בטאבלט הנוכחות של איזיטיים אפשר להוסיף לדיווח של העובד שלושה שלבים לא חובה: כפתורי הפסקה ("התחל הפסקה" / "סיום הפסקה"), בחירת תפקיד בכניסה לעבודה, ובחירת אתר בכניסה לעבודה. כל שלב מופעל בהגדרה אחרת: ההפסקות בהסכם העבודה, התפקיד בכרטיס העובד, והאתר בהגדרות הטאבלט יחד עם האתרים שבכרטיס העובד. צריך את זה כשרוצים לדעת מתי העובד יצא להפסקה, באיזה תפקיד עבד או באיזה אתר עבד.

המדריך כולל: סרטון הסבר קצר, מדריך מקוצר, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, טבלת כל ההגדרות, הפעלת כפתורי ההפסקה ומה העובד רואה, הגדרת בחירת תפקיד ומה העובד רואה, הגדרת בחירת אתר ומה העובד רואה, מה קורה כששני השלבים פעילים יחד, הודעות, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מילון מונחים וסיכום מהיר. דיווח הנוכחות בטאבלט עצמו מוסבר במדריך "מדריך לעובד – דיווח נוכחות בטאבלט", וההגדרות הכלליות של הטאבלט במדריך "טאבלט הנוכחות של איזיטיים – מדריך למנהל המערכת". הגדרת הסכמי עבודה, שעות הפסקה, תפקידים ומקומות מותרים ל-GPS מוסברות במדריכים "הוספת הסכמי עבודה", "הגדרת שעות הפסקה לעובדים", "פיצ'ר תפקידים/פרויקטים" ו"הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS" (ראו "מאמרים קשורים").

הסרטון מראה איך מפעילים בטאבלט הנוכחות הפסקות, בחירת תפקיד ובחירת אתר: הפעלת כפתור הפסקה בהסכם העבודה, הגדרת תפקידים בכרטיס העובד, הפעלת מודול האתרים בהגדרות הגלובליות, בחירת אתרים לעובד, הפעלת בחירת אתר בטאבלט ובדיקה של כניסה לעבודה.

ההגדרות נעשות בשני מקומות: באתר איזיטיים ובטאבלט עצמו. העובד רק משתמש בכפתורים.

הטבלה מרכזת את כל ההגדרות שמשפיעות על שלושת השלבים. העמודה האחרונה מציגה את המצב שראינו בחברה שנבדקה.

שימו לב: "מקומות מותרים לדיווח(ריק=כל המקומות)" בכרטיס העובד אינו משפיע על רשימת האתרים בטאבלט. זו רשימת המקומות לדיווח לפי GPS (ראו "הגדרת מקומות מותרים לדיווח נוכחות GPS").

כפתורי ההפסקה מאפשרים לעובד לסמן בטאבלט מתי יצא להפסקה ומתי חזר ממנה.

איפה: הסכם העבודה של העובד ← לשונית "הפסקות". איך מגיעים להסכמי העבודה מוסבר במדריך "הוספת הסכמי עבודה".

העבירו את "הפעל כפתור הפסקה באפליקצייה לעובדים" ל"פעיל" ושמרו את ההסכם. ההסבר שליד ההגדרה: "הפעל אפשרות זו על מנת להציג כפתור הפסקה לעובדים המחתימים באפליקציה". ההגדרה חלה על כל העובדים שמשויכים להסכם הזה. עובדים בהסכם אחר לא יראו את הכפתור.

אחרי "כניסה לעבודה", כשהעובד מזדהה שוב בטאבלט, מופיע מתחת ל"יציאה מהעבודה" הכפתור "התחל הפסקה". בתמונה הבאה רואים את מסך העובד בעבודה עם הכפתור "התחל הפסקה".

אחרי הלחיצה מופיע כרטיס עם שם העובד והכיתוב "הפסקה נעימה!", והטאבלט חוזר למסך הראשי. בתמונה הבאה רואים את הכרטיס.

כשהעובד חוזר, הוא מזדהה שוב בטאבלט. במקום "התחל הפסקה" מופיע הכפתור "סיום הפסקה" עם שעון שמראה כמה זמן נמשכת ההפסקה. בתמונה הבאה רואים את מסך העובד בהפסקה.

אחרי "סיום הפסקה" לא מופיעה הודעה נפרדת. בכניסה הבאה למסך העובד מופיע שוב "התחל הפסקה", ואפשר לצאת להפסקה נוספת.

איפה: בטאבלט: "הגדרות" ← "היסטוריית דיווחים". ההפסקות מופיעות ברשימה כפעולות "כניסה להפסקה" ו"חזרה מהפסקה", ואפשר לסנן לפיהן.

