המדריך מסביר את כל הדרכים שבהן עובד יכול להחתים כניסה ויציאה ב-EZTIME (איזיטיים). לכל שיטה מוסבר מה היא עושה, למי היא מתאימה, איך מפעילים אותה, ומה העובד עושה בפועל. בהרחבה: החתמה באמצעות קוד QR והחתמה באמצעות מדבקת NFC, כולל התקלות הנפוצות ואיך פותרים אותן.

הסרטון מציג בקצרה את כל שיטות הדיווח, איפה מפעילים אותן בכרטיס העובד, איך העובד מחתים עם QR ועם NFC, ומה בודקים כשמדבקת NFC לא נקראת.

שיטת דיווח (או "אמצעי החתמה") היא הדרך שבה העובד מדווח למערכת שהוא התחיל או סיים לעבוד. לכל עסק יש צרכים אחרים:

לכן במערכת יש כמה שיטות. כל שיטה מופעלת לכל עובד בנפרד, בכרטיס העובד, וברוב המקרים אפשר לשלב כמה שיטות יחד (למשל NFC + חובת GPS).

כמעט כל שיטות הדיווח מופעלות בכרטיס העובד:

כך נראה האזור "הגדרות כלליות" (בדוגמה: לעובד מופעלים חובת GPS, קוד QR ומדבקת NFC):

האזור מחולק לקבוצות:

ליד כל הגדרה יש סמל ⓘ. מעבירים עליו את העכבר כדי לראות הסבר קצר, ובחלק מההגדרות לוחצים עליו כדי לפתוח מדריך.

כל מתג הוא בחירה בין פעיל (ירוק) לכבוי. ברירת המחדל לעובד חדש היא "כבוי" בכל ההגדרות, כלומר העובד מחתים באפליקציה בלי מגבלות, אלא אם הוגדרו ערכי ברירת מחדל אחרים לעובדים חדשים.

מה זה: העובד מתקין את אפליקציית EZTIME (איזיטיים) בטלפון, מתחבר עם שם המשתמש והסיסמה שלו, ולוחץ כניסה למערכת כשהוא מתחיל לעבוד ויציאה כשהוא מסיים.

איך מפעילים: אין צורך בהגדרה מיוחדת. מספיק שהמתג "צור משתמש להתחברות" פעיל ושלעובד יש פרטי התחברות. כשכל המתגים של "אימות והחתמה דרך האפליקציה" כבויים, זו השיטה שפועלת.

יתרונות: הכי פשוט, בלי ציוד ובלי הגדרות.

חסרונות: אין שום בדיקה איפה העובד נמצא. הוא יכול להחתים גם מהבית.

מתאים ל: משרדים קטנים, עובדים שסומכים עליהם, עבודה מהבית.

שתי הגדרות שקשורות למיקום הטלפון:

להגדרת המקומות עצמם (כתובת, רדיוס), לבחירת רדיוס נכון ולפתרון שגיאות מיקום יש מדריך נפרד: "הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות".

הפעלה לכמה עובדים יחד: ברשימת העובדים מסמנים עובדים ← פעולות ← בקבוצה מכשיר ומיקום בוחרים "הפעל דרישת GPS בדיווח נוכחות" או "שייך מיקומים מורשים לדיווח" (ראו בתמונה בסעיף 3.4).

קוד QR הוא ריבוע שחור-לבן שמודפס על דף ונתלה במקום העבודה (בכניסה, ליד השעון, בעמדה). בכל כניסה ובכל יציאה העובד פותח את האפליקציה וסורק את הקוד עם המצלמה של הטלפון. כך יודעים שהעובד היה מול הקוד ברגע ההחתמה.

חשוב לדעת: מכיוון שהקוד הוא דף מודפס, עובד יכול לצלם אותו ולסרוק את התמונה מכל מקום. אם חשוב לכם לוודא שהעובד באמת נמצא במקום, שלבו את ה-QR עם "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים" (סעיף 3.2), או השתמשו במדבקת NFC שאי אפשר להעתיק (סעיף 3.4).

אם לוחצים על "הדפס/שמור" ולא נפתח כלום, כנראה שהקוד עוד לא נוצר בחברה. לוחצים קודם על צור קוד 🔄 ואז שוב על הדפס/שמור.

איור להמחשה. המסכים באפליקציה עשויים להיראות מעט שונה, לפי סוג הטלפון וגרסת האפליקציה.

NFC (Near Field Communication) היא טכנולוגיה של תקשורת אלחוטית למרחק קצר מאוד, כמה סנטימטרים. זו אותה טכנולוגיה שמשמשת לתשלום בטלפון בקופה. מדבקת NFC היא מדבקה עגולה וקטנה עם שבב מקודד. מדביקים אותה במקום העבודה, והעובד מקרב אליה את הטלפון בכל כניסה ובכל יציאה.

