הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS

הסרטון מציג את כל התהליך בקצרה: הוספת מקום, בחירת רדיוס, הפעלה לעובד, ומה עושים כשעובד מקבל שגיאה.

מקום מותר לדיווח הוא נקודה על המפה (למשל המשרד, המחסן, הסניף או אתר העבודה) יחד עם רדיוס סביבה. הרדיוס יוצר "עיגול" על המפה.

כשהאפשרות מופעלת לעובד, בכל פעם שהעובד לוחץ "כניסה" או "יציאה" באפליקציית הנוכחות בטלפון:

שימו לב: המגבלה בודקת דיווחים חדשים בלבד, מרגע ההפעלה. דיווחים שכבר נשמרו לא משתנים ולא נמחקים.

חשוב: קודם מגדירים את המקומות, ורק אחר כך מפעילים את המגבלה לעובדים. אם מפעילים לעובד את המגבלה כשאין בחברה אף מקום מותר, העובד לא יוכל לדווח מאף מקום.

בתפריט הראשי (בצד ימין) לוחצים על "ניהול דיווחים", ובתפריט המשנה שנפתח בוחרים "מקומות מותרים לדיווח" (ראו בתמונה למטה).

המסך נקרא "ניהול מיקומי דיווחי נוכחות", ויש בו שני חלקים:

המסך זמין למנהל החברה (מנהל מערכת).

לכל מקום ברשימה מופיעים:

מעל הרשימה יש שדה חיפוש לפי שם, ובחירה של כמה מקומות להציג בעמוד.

לוחצים על הכפתור הירוק "הוסף חדש" מעל רשימת המקומות.

נפתח חלון עם שלושה שדות ומפה:

הרדיוס קובע את גודל העיגול סביב הנקודה. העובד יכול לדווח רק מתוך העיגול. האפשרויות ברשימה:

100m, 200m, 300m, 400m, 500m, 1km, 5km, 10km, 50km, 100km, ו"מותאם".

💡 איזה רדיוס לבחור?
• משרד, חנות או סניף בתוך בניין: 200 עד 300 מטר. זו ההמלצה לרוב העסקים.
• מפעל, מחסן גדול, קניון, בית חולים, קמפוס או אזור תעשייה: 300 עד 500 מטר.
• אתר בנייה או שטח פתוח גדול: 500 מטר עד 1 ק"מ.
• 100 מטר: רק כשהעובדים מדווחים בשטח פתוח, ליד הנקודה. בתוך בניין 100 מטר הוא כמעט תמיד קטן מדי.
הסיבה: בתוך בניין, ובמיוחד בקומות גבוהות, במרתף או בין בניינים גבוהים, ה-GPS של הטלפון יכול לסטות בעשרות ואף במאות מטרים. ההסבר המלא בפרק 10.

אם אף אחת מהאפשרויות לא מתאימה, בוחרים "מותאם". מתחת לרשימה נפתח שדה שבו מקלידים רדיוס משלכם (ראו בתמונה למטה).

⚠️ הרדיוס המותאם נכתב בקילומטרים, לא במטרים!
• 150 מטר ← מקלידים 0.15
• 250 מטר ← מקלידים 0.25
• 2 קילומטר ← מקלידים 2
טעות נפוצה: מקלידים "200" מתוך כוונה ל-200 מטר, ובפועל נוצר רדיוס של 200 קילומטר, והעובד יכול לדווח כמעט מכל הארץ. ההפך: "0.02" הוא 20 מטר בלבד, והעובדים יקבלו שגיאה כל הזמן.
בנוסף, כשבוחרים "מותאם", העיגול על המפה לא מראה את הערך שהקלדתם. הבדיקה של הדיווחים נעשית לפי המספר שהוקלד.

יש שלוש דרכים לקבוע את הנקודה:

על המפה:

בדקו תמיד שהסיכה האדומה יושבת בדיוק על הבניין. כשמקלידים רק שם רחוב או רק שם עיר, Google לפעמים מציב את הנקודה באמצע הרחוב או במרכז העיר, רחוק מהעסק. אם הנקודה לא במקום, לוחצים על המפה בדיוק על הבניין.

להשוואה, אותו מקום עם רדיוס 100 מטר ועם רדיוס 500 מטר:

לוחצים "לשמור". המקום נוסף לרשימה, ומופיעה הודעת הצלחה. "בטל" סוגר את החלון בלי לשמור.

אם שדה חובה חסר, המערכת לא שומרת, והשדה החסר מהבהב באדום:

המערכת שומרת רק את הנקודה (קואורדינטות) ואת הרדיוס, לא את הכתובת. לכן כשפותחים מקום קיים לעריכה, שדה הכתובת ריק. זה תקין. הנקודה מופיעה על המפה.

לוחצים על 📍 בשורה של המקום. נפתח חלון עם המפה, הנקודה והעיגול בלבד, בלי שדות ובלי כפתור שמירה. מתאים לבדיקה מהירה שהמקום מוגדר נכון.

לוחצים על 🗑️ ומאשרים. לפני מחיקה, ודאו שאף עובד לא משויך רק למקום הזה, אחרת העובד לא יוכל לדווח מאף מקום. ראו פרק 7.3.

בדרך כלל אין הגבלה. בחלק מהחבילות יש מספר מקסימלי של מקומות. כשמגיעים אליו, השמירה של מקום חדש נכשלת עם ההודעה "You already reached its limit count". במקרה כזה פנו לתמיכה כדי להגדיל את המכסה, או מחקו מקום שכבר לא בשימוש.

מתי לבחור מקומות, ומתי להשאיר ריק?
• לחברה יש מקום אחד: אפשר להשאיר ריק. העובד יוכל לדווח מהמקום היחיד.
• כמה סניפים, וכל עובד עובד בסניף שלו: בוחרים לכל עובד את הסניף שלו.
• עובד שעובר בין סניפים: בוחרים את כל הסניפים שהוא עובד בהם, או משאירים ריק כדי לאפשר את כולם.
• זהירות: כשהרשימה ריקה, כל מקום חדש שתוסיפו בעתיד יהיה מותר אוטומטית גם לעובד הזה.

כדאי להפעיל יחד עם "דרוש מיקום GPS בעת החתמה"? לא חובה. כשהמגבלה למקומות מופעלת, המערכת ממילא מקבלת את המיקום בכל דיווח, ובלי מיקום הדיווח נדחה. "דרוש מיקום GPS" שימושי בעיקר לעובדים בלי מגבלת מקומות, כשרוצים רק לדעת מאיפה דיווחו.

שימו לב:
• "שייך מיקומים מורשים לדיווח" מחליף את רשימת המקומות של כל עובד מסומן, ולא מוסיף עליה. עובד שהיו לו "תל אביב" ו"חיפה", ושייכתם לו "נתניה" בפעולה הזאת, יישאר רק עם "נתניה".
• אם לוחצים "לשמור" בחלון בלי לבחור אף מקום, העובדים יקבלו מגבלה עם רשימה ריקה, כלומר מותר להם לדווח מכל המקומות של החברה.
• אם לא סימנתם אף עובד, מופיעה הודעה שצריך לבחור עובדים קודם.

כדי שכל עובד חדש יקבל את המגבלה אוטומטית, בלי להיכנס לכרטיס שלו:

ברירת המחדל חלה רק על עובדים שנוספים אחרי השמירה: הוספה ידנית, ייבוא, או הרשמה עצמית של עובד. עובדים קיימים לא משתנים. כדי לעדכן אותם, השתמשו בפעולה הקבוצתית (פרק 5).

המגבלה בודקת גם יציאה, לא רק כניסה. עובד שיצא מהעבודה ושכח להחתים יציאה, ומנסה להחתים מהבית או מהדרך, יקבל שגיאה. במקרה כזה:

אפשר להגדיר שהאפליקציה תחתים יציאה בעצמה כשהעובד יוצא מעיגול המקום. מגדירים בהגדרות החברה ← לשונית "הגדרות אפליקציה" ← "אפשר יציאה אוטומטית ממיקומים מורשים".

כשההגדרה פעילה, אחרי כניסה מתוך מקום מותר, האפליקציה מקבלת את הנקודה והרדיוס של המקום. כשהעובד יוצא מהאזור, היא מחתימה יציאה אוטומטית. יציאה אוטומטית כזאת מתקבלת למרות שהעובד כבר מחוץ לאזור. יש על זה מדריך נפרד: "יציאה אוטומטית ממקומות מותרים לפי רדיוס".

אם עובד משויך רק למקום שנמחק, והמגבלה פעילה אצלו, הוא לא יוכל לדווח מאף מקום. לכל דיווח שלו הוא יקבל שגיאת מיקום.
​לפני מחיקת מקום: שייכו את העובדים שלו למקום אחר (בכרטיס או בפעולה הקבוצתית). אחרי מחיקה בטעות: פתחו את כרטיס העובד ← "הגדרות משתמש" ← בחרו מקום אחר ברשימה, ושמרו.
אם רוצים רק להעביר את המקום לכתובת חדשה, עדיף לערוך אותו (✏️) ולהזיז את הנקודה, במקום למחוק וליצור חדש. כך כל העובדים נשארים משויכים.

