המדריך מסביר מה עושה מודול "תפקיד/פרויקט", למה כדאי להשתמש בו, איך יוצרים תפקידים ופרויקטים, איך משייכים אותם לעובדים, איך כל דיווח נוכחות מקבל תפקיד, ואיך זה משפיע על חישוב השעות, על השכר ועל הדוחות.

הסרטון מראה את כל התהליך בקצרה: יוצרים רשימת תפקידים, מגדירים כל תפקיד, משייכים תפקידים לעובד, כל דיווח מקבל תפקיד (מהאפליקציה, מהשעון, ממדבקה או ידנית), השעות מתחלקות לפי תפקיד, ומשם הן עוברות לדוחות וליצוא לשכר.

תפקיד/פרויקט הוא תווית שמצמידים לכל דיווח נוכחות (כניסה ויציאה). התווית אומרת על מה העובד עבד בשעות האלה: באיזה תפקיד, באיזה פרויקט, אצל איזה לקוח או באיזה סוג עבודה. המערכת שומרת את התפקיד על כל שורת דיווח, ואז יודעת לסכם שעות, שעות נוספות ושכר לכל תפקיד בנפרד.

המילה "תפקיד" ו"פרויקט" הן אותו דבר במערכת. כל עסק משתמש בזה לפי הצורך שלו. דוגמאות:

מה מקבלים כשמשתמשים בתפקידים:

בקצרה: "ניהול דיווחים" ← "תפקיד/פרויקט" ← "הוסף חדש" ← ממלאים שם (וצבע, קודים ושכר לפי הצורך) ← "לשמור". אחר כך פותחים כל עובד ← בלשונית "מידע כללי", באזור "ניהול תפקידים ואתרים", בוחרים את התפקידים שלו ← "לשמור". מעכשיו העובד בוחר תפקיד בכל כניסה, והדוחות מציגים שעות לפי תפקיד.

לא לבלבל עם "תפקידים לסידור העבודה": במודול סידור העבודה (משמרות) יש רשימה נפרדת בשם "תפקידים לסידור העבודה", שקובעת לאיזה תפקיד משבצים עובד במשמרת. המדריך הזה עוסק בתפקידים/פרויקטים של דיווחי הנוכחות. אפשר לקשר בין השניים (פרק 6.8), אבל אלה שתי רשימות שונות.

נפתח המסך "רשימת תפקידים או פרויקטים". בראש המסך יש כותרת עם סימן שאלה. לחיצה עליה פותחת הסבר קצר על המסך.

אם הפריט "תפקיד/פרויקט" לא מופיע בתפריט, ייתכן שאין לכם הרשאה למסך, או שהוא לא כלול בחבילה. פנו למנהל המערכת אצלכם או לתמיכה.

המסך מציג את כל התפקידים והפרויקטים של החברה:

בראש המסך יש שלושה כרטיסים (ראו בתמונה למטה). כל כרטיס הוא גם מסנן: לחיצה עליו מציגה בטבלה רק את התפקידים מהסוג הזה, והכרטיס הנבחר מקבל מסגרת כחולה.

עדיף להשבית ולא למחוק. מחיקה מוחקת את התפקיד מהרשימה, אבל לא משנה את הדיווחים הישנים. הדיווחים שהיו מסומנים בתפקיד שנמחק נשארים בלי שם תפקיד, השעות שלהם לא יופיעו יותר בשורות לפי תפקיד בדוח המסכם (רק בסה"כ של העובד), ואי אפשר לשחזר את הקישור. השבתה ("הפוך ללא פעיל") שומרת את כל ההיסטוריה ואת הדוחות של חודשים קודמים, ורק מונעת מעובדים לבחור בתפקיד מעכשיו.

לוחצים "הוסף חדש" (או על העיפרון בשורה קיימת). נפתח החלון הזה:

והנה אותו חלון עם תפקיד שכבר מולא:

השדה היחיד שחובה למלא הוא שם התפקיד. כל השאר אופציונלי. אחרי המילוי לוחצים "לשמור". "בטל" או ה־X סוגרים בלי לשמור. אחרי שמירה מופיעה הודעת הצלחה, החלון נסגר והטבלה מתעדכנת.

בחירה מרובה של תחומים (קבוצות תפקידים) שהתפקיד שייך אליהם, למשל "שטח" או "משרד". אפשר לבחור כמה, או להשאיר ריק. כפתור העיפרון שליד השדה פותח בלשונית חדשה את מסך ניהול התחומים, שבו יוצרים ועורכים תחומים.

