במסך "ניהול עובדים" בטאבלט הנוכחות מוסיפים עובדים חדשים ישירות מהטאבלט, ומגדירים לכל עובד איך הוא מזדהה מול הטאבלט: קוד סודי, זיהוי פנים, טביעת אצבע או כרטיס זיהוי. צריך אותו כשמצטרף עובד חדש שידווח בטאבלט, וכשעובד קיים צריך אמצעי זיהוי חדש או קוד חדש.

המדריך כולל: סרטון הסבר קצר, מדריך מקוצר, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, הכניסה להגדרות (כולל כניסה כמנהל), חיפוש עובד לפי תעודת זהות, הוספת עובד חדש ולמה חשוב למלא שם, לאיזו מחלקה ולאיזה הסכם עבודה נכנס עובד חדש, כרטיס העובד, כל אחד מאמצעי הזיהוי (קוד סודי צעד אחר צעד, זיהוי פנים, טביעת אצבע, כרטיס זיהוי), סנכרון בין הטאבלטים של החברה, חסימת הקמת עובדים בטאבלט מסוים מהאתר, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון מונחים וסיכום מהיר. הכרות כללית עם הטאבלט, הדיווח של העובד עצמו, ומנהלי טאבלט ונעילת ההגדרות מוסברים במדריכים נפרדים: "טאבלט הנוכחות של איזיטיים – מדריך למנהל המערכת", "מדריך לעובד – דיווח נוכחות בטאבלט" ו"טאבלט נוכחות – מנהלי טאבלט ונעילת ההגדרות" (ראו "מאמרים קשורים").

הסרטון מראה איך מוסיפים עובד וקובעים לו אמצעי זיהוי בטאבלט הנוכחות: כניסה להגדרות ולניהול עובדים, הוספת עובד חדש או בחירת עובד קיים, מילוי הפרטים, הגדרת קוד סודי, הגדרת טביעת אצבע או כרטיס זיהוי, ובדיקת כניסה.

הטבלה מסכמת מי מגדיר מה בנושא עובדים ואמצעי זיהוי בטאבלט.

איפה: המסך הראשי ← "הגדרות" ← "ניהול עובדים".

שלב 1: במסך הראשי של הטאבלט לחצו על "הגדרות" בפינה השמאלית העליונה. בתמונה הבאה רואים את ראש המסך הראשי עם הכפתור "הגדרות".

אם מופיע "כניסה כמנהל": כשלטאבלט הוגדר מנהל טאבלט, ההגדרות נעולות ומופיע המסך "כניסה כמנהל | הזן תעודת זהות וסיסמת מנהל". הזינו ב"תעודת זהות" את תעודת הזהות של מנהל הטאבלט, וב"סיסמה" את הקוד הסודי שלו, ולחצו "אישור". בתמונה הבאה רואים את מסך הכניסה כמנהל.

אם הפרטים שגויים מופיעה ההודעה "ID or password is incorrect.". כל עוד לא הוגדר לטאבלט אף מנהל טאבלט, המסך הזה לא מופיע וההגדרות נפתחות מיד. הסבר מלא על מנהלי טאבלט ונעילת ההגדרות נמצא במדריך "טאבלט נוכחות – מנהלי טאבלט ונעילת ההגדרות".

שלב 2: במסך "הגדרות" לחצו על האריח "ניהול עובדים". לצידו מופיע "נהל מכשיר" (הגדרות המכשיר), ואחרי שנשמרו בטאבלט דיווחים מופיע גם "היסטוריית דיווחים". בתמונה הבאה רואים את מסך ההגדרות.

איפה: "הגדרות" ← "ניהול עובדים", אזור "חפש עובד לפי תעודת זהות".

כדי להגיע לכרטיס של עובד שכבר קיים, למשל כדי להוסיף לו קוד סודי, הזינו את תעודת הזהות שלו בשדה "ID" ולחצו "אישור". החיפוש הוא לפי תעודת זהות בלבד. בתמונה הבאה רואים את אזור החיפוש עם הכפתור "אישור".

הקמת עובד בטאבלט יוצרת אותו גם במערכת, כך שהדיווחים שלו מגיעים לדוחות באתר.

איפה: "הגדרות" ← "ניהול עובדים" ← "+ הוסף חדש".

לחצו על האריח "+ הוסף חדש" בצד שמאל של המסך. בתמונה הבאה הוא מסומן.

