המדריך מסביר איך מנהל מערכת או מנהל מחלקה עוקב אחרי החתימות של העובדים על דוח הנוכחות החודשי. הוא מסביר איך רואים במבט אחד מי חתם ומי עוד לא, ואיך מבקשים חתימה מעובד אחד או מכמה עובדים יחד. הוא מסביר גם איך מגדירים תזכורת חודשית אוטומטית, איך המנהל חותם בעצמו, איך מאפשרים לעובדים לחתום על חודש, ואיך מייצאים את החתימות לאקסל או ל-PDF.

הסרטון מראה איפה נמצא המסך "חתימה על דוחות נוכחות", איך מאפשרים לעובדים לחתום על חודש, איך מסננים ורואים מי חתם, מה אומרים המונים בראש הטבלה, איך שולחים בקשת חתימה לכמה עובדים או לעובד אחד, איך שולחים את הדוח לקבוצת עובדים, איך מגדירים תזכורת חודשית, ואיך המנהל חותם.

בסוף כל חודש העובד עובר על דוח הנוכחות החודשי שלו וחותם עליו בחתימה ידנית על המסך, באתר או באפליקציית EZTIME. החתימה מאשרת שהעובד ראה את הדוח ומסכים לשעות שבו. אחרי העובד יכול גם מנהל המחלקה לחתום על אותו דוח, ואם צריך גם מנהל נוסף (למשל מנהל המערכת).

המסך "חתימה על דוחות נוכחות" (כותרת המסך: "מעקב אחר חתימה על דוחות") מרכז את כל החתימות של חודש אחד בטבלה אחת:

למה זה חשוב: דוח נוכחות חתום הוא תיעוד לכך שהעובד אישר את השעות שלו לפני העברת השכר. כך מצמצמים מחלוקות על שעות עבודה, ויש לכם מסמך מסודר לכל חודש.

בתפריט הצדדי: דוחות ← חתימה על דוחות נוכחות.

אם הפריט בתפריט מופיע עם מנעול, המסך לא כלול בחבילה של החברה שלכם. אפשר לפנות לשירות הלקוחות כדי לשדרג.

המסך בנוי משלושה חלקים, מלמעלה למטה:

שימו לב: כשנכנסים למסך, המסנן "מצב חתימה" מוגדר כברירת מחדל ל"נחתם". לכן הטבלה מציגה בהתחלה רק עובדים שכבר חתמו. כדי לראות מי עוד לא חתם, משנים את "מצב חתימה" ל"לא נחתם" או ל"הכל" ולוחצים "חפש".

שורת הסינון נמצאת בראש המסך (מסומנת באדום בתמונה למטה).

אחרי כל שינוי בסינון (חוץ מ"הצג סך הכל לפי תפקידים") צריך ללחוץ "חפש". בלי זה הטבלה לא מתעדכנת.

כך נראית הטבלה כשמסמנים "הצג סך הכל לפי תפקידים" (ראו בתמונה למטה את העמודות "סך הכל שעות" ו"שעות תפקיד"):

כדי לראות את כל העובדים של החודש, בחרו "מצב חתימה: הכל" ולחצו "חפש":

דוגמה לשורות: עובד שחתם עם מנהל מערכת שחתם במקום השני, עובדת שלא חתמה, ועובד שחתם אבל המנהל עוד לא חתם (ראו בתמונה למטה).

מעל הטבלה יש תיבת חיפוש (בצד ימין), מונים (באמצע), ובצד שמאל כפתורי הדפסה, אקסל ו"פעולות" (מסומנים באדום בתמונה למטה).

המונים מראים את התמונה הכללית של החודש:

המונים סופרים רק את העובדים שנטענו לטבלה לפי הסינון. לדוגמה, אם "מצב חתימה" הוא "נחתם", המונה האדום של העובדים יהיה תמיד 0. כדי לקבל תמונה מלאה של החודש, בחרו "מצב חתימה: הכל".

ההדפסה והיצוא לאקסל משתמשים בסינונים: מחלקה, עובד, תאריך ומצב חתימה. הם לא מושפעים מהמסנן "חתימת מנהל מחלקה" ומתיבת החיפוש המהיר.

בעמודה "פעולות" יש שלושה כפתורים לכל עובד (השורה המסומנת באדום בתמונה למטה):

יש ארבע דרכים לבקש מהעובדים לחתום:

לפני ששולחים: ודאו שהחתימה מאופשרת לחודש הזה (המתג הירוק, סעיף 7.1). אם החתימה כבויה, העובד יקבל את הבקשה, אבל כשינסה לחתום יקבל את ההודעה "לא ניתן לחתום על חודש זה".