המדבקות נרכשות ברכישה חד-פעמית, ומגיעות מקודדות ומשויכות לחברה שלכם. אפשר להזמין:

רק מדבקות שהוזמנו מ-EZTIME ומשויכות לחברה שלכם יעבדו. מדבקת NFC רגילה שנקנתה בחנות לא תתקבל, כי היא לא רשומה במערכת.

השדה "מדבקות NFC מותרות לעובד" ריק = העובד יכול להחתים מכל המדבקות של החברה. בוחרים מדבקות רק כשרוצים להגביל עובד לנקודות מסוימות (למשל מאבטח שמחתים רק בעמדה הצפונית).

נפתח חלון "בחר מדבקת NFC להחלה לעובדים":

כדי לבטל NFC לכמה עובדים: מסמנים אותם ← פעולות ← בטל דיווח NFC. העובדים יחזרו להחתים באפליקציה בלי מדבקה.

כשהמדבקות מגיעות, מדביקים אותן במקום שבו העובדים צריכים להחתים. מקום ההדבקה הוא הגורם הכי חשוב להצלחה:

איור להמחשה. באייפון ייתכן שיופיע חלון מערכת של "מוכן לסריקה" בזמן הקריאה.

כל המדבקות של החברה מוצגות במסך המכשירים:

אם בחברה מוגדרים אתרים (סניפים, פרויקטים), אפשר לשייך מדבקות לכל אתר: במסך אתרים ← עריכת אתר ← השדה מדבקות NFC. כל מדבקה יכולה להיות משויכת לאתר אחד בלבד. כשעובד מחתים ממדבקה שמשויכת לאתר, הדיווח נרשם לאתר הזה.

בנוסף יש הגדרה ברמת החברה: הגדרות ← לשונית נוכחות וחישובי שעות ← "אל תאפשר החתמה מדבקת NFC שלא מקושר לאתר העובד".

מה זה: העובד נכנס מהמחשב לפורטל העובד בכתובת www.412.co.il, ולאחר ההתחברות מופיע לו שעון החתמה באתר. מתאים לעובדי משרד שעובדים מול מחשב.

מה זה: העובד מדווח כניסה ויציאה בהודעת SMS או בשיחה למספר הדיווח של המערכת. מתאים לעובדים עם טלפון כשר, טלפון בלי אינטרנט, או עובדים שלא רוצים להתקין אפליקציה.

להוראות המפורטות יש מדריכים נפרדים: "החתמת נוכחות באמצעות SMS" ו"דיווח נוכחות באמצעות שיחה לטלפונים כשרים". הם נפתחים גם מסמל ה-ⓘ שליד ההגדרה.

מה זה: טאבלט שקבוע במקום העבודה (למשל בכניסה), עם אפליקציית העמדה של EZTIME. כל העובדים מחתימים על אותו טאבלט, ולכן לא צריך שלכל עובד יהיה סמארטפון.

מה זה: שעון נוכחות שמותקן בכניסה ומזהה את העובד בטביעת אצבע, בזיהוי פנים או בכרטיס. השעון מחובר לענן, והדיווחים עוברים למערכת אוטומטית.

זו לא שיטת דיווח, אלא הגנה שאפשר להוסיף לכל שיטה שעובדת דרך האפליקציה:

בדוח הנוכחות היומי והחודשי מופיע ליד כל שעה סמל קטן שמראה איך היא דווחה. הלחצן "מקרא סמלי דיווחים" בדוח פותח מקרא של כל הסמלים:

ברוב המקרים מדבקה שלא נקראת היא לא תקלה במערכת, אלא בעיה במקום ההדבקה או בטלפון של העובד. הנה התקלות הנפוצות, לפי הסדר שבו כדאי לבדוק:

התסמין: אף עובד לא מצליח לקרוא את המדבקה, או שהיא נקראת רק לפעמים, אחרי הרבה ניסיונות.

הסיבה: משטח מתכת (דלת ברזל, משקוף, ארון חשמל, מעלית, מקרר, עמוד מתכת, שלט מתכת) משבש את השדה המגנטי שהמדבקה צריכה כדי לעבוד. זו התקלה הנפוצה ביותר.

הפתרון:

התסמין: רק עובד מסוים לא מצליח, ואצל אחרים זה עובד.

הפתרון: לעובד הזה בוחרים שיטה אחרת: מקומות מותרים לדיווח (GPS), קוד QR, SMS או שיחת טלפון, טאבלט או שעון נוכחות. כדי לבטל לו NFC: כרטיס העובד ← הגדרות משתמש ← "אפשר לדווח עם סריקת מדבקת NFC בלבד" ← כבוי ← שמירה.