נפתח טופס עם השדות "תעודת זהות *", "שם פרטי" ו"שם משפחה". הכפתור "+ הוסף עובד" אפור עד שממלאים תעודת זהות, וארבעת אריחי אמצעי הזיהוי ("זיהוי פנים", "קוד סודי", "טביעת אצבע", "כרטיס זיהוי") אפורים עד שהעובד נשמר. בתמונה הבאה רואים את הטופס הריק.

לחצו "+ הוסף עובד". בתמונה הבאה רואים טופס מלא עם הכפתור "+ הוסף עובד".

אפשר להשלים או לשנות את פרטי העובד באתר, בכרטיס העובד (עובדים ← רשימת עובדים ← אייקון העיפרון בשורת העובד).

אם תעודת הזהות כבר קיימת בחברה, המערכת לא מקימה עובד כפול. במקרה כזה חפשו את העובד לפי תעודת הזהות (פרק 4).

מנהל החברה קובע באתר, לכל טאבלט בנפרד, לאיזו מחלקה נכנסים עובדים שהוקמו בו, ואם בכלל מותר להקים בו עובדים.

איפה: באתר, "שעוני הנוכחות שלי" ← לשונית "טאבלטים" ← אייקון "עריכה" בשורת הטאבלט ← חלון "ערוך טאבלט". את הטאבלט מזהים לפי העמודה "Numbers" (מספר הטאבלט, שמופיע גם בפינה הימנית התחתונה של המסך הראשי בטאבלט) ולפי "שם".

לסיום לחצו "לשמור".

אחרי השמירה, או אחרי חיפוש עובד קיים, נפתח כרטיס העובד. בו מגדירים את אמצעי הזיהוי.

איפה: "הגדרות" ← "ניהול עובדים" ← עובד חדש או חיפוש לפי תעודת זהות.

בתמונה הבאה רואים כרטיס עובד עם ארבעת האריחים.

סנכרון לכל הטאבלטים: אמצעי זיהוי שנרשם לעובד בטאבלט אחד נשמר במערכת ומסתנכרן לכל הטאבלטים של החברה. אין צורך לרשום את העובד מחדש בכל טאבלט.

קוד סודי הוא האמצעי שלא דורש שום חומרה נוספת. העובד לוחץ במסך הראשי "הזן קוד סודי", מקליד את תעודת הזהות שלו ואחר כך את הקוד. לכל עובד יש קוד אחד בלבד.

בכרטיס העובד לחצו על האריח "קוד סודי". בתמונה הבאה הוא מסומן.

נפתחת הרשימה "קוד - מקסימום קוד אחד". לחצו "+ הוסף חדש". בתמונה הבאה רואים את הרשימה הריקה עם הכפתור.

בשדה "הזן קוד" הקלידו את הקוד ולחצו "סיום". מסרו את הקוד לעובד. בתמונה הבאה רואים קוד מוקלד עם הכפתור "סיום".

הקוד מופיע ברשימה בשם "קוד" עם אייקון פח למחיקה. הקוד עצמו לא מוצג. מכיוון שמותר קוד אחד, הכפתור "+ הוסף חדש" נעלם. בתמונה הבאה רואים קוד שמור.

חשוב – בקוד הראשון של עובד, מחקו והוסיפו שוב: בפעם הראשונה ששומרים קוד לעובד, הקוד עובד רק בטאבלט שבו הוגדר, ורק עד שהטאבלט טוען מחדש את נתוני הזיהוי (למשל אחרי חיבור מחדש). אחר כך העובד מקבל "אנא נסה שוב". כדי שזה לא יקרה, אחרי השמירה הראשונה מחקו את הקוד (שלב 5) והוסיפו אותו שוב (שלבים 2–3). השמירה השנייה נשמרת כראוי ומסתנכרנת לכל הטאבלטים.

כדי למחוק קוד לחצו על אייקון הפח בשורת "קוד". שימו לב: המחיקה מיידית, בלי שאלת אישור. כדי להחליף קוד, מחקו את הקיים והוסיפו חדש. בתמונה הבאה אייקון הפח מסומן.

זיהוי פנים נעשה במצלמה של הטאבלט, בלי ציוד נוסף. לכל עובד נרשמות פנים אחת. העובד עומד מול הטאבלט בזמן הרישום, והרישום לוקח פחות מדקה.

כדי שעובדים יוכלו להחתים בפנים, במסך הראשי צריך להופיע הכפתור "זיהוי פנים", ליד "הזן קוד סודי". אם הוא לא מופיע, הוא מוסתר: "הגדרות" ← "נהל מכשיר" ← כבו את "הסתר כפתור זיהוי פנים". בתמונה הבאה רואים את הכפתור "זיהוי פנים" במסך הראשי.