בחירת תפקיד מאפשרת לדעת באיזה תפקיד או פרויקט עבד העובד בכל משמרת.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← אייקון העיפרון בשורת העובד ← אזור "ניהול תפקידים ואתרים".

בחרו "תחום לתפקיד/פרוייקט" ואז את התפקידים ב"תפקיד/פרויקט", ולחצו "לשמור". הקמת התפקידים עצמם מוסברת במדריך "פיצ'ר תפקידים/פרויקטים".

איפה: כרטיס העובד ← לשונית "הגדרות משתמש".

אם לעובד יש תפקידים אבל אתם לא רוצים שיישאל עליהם בדיווח, העבירו את "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה" ל"פעיל" ולחצו "לשמור". למרות שבשם ההגדרה כתוב "באפליקציה", היא חלה גם על הטאבלט. כדי שהעובד יישאל, ההגדרה צריכה להיות "כבוי".

כשהעובד לוחץ "כניסה לעבודה", מופיעה הרשימה "בחר תפקיד" עם התפקידים שלו. כל תפקיד מוצג כמספר התפקיד ושמו, ומעל הרשימה יש תיבת חיפוש. הכפתור "הבא" אפור עד שבוחרים תפקיד. בתמונה הבאה רואים את הרשימה "בחר תפקיד".

העובד בוחר תפקיד ולוחץ "הבא". בתמונה הבאה רואים תפקיד שנבחר והכפתור "הבא" פעיל.

בחירת התפקיד מופיעה רק ב"כניסה לעבודה". ב"יציאה מהעבודה" העובד לא נשאל על תפקיד. בטאבלט, ב"היסטוריית דיווחים", התפקיד מופיע בעמודת התפקיד של הדיווח.

בחירת אתר מאפשרת לדעת באיזה אתר עבד העובד, כשאותו טאבלט משמש עובדים של כמה אתרים.

איפה: "הגדרות גלובליות" ← לשונית "הגדרות כלליות".

הפעילו את "הפעל מודול סעיף תקציבי/אתר". רק אחרי ההפעלה מופיעים בכרטיס העובד השדות "אתרים" ו"מיקום ברירת מחדל".

איפה: עובדים ← רשימת עובדים ← אייקון העיפרון בשורת העובד ← אזור "ניהול תפקידים ואתרים".

בשדה "אתרים" בחרו את האתרים שבהם העובד עובד ולחצו "לשמור". אלה האתרים שיופיעו לו בטאבלט. אל תתבלבלו עם "מקומות מותרים לדיווח(ריק=כל המקומות)", שנמצא גם הוא בכרטיס העובד: זו רשימה לדיווח לפי GPS, והטאבלט לא משתמש בה.

איפה: בטאבלט: "הגדרות" ← "נהל מכשיר", אזור "הגדרות".

הפעילו את המתג "בחירת אתר מרשימה". ההגדרה נשמרת בטאבלט הזה בלבד. אם יש לכם כמה טאבלטים, הפעילו אותה בכל טאבלט שבו רוצים בחירת אתר. בתמונה הבאה רואים את אזור "הגדרות" במסך "נהל מכשיר" עם המתג מופעל.

כשהעובד לוחץ "כניסה לעבודה", מופיעה הרשימה "אנא בחר אתר" עם האתרים שלו ותיבת חיפוש. הכפתור "הבא" אפור עד שבוחרים אתר. בתמונה הבאה רואים את הרשימה.

העובד בוחר אתר ולוחץ "הבא". בתמונה הבאה רואים אתר שנבחר והכפתור "הבא" פעיל.

אחרי "הבא" הכניסה לעבודה נרשמת, ומסך העובד מציג את "שעת התחלה".

כשלעובד יש תפקידים וגם בחירת האתר פעילה בטאבלט, הסדר ב"כניסה לעבודה" הוא קודם תפקיד ואחר כך אתר:

במסך האתר, אחרי בחירת תפקיד, מופיע גם הכפתור "החלף תפקיד", לשינוי התפקיד שנבחר לפני שממשיכים. בתמונה הבאה רואים את מסך האתר עם הכפתור "החלף תפקיד".

אחרי "הבא" במסך האתר העובד נמצא בעבודה. אם כפתור ההפסקה פעיל בהסכם שלו, מופיע גם "התחל הפסקה". בתמונה הבאה רואים את מסך העובד אחרי כניסה עם תפקיד ואתר.

