בדוח נוכחות כל כניסה ויציאה מסומנות בסמל קטן שמראה איך הדיווח נעשה: בשעון נוכחות, באפליקציה, באתר, בטאבלט, ב-SMS, ב-NFC או עם מיקום. זה עוזר לברר אם עובד באמת החתים מהשעון או מהטלפון, ומאיזה סניף או מקום.

המדריך כולל: מי יכול לראות מה, מה צריך כדי שהסמלים יופיעו, איך פותחים את הדוח "דוח חודשי עם פרוט" ומוצאים את הסמל, איך רואים באיזה שעון ובאיזו מחלקה הועבר הדיווח, איך פותחים מפה לדיווח עם מיקום, מה מופיע בחלון הדיווח, טבלת הסמלים (המקרא), הודעות שגיאה, שאלות נפוצות, מילון מונחים וסיכום. עריכה, הוספה ומחיקה של דיווחים מוסברות במדריך "הוספה /עריכה /מחיקה של דיווח נוכחות". שיטות הדיווח עצמן מוסברות במדריך "שיטות דיווח נוכחות – QR, NFC, GPS, פורטל, SMS, טאבלט ושעון נוכחות".

הסרטון מראה איך לצפות במקור דיווח הנוכחות: כניסה ל"דוח חודשי עם פרוט", בחירת מחלקה או סניף ועובד, איתור היום הרצוי והסמל לצד השעה, מעבר עם העכבר או לחיצה על הסמל, פתיחת פרטי הדיווח בעיפרון, והצצה במקרא סמלי הדיווחים.

הטבלה מראה מה כל משתמש רואה בדוח "דוח חודשי עם פרוט".

איפה: דוחות ← דוח חודשי עם פרוט. זה המסך הראשי לצפייה ולעריכה של דיווחי נוכחות. שימו לב: "דוח חודשי ללא פרוט" הוא דוח אחר.

בחרו מחלקה/סניף בשדה "מחלקה/סניף", עובד בשדה "עובדים", ואת החודש בשדה "תאריך" (ברירת המחדל היא החודש הנוכחי). אפשר גם לסמן "הגדר לפי טווח תאריכים" ולבחור טווח. לחצו "חפש". בתמונה למטה מוצג הדוח של אריק כהן בחודש הנוכחי, עם שעות הכניסה והיציאה לכל יום.

ליד שעת הכניסה ושעת היציאה מופיע סמל המקור, ולצדו סמל עיפרון לעריכה. מעבר עם העכבר על הסמל מציג את שמו. טבלת הסמלים מופיעה בפרק "מקרא סמלים וצבעים".

בצד הדף יש כפתור "מקרא סמלי דיווחים". לחיצה עליו פותחת חלון שמפרט כל סמל ומשמעותו.

כשהדיווח הוחתם בשעון נוכחות פיזי מופיע הסמל של "דיווח בוצע באמצעות שעון נוכחות פיזי". מנהל חברה ומנהל מחלקה יכולים ללחוץ עליו וייפתחו שלוש שורות: שם המחלקה של השעון, מספר השעון והתיאור שלו.

סמל המיקום ("דיווח באמצעות אפליקציה עם מיקום") ניתן ללחיצה. הלחיצה פותחת חלון מפה שממורכז במיקום ממנו דיווח העובד.

לחיצה על סמל ה-NFC ("דיווח באמצעות NFC") מציגה את שם המדבקה. אם בדיווח יש גם NFC וגם מיקום, יופיעו שני הסמלים יחד.

הסמלים האלה מציינים את אמצעי הדיווח בלבד. אין להם חלון פרטים.

לחצו על סמל העיפרון שליד השעה כדי לפתוח את חלון הדיווח. בצד החלון מופיעים "היסטוריית עריכה" ו"אופן הדיווח": לכל כניסה ויציאה מופיעה השעה ותווית שמראה איך נרשמה (דיווח שהוזן ידנית מסומן "הוזן ידנית"). בתחתית החלון מופיע פירוט השעון, אם הדיווח הוחתם בשעון.

בחלון יש (חלק מהשדות תלויים בהגדרות החברה):

אם הדיווח הוחתם בשעון, בתחתית החלון מופיעות השורות "העובד דיווח כניסה בשעון" ו"העובד דיווח יציאה בשעון", עם התאריך, מספר השעון, שם המחלקה בסוגריים, והאמצעי: "טביעת אצבע.", "כרטיס.", "סיסמה." או "לא ידוע". אם יש מקומות מותרים, ליד "מיקום דיווח" מופיעים גם מספר השעון או שם המדבקה של הכניסה והיציאה.

המחלקה שמופיעה ליד השעון היא המחלקה של השעון ממנו החתים העובד. המחלקה הקבועה של העובד בכרטיס העובד יכולה להיות שונה. כדי לברר באיזה סניף החתים, הסתכלו על מקור השעון ולא על שיוך העובד.

בדוח יש אפשרות "הצג דיווח מקורי מהשעון". כשהיא מסומנת מופיעה עמודה "דיווח מקורי" שמראה את השעה כפי שהוחתמה במקור, לפני עריכה. זה שימושי כשצריך להשוות בין מה שהעובד החתים לבין מה שנערך.

לצד סמלי המקור מופיעים סימונים שמסבירים איך הדיווח נוצר: כוכבית – "הדיווח נוסף או נערך ע"י המנהל"; מעטפה – "דיווח באמצעות בקשה"; עיגול סגול – "קיימת בקשה ממתינה ביום זה". הטבלה המלאה בפרק המקרא.

בתפריט "דוחות" יש גם "דוח חודשי ללא פרוט". אם אתם עובדים והמסך לא מופיע, ייתכן שהוסתר ממכם בהגדרות; במקרה כזה המערכת מעבירה אתכם לדף הדיווח האישי. פנו למנהל החברה.

בדקו שבחרתם את המחלקה/סניף הנכונים ושהעובד פעיל. מנהל מחלקה רואה רק את המחלקות שלו.

סמל מופיע רק כשיש החתמה בפועל. צד בלי שעה ("--:--") לא מציג סמל.

לחיצה פועלת על סמל השעון (למנהלים), על סמל המיקום ועל סמל ה-NFC. סמלי אפליקציה, אתר, טאבלט ו-SMS הם לתצוגה בלבד. עובד שפותח את הדוח שלו לא רואה פרטי שעון.

החודש יכול להיות נעול ("חודש זה נעול לעריכה או הוספה של דיווחים"), או שחסרה הרשאה. ייתכן גם שחסר שדה חובה כמו הערה, מקום או תפקיד.

לחצו על סמל העיפרון, תקנו את השעות ולחצו "שמור". הדיווח יסומן ככוכבית ("הדיווח נוסף או נערך ע"י המנהל"). כדי לראות את השעה המקורית סמנו "הצג דיווח מקורי מהשעון".

במסך הדוח יש ליד כל דיווח סימן X. לחיצה עליו מבקשת אישור לפני המחיקה. אי אפשר למחוק דיווח אם יש עליו בקשה ממתינה, ודיווח מקורי מהמכשיר אי אפשר למחוק ("לא ניתן למחוק רשומה מקורית ממכשיר"). פרטים במדריך "הוספה /עריכה /מחיקה של דיווח נוכחות".

הדיווח מסומן ככוכבית כנערך על ידי המנהל. השעה המקורית מהשעון נשמרת וניתנת לצפייה דרך "הצג דיווח מקורי מהשעון".

מוצג השעון ממנו החתים העובד ולא המחלקה הקבועה שלו. אם העובד החתים בסניף אחר, יופיע הסניף של אותו שעון.

אם בדיווח יש סמל מיקום, לחצו עליו והמפה תיפתח. בלי מיקום יוצג רק סמל אפליקציה.

זה תקין: כשיש בדיווח גם NFC וגם מיקום מופיעים שניהם.

בדקו את סמל המקור של אותה שעה. שעון נוכחות מסומן בסמל נפרד. אם יש בדיווח מיקום או NFC, יוצג סמל זה במקום סמל השעון.