כשעובד סיים את העסקתו או שאין צורך שיופיע ברשימה השוטפת, מגדירים אותו כ"לא פעיל": הנתונים ההיסטוריים שלו נשמרים במערכת, והוא יוצא מהרשימה הפעילה. עובד לא פעיל אינו נספר במכסת העובדים הפעילים של החשבון. אפשר להחזיר אותו לסטטוס "פעיל" בכל רגע.

המדריך כולל: מי יכול לשנות סטטוס, שתי שיטות עבודה (בכרטיס העובד ולקבוצת עובדים), איך מציגים או מסתירים עובדים לא פעילים ברשימה, איך מחזירים עובד לפעיל, ההבדל בין "לא פעיל" לבין מחיקה, הודעת המכסה, שאלות ופתרון בעיות, מקרא ומילון. הוספת עובד מתוארת במדריך "הוספת עובד חדש", ושחזור תעודת זהות אחרי מחיקה במדריך "תעודת זהות קיימת במערכת לאחר מחיקת עובד".

הסרטון מראה איך מגדירים עובד כלא פעיל: כניסה לרשימת העובדים, פתיחת כרטיס העובד, העברת המתג "סטטוס" ל"כבוי", שמירה, והגדרה של כמה עובדים יחד דרך "פעולות".

שינוי סטטוס שמור למנהלי מערכת ולמנהלים בעלי הרשאה כזאת. הכפתורים מוצגים רק למשתמש שהגדרת "הסתר סטטוס עובדים" אצלו אינה פעילה.

"הסתר סטטוס עובדים" היא הגדרה של כל משתמש בנפרד (בהגדרות האפליקציה של המשתמש, עם המתגים "פעיל" ו"כבוי"). כשהיא פעילה, המשתמש לא רואה את מתג הסטטוס ואת שתי הפעולות.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. מצאו את העובד ולחצו על שמו או על אייקון העיפרון בשורה. כרטיס העובד נפתח בלשונית "מידע כללי", ובראשו מופיעים שם העובד, מספר העובד וסימון הסטטוס הנוכחי ("פעיל" או "לא פעיל").

התמונה מראה את רשימת העובדים אחרי חיפוש "אריק": שמו של העובד בתחילת השורה הוא קישור, ולחיצה עליו פותחת את כרטיס העובד.

התמונה מראה את אותה שורה בקצה השמאלי, שם נמצא אייקון העיפרון "עריכה" בעמודת הפעולות. גם לחיצה עליו פותחת את כרטיס העובד.

התמונה מראה את כרטיס העובד עם סימון הסטטוס בראשו.

בשדה "סטטוס" העבירו את המתג מ"פעיל" ל"כבוי". אחרי השמירה הכרטיס יציג "לא פעיל".

התמונה מראה את המתג של השדה "סטטוס" עם שתי האפשרויות "פעיל" ו"כבוי".

לחצו על "לשמור". ללא שמירה השינוי לא נקלט.

התמונה מראה את שורת הלשוניות של כרטיס העובד, ובצד שמאל הכפתור "לשמור".

איפה: עובדים ← רשימת עובדים.

סמנו את העובדים בתיבות הסימון שבתחילת השורות. כדי לסמן את כל העובדים ברשימה סמנו את תיבת הסימון שבראש העמודה; סימון חוזר שלה מבטל את הבחירה.

התמונה מראה את הרשימה כשהעובדים "אלי כהן" ו"אריק כהן" מסומנים, ותיבת הסימון שבראש העמודה מסומנת באדום.

לחצו על "פעולות". בקבוצה "ניהול עובדים" בחרו "הגדר עובדים נבחרים כלא פעילים". להחזרה לפעילים בחרו "הגדר עובדים נבחרים כפעילים".

התמונה מראה את הכפתור "פעולות" ואת התפריט הפתוח שלו, ובו שתי הפעולות לשינוי סטטוס.

אם לא סימנתם אף עובד תופיע ההודעה "בחר עובדים". בסיום מופיעה הודעת הצלחה, והרשימה מתרעננת. כל שינוי נרשם בהיסטוריית הפעולות, בנוסח "העובד שונה לסטטוס לא פעיל -" ושם העובד (או "העובד שונה לסטטוס פעיל-" בהחזרה).