איפה: "הגדרות" ← "ניהול עובדים" ← חיפוש העובד לפי תעודת זהות ← "זיהוי פנים". לחצו "+ הוסף חדש". הכפתור מופיע רק כשלעובד עדיין אין פנים רשומות. בתמונה הבאה רואים את רשימת זיהוי הפנים הריקה של העובד, עם הכפתור.

מופיע המסך "הכנה לסריקה" עם ההנחיה "התאמן/י בסיבוב הראש כדי לעקוב אחר המטרה". על תמונת המצלמה יש מטרה ועיגול: העובד מזיז את הראש לאט, כך שהעיגול ייכנס למטרה. כשהוא מוכן, לחצו "התחל סריקה".

כדי שהסריקה תצליח:

הסריקה עוברת 4 שלבים, ובכל אחד כתוב מה לעשות, למשל "שלב 2/4" עם "סובב את הראש ימינה", או "כעת, סובב את הראש שמאלה". העובד מסובב את הראש לאט אחרי הנקודה הירוקה, עד שמופיע "מצוין, לא לזוז!".

בסוף מופיע "הצלחה!" ו"נתוני הפנים נשמרו בהצלחה.". בתמונה הבאה רואים את ההודעה.

ברשימת זיהוי הפנים של העובד מופיעה עכשיו השורה "פנים", עם אייקון הפח. בתמונה הבאה רואים את השורה.

כדי לרשום את הפנים מחדש, לחצו על אייקון הפח ליד "פנים". המחיקה מיידית, בלי שאלת אישור. אחרי המחיקה מופיע שוב "+ הוסף חדש".

אותן פנים לא נרשמות לשני עובדים. אם הפנים כבר רשומות לעובד אחר, הרישום נעצר עם ההודעה "האימות נכשל" ומתחתיה "הפנים זוהו כבר עבור עובד עם מספר זיהוי:" ותעודת הזהות של העובד האחר. ראו בשאלות הנפוצות.

טביעת אצבע נרשמת בחיישן טביעת האצבע שמחובר לטאבלט. טאבלט שהוזמן עם חיישן מגיע כשהחיישן כבר מחובר: אין צורך להגדיר אותו, והטאבלט מזהה אותו לבד. אפשר לרשום עד 3 אצבעות לכל עובד. מומלץ לרשום לפחות 2, למקרה שאצבע אחת פצועה או מלוכלכת.

בכרטיס העובד לחצו "טביעת אצבע". נפתחת הרשימה "טביעות אצבע - עד 3". לחצו "+ הוסף חדש". בתמונה הבאה רואים את הרשימה והכפתור.

מופיעות 3 תמונות שמראות איך להניח את האצבע: שטוחה ובמרכז החיישן, ולא רק את הקצה. לחצו "הבא" עד "סיום", או "דלג על הקדמה". בתמונה הבאה רואים את אחת מתמונות ההסבר.

במסך "הנח את האצבע על הקורא" העובד מניח את האצבע על החיישן. כשמופיע "יופי, עכשיו הרם את האצבע" ו"והנח אותה שוב על הסורק", הוא מרים את האצבע ומניח שוב. בסך הכול מניחים את האצבע 4 פעמים. בתמונה הבאה רואים את ההנחיה להרים ולהניח שוב.

ברשימה מופיעה השורה "אצבע 1" (האצבע הבאה תהיה "אצבע 2"), עם אייקון הפח למחיקה. בתמונה הבאה רואים את השורה.

אותה אצבע לא נרשמת לשני עובדים: בכל סריקה הטאבלט בודק שהאצבע לא רשומה כבר לעובד אחר. אם היא רשומה, מופיע "אצבע זו כבר רשומה עבור עובד עם מספר זיהוי:" ותעודת הזהות של העובד האחר.

אם מופיע "Fingerprint scanner not available", הטאבלט לא מזהה את החיישן. בתמונה הבאה רואים את ההודעה.

בדקו שהכבל של החיישן מחובר היטב לטאבלט, נתקו וחברו אותו שוב, וחכו כמה שניות: הטאבלט בודק לבד אם החיישן מחובר. אם במסך הראשי מופיע "חבר חיישן ביומטרי", לחצו עליו. עד שזה מסתדר, העובד יכול להחתים בכרטיס, בפנים או בקוד סודי.

