כדי שעובד יתחבר לאפליקציה או לאתר, צריך ליצור לו משתמש: שם משתמש וסיסמה. מנהל מערכת או מנהל מחלקה יכולים להגדיר אותם בעצמם בכרטיס העובד באתר, לשלוח לעובד קישור שבו הוא בוחר אותם בעצמו, או להגדיר אותם מתוך האפליקציה.

המדריך כולל: מדריך מקוצר, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, הגדרה ידנית בכרטיס העובד באתר, שליחת קישור לעובד, שיתוף פרטי ההתחברות, עריכת פרטי התחברות של עובד שכבר יש לו משתמש, ביטול משתמש, הגדרה מתוך האפליקציה, כללי שם המשתמש והסיסמה, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא סמלים ומילון מונחים. נושאים קרובים שיש להם מדריך משלהם: "הוספת עובדים למערכת", "איפוס סיסמא לעובד - מדריך למנהל", "הגדרת מנהל מערכת / מנהל מחלקה / משתמש לעובד" ו"הקמת פרטי התחברות לעובד לגישה לאפליקציה או האתר" (הכותרות המדויקות בסוף המדריך).

הסרטון מראה איך מגדירים לעובד שם משתמש וסיסמה: כניסה לרשימת העובדים ופתיחת כרטיס העובד, מעבר ללשונית "הגדרות משתמש", הפעלת המתג ליצירת משתמש, בחירת דרך ההגדרה ומילוי הפרטים, שמירה ומסירת פרטי ההתחברות לעובד.

בוחרים את הדרך הנוחה: ידנית באתר, קישור לעובד, או מהאפליקציה.

הגרפיקה מציגה את שלוש הדרכים: יצירה ידנית בכרטיס העובד באתר, שליחת קישור לעובד, והגדרה מתוך האפליקציה.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← בחירת העובד ← לשונית "הגדרות משתמש".

היכנסו ל"עובדים" ← "רשימת עובדים". אפשר להקליד שם בחיפוש כדי לצמצם את הרשימה, ואז לבחור את העובד. בתמונה: רשימת העובדים אחרי חיפוש, והשורה של העובד מסומנת.

בכרטיס העובד יש לשוניות. לחצו על "הגדרות משתמש" (הלשונית הראשונה, "מידע כללי", היא פרטי העובד). בתמונה: שורת הלשוניות של הכרטיס, ו"הגדרות משתמש" מסומנת.

בראש הלשונית יש מתג "צור משתמש להתחברות" עם שתי אפשרויות: "פעיל" ו"כבוי". בחרו "פעיל". הסימן ליד הכותרת מסביר שיצירת משתמש מאפשרת התחברות לאפליקציה ולפורטל העובד, ושהפעלת משתמש מאפשרת כברירת מחדל גם החתמה דרך האפליקציה; ההרשאות בפועל נקבעות לפי סוג המשתמש שנבחר ולפי המגבלות שהוגדרו לעובד.

בחרו "יצירת משתמש ידנית" ומלאו את השדות:

לחצו על "לשמור" (לצד "ביטול"). לאחר השמירה אפשר למסור לעובד את שם המשתמש והסיסמה. הסיסמה נשמרת מקודדת ואי אפשר לצפות בה אחר כך; כדי לאפס מזינים סיסמה חדשה ומוסרים אותה לעובד. בתמונה: כפתור "לשמור" מסומן.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← כרטיס העובד ← "הגדרות משתמש" ← "צור משתמש להתחברות" = "פעיל".

במקום להמציא סיסמה, בוחרים "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות". העובד מקבל קישור בתוקף ל-24 שעות ובו הוא מגדיר שם משתמש ו/או סיסמה בעצמו.

בדף שהעובד מקבל כתוב "הגדר שם משתמש ו/או סיסמה חדשה." והשדות הם "שם משתמש", "סיסמה חדשה" ו"אמת סיסמה". הסיסמה בדף הזה חייבת להיות לפחות 6 תווים. אחרי השמירה העובד רואה "העדכון בוצע בהצלחה" ו"פרטי ההתחברות עודכנו. ניתן כעת להתחבר.", ובמייל יש גם קישורי הורדה לאפליקציה.

אחרי שמילאתם שם משתמש וסיסמה בעובד חדש, לחצו "שתף פרטי התחברות". אם אחד השדות ריק מופיעה ההודעה "עליך ראשית למלא שם משתמש וסיסמה". בחלון שנפתח בחרו "באמצעות מייל" או "באמצעות הודעת SMS", ודאו שהמייל או הטלפון מלאים, ולחצו "לשמור" בחלון. שימו לב: הכפתור "לשמור" בחלון שולח את ההודעה בלבד; את הכרטיס עצמו עדיין צריך לשמור בכפתור "לשמור" הראשי.