מופיעה הודעה ירוקה שהפעולה בוצעה, והטבלה נטענת מחדש. אם לא סימנתם אף עובד, מופיעה ההודעה "בחר עובדים" ושום דבר לא נשלח.

הבקשה נשלחת לכל עובד שמסומן, גם אם הוא כבר חתם. לכן כדאי לסנן קודם ל"לא נחתם", כדי לא להטריד עובדים שכבר חתמו. שליחת בקשה לא מוחקת חתימה קיימת.

התיבה בכותרת מסמנת רק את העובדים שמוצגים בעמוד הנוכחי (עד 50). אם יש יותר מ-50 עובדים שלא חתמו, חוזרים על הפעולה בכל עמוד.

בשורה של העובד לוחצים על כפתור המטוס הסגול (✈, "שלח בקשה לעובד לחתום"). הבקשה נשלחת מיד, בלי שאלת אישור, ומופיעה הודעה ירוקה. הבקשה נשלחת על החודש שבחרתם בשדה "תאריך".

כל בקשת חתימה (מכמה עובדים, מעובד אחד או מהתזכורת האוטומטית) שולחת לעובד:

אם אין לעובד מייל בכרטיס, הוא יקבל רק התראת פוש. אם אין לו גם אפליקציה, הבקשה לא תגיע אליו. במקרה כזה אפשר לשלוח לו את הדוח ב-SMS (סעיף 6.4). אם לשני כרטיסי עובד יש אותה כתובת מייל, נשלח רק מייל אחד.

הכפתור "שלח דוח לעובדים כקבוצה" נמצא בשורת הפעולות של מנהל המערכת. הוא שולח לעובדים את הדוח החודשי עצמו בקישור, כדי שיוכלו לצפות בו ולחתום עליו. לוחצים על הכפתור, ונפתח החלון "שליחת דוח חודשי לעובדים לצפייה או לחתימה":

מתחת לשורת הסינון יש שורה שמופיעה רק למנהל המערכת (מסומנת באדום בתמונה למטה):

העובדים יכולים לחתום על דוח רק בחודש שבו החתימה מאופשרת. המתג בצד ימין מראה ומשנה את המצב של החודש שנבחר בשדה "תאריך":

מתג דלוק (סגול), עם הטקסט הירוק "העובדים שלך יכולים לחתום על חודש זה (09/2026)":

מתג כבוי (אפור), עם הטקסט האדום "אפשרות החתימה לחודש זה כבויה (09/2026)":

אפשור אוטומטי בכל סוף חודש: במקום להדליק את המתג כל חודש, אפשר להגדיר שהחתימה תאופשר אוטומטית. בתפריט הצדדי לוחצים על "הגדרות גלובליות" (סמל גלגל שיניים) ← לשונית "דוחות ובקשות" ← מדליקים את "אפשר חתימה על דוחות בסיום כל חודש(אוטומטי)". מעכשיו, ב-1 לכל חודש המערכת מאפשרת חתימה על החודש שהסתיים. אם פותחים במסך חודש קודם שעדיין לא הוגדר לו מצב, הוא יאופשר אוטומטית.

בצד שמאל של השורה מגדירים תזכורת שהמערכת שולחת לבד פעם בחודש:

מה קורה בפועל: בכל חודש, ביום שבחרתם (בבוקר), המערכת בודקת את החודש הקודם. לדוגמה, אם בחרתם 10, אז ב-10 בנובמבר נבדק חודש אוקטובר. המערכת שולחת תזכורת (מייל + התראת פוש, כמו בסעיף 6.3) אל:

התזכורת נשלחת רק אם החתימה מאופשרת לחודש הקודם (המתג מסעיף 7.1, או האפשור האוטומטי). אם החודש לא מאופשר ביום התזכורת, לא תישלח תזכורת על החודש הזה. כדי לא לפספס, מומלץ להדליק גם את האפשור האוטומטי בסוף כל חודש.

אפשר לבחור רק ימים 1 עד 28, כדי שהתזכורת תישלח בכל חודש, גם בפברואר. השינוי נשמר רק אחרי לחיצה על "לשמור". כדי לבטל את התזכורת, מורידים את הסימון ולוחצים "לשמור".

אחרי שהעובד חתם, המנהל יכול לאשר את הדוח בחתימה שלו. מהמסך הזה:

אחרי השמירה מופיעה הודעה ירוקה, והחתימה מופיעה בטבלה.

