגים. לחיצה נוספת על הכפתור סוגרת אותו.

אחרי כל שינוי במתג ששומר בשרת מופיעה ההודעה "הפעולה בוצעה". שני מתגי המייל לעובד נשמרים מיד בדפדפן, בלי הודעה.

הייצוא וההדפסה משתמשים במסננים שבתיבה העליונה (מחלקה, עובד, סוג סינון ותאריכים). מסנן ה"סוג" לא משפיע על הייצוא לאקסל, שכולל את כל הסוגים.

בהסכם העבודה, בלשונית "כללי", יש שדה בשם "כמות בקשות מותרות לחודש". 0 = ללא הגבלה. כשהעובד מגיע למספר הזה, הוא לא יכול לשלוח עוד בקשות באותו חודש, ומקבל "עברת את מקסימום הבקשות המותרות - אנא פנה למנהל".

במסך ההגדרות של החברה, בלשונית "ניהול והרשאות משתמשים":

בכרטיס העובד של מנהל מחלקה יש הגדרה בשם "הגבל סוגי בקשות שמנהל מחלקה יכול לאשר". כשהיא פעילה, בוחרים ב"סוגי בקשות חסומים לאישור" את הסוגים שהמנהל הזה לא יכול לאשר, למשל חופשה. בבקשות מהסוגים האלה לא יופיע לו כפתור אישור, ואם ינסה לאשר בכל זאת יקבל "אין לך הרשאה לאשר סוג בקשה זה". דחייה עדיין מותרת.

בכרטיס העובד, בקטגוריה "עריכת שעות ובקשות", יש את ההגדרה "הפעל עריכת שעות עצמאית". כשהיא פעילה, העובד עורך את השעות שלו בעצמו בפורטל העובד, בלי לשלוח בקשה ובלי אישור מנהל. העריכה העצמאית לא זמינה באפליקציה.

לצד ההגדרה יש "מגבלת עריכות חודשית". כשהעובד מגיע למספר העריכות שהוגדר, כל עריכה נוספת באותה תקופה הופכת אוטומטית לבקשה שמגיעה למסך "בקשות מהעובדים", עם ההערה "record edit limit".

אם בחברה מוגדרת חובה למלא הערה, לבחור תפקיד/פרויקט או לצרף קובץ לדיווח מחלה, העובד לא יוכל לשלוח בקשה בלי השדות האלה. אם לחברה יש ימים מיוחדים שמחייבים קובץ, העובד יקבל "דרוש צירוף קובץ לדיווח מיוחד זה".

בדקו:

יש כמה סיבות אפשריות:

החודש של הבקשה נעול. פתחו את נעילת החודש (או של המחלקה), ואז אשרו שוב.

אין כפתור "ביטול אישור". הדיווח כבר נכנס לדוח. נכנסים לדוח הנוכחות של העובד, למשל דרך כפתור "עבור לדיווח בניהול נוכחות", ומתקנים או מוחקים שם את הדיווח. מחיקת הבקשה עצמה לא מבטלת את הדיווח.

המייל לעובד נשלח רק כשהמתג "שלח מייל לעובד בעת אישור בקשה" או "שלח מייל לשולח הבקשה בעת דחייה" פעיל, וכתבתם הערה בחלון שנפתח. המתגים נשמרים בדפדפן, אז אם עבדתם ממחשב אחר צריך להפעיל אותם שם. ודאו גם שבכרטיס העובד מוגדרת כתובת מייל.

הפעילו ב"הגדרות נוספות" את "קבל התראה למייל מנהל על בקשה חדשה". אם אתם רוצים התראה בטלפון, הפעילו גם את "קבל התראת אפליקציה על בקשה חדשה". שתי ההגדרות אישיות, וכל מנהל צריך להפעיל אותן לעצמו. מנהל מחלקה מקבל התראות רק על עובדים מהמחלקות שלו.

בדקו:

"שינוי שעות" מחליף דיווח שכבר קיים: העובד לחץ על העיפרון ליד דיווח. "הוספת יום עבודה" מוסיף דיווח חדש: העובד לחץ על + או על "שלח בקשה חדשה". הדיווחים הקיימים לא נמחקים.

כן. מורידים את הסימון מ"הסתר בקשות שטופלו", בוחרים את טווח התאריכים הרצוי ולוחצים "חפש".

במערכת באתר אין חלון קופץ. בקשה חדשה מופיעה במספר שבתפריט הצד ובאייקון הבקשות שבסרגל העליון. אפשר לקבל גם מייל ("קבל התראה למייל מנהל על בקשה חדשה") והתראה בטלפון באפליקציה ("קבל התראת אפליקציה על בקשה חדשה"), אם הפעלתם אותם ב"הגדרות נוספות".