למה זה טוב: בכרטיס העובד, כשבוחרים לעובד תחום, רשימת התפקידים מצטמצמת לתפקידים של התחום הזה. זה נוח כשיש הרבה תפקידים או פרויקטים.

השם שהעובדים יראו באפליקציה ושיופיע בכל הדוחות. כדאי לבחור שם קצר וברור. אם השדה ריק, לחיצה על "לשמור" תסמן אותו באדום והתפקיד לא יישמר. אם כבר יש תפקיד עם אותו שם, תופיע הודעה שהתפקיד כבר קיים ("Already exist the same Role.").

צבע לזיהוי התפקיד. לוחצים על השדה ובוחרים צבע בבורר, או מקלידים קוד צבע. הצבע מופיע ברשימת התפקידים, ובמסכים ודוחות שמציגים תפקידים בצבע (למשל סידור העבודה). אפשר להשאיר את ברירת המחדל.

מספר שהעובד מקיש בשעון נוכחות פיזי (בשעונים שתומכים ב"קוד עבודה") כדי לדווח על התפקיד הזה. למשל: טכנאי שטח = 1, מוקדן = 2. כשהשעון שולח החתמה עם הקוד, המערכת מחפשת תפקיד עם אותו קוד ומצמידה אותו לדיווח. אם אין תפקיד עם הקוד הזה, הדיווח נשמר בלי תפקיד.

תנו לכל תפקיד קוד שונה. אם שני תפקידים מקבלים אותו קוד, המערכת לא תדע להבחין ביניהם.

תעריף שעתי ברירת מחדל לתפקיד. הוא משמש כערך התחלתי בשדה "הגדר שכר שונה לתפקיד" בכרטיס העובד (פרק 8.3). כלומר, כשפותחים עובד עם כמה תפקידים, המערכת ממלאת לו מראש את התעריף של כל תפקיד, ואפשר לשנות לכל עובד.

התעריף שבחלון התפקיד לבדו לא משנה את השכר של העובדים. השכר לפי תפקיד נקבע בכרטיס העובד, בשדה "הגדר שכר שונה לתפקיד", ונשמר כששומרים את הכרטיס.

מספר השעות המקסימלי שייספר לדיווח בתפקיד הזה (אפשר עם שבר עשרוני, למשל 7.5). אם העובד דיווח יותר שעות בתפקיד, המערכת מחשבת רק עד ההגבלה, והשעות העודפות לא נספרות לשעות העבודה ולשכר. 0 או שדה ריק = אין הגבלה.

השדה מופיע רק אם צוות התמיכה של EZTIME הפעיל לחברה את האפשרות "אפשר הגבלת שעות לתפקידים". אם אתם צריכים את זה, פנו לתמיכה.

מסומן = התפקיד פעיל. לא מסומן = לא פעיל. תפקיד חדש נוצר פעיל כברירת מחדל. זה אותו דבר כמו הכפתורים "הפוך ללא פעיל" / "הפוך לפעיל" ברשימה.

מופיע רק אם מודול סידור העבודה (משמרות) פעיל אצלכם. מסומן באייקון אזהרה כתום, כי הוא מקשר בין שתי רשימות.

מה הקישור עושה: בכרטיס העובד, כשמשייכים לעובד תפקיד מסונכרן, המערכת מוסיפה לו אוטומטית גם את התפקיד המקביל בסידור העבודה. כך התפקיד שהעובד משובץ אליו במשמרת והתפקיד שבו הוא מדווח נוכחות הם אותו תפקיד, והשוואות בין הסידור לנוכחות לפי תפקיד יוצאות נכונות.

בהגדרות הגלובליות, בלשונית "נוכחות וחישובי שעות", יש גם את האפשרות "הפעל חלוקה לפי תפקיד וסידור עבודה". היא מבצעת חיתוך והתאמה של התפקיד ושעות העבודה לפי סידור המשמרות. מומלץ להפעיל אותה רק בתיאום עם התמיכה.

קוד מספרי כללי לתפקיד, לשימוש שלכם. הוא משמש בחלק מהיצואים ובחלק מהמודולים (למשל במודול הארוחות), ובקובץ יבוא התפקידים (עמודה B). אם אינכם צריכים, השאירו ריק.