אם בהגדרות הגלובליות מופעלת ההגדרה "לא ניתן לחתום על דוח כמנהל ללא חתימת עובד", מנהל מחלקה לא יוכל לחתום לפני שהעובד חתם. הוא יקבל את ההודעה "לא ניתן לחתום ללא חתימת העובד.". מנהל מחלקה יכול לחתום כמנהל גם מתוך הדוח החודשי של העובד, בכפתור "חתום כמנהל על הדוח".

בתפריט הצדדי: "הגדרות גלובליות" (סמל גלגל שיניים) ← לשונית "דוחות ובקשות":

ברירת המחדל של "מצב חתימה" היא "נחתם", ולכן מוצגים רק מי שחתם. שנו ל"הכל" או ל"לא נחתם" ולחצו "חפש". אם אתם מנהלי מחלקה, אתם רואים רק את העובדים של המחלקות שלכם. כמו כן, מוצגים רק עובדים פעילים.

צריך ללחוץ על "חפש" אחרי כל שינוי בסינון.

החתימה לא מאופשרת לחודש הזה. בחרו את החודש בשדה "תאריך", לחצו "חפש", והדליקו את המתג (סעיף 7.1). רק מנהל מערכת יכול לעשות את זה. אם המתג דלוק והעובד עדיין חסום, בדקו אם מופעלת ההגדרה "אל תאפשר לחתום על הדוח אם יש יום ללא דיווח". אם כן, לעובד יש יום עבודה בלי דיווח, וצריך לטפל בו קודם.

בדקו שבכרטיס העובד מוגדרת כתובת מייל נכונה, ושהעובד מחובר לאפליקציה (בשביל התראת הפוש). כדאי גם לבקש מהעובד לבדוק את תיבת הספאם. עובד בלי מייל ובלי אפליקציה לא יקבל את הבקשה. שלחו לו את הדוח ב-SMS דרך "שלח דוח לעובדים כקבוצה".

לא. הבקשה רק שולחת לעובד מייל והתראה. החתימה הקיימת נשארת. אם העובד יחתום שוב, החתימה החדשה תחליף את הקודמת.

הבקשה המרוכזת נשלחת לכל העובדים המסומנים. סננו קודם ל"מצב חתימה: לא נחתם", ורק אז סמנו ושלחו.

בדקו: (1) שסימנתם "שלח תזכורת חודשית לחתימה" ולחצתם "לשמור"; (2) שהחתימה מאופשרת לחודש הקודם (המתג, או האפשור האוטומטי). אם החודש לא מאופשר ביום התזכורת, לא נשלחת תזכורת; (3) שהיום שבחרתם כבר הגיע. התזכורת תמיד נשלחת על החודש הקודם, ונשלחת רק לעובדים שלא חתמו ולמנהלים שלא חתמו.

זה תקין. הפעולות האלה שמורות למנהל המערכת של החברה.

בחברה מופעלת ההגדרה "לא ניתן לחתום על דוח כמנהל ללא חתימת עובד.". קודם העובד צריך לחתום. אפשר לשלוח לו בקשה עם כפתור המטוס.

חתימה של מנהל מערכת נשמרת במקום של מנהל 2, כדי לא לדרוס את החתימה של מנהל המחלקה (מנהל 1). אם כבר יש חתימה במקום של מנהל 2, החתימה החדשה נכנסת למקום של מנהל 1.

המונה והמסנן "חתימת מנהל מחלקה" מתייחסים רק לעמודה של מנהל 1.

"שלח בקשה לעובד לחתום" שולח תזכורת קצרה (מייל + פוש) שמבקשת מהעובד להיכנס ולחתום. "שלח דוח לעובדים כקבוצה" שולח את הדוח החודשי עצמו בקישור, במייל ו/או ב-SMS, כך שהעובד רואה את השעות שלו ויכול לחתום. ה-SMS עולה 30 אגורות להודעה.

עוברים עם העכבר על הסמל ⓘ הסגול שליד החתימה. ההערה מופיעה גם ביצוא לאקסל, בעמודה "הערת חתימת עובד".

היצוא וההדפסה מסננים לפי מחלקה, עובד, חודש ומצב חתימה. הם לא מסננים לפי "חתימת מנהל מחלקה" ולא לפי החיפוש המהיר בטבלה.

אין במסך כפתור למחיקת חתימה. אם צריך שהעובד יחתום מחדש (למשל אחרי תיקון בדוח), שלחו לו בקשת חתימה. החתימה החדשה שלו תחליף את הקודמת.