התסמין: הטלפון תומך ב-NFC, אבל המדבקה לא נקראת או נקראת רק כשמורידים את הכיסוי.

הסיבות:

הפתרון: לנסות להחתים בלי הכיסוי. אם זה עובד, להוציא את הכרטיסים מהכיסוי, להזיז את הטבעת, או להחליף לכיסוי דק רגיל מסיליקון או פלסטיק.

באנדרואיד אפשר לכבות את ה-NFC, ובחלק מהטלפונים הוא כבוי כברירת מחדל. איך מפעילים:

באייפון אין מתג NFC. הקריאה תמיד זמינה כשהאפליקציה מבקשת אותה.

המדבקה נקראה, אבל המערכת לא קיבלה את ההחתמה. הסיבות האפשריות:

בשתי השיטות העובד מחתים מול משהו שתלוי במקום העבודה. QR הוא דף מודפס: חינמי ומהיר, אבל אפשר לצלם אותו ולהחתים מכל מקום. NFC היא מדבקה עם שבב: עולה כסף (רכישה חד-פעמית), אבל אי אפשר להעתיק אותה, אפשר לקבוע לכל עובד מאילו מדבקות הוא מחתים, ורואים בדוחות מאיזו מדבקה הוא החתים. אם חשוב לוודא נוכחות פיזית, בחרו NFC.

לא. יש קוד אחד לכל החברה, וכל העובדים סורקים אותו. אפשר להדפיס כמה עותקים ולתלות בכמה מקומות.

כן. הקוד מבוסס על מספר החברה, ולכן הוא נשאר אותו קוד גם אחרי לחיצה חוזרת.

לא. רק מדבקות שהוזמנו מ-EZTIME ומשויכות לחברה שלכם מתקבלות. מזמינים בטלפון 079-999-1111 או דרך "החנות שלנו".

מדבקה אחת לכל נקודה שבה העובדים מחתימים. למשל, סניף עם כניסה אחת = מדבקה אחת. אתר עם עמדות שמירה = מדבקה לכל עמדה. כל העובדים יכולים להחתים מאותה מדבקה.

ב"המדבקות NFC שלי" מופיעים השם והקוד של כל מדבקה. אם לא בטוחים, מבקשים מעובד להחתים מהמדבקה ובודקים באיזו שורה התעדכן "שימוש אחרון", או בדוח אמצעי החתמה (סוג NFC). אחר כך משנים את השם עם כפתור העריכה.

כשההגדרה פעילה, ההחתמה באפליקציה מחייבת מדבקה. אם העובד צריך להחתים לפעמים בלי מדבקה, אפשר לכבות לו את ההגדרה באותם ימים, להפעיל לו שעון בפורטל העובד, או שהוא ישלח בקשה לתיקון שעות שהמנהל יאשר.

העובד שולח בקשה לתיקון שעות מהאפליקציה או מהפורטל, והמנהל מאשר. מנהל יכול גם להזין את השעה ידנית בדוח הנוכחות. דיווח שנוסף או נערך על ידי המנהל מסומן בכוכבית בדוח.

מתקינים את האפליקציה בטלפון החדש ומתחברים. אם לעובד מופעל "התחברות ממכשיר נוכחי בלבד (UDID)", לוחצים בכרטיס העובד על אפס UDID ושומרים. לשימוש ב-NFC בודקים שגם לטלפון החדש יש NFC (סעיף 6.2).

כן. ב"המדבקות NFC שלי" מסמנים "משויך לתפקיד / פרויקט" ובוחרים את התפקיד או הפרויקט. מאותו רגע כל החתמה מהמדבקה נרשמת עם התפקיד הזה.

בודקים ש: (1) אתם בלשונית הגדרות משתמש; (2) המתג "צור משתמש להתחברות" פעיל, אחרת האזור "הגדרות כלליות" מוסתר; (3) אתם מחוברים כמנהל עם הרשאה לערוך עובדים.

כן. רשימת עובדים ← מסמנים את כולם (תיבת הסימון בכותרת הטבלה) ← פעולות ← מכשיר ומיקום ← הפעל דיווח NFC ← בוחרים מדבקות (או משאירים ריק) ← לשמור.

לא. SMS ושיחת טלפון עובדים מכל טלפון, גם כשר. צריך שהמודול "דיווח טלפוני" יהיה פעיל בחברה ושההגדרה תהיה פעילה לעובד.

שלושת הכללים הכי חשובים ב-NFC:
1. לא להדביק על מתכת. קיר, עץ, זכוכית או פלסטיק.
2. להוריד כיסוי עבה, מתכתי או ארנק אם לא נקרא.
3. באנדרואיד להפעיל NFC בהגדרות, ולהצמיד את מרכז הגב (באייפון את החלק העליון) 1–3 שניות.