הקוד שמזהה את התפקיד בקבצי היצוא לתוכנת השכר שמפצלים לפי תפקיד. אם השדה ריק, קבצים מסוימים משתמשים במספר הפנימי של התפקיד במקומו. אם תוכנת השכר או המייצג שלכם עובדים עם קודים לפי תפקיד או פרויקט, הזינו כאן את הקוד שהם נתנו לכם.

כשמסמנים, שעות הכניסה והיציאה שדווחו בתפקיד הזה עדיין נשמרות ומוצגות (כ"שעות מקוריות"), אבל לא נכנסות לסך שעות העבודה ולא לשעות הנוספות. מתאים לפעילות שרוצים לתעד אבל לא לשלם עליה כשעות עבודה, למשל הפסקה ארוכה, הדרכה לא בתשלום או נוכחות לצורך תיעוד בלבד.

תפקיד שבו העובד לא מדווח זמן עבודה אלא כמות או סכום קבוע, שנרשם כהוצאה או תוספת. למשל "כוננות", שמשולמת בסכום קבוע ולא לפי שעות. כשמסמנים את האפשרות מופיע השדה "סוגי הוצאות/תוספות", ובו בוחרים לאיזה סוג הוצאה לרשום (ראו בתמונה למטה).

את סוגי ההוצאות עצמם יוצרים במסך סוגי ההוצאות/תוספות של המערכת.

מופיע רק לחברות שמשתמשות במודול הארוחות. כשמסמנים, כל כניסה בתפקיד הזה נרשמת גם כארוחה במודול הארוחות.

כשיש הרבה תפקידים או פרויקטים, אפשר לייבא אותם בבת אחת. הכפתור "יבוא מקובץ CSV" מופיע למנהל החברה בלבד.

יצירת התפקיד לבד לא מספיקה. חייבים לשייך לכל עובד את התפקידים שלו, אחרת הוא לא יוכל לבחור בהם באפליקציה.

כשפותחים את רשימת התפקידים רואים קודם את התפקידים הפעילים. מתחת לקו "------" מופיעים התפקידים הלא פעילים, לידיעה. גם אם תפקיד לא פעיל נשאר משויך לעובד, העובד לא יראה אותו באפליקציה (ראו בתמונה למטה).

אם אצלכם פעיל ניהול אתרים/מיקומים, באותו אזור יש גם את השדות "אתר" ו"אתר ברירת מחדל". הם לא חלק מהמדריך הזה.

כשלעובד יש שני תפקידים או יותר, בלשונית "כספים ותשלומים" בכרטיס העובד מופיע האזור "הגדר שכר שונה לתפקיד". יש בו שדה לכל אחד מהתפקידים של העובד, עם התעריף השעתי שלו בתפקיד הזה (ראו בתמונה למטה).

בכרטיס של מנהל (בלשונית "הגדרות משתמש") יש את האפשרות "אל תאפשר לשנות תפקיד או קבוצת תפקידים". כשהיא פעילה, המנהל הזה רואה את שדות התפקיד והתחום בכרטיסי העובדים נעולים ולא יכול לשנות אותם. מתאים למנהלי מחלקות שמותר להם לערוך עובדים, אבל לא לשנות להם תפקידים.

לכל דיווח נוכחות נשמר התפקיד שהיה בזמן הכניסה. יש כמה דרכים שבהן התפקיד נקבע:

ביטול השאלה לעובד מסוים: בכרטיס העובד, בלשונית "הגדרות משתמש", יש את ההגדרה "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה". כשהיא פעילה, העובד לא נשאל על תפקיד באפליקציה. לכמה עובדים בבת אחת: ב"רשימת עובדים" מסמנים את העובדים, ובתפריט הפעולות בוחרים "הפעל דיווח ללא בחירת תפקיד" או "בטל דיווח ללא בחירת תפקיד".

בשעונים שתומכים ב"קוד עבודה", העובד מקיש את הקוד של התפקיד לפני ההחתמה. המערכת מוצאת את התפקיד לפי השדה "קוד תפקיד/פרויקט בשעון נוכחות" (פרק 6.4). החתמה בלי קוד, או עם קוד שלא קיים, נשמרת בלי תפקיד (אלא אם פועלת ההזנה האוטומטית, פרק 10.2).

יש גם הגדרות שעון מתקדמות שצוות התמיכה מגדיר: "קוד תפקיד קבוע לשעון נוכחות" (כל ההחתמות בשעון מסוים מקבלות אותו תפקיד), ו"מודול כניסה יציאה לפי תפקיד" (קוד אחד לכניסה וקוד אחר ליציאה). אם צריך, פנו לתמיכה.

אפשר לשייך מדבקה לתפקיד או לפרויקט. למשל, מדבקה באתר של לקוח מסוים, ששייכת לפרויקט של הלקוח. ההגדרה נמצאת בתפריט העליון "תמיכה" ← "שעוני הנוכחות שלי" ← לשונית המדבקות. בשורה של כל מדבקה מסמנים "משויך לתפקיד / פרויקט", ובוחרים את התפקיד בעמודה "תפקיד / פרויקט". מעכשיו כל סריקה של המדבקה מצמידה את התפקיד הזה לדיווח.

בחלון הוספה או עריכה של דיווח, גם של העובד באזור האישי וגם של המנהל בדוחות, יש שדה תפקיד. בוחרים מהרשימה, או משאירים ריק. המנהל יכול גם לשנות תפקיד של דיווח קיים, למשל אם העובד בחר תפקיד שגוי. זה משנה את חלוקת השעות בדוחות.

אם ההגדרה "הזנה אוטומטית של תפקיד בודד בדיווחים ללא תפקידים" פעילה (פרק 10.2), דיווח שהגיע בלי תפקיד, מעובד שיש לו בדיוק תפקיד אחד, מקבל את התפקיד הזה אוטומטית. זה עובד בהחתמות מהאפליקציה, מהשעון ומשיחת טלפון/SMS. תהליך רקע משלים תפקיד גם לדיווחים מהימים האחרונים.

נכנסים ל"הגדרות גלובליות". יש שתי הגדרות חשובות:

נמצאת בלשונית "דוחות ובקשות" (ראו בתמונה למטה).

נמצאת בלשונית "נוכחות וחישובי שעות" (ראו בתמונה למטה).

אחרי שינוי הגדרה לוחצים על כפתור השמירה של המסך.

זה העיקרון הכי חשוב. כשעובד עובד באותו יום בכמה תפקידים, המערכת מחשבת את השעות הנוספות על כל שעות היום יחד, לפי הסדר שבו הן נעבדו, ורק אחר כך מחלקת אותן לתפקידים. כך לא "מתאפסת" הספירה בכל החלפת תפקיד, ולא מנוכה הפסקה פעמיים. בפועל, השעות הנוספות נופלות על התפקיד שבו העובד עבד בסוף היום.

בדוגמה: 8 השעות הראשונות של היום ב־100%, והשעתיים האחרונות ב־125%. ההגבלה מגיעה ב־15:00, כשדנה כבר עובדת כמוקדנית, ולכן שתי השעות הנוספות שייכות לתפקיד "מוקדן". השכר מחושב לכל תפקיד בתעריף שלו, והשכר בשורה הראשית הוא הסכום של שורות התפקידים.

בהסכם העבודה, בהגדרות ימי המחלה, יש בחירה בין "חישוב מחלה רגיל" לבין "חישוב מחלה לפי תפקיד". האפשרות השנייה מתאימה לעובדים שמשולמים אחרת בכל תפקיד, כדי שתשלום ימי המחלה יחושב לפי התפקידים שבהם העובד עובד. הפרטים נמצאים במדריך חישוב ימי מחלה.

זה הדוח שבו רואים את החלוקה לפי תפקיד לכל העובדים יחד.

בהגדרות היצוא לשכר של הדוח המסכם, כל שורה של קוד שכר כוללת גם בחירת תפקיד:

כך אפשר, למשל, לשלוח לתוכנת השכר את השעות של "טכנאי שטח" בקוד אחד ואת השעות של "מוקדן" בקוד אחר. ביצואים שמפצלים לפי תפקיד, השדה "קוד לייצוא שכר" (פרק 6.10) מזהה כל תפקיד בקובץ.

הסירו את התפקיד מהשדה "תפקיד/פרויקט" בכרטיס שלו ושמרו.

במסנן "תפקיד/פרויקט" מסומן "הצג ללא תפקיד/פרויקט". בטלו אותו, בחרו את התפקידים ולחצו שוב על הפעלת הדוח.

העובדים דיווחו בלי לבחור תפקיד. אפשