מה זה ומתי צריך את זה
המדריך מיועד למנהלי מערכת ולמנהלי מחלקה שמשתמשים באפליקציית My EZTIME. בנוסף לדיווח הנוכחות האישי, מנהלים מקבלים באפליקציה כלי ניהול: אישור בקשות של עובדים, הוספת דיווח לעובד, דו"ח יומי של מי נמצא בעבודה, דוחות שעות, ועריכת פרטי עובדים, ישירות מהטלפון.
שימו לב: ניהול העובדים באפליקציה בסיסי יחסית. את רוב העבודה מומלץ לעשות באתר. בנוסף, מנהל שמזין על עצמו דיווח ידני או שולח בקשה דרך האפליקציה, הדיווח מגיע לאישור באתר כמו של כל עובד אחר, ולכן עדיף לדווח על עצמכם ישירות באתר.
מה המדריך הזה כולל
המדריך כולל: מי יכול לעשות מה, כניסה לאפליקציה, מסך הבית (חלק אישי וכלי ניהול), אישור בקשות של עובדים, הוספת דיווח לעובד, דו"ח יומי ודוחות שעות, הוספה ועריכה של עובדים, השעות שלי, משמרות, התפריט, הגדרות האפליקציה לחברה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מילון מונחים וסיכום מהיר. השימוש הבסיסי בדיווח נוכחות מוסבר ב"מדריך לעובדים - התחלת שימוש באפליקציית איזיטיים", וניהול הבקשות באתר ב"מנהלי מערכת + מחלקה - ניהול בקשות מעובדים".
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך משתמשים באפליקציה כמנהל: התחברות עם שם משתמש וסיסמה, דיווח כניסה ויציאה במסך הבית, בחירת כלי ניהול, פתיחת "בקשות עובדים" דרך "כלי מנהל", ואישור או דחייה של בקשות.
מדריך מקוצר
התחברו לאפליקציה עם שם המשתמש והסיסמה שלכם.
בחלק העליון של מסך הבית דווחו כניסה ויציאה שלכם.
בחלק התחתון בחרו כלי ניהול, למשל "הוספת דיווח לעובד" או "דוח שעות עובדים".
לאישור בקשות פתחו את התפריט ☰ ← "כלי מנהל" ← "בקשות עובדים".
אשרו או דחו כל בקשה. בדחייה אפשר לכתוב סיבה.
1. מי יכול לעשות מה
מי | מה רואה ועושה באפליקציה |
מנהל מערכת | כלי הניהול לכל העובדים בחברה: בקשות, דיווחים, דוחות ועריכת עובדים. |
מנהל מחלקה | אותם כלים, רק לעובדים במחלקות שהוא מנהל. עובד ממחלקה אחרת יחזיר "אין לך הרשאה לערוך את פרטי עובד זה, או שהעובד אינו שייך למחלקה שלך." |
עובד | דיווח אישי בלבד, בלי כלי ניהול. ראו "מדריך לעובדים - התחלת שימוש באפליקציית איזיטיים". |
2. כניסה לאפליקציה
פתחו את אפליקציית My EZTIME והתחברו עם שם המשתמש והסיסמה שלכם, אותם פרטים כמו באתר. בתמונה למטה מסך הכניסה.
3. מסך הבית
מסך הבית מחולק לשני חלקים: התפעול האישי שלכם בחלק העליון, וכלי הניהול לעובדים בחלק התחתון.
חלק עליון: תפעול אישי
דיווח כניסה ויציאה: לחצו על הכפתור המתאים. שכחתם לדווח כניסה? לחצו "יציאה ללא כניסה" ואחר כך ערכו את שעת הכניסה. בתמונה למטה החלק העליון של מסך הבית.
הוספת דיווח ידני: לחצו "הוסף דיווח ידני". בלשונית "מיוחד" מדווחים ימים שאינם ימי עבודה רגילים, כמו חופשה, מחלה ומילואים.
הבקשות שלי: צפייה בבקשות שלכם שאושרו, נדחו או ממתינות לאישור, ויצירת בקשה חדשה.
חלק תחתון: כלי ניהול
הוספת דיווח לעובד: בחרו עובד מהרשימה ומלאו שעת כניסה ויציאה. גם כאן הלשונית "מיוחד" מאפשרת לדווח ימים שאינם ימי עבודה רגילים. שעת יציאה לפני שעת הכניסה לא תתקבל.