בעובד שיש לו משתמש, השדה "שם משתמש" נעול והסיסמה מוצגת ככוכביות (******). כדי לשנות לחצו על "ערוך פרטי התחברות", הקלידו את הפרטים החדשים ולחצו "לשמור". אם לא נגעתם בסיסמה היא נשארת כמו שהייתה. בעריכה, "שתף פרטי התחברות" פעיל רק אחרי שהוקלדה סיסמה חדשה.

כדי לבטל את ההתחברות של העובד בחרו "כבוי" ב"צור משתמש להתחברות" ולחצו "לשמור". פרטי ההתחברות של העובד נמחקים. כדי להחזיר, מפעילים שוב ומגדירים שם משתמש וסיסמה מחדש.

בשדה "סוג משתמש" בוחרים מה העובד יכול לעשות:

מנהלים יכולים להגדיר גם מהאפליקציה (גרסה 3.14 ומעלה):

דוגמה לפורמט: שם משתמש 1test, סיסמה 1Aexample.

הוספה של כמה עובדים בבת אחת: בייבוא מקובץ, אם מוזן שם משתמש חייבת להיות סיסמה של לפחות 5 תווים ("סיסמה נדרשת כאשר מוזן שם משתמש"), ושם המשתמש חייב להיות פנוי במערכת.

שם המשתמש גלובלי בכל המערכת, גם בחברות אחרות. בחרו שם אחר או אחת ההצעות שמופיעות מתחת לשדה.

זה בכוונה: הסיסמה צריכה להיות באנגלית, עם אות גדולה, אות קטנה ומספרים. החליפו את שפת המקלדת לאנגלית.

בדקו אותיות גדולות וקטנות ושפת מקלדת, ושאין רווח בסוף. אם לא בטוחים, הזינו סיסמה חדשה: "ערוך פרטי התחברות" ← סיסמה חדשה ← "לשמור", ומסרו לעובד.

הכרטיס נפתח מ"עובדים" ← "רשימת עובדים". אם אין לכם גישה לתפריט, פנו למנהל המערכת בחברה. אל תתבלבלו: הלשונית "מידע כללי" היא פרטי העובד, והגדרת ההתחברות נמצאת ב"הגדרות משתמש".

נקו את החיפוש. עובד שעזב נמצא ב"לא פעילים" (או בשחזור עובדים שנמחקו). אם העובד עדיין לא נוסף, ראו "הוספת עובדים למערכת".

הוא מופיע כש"צור משתמש להתחברות" = "פעיל". בעובד קיים הוא מופיע רק אחרי "ערוך פרטי התחברות", והוא אפור עד שמקלידים סיסמה חדשה.

הסיסמה נשמרת מקודדת ואי אפשר לצפות בה. כדי לאפס מזינים סיסמה חדשה ומוסרים לעובד.

לחצו "ערוך פרטי התחברות", תקנו ושמרו. אם ביטלתם את המשתמש ("כבוי") הפרטים נמחקו; הפעילו מחדש והגדירו מחדש.

בחרו "כבוי" ב"צור משתמש להתחברות" ושמרו. העובד עצמו נשאר; רק ההתחברות נמחקת.

המערכת פותחת משתמש עם שם וסיסמה זמניים. העובד לא יכול להשתמש בהם עד ששלחתם לו קישור לעדכון פרטי התחברות.

הקישור בתוקף 24 שעות. שלחו קישור חדש.

הקלידו כתובת או טלפון בשדה, או השתמשו ב"העתק קישור" והעבירו בעצמכם.

זה כך בכוונה: מנהל מחלקה לא יכול ליצור מנהל מערכת. פנו למנהל המערכת בחברה.

בחרו ב"מחלקה/סניף" לפחות מחלקה אחת למנהל.

זה נקבע לפי "סוג משתמש": "עובד - צפייה בשעות בפורטל בלבד" ו"עובד - גישה לפורטל בלבד" לא מחתימים כברירת מחדל. בחרו "עובד - דיווח באפליקציה" אם רוצים החתמה.

לפי המסך, הפעולה מוחקת את פרטי ההתחברות בלבד.

הסיסמה שלו זהה לשם המשתמש. הוא בוחר סיסמה חדשה ולוחץ "שינוי סיסמה".