מספר ה"ת.ז." הוא המזהה הייחודי של העובד במערכת. בהחתמה משעון נוכחות ההחתמות מקושרות לפי המספר הזה, ולכן אם הוא שגוי או שונה ממה שהוקם בשעון, ההחתמות לא יגיעו לעובד הנכון. המדריך מסביר איך מתקנים את המספר, ואיך מאחדים שני כרטיסים של אותו עובד לכרטיס אחד.

המדריך כולל: מקור המספר ומה המערכת עושה איתו (אפס מוביל, כפילויות), מי יכול לעשות מה, שינוי ת.ז. בכרטיס העובד לעובד שמחתים באפליקציה, שינוי ת.ז. לעובד שמחתים בשעון נוכחות, מיזוג שני כרטיסי עובד, הודעות המערכת, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון מונחים וסיכום מהיר. הוספת עובד, מחיקת עובד מהשעון והתקנת השעון מוסברים במדריכים נפרדים (ראו "מאמרים קשורים").

הסרטון מראה איך משנים או מתקנים תעודת זהות של עובד: כניסה לרשימת העובדים ופתיחת הכרטיס, תיקון השדה "ת.ז." ושמירה, מחיקה והקמה מחדש בשעון הנוכחות, סימון שני כרטיסים כפולים, בחירת "מזג עובדים נבחרים" והשלמת המיזוג.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. הרשימה כוללת עמודות כמו "שם פרטי", "שם משפחה", "ת.ז." ו"שם הסכם", ותיבת חיפוש בראש הדף. לכל עובד נפתח כרטיס, ובלשונית "מידע כללי" שלו נמצא שדה "ת.ז.".

הרשימה אחרי חיפוש של שם עובד, עם העמודות "שם פרטי", "שם משפחה" ו"ת.ז.":

ניתן לשנות את המספר ללא מגבלה דרך כרטיס העובד.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. לחצו על העובד לפתיחת הכרטיס. הכרטיס נפתח בלשונית "מידע כללי".

בשדה "ת.ז." הקלידו את המספר התקין. זה שדה חובה (מסומן בכוכבית), ורק ספרות מתקבלות. הציגו את השדה בכרטיס:

אם העובד כבר היה שמור עם מספר אחר, אחרי שינוי המספר מופיעה אזהרה: "חשוב! במידה ואתה רוצה לשנות את הת.ז של העובד עליך ראשית למחוק את העובד בשעון הנוכחות ולהקים מחדש עם הת.ז הנכון". האזהרה רלוונטית רק לעובד שמחתים בשעון.

שמרו את הכרטיס. בשמירה המערכת בודקת שהמספר לא קיים כבר (ראו "הודעות שגיאה"). אם העובד נשמר בלי הסכם עבודה, תופיע שאלה: "שים לב,לא בחרת הסכם עבודה לעובד זה,האם לשמור בכל זאת?" עם הכפתורים "כן" ו"בטל".

כאן צריך לשמור על רציפות הדיווחים, כי ההחתמות מקושרות לפי המספר שהוקם בשעון.

מחיקת עובד מהשעון והקמתו מחדש מוסברות במדריכים "מחיקת עובד בשעון נוכחות ( כולל מחיקת עובד מהשעון באמצעות האתר )" ו"הוספת עובד בשעון נוכחות".

מיזוג מעביר את הדיווחים מכרטיס אחד לאחר. השתמשו בו כשלעובד אחד יש נתונים בשני כרטיסים. הפעולה זמינה למנהל חברה בלבד.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. סמנו בעמודה הראשונה את תיבות הסימון של שני העובדים. אם סומן מספר אחר של עובדים, תופיע ההודעה "עליך לבחור 2 עובדים למיזוג".

לחצו על "פעולות" ובחרו "מזג עובדים נבחרים". התפריט כולל גם תיבת חיפוש "חיפוש פעולה..." והוא מחולק לקבוצות, כשהפעולה נמצאת בקבוצה "ניהול עובדים".

נפתח חלון. בשדה "בחור עובד שאליו יועברו כל הדיווחים" בחרו את העובד שיישאר. מתחת מופיעה אזהרה: "העובד שלא יבחר ימחק מהמערכת לתמיד!". בשדה "בחר שנה שיועברו הנתונים" בחרו שנה אחת או יותר (השנים מ-2022 עד השנה הנוכחית). אפשר להיעזר בתיבות "בחר הכל" ו"בטל בחירה".

לחצו "מיזוג עובד". אם לא בחרתם עובד או שנה תופיע ההודעה "מלא את כל השדות". בסיום תופיע "הפעולה בוצעה בהצלחה". הכפתור "סגירה" סוגר את החלון בלי למזג.

מנהל חברה מוחק עובדים ברשימת העובדים: סימון העובדים ← "פעולות" ← "מחק עובדים נבחרים". עובד שנמחק נשמר זמן מה במסך "שחזור עובדים שנמחקו" (עובדים ← שחזור עובדים שנמחקו), אם המסך מופיע בתפריט בחבילה שלכם. המסך מציג את העמודות "שם פרטי", "שם משפחה", "מחלקה/סניף", "ת.ז.", "טלפון נייד", "Email" ו"זמן מחיקה", ובשורה כפתור שחזור וכפתור מחיקה.

הטבלה במסך מציגה את העובדים שנמחקו; אם לא נמחקו עובדים היא ריקה. ת.ז. של עובד שנמחק ועדיין שמור במסך השחזור נחשבת תפוסה, ולכן אי אפשר להקים או לשמור עובד אחר עם אותו מספר. אם העובד לא מופיע לכם במסך, פנו לשירות הלקוחות.

יש עובד פעיל עם אותו מספר. חפשו אותו ברשימת העובדים (חפשו גם עובדים לא פעילים). אם זה כרטיס כפול של אותו אדם, מזגו. אם הכרטיס האחר שגוי, תקנו אותו קודם.

העובד נמחק בעבר וממתין במסך "שחזור עובדים שנמחקו". שחזרו אותו, או מחקו אותו משם סופית. אם אינכם רואים אותו או את המסך, פנו לשירות הלקוחות.

זה תקין: המערכת שומרת מספרים בלי אפס מוביל. אם בשעון הוקם מספר עם אפס מוביל, הקימו אותו בשעון בלי האפס.

מספר עם 0 בסוף או בלעדיו הוא עובד אחר לגמרי. ייתכן שנוצר עובד חדש, או שהעובד המקורי נמחק. בדקו ברשימת העובדים ובמסך "שחזור עובדים שנמחקו". לתיקון, שחזרו את העובד או שנו את הת.ז. למספר הנכון.

בדקו שהת.ז. המשויכת לשבב או לשעון זהה בדיוק לת.ז. בכרטיס העובד. אם עדיין אין החתמות, שלחו לשירות הלקוחות את שם העובד ואת הת.ז. שלו; בלי הנתונים אין דרך לבדוק.

השעון לא מתעדכן משינוי בכרטיס. מחקו את העובד בשעון והקימו אותו מחדש עם הת.ז. התקינה.

האפשרות מוצגת למנהל חברה בלבד. היא נמצאת בתפריט "פעולות" שמעל טבלת העובדים, ואפשר למצוא אותה גם בתיבת "חיפוש פעולה...".

סימנתם עובד אחד, או יותר משניים. סמנו בדיוק שני עובדים בתיבות הסימון.

רק השנים שסומנו בחלון עברו לעובד שנבחר. העובד השני נמחק. אם נותרו נתונים בשנה שלא סומנה, פנו לשירות הלקוחות.

העובד שלא נבחר נמחק, ואין כפתור ביטול. אל תבצעו פעולות נוספות ופנו לשירות הלקוחות.

מנהל חברה: סמנו את העובד ברשימה ← "פעולות" ← "מחק עובדים נבחרים". אם העובד מחתים בשעון, מחקו אותו גם משם. אם הוא עזב את החברה, אפשר להגדיר אותו "כלא פעיל" במקום למחוק.

הדיווחים נשארים בכרטיס. מה שמשתנה הוא המספר שלפיו השעון מזהה את העובד, ולכן יש לעדכן אותו גם בשעון.

בדקו שלא מסוננים עובדים לא פעילים או מחלקה מסוימת, ושהחיפוש ריק. אם עדיין חסר, בדקו במסך "שחזור עובדים שנמחקו". אם אינו שם, פנו לשירות הלקוחות.

המסך תלוי בחבילה ובהרשאות. פנו לשירות הלקוחות כדי לשחזר עובד שנמחק.

ודאו שנבחרו עובד ושנה אחת לפחות. בלי זה תופיע ההודעה "מלא את כל השדות" והמיזוג לא יבוצע.

ודאו שהמספר במערכת זהה למספר העובד בתוכנת השכר.