דו"ח יומי: מי נמצא בעבודה כרגע, דיווחים פתוחים, ומידע כללי על הנוכחות היום. מנהל מערכת רואה את כל החברה, ומנהל מחלקה את המחלקות שלו.
דוח שעות עובדים: בחרו עובד וקבלו את דוח השעות שלו לחודש שלם.
הוספה/עריכת עובדים: הוספת עובד חדש או עריכת פרטי עובד קיים (פרק 6).
4. אישור בקשות של עובדים
איפה: התפריט ☰ ← "כלי מנהל" ← "בקשות עובדים".
פתחו את "בקשות עובדים". מופיעות הבקשות של העובדים שבאחריותכם.
בחרו בקשה ובדקו את הפרטים: סוג הדיווח, תאריכים, שעות, הערה וקובץ מצורף אם יש.
אשרו או דחו. בדחייה אפשר לכתוב סיבה (לא חובה).
בקשה שאושרה נכנסת לדוח השעות של העובד, כמו אישור באתר.
5. דוחות
בתפריט ☰ ← "כלי מנהל" יש: "בקשות עובדים", "דו"ח יומי", "דוחות עובדים עם פירוט", "דוח שעות עובדים" ו"רשימת עובדים". הדוחות זהים לאלה שבמסך הבית. בדוח החודשי של עובד אפשר לחתום כמנהל ("חתום כמנהל").
6. הוספה ועריכה של עובדים
איפה: מסך הבית ← "הוספה/עריכת עובדים", או התפריט ← "כלי מנהל" ← "רשימת עובדים".
אפשר לעדכן פרטים אישיים (שם, טלפון, מייל, כתובת), מספר בשכר, מחלקות, תפקידים, חובת GPS בדיווח, ושם משתמש וסיסמה.
עובד חדש: חובה לבחור לפחות מחלקה אחת, וחובה למלא מספר עובד או מספר בשכר.
סיסמה: לפחות 8 תווים, וגם אותיות וגם ספרות ("הסיסמה חייבת להכיל לפחות 8 תווים, ולכלול גם אותיות וגם ספרות.").
שם משתמש חדש חייב לבוא עם סיסמה, ושם שכבר קיים במערכת יידחה ("שם המשתמש הזה כבר תפוס.").
הסבר מלא על שם משתמש וסיסמה: "מנהלי מערכת + מחלקה - הגדרת שם משתמש וסיסמה לעובד באפליקציה".
7. השעות שלי
איפה: הלשונית "השעות שלי" בסרגל התחתון. צפייה בשעות האישיות שלכם לפי דיווחי הנוכחות, עם "סה"כ חודשי" וחתימה על הדוח. בתמונה למטה המסך.
8. משמרות
איפה: הלשונית "משמרות". רלוונטי לחברות שעובדות עם סידור עבודה. רואים את סידור המשמרות האישי שלכם, העדפות שיבוץ ומשמרות פתוחות. "סידור עבודה מלא" מציג את סידור העבודה של כל הארגון. בתמונה למטה המסך.
9. התפריט
לחיצה על ☰ פותחת את התפריט. בחלק "ראשי": "בית", "השעות שלי", "משמרות", "צ'אט", "עדכונים", "הבקשות שלי". ב"דוחות שלי": "דו"ח חודשי מפורט". ב"כלי מנהל": "בקשות עובדים", "דו"ח יומי", "דוחות עובדים עם פירוט", "דוח שעות עובדים", "רשימת עובדים". למטה "הגדרות ועזרה" ו"התנתקות". בתמונה למטה התפריט.
10. הגדרות האפליקציה לחברה (מנהל מערכת, באתר)
איפה: באתר, "הגדרות גלובליות" ← "הגדרות אפליקציה".
כאן מנהל המערכת קובע מה העובדים רואים באפליקציה: "הסתר צאט באפליקציה", "הסתר אפשרות חתימה על הדוח החודשי", "הסתר כפתור אישור דיווח פרטני", "הסתר כפתור אישור דוח מלא(ניתן יהיה לאשר ידנית כל דיווח בנפרד)", "הסתר מודול הוצאות", "הסתר אפשרות צירוף קבצים לדיווחים ובקשות", "הסתר כפתור עריכת שעות דיווח", "הסתר אפשרות החלפת משמרת", "הסתר משמרות פתוחות", "הסתר לשונית הגדרות", וגם "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים". שינוי נכנס לתוקף אצל העובד בהתחברות הבאה לאפליקציה.