כרטיס זיהוי (כרטיס או תג) נרשם בקורא הכרטיסים שמחובר לטאבלט. גם הקורא מגיע מחובר, ואין צורך להגדיר אותו. לכל עובד יש כרטיס אחד.

בכרטיס העובד לחצו "כרטיס זיהוי". מופיעה ההנחיה "הנח את הכרטיס/הטאג על הקורא". הצמידו את הכרטיס של העובד לקורא. בתמונה הבאה רואים את המסך שממתין לכרטיס.

הכרטיס נשמר מיד, בלי ללחוץ על כפתור, ומופיעה השורה "כרטיס" עם אייקון הפח. בתמונה הבאה רואים את השורה.

להחלפת כרטיס: מחקו את השורה "כרטיס" באייקון הפח, והצמידו את הכרטיס החדש. כרטיס שכבר רשום לעובד אחר לא נרשם שוב, ומופיע "כרטיס זה כבר רשום עבור עובד:" ותעודת הזהות של העובד האחר.

במסך הראשי של הטאבלט מופיעה לעובדים ההנחיה "נא להניח את האצבע / הכרטיס על הקורא". אחרי שהטאבלט מזהה את העובד, בפנים, באצבע או בכרטיס, מופיע מסך העובד, והעובד לוחץ "כניסה לעבודה" או "יציאה מהעבודה". הזיהוי לבד לא מחתים.

בפעם הראשונה ששומרים קוד סודי לעובד, הקוד עובד רק בטאבלט שבו הוגדר, ורק עד שהטאבלט טוען מחדש את נתוני הזיהוי (למשל אחרי חיבור מחדש). מאותו רגע העובד מקבל "אנא נסה שוב", אף שברשימה עדיין מופיע "קוד". הפתרון: "הגדרות" ← "ניהול עובדים", חפשו את העובד לפי תעודת הזהות, לחצו "קוד סודי", מחקו את הקוד באייקון הפח, ואז "+ הוסף חדש", הקלידו את הקוד שוב ולחצו "סיום". השמירה השנייה נשמרת כראוי. כדי למנוע את התקלה מראש, עשו את המחיקה וההוספה מיד בפעם הראשונה שמגדירים קוד לעובד. בתמונה הבאה רואים את המסך שהעובד מקבל.

זו אותה תקלה של הקוד הראשון: הקוד נשמר רק בטאבלט שבו הוגדר. מחקו את הקוד והוסיפו אותו שוב בכרטיס העובד. אחרי השמירה השנייה הקוד מסתנכרן לכל הטאבלטים של החברה.

לטאבלט הוגדר מנהל טאבלט, ולכן ההגדרות נעולות. הזינו את תעודת הזהות של מנהל הטאבלט, וב"סיסמה" את הקוד הסודי שלו. אם אינכם יודעים מי המנהל, ראו "טאבלט נוכחות – מנהלי טאבלט ונעילת ההגדרות".

כך הטאבלט עובד כל עוד לא הוגדר לו אף מנהל טאבלט. הגדירו מנהל טאבלט בכרטיס העובד ("מנהל טאבלט זה – גישה להגדרות במכשיר זה"), ומאז "הגדרות" יבקשו כניסה כמנהל.

הכפתור נפתח רק אחרי שממלאים "תעודת זהות". מלאו את תעודת הזהות, ואת השם הפרטי ושם המשפחה.

האריחים נפתחים רק אחרי שהעובד נשמר. לחצו קודם "+ הוסף עובד", או חפשו עובד קיים לפי תעודת הזהות.

כנראה העובד נשמר בלי שם. עובד בלי שם לא מופיע ברשימת העובדים שבוחרים ממנה בדוחות. השלימו את "שם פרטי" ו"שם משפחה" באתר, בכרטיס העובד (עובדים ← רשימת עובדים ← אייקון העיפרון). מעכשיו מלאו תמיד שם כשמקימים עובד בטאבלט.

עובד חדש מהטאבלט מקבל את המחלקה שהוגדרה לטאבלט באתר. תקנו את המחלקה של העובד בכרטיס העובד באתר, ולעובדים הבאים שנו את "מחלקה/סניף" בחלון "ערוך טאבלט" ("שעוני הנוכחות שלי" ← "טאבלטים").

באתר: "שעוני הנוכחות שלי" ← "טאבלטים" ← "עריכה" בשורת הטאבלט, סמנו "אל תאפשר הקמת עובדים חדשים בטאבלט זה" ולחצו "לשמור". בטאבלט הזה תופיע מעכשיו ההודעה "יצירת עובד חדש דרך טאבלט זה אינה מורשית - אנא פנה למנהל המערכת" למי שינסה להקים עובד.