איפה: עובדים ← רשימת עובדים, בשורת הסינון. ליד הכיתוב "עובדים לא פעילים" יש מתג עם שתי אפשרויות: "הסתר" (ברשימה יופיעו רק עובדים פעילים) ו"הצג" (יופיעו גם הלא פעילים). הבחירה נשמרת למשתמש שביצע אותה. אפשר גם לסנן לפי סטטוס דרך "סינון מתקדם" ← "סינון לפי סטטוס", עם האפשרויות "פעיל", "לא פעיל" ו"בהמתנה".

התמונה מראה את שורת הסינון עם המתג "עובדים לא פעילים" (הסתר / הצג).

כדי להחזיר עובד לפעיל: הציגו לא פעילים, פתחו את הכרטיס, העבירו את הסטטוס ל"פעיל" ולחצו "לשמור", או סמנו אותו והפעילו "הגדר עובדים נבחרים כפעילים".

לחשבון יכולה להיות מכסת עובדים פעילים. כשהמכסה מלאה, שמירת כרטיס עובד פעיל (חדש או קיים) נחסמת ומופיעה ההודעה: "הגעת למכסת עובדים הפעילים שהוגדרה לחשבון שלך. על מנת להגדיל את המנוי עליך לפנות לשירות הלקוחות או להעביר עובדים לסטוס לא פעיל". הפתרון: להעביר עובדים שאינם עובדים עוד ל"לא פעיל", או לפנות לשירות הלקוחות להגדלת המנוי. עובדים שנמחקו אינם נספרים.

הפעולה והמתג מוצגים רק למנהל מערכת או מנהל מחלקה שהגדרת "הסתר סטטוס עובדים" אצלו כבויה. בדקו את סוג המשתמש וההגדרה, והתחברו מחדש.

המתג "עובדים לא פעילים" כנראה על "הצג". העבירו אותו ל"הסתר". ודאו גם שלחצתם "לשמור" בכרטיס.

בדקו שהמתג "עובדים לא פעילים" על "הצג", שאין מסנן מחלקה או "סינון מתקדם" פעיל, ושהעובד לא נמחק (בדקו ב"שחזור עובדים שנמחקו").

סביר שהמכסה מלאה. תופיע ההודעה על מכסת העובדים הפעילים; העבירו אחרים ללא פעיל או פנו לשירות הלקוחות.

מציגים לא פעילים, מסמנים את העובד ובוחרים "הגדר עובדים נבחרים כפעילים", או משנים בכרטיס. שום נתון לא נמחק.

מחיקה זמינה רק למנהל מערכת, בפעולה "מחק עובדים נבחרים". מומלץ להעדיף "לא פעיל".

הנתונים ההיסטוריים נשמרים. העובד יוצא מהרשימה הפעילה ואינו נספר במכסת העובדים הפעילים.

עובד לא פעיל אינו נחשב בחיוב. עובדים שהוקמו בשעון ונשארו פעילים (למשל עובדים לבדיקה) כן נספרים, והאחריות עליהם היא של הלקוח; העבירו אותם ללא פעיל.

האפשרות להציג עובדים לא פעילים בייצוא משפיעה על התצוגה בלבד, כדי שלא ייוצאו דוחות לעובדים לא פעילים. להחזרת העובד לקובץ, הגדירו אותו כפעיל.

כשהעובד פעיל, הסיבה היא אחת מאלה:

כל זה נכון גם לכרטיס של מנהל המערכת עצמו: הוא מופיע בדוח ובייצוא כמו כל עובד, אם יש לו דיווחים ושני המתגים כבויים. אם העובד מופיע בקובץ אבל לא נקלט בתוכנת השכר, בדקו שה"מזהה בשכר" שלו זהה למספר העובד בתוכנת השכר.

הגדרה כלא פעיל במערכת אינה מוחקת אותו מזיכרון השעון. השעון מוגבל במספר עובדים, ושעון מלא לא יקלוט עובדים חדשים. הסירו את העובד מהשעון דרך השעון עצמו או דרך כרטיס העובד.

תעודת זהות עם 0 בסוף או בלעדיו נחשבת עובד אחר לגמרי. חפשו את העובד בין הלא פעילים או ב"שחזור עובדים שנמחקו", והחזירו אותו במקום להקים חדש.

בדקו שהגדרת "הסתר סטטוס עובדים" כבויה אצלו, ושהעובד שייך למחלקה שלו.

בהיסטוריית הפעולות מופיעה השורה "העובד שונה לסטטוס לא פעיל -" או "העובד שונה לסטטוס פעיל-" עם שם העובד, כשהשינוי נעשה בפעולה לקבוצת עובדים. לא כל פעולה במערכת מתועדת שם.

רעננו את הדף. הרשימה מתרעננת אחרי כל פעולה.