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את כלי הניהול באפליקציה
כלי הניהול מופיעים רק למנהל מערכת ולמנהל מחלקה. בדקו בכרטיס העובד שלכם באתר את "סוג משתמש", והתנתקו והתחברו שוב.
❓ עובד לא מופיע לי ברשימה
מנהל מחלקה רואה רק עובדים מהמחלקות שהוא מנהל. בדקו באתר את המחלקות של העובד ושל המנהל.
❓ קיבלתי "אין לך הרשאה לערוך את פרטי עובד זה"
העובד לא שייך למחלקה שלכם. מנהל המערכת יכול לערוך אותו, או לצרף אתכם כמנהלים של המחלקה שלו.
❓ דיווחתי על עצמי באפליקציה והדיווח לא אושר
דיווח ידני או בקשה שלכם מגיעים לאישור באתר, כמו של כל עובד. אשרו אותם באתר, או דווחו על עצמכם ישירות באתר.
❓ דחיתי בקשה בטעות
אפשר לטפל בבקשה ובדיווח באתר, במסך הבקשות או בדוח הנוכחות של העובד.
❓ הוספתי עובד ומופיעה שגיאה
עובד חדש צריך לפחות מחלקה אחת ומספר עובד או מספר בשכר. סיסמה צריכה לפחות 8 תווים עם אותיות וספרות, ושם המשתמש צריך להיות פנוי.
❓ "שם המשתמש הזה כבר תפוס."
שמות משתמש ייחודיים בכל המערכת, גם בין חברות. בחרו שם אחר.
❓ הוספתי דיווח לעובד והוא לא נשמר
בדקו שמילאתם גם שעת כניסה וגם שעת יציאה, ושהיציאה אחרי הכניסה.
❓ העובדים לא רואים צ'אט, הוצאות או החלפת משמרות
מנהל המערכת הסתיר אותם ב"הגדרות גלובליות" ← "הגדרות אפליקציה". בטלו את ההסתרה, והעובדים יראו אחרי התחברות מחדש.
❓ הדו"ח היומי ריק
אין עדיין דיווחים היום במחלקות שלכם, או שאין לכם מחלקות משויכות כמנהל מחלקה.
❓ אני לא רואה את הלשונית "משמרות"
היא רלוונטית רק לחברות שעובדות עם מודול סידור העבודה.
❓ איך מנהלים מדבקות NFC?
מדבקות מנהלים באתר: רשימת המדבקות, שינוי שם, שיוך לאתר והרשאות לעובדים. הוספה, בדיקה ומחיקה של מדבקה נעשות על ידי שירות הלקוחות. ראו "תפעול מדבקות NFC דרך אפליקציית איזיטיים".
מילון מונחים
כלי מנהל – החלק בתפריט ובמסך הבית עם הפעולות על עובדים אחרים.
דו"ח יומי – מצב הנוכחות של היום: מי בעבודה ומי עוד לא דיווח.
יום מיוחד – חופשה, מחלה, מילואים ודומיהם, בלשונית "מיוחד".
מנהל מחלקה – מנהל שרואה ומנהל רק את העובדים במחלקות שלו.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
לאשר או לדחות בקשה | ☰ ← "כלי מנהל" ← "בקשות עובדים" | הבקשה נכנסת לדוח או נדחית |
לדווח שעות לעובד | בית ← "הוספת דיווח לעובד" | נוסף דיווח לעובד |
לראות מי בעבודה | בית ← "דו"ח יומי" | תמונת מצב של היום |
לראות שעות של עובד | בית ← "דוח שעות עובדים" | דוח חודשי של העובד |
להוסיף או לערוך עובד | בית ← "הוספה/עריכת עובדים" | פרטי העובד מתעדכנים |
לקבוע מה העובדים רואים | באתר: "הגדרות גלובליות" ← "הגדרות אפליקציה" | הסתרה או הצגה של אפשרויות |
מאמרים קשורים