בתחתית מסך "מקומות מותרים לדיווח" נמצא החלק "רשימת דיווחים שחרגו מהמיקומים המותרים".

הרשימה בודקת את כל הדיווחים מהאפליקציה, גם של עובדים שהמגבלה לא מופעלת אצלם. לכן היא שימושית גם בלי לחסום: אפשר להפעיל לעובדים רק "דרוש מיקום GPS", ולבדוק פעם בחודש מי דיווח מחוץ לעסק.

המערכת בודקת את המרחק בקו אוויר בין המיקום שהטלפון שלח ובין הנקודה האדומה של המקום. אם המרחק קטן מהרדיוס, הדיווח מתקבל.

הבעיה היא שהמיקום שהטלפון שולח הוא לא תמיד המיקום האמיתי. הטלפון מחשב מיקום מלוויינים, מרשתות Wi-Fi ומאנטנות סלולריות, והדיוק משתנה:

לכן, עובד שנמצא בתוך הבניין, כשהרדיוס 100 מטר, עלול לקבל שגיאה רק כי הטלפון "חשב" שהוא נמצא 110 מטר מהנקודה. עם רדיוס של 250 מטר אותו דיווח היה עובר:

זו התקלה הנפוצה ביותר. בודקים לפי הסדר:

כשמופעל "דרוש מיקום GPS בעת החתמה" או "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים", והטלפון לא שלח מיקום בכלל, הדיווח נדחה. בודקים ש-GPS דלוק ושלאפליקציה יש הרשאת מיקום (ראו השאלה הקודמת).

ההגדרות מופיעות בלשונית "הגדרות משתמש", רק כשהמתג "צור משתמש להתחברות" במצב פעיל. עובד בלי משתמש לא מתחבר לאפליקציה, ולכן אין לו הגדרות דיווח מהטלפון. הפעילו את המתג, השלימו שם משתמש וסיסמה (או שלחו לעובד קישור), ואז ההגדרות יופיעו.

רשימת "מקומות מותרים לדיווח" מופיעה רק אחרי שמעבירים את "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים" לפעיל.

עוד לא הוגדרו מקומות בחברה. קודם מוסיפים מקום בניהול דיווחים ← מקומות מותרים לדיווח (פרק 3), ואז חוזרים לכרטיס העובד.

המגבלה בודקת גם יציאה. העובד צריך לחזור לאזור, או שהמנהל מוסיף את שעת היציאה ידנית. כדי למנוע את זה בעתיד, אפשר להפעיל יציאה אוטומטית. ראו 7.1 ו-7.2.

לא. המערכת שומרת רק את הנקודה על המפה ואת הרדיוס, בלי הכתובת. הנקודה והעיגול מופיעים על המפה. אם לא משנים כלום, אפשר לסגור את החלון.

לא. השינוי חל מיד על כל העובדים המשויכים למקום, מהדיווח הבא שלהם.

הבדיקה נעשית בשרת בזמן הדיווח, ולכן המגבלה חלה מיד. האפליקציה עצמה מקבלת חלק מההגדרות (למשל אם לבקש מיקום) כשהעובד מתחבר. לכן כדאי שהעובד יסגור את האפליקציה לגמרי ויפתח מחדש, או יתנתק ויתחבר.

בכרטיס העובד ← "הגדרות משתמש" ← "מקומות מותרים לדיווח", בוחרים את שני הסניפים. העובד יוכל לדווח מכל אחד מהם. אם משאירים את הרשימה ריקה, הוא יוכל לדווח מכל המקומות של החברה.

כן. המגבלה מוגדרת לכל עובד בנפרד. עובדים שלא הפעלתם להם אותה ממשיכים לדווח מכל מקום.

הגעתם למספר המקומות המקסימלי בחבילה שלכם. פנו לתמיכה להגדלת המכסה, או מחקו מקום שלא בשימוש. לפני מחיקה, ראו 7.3.

לא. רק דיווחים חדשים נבדקים. דיווחים שכבר נשמרו נשארים כמו שהם.

לא. תיקון או הוספה ידנית של דיווח על ידי מנהל לא נבדקים מול המיקום.

200 מטר לעסק בתוך בניין. 100 מטר רק כשהעובדים מחתימים בחוץ, בשטח פתוח, ליד הנקודה. רדיוס קטן יותר יגרום לשגיאות "לא נמצא במקום" גם לעובדים שנמצאים בעבודה.

שלושת הכללים הכי חשובים:
1. רדיוס של 200 עד 300 מטר לרוב העסקים. 100 מטר קטן מדי בתוך בניין.
2. הסיכה האדומה על הבניין, לא באמצע הרחוב.
3. רדיוס "מותאם" בקילומטרים: 0.25 = 250 מטר.