מה זה ומתי צריך את זה
יציאה אוטומטית ממקומות מותרים מחתימה יציאה לעובד באופן אוטומטי כשהוא עוזב את הרדיוס של מקום מותר לדיווח (אתר העבודה, מיקום מדבקת NFC וכדומה). זה עוזר למנוע משמרות "פתוחות" כשעובד שכח להחתים יציאה.
המאמר מיועד למנהל החברה. ההגדרה נעשית במערכת בדפדפן, והיציאה עצמה מתבצעת באפליקציית העובד.
מה המדריך הזה כולל
המדריך כולל: מדריך מקוצר, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, הפעלת האפשרות בהגדרות הגלובליות, יצירת מקומות מותרים ורדיוסים, שיוך עובדים למקומות, הפעלת NFC, מה העובד רואה, איך מזהים יציאה אוטומטית בדוח, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא ומילון מונחים. נושאים קרובים שיש להם מדריך משלהם: "הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS", "תפעול מדבקות NFC דרך אפליקציית איזיטיים" ו"שיטות דיווח נוכחות – QR, NFC, GPS, פורטל, SMS, טאבלט ושעון נוכחות".
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך מגדירים יציאה אוטומטית ממקומות מותרים: הפעלת האפשרות בהגדרות האפליקציה, הוספת מקום מותר לדיווח, שיוך מקומות לעובדים, הפעלת דיווח NFC לעובדים שמחתימים במדבקה, והחתמת כניסה באפליקציה עם גישה תמידית למיקום.
מדריך מקוצר
היכנסו ל"הגדרות גלובליות" ← "הגדרות אפליקציה" והפעילו את "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים". לחצו "לשמור".
היכנסו ל"ניהול דיווחים" ← "מקומות מותרים לדיווח" ולחצו "הוסף חדש".
מלאו "שם מיקום", "רדיוס אפשרי" וכתובת, וסמנו את המקום על המפה. לחצו "לשמור".
היכנסו ל"עובדים" ← "רשימת עובדים", סמנו עובדים, לחצו "פעולות" ובחרו "שייך מיקומים מורשים לדיווח".
אם העובדים מחתימים עם מדבקת NFC: "פעולות" ← "הפעל דיווח NFC".
העובד מחתים "כניסה לעבודה" באפליקציה מתוך המקום המותר, ומאשר לאפליקציה גישה למיקום "תמיד".
1. מי יכול לעשות מה
כל מסך מופיע בתפריט רק למי שיש לו הרשאה אליו בחבילה ובהרשאות המשתמש.
תפקיד | מה רואה ועושה |
מנהל חברה | מפעיל את האפשרות בהגדרות הגלובליות, מגדיר מקומות מותרים ורדיוסים, משייך עובדים ומפעיל NFC. |
מנהל מחלקה / מנהל סידור עבודה | הגישה למסכים תלויה בהרשאות שהוגדרו לו בתפריט. ההגדרה "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים" היא הגדרה של כל החברה. |
עובד | לא מגדיר דבר. מחתים באפליקציה, והיציאה האוטומטית מתבצעת בטלפון שלו. |
2. מה צריך כדי שזה יעבוד
האפשרות "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים" מופעלת בהגדרות הגלובליות.
קיים לפחות מקום מותר אחד עם רדיוס.
לעובד מופעלת האפשרות "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים" (נדלקת אוטומטית כששיכים לו מקומות דרך "שייך מיקומים מורשים לדיווח"). עובד שאין לו הגבלה כזו לא מקבל נתוני יציאה אוטומטית.
העובד מחתים כניסה באפליקציה כשהוא נמצא בתוך הרדיוס של אחד המקומות המותרים שלו. נתוני המקום והרדיוס נשלחים לאפליקציה בעת החתמת הכניסה, ולכן שינוי בהגדרות חל מהכניסה הבאה.
העובד אישר לאפליקציה הרשאת מיקום "תמיד".
3. הפעלת האפשרות בהגדרות הגלובליות
איפה: "הגדרות גלובליות" ← לשונית "הגדרות אפליקציה".
בשלב הראשון נכנסים ללשונית "הגדרות אפליקציה" בראש המסך (ראו בתמונה למטה).
בלשונית מופיעה האפשרות "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים" עם התיאור: "כאשר מופעל, האפליקציה מקבלת את הקואורדינטות והרדיוס של המיקום המורשה לאחר דיווח, כדי לבצע יציאה אוטומטית כשהעובד יוצא מהאזור." הפעילו אותה ולחצו "לשמור" בתחתית העמוד.
4. יצירת מקומות מותרים ורדיוסים
איפה: "ניהול דיווחים" ← "מקומות מותרים לדיווח". המסך נקרא "ניהול מיקומי דיווחי נוכחות" וכולל את הטבלה "מיקומים מותרים לדיווח נוכחות" (עמודות "שם מיקום" ו"רדיוס אפשרי") ואת הטבלה "רשימת דיווחים שחרגו מהמיקומים המותרים".
לחצו "הוסף חדש" (ראו בתמונה למטה).
נפתח חלון עם השדות "שם מיקום", "רדיוס אפשרי" וכתובת, ומפה מתחתיהם.
"שם מיקום": שם חופשי, למשל "משרד ראשי". גרשיים, גרש מעוקם וסימן ` נמחקים מהשם בשמירה.
"רדיוס אפשרי": בחרו 100m, 200m, 300m, 400m, 500m, 1km, 5km, 10km, 50km, 100km, או "מותאם". ב"מותאם" מופיע שדה להקלדת רדיוס בקילומטרים (למשל 0.5 הוא 500 מטר). הטבלה מציגה את הרדיוס בקילומטרים, למשל "0.5KM".
כתובת (ברירת מחדל בשדה: "לדוגמא:יפו 100,ירושלים"): הקלידו כתובת ובחרו מהרשימה או לחצו על סמל החיפוש, או לחצו ישירות על המפה. סמן ועיגול מראים את המקום והרדיוס. חובה לסמן נקודה על המפה, אחרת השדה מהבהב באדום ולא נשמר.
לחצו "לשמור". "בטל" סוגר בלי לשמור.
בכל שורה בטבלה יש שלושה כפתורים: "עריכה" (עיפרון), "מחיקה" (פח, עם הודעת אישור) ו"צפה במיקום" (סמן מפה, פותח את החלון לצפייה בלבד).
אם החבילה מגבילה את מספר המקומות, ניסיון להוסיף מעבר למכסה נכשל עם ההודעה "You already reached its limit count."
5. שיוך עובדים למקומות מותרים
איפה: "עובדים" ← "רשימת עובדים".
סמנו את העובדים בתיבות הסימון בשורות הטבלה (או בתיבה שבכותרת כדי לסמן את כולם), לחצו "פעולות" ובחרו "שייך מיקומים מורשים לדיווח" (ראו בתמונה למטה).
נפתח חלון עם הכותרת "בחר מקומות לדיווח" ושדה בחירה "בבקשה בחר מקום מותר לדיווח". בחרו מקום אחד או יותר ולחצו "לשמור".
אם לא בחרתם מקום ושמרתם, העובדים מוגבלים לכל מקומות החברה.
אם לא סימנתם עובדים, מופיעה ההודעה "בחר עובדים".
הפעולה מפעילה לעובד את "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים". הוא יוכל להחתים רק מתוך הרדיוסים המותרים לו.
לביטול: סמנו עובדים ובחרו "פעולות" ← "בטל מיקומים מורשים לדיווח". העובדים לא יוגבלו יותר, ולא תתבצע להם יציאה אוטומטית.
אפשר גם לשייך בכרטיס העובד: "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים" (פעיל/מושבת) ו"מקומות מותרים לדיווח(ריק=כל המקומות)".
6. הפעלת NFC (למי שמשתמש במדבקות NFC)
איפה: "עובדים" ← "רשימת עובדים". סמנו עובדים, לחצו "פעולות" ובחרו "הפעל דיווח NFC" (ראו בתמונה למטה). בחלון "בחר מדבקת NFC להחלה לעובדים" בחרו את המדבקות ולחצו "לשמור".
עובד שמחתים בעזרת NFC מחתים כניסה כשהוא ליד המדבקה, ולכן מומלץ להגדיר את הרדיוס סביב מיקום המדבקה עצמה.
7. איך זה נראה אצל העובד
העובד פותח את האפליקציה, מתחבר ולוחץ "כניסה לעבודה".
עובד NFC מתבקש לקרב את הטלפון למדבקה.
האפליקציה מבקשת הרשאת מיקום, והעובד מאשר "תמיד".
כשהעובד עוזב את הרדיוס, האפליקציה מחתימה יציאה אוטומטית.
העובד מקבל התראה באפליקציה שבוצעה יציאה אוטומטית.
היציאה נרשמת גם כשהעובד כבר מחוץ לאזור המותר. יציאה רגילה מחוץ לאזור נחסמת, אך יציאה אוטומטית מאושרת.
8. איך מזהים יציאה אוטומטית בדוח
בדוח היומי, ליד יציאה שבוצעה אוטומטית מופיעה בכתום התווית "יציאה אוטומטית" עם סמל שרביט. ריחוף עליה מציג: "היציאה דווחה אוטומטית על ידי האפליקציה כשהעובד יצא מהמיקום המורשה".
9. מה קובע הרדיוס – דוגמה
האפליקציה מקבלת את הרדיוס במטרים: הערך שבחרתם בקילומטרים כפול 1000.
בחירה בחלון | רדיוס שהאפליקציה מקבלת |
500m (0.5) | 500 מטר |
1km (1) | 1000 מטר |
"מותאם" עם 2 | 2000 מטר |
נקודה נחשבת בתוך המקום כשהמרחק ממרכזו קטן מהרדיוס.
הודעות שגיאה
הודעה | משמעות ומה עושים |
You already reached its limit count. | הגעתם למכסת המקומות בחבילה. מחקו מקום שאינו בשימוש או פנו לתמיכה. |
בחר עובדים | לא סומן עובד ברשימה. סמנו ונסו שוב. |
הודעה על מקום לא מותר (בשעת הכניסה באפליקציה) | העובד מחתים מחוץ לרדיוס המותר לו. ראו "הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS". |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ הפעלתי את האפשרות והעובד לא יצא אוטומטית
בדקו: האפשרות מופעלת ונשמרה; לעובד מופעל "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים"; העובד החתים כניסה בתוך רדיוס של מקום מותר; ההרשאה במכשיר "תמיד". הנתונים נשלחים בעת הכניסה, ולכן אחרי שינוי הגדרה העובד צריך להחתים כניסה חדשה.
❓ אני לא רואה את המסך "מקומות מותרים לדיווח"
המסך מוצג רק למשתמש עם הרשאה אליו ובחבילה שכוללת אותו. פנו למנהל החברה או לתמיכה.
❓ אני לא רואה את "הגדרות אפליקציה"
היכנסו ל"הגדרות גלובליות" ובחרו את הלשונית "הגדרות אפליקציה" בשורת הלשוניות. אם "הגדרות גלובליות" לא מופיע, אין למשתמש הרשאה.
❓ עובד לא מופיע ברשימה לשיוך
בדקו שהוא עובד פעיל, ונקו את שדה החיפוש ברשימת העובדים.
❓ "שייך מיקומים מורשים לדיווח" לא עושה כלום
לא סומן עובד ("בחר עובדים"), או שלא נלחץ "לשמור" בחלון.
❓ הכפתור "לשמור" בחלון המקום לא שומר
חובה לסמן נקודה על המפה ולמלא "שם מיקום". שדה חסר מהבהב באדום. בבחירת "מותאם" חובה להקליד רדיוס.
❓ טעיתי ברדיוס או בכתובת, איך מתקנים
לחצו "עריכה" בשורת המקום, שנו ושמרו. התיקון חל מהכניסה הבאה של העובדים.
❓ איך מוחקים מקום מותר
לחצו "מחיקה" בשורה ואשרו.
❓ מה קורה לעובדים אחרי שמחקתי מקום
המקום נמחק מהרשימה. מומלץ לוודא שלכל עובד נשאר מקום מותר דרך "שייך מיקומים מורשים לדיווח".
❓ עובד NFC נחתם אבל לא יצא אוטומטית
בדקו שהרדיוס מוגדר סביב מיקום המדבקה, שהוא מחתים כשהוא קרוב אליה, ושהעובד משויך למקום המותר.
❓ איך מבטלים את היציאה האוטומטית לעובד מסוים
"פעולות" ← "בטל מיקומים מורשים לדיווח" לאותו עובד. פעולה זו מבטלת גם את ההגבלה לדווח רק ממקומות מותרים. כדי לבטל לכולם כבו את האפשרות בהגדרות הגלובליות.
❓ אני רוצה להשאיר את המקומות המותרים לדיווח, אבל בלי שהאפליקציה תוציא את העובדים אוטומטית
אפשר. היציאה האוטומטית וההגבלה למקומות מותרים הן שתי הגדרות נפרדות. היכנסו ל"הגדרות גלובליות" ← לשונית "הגדרות אפליקציה", כבו את "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים" ולחצו "לשמור". העובדים ימשיכו להיות מוגבלים להחתמה מתוך המקומות המותרים, אבל המשמרת תיגמר רק כשהעובד מחתים יציאה בעצמו.
ההגדרה חלה על כל החברה: אין אפשרות להשאיר יציאה אוטומטית לחלק מהעובדים ולבטל אותה לאחרים בלי לבטל להם גם את ההגבלה למקומות. נתוני המקום נשלחים לאפליקציה בהחתמת הכניסה, ולכן השינוי חל מהכניסה הבאה של כל עובד. שימו לב: עובד שיצא מהעבודה בלי להחתים יציאה יצטרך לחזור לאזור כדי להחתים, או שהמנהל יוסיף את שעת היציאה ידנית.
❓ יציאה אוטומטית נרשמה והעובד טוען שעדיין עבד
בדוח היומי מסומנת יציאה אוטומטית. תקנו את הדיווח ידנית. מומלץ להרחיב את הרדיוס אם האתר גדול.
❓ מה רואים ברשימת החריגים
בטבלה "רשימת דיווחים שחרגו מהמיקומים המותרים" מופיעים שם העובד, "זמן דיווח" ו"מיקום דיווח" לפי חודש שנבחר. כפתור "צפה במיקום" מושבת כשאין מיקום.
❓ עובד לא יכול להחתים כלל
ייתכן שהוא מחוץ לרדיוס המותר. ראו "הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS".
❓ אפשר לקבוע רדיוס שונה לעובד שונה
הרדיוס שייך למקום. כדי להבדיל, צרו כמה מקומות ושייכו לכל עובד את שלו.
מקרא סמלים וצבעים
סמל | משמעות |
"יציאה אוטומטית" בכתום עם שרביט | היציאה נרשמה אוטומטית על ידי האפליקציה. |
עיפרון | "עריכה" |
פח | "מחיקה" |
סמן מפה | "צפה במיקום" |
עיגול ורוד על המפה | הרדיוס של המקום. |
מילון מונחים
מקום מותר: נקודה על המפה עם רדיוס שמותר לדווח ממנה.
רדיוס: המרחק המרבי מהנקודה, נקבע בקילומטרים ומומר למטרים באפליקציה.
יציאה אוטומטית: יציאה שהאפליקציה מחתימה כשהעובד עוזב את הרדיוס.
NFC: מדבקה שאליה העובד מקרב את הטלפון להחתמה.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
להפעיל יציאה אוטומטית | הגדרות גלובליות ← הגדרות אפליקציה | האפליקציה מקבלת מיקום ורדיוס אחרי הכניסה. |
להוסיף מקום וקבוע רדיוס | ניהול דיווחים ← מקומות מותרים לדיווח | קובע את האזור. |
לשייך עובדים | עובדים ← רשימת עובדים ← פעולות | העובד מוגבל למקומות ומקבל יציאה אוטומטית. |
לבטל לעובדים | פעולות ← בטל מיקומים מורשים לדיווח | מסיר הגבלה ויציאה אוטומטית. |
מאמרים קשורים
צפייה במקור דיווח הנוכחות
הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS
תפעול מדבקות NFC דרך אפליקציית איזיטיים
שיטות דיווח נוכחות – QR, NFC, GPS, פורטל, SMS, טאבלט ושעון נוכחות