בשלושת השלבים האלה הטאבלט לא מציג הודעות שגיאה. אלה ההודעות והמצבים שהעובד יכול לראות:

זו המלכודת הנפוצה ביותר. כשההגדרה פעילה בטאבלט ולעובד לא נבחרו "אתרים" בכרטיס העובד, הלחיצה על "כניסה לעבודה" לא רושמת כניסה ולא מציגה שום הודעה. הפתרון: בכרטיס העובד, באזור "ניהול תפקידים ואתרים", בחרו לו "אתרים" ולחצו "לשמור". אם העובד צריך לדווח מיד ואין לכם זמן להגדיר אתרים, כבו זמנית את "בחירת אתר מרשימה" בטאבלט ("הגדרות" ← "נהל מכשיר"). לפני שמפעילים את ההגדרה, ודאו שלכל העובדים שמדווחים בטאבלט הזה יש אתרים.

השדה מופיע רק כשההגדרה "הפעל מודול סעיף תקציבי/אתר" פעילה. הפעילו אותה ב"הגדרות גלובליות" ← לשונית "הגדרות כלליות", ופתחו שוב את כרטיס העובד.

"מקומות מותרים לדיווח(ריק=כל המקומות)" היא רשימת המקומות לדיווח לפי GPS, והטאבלט לא משתמש בה. רשימת האתרים בטאבלט נלקחת מהשדה "אתרים" באזור "ניהול תפקידים ואתרים" בכרטיס העובד.

בדקו שלושה דברים: שבהסכם העבודה של העובד "הפעל כפתור הפסקה באפליקצייה לעובדים" במצב "פעיל"; שהעובד משויך להסכם הזה; ושהעובד כבר לחץ "כניסה לעבודה". הכפתור מופיע רק לעובד שנמצא בעבודה.

ההגדרה שייכת להסכם העבודה, ולא לטאבלט. עובדים בהסכם אחר לא יראו את הכפתור. הפעילו את ההגדרה גם בהסכמים שלהם, או שייכו אותם להסכם שבו היא פעילה.

אחרי "התחל הפסקה" הטאבלט חוזר למסך הראשי. כשהעובד חוזר, הוא מזדהה שוב (למשל ב"הזן קוד סודי"), ואז מופיע הכפתור "סיום הפסקה" עם שעון ההפסקה.

בדקו שלעובד נבחרו תפקידים ב"תפקיד/פרויקט" בכרטיס העובד, ושההגדרה "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה" שלו במצב "כבוי". זכרו שהתפקיד נשאל רק ב"כניסה לעבודה".

זה תקין. בחירת התפקיד מופיעה רק ב"כניסה לעבודה". ב"יציאה מהעבודה" אין שאלה על תפקיד.

בכרטיס העובד, בלשונית "הגדרות משתמש", העבירו את "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה" ל"פעיל" ולחצו "לשמור". ההגדרה חלה גם על הטאבלט, למרות שכתוב בה "באפליקציה".

כל עוד לא לחץ "הבא" ברשימה "בחר תפקיד", הוא יכול לבחור תפקיד אחר. אם כבר עבר למסך "אנא בחר אתר", הוא יכול ללחוץ "החלף תפקיד" לפני שהוא לוחץ "הבא".

עדיין לא נבחר פריט מהרשימה. העובד צריך לבחור תפקיד (ב"בחר תפקיד") או אתר (ב"אנא בחר אתר"), ואז הכפתור נעשה פעיל.

בחירת האתר מופעלת בכל טאבלט בנפרד. בדקו בטאבלט שבו העובד מדווח: "הגדרות" ← "נהל מכשיר", שהמתג "בחירת אתר מרשימה" מופעל.

זה אפשרי. "בחירת אתר מרשימה" נשמרת בכל טאבלט לחוד. הפעילו אותה רק בטאבלטים שבהם צריך לבחור אתר.

כשלטאבלט יש מנהל טאבלט, "הגדרות" מבקש "כניסה כמנהל": "תעודת זהות" ו"סיסמה". הסיסמה היא הקוד הסודי של מנהל הטאבלט. פרטים במדריך "טאבלט הנוכחות של איזיטיים – מדריך למנהל המערכת".

כל שלב מתבטל באותו מקום שבו הופעל: הפסקות – העבירו את "הפעל כפתור הפסקה באפליקצייה לעובדים" בהסכם ל"כבוי"; תפקיד – העבירו את "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה" ל"פעיל" או הסירו את התפקידים מהעובד; אתר – כבו את "בחירת אתר מרשימה" בטאבלט.

בטאבלט: "הגדרות" ← "היסטוריית דיווחים". ההפסקות מופיעות כ"כניסה להפסקה" ו"חזרה מהפסקה", ולכל דיווח מוצג גם התפקיד. אפשר לסנן לפי פעולה ולפי תפקיד.