בטאבלט הזה נחסמה הקמת עובדים מהאתר. הקימו את העובד באתר, או בקשו ממנהל החברה לבטל את הסימון בחלון "ערוך טאבלט".

המערכת לא מקימה עובד כפול עם אותה תעודת זהות. חפשו אותו ב"חפש עובד לפי תעודת זהות" והוסיפו לו את אמצעי הזיהוי בכרטיס שלו.

הטאבלט לא מזהה את חיישן טביעת האצבע. החיישן מגיע מחובר לטאבלט, ולרוב הכבל שלו פשוט זז. בדקו שהכבל מחובר היטב, נתקו וחברו אותו שוב, וחכו כמה שניות. אם במסך הראשי מופיע "חבר חיישן ביומטרי", לחצו עליו. עד אז העובד יכול להחתים בכרטיס, בפנים או בקוד סודי.

המסך "הנח את הכרטיס/הטאג על הקורא" ממתין לכרטיס. הצמידו את הכרטיס לקורא הכרטיסים שמחובר לטאבלט, ואל תזיזו אותו עד שמופיעה השורה "כרטיס". אם עדיין שום דבר לא קורה, בדקו שהכבל של הקורא מחובר היטב לטאבלט ונסו שוב.

הפנים האלה כבר רשומות לעובד אחר, בתעודת הזהות שבהודעה, ואותן פנים לא נרשמות לשני עובדים. חפשו ב"ניהול עובדים" את תעודת הזהות שבהודעה ← "זיהוי פנים", ולחצו על אייקון הפח ליד "פנים". המחיקה מיידית, בלי שאלת אישור. אחר כך רשמו את הפנים לעובד הנכון.

הטאבלט צריך לראות פנים אחת, ברורה, שזזה לאט. עמדו לבד מול הטאבלט, באור טוב מלפנים ולא עם הגב לחלון, בלי משקפי שמש או כובע, ובמרחק של יד בערך. מסובבים את הראש לאט אחרי הנקודה הירוקה.

לעובד כבר רשומות פנים, ולכל עובד יש פנים אחת. כדי לרשום מחדש, לחצו על אייקון הפח ליד "פנים", ואז "+ הוסף חדש".

הכפתור מוסתר. "הגדרות" ← "נהל מכשיר" ← כבו את "הסתר כפתור זיהוי פנים". השינוי נשמר מיד.

האצבע רשומה לעובד אחר, בתעודת הזהות שבהודעה. פתחו את העובד הזה ← "טביעת אצבע", מחקו את האצבע באייקון הפח, ורשמו אותה לעובד הנכון.

בכרטיס העובד לחצו "כרטיס זיהוי", מחקו את השורה "כרטיס" באייקון הפח, והצמידו את הכרטיס החדש לקורא. לכל עובד יש כרטיס אחד.

הזיהוי, בפנים, באצבע, בכרטיס או בקוד, רק פותח את מסך העובד. ההחתמה נשמרת רק אחרי לחיצה על "כניסה לעבודה" או "יציאה מהעבודה". אם המסך נסגר לפני שהעובד מספיק ללחוץ, הגדילו את "זמן התנקות (בשניות)" ב"הגדרות" ← "נהל מכשיר", למשל ל-15.

לכל עובד מותר קוד אחד. בכרטיס העובד לחצו "קוד סודי", מחקו את הקוד באייקון הפח, לחצו "+ הוסף חדש", הקלידו את הקוד החדש ולחצו "סיום".

מחיקת קוד מתבצעת מיד, בלי שאלת אישור, ואין ביטול. הוסיפו את הקוד מחדש: "קוד סודי" ← "+ הוסף חדש" ← הקלדה ← "סיום".

הקוד עצמו לא מוצג, רק שורה בשם "קוד". אם העובד שכח את הקוד, מחקו אותו והגדירו קוד חדש.

לא. אמצעי זיהוי שנרשם בטאבלט אחד נשמר במערכת ומסתנכרן לכל הטאבלטים של החברה. בקוד סודי, הקפידו על מחיקה והוספה בפעם הראשונה (ראו השאלה הראשונה).

זה מכוון: הטאבלט לא מגלה אם תעודת זהות קיימת, ותמיד עובר ל"הזן קוד עובד". רק אחרי הקוד העובד יקבל "אנא נסה שוב" אם אחד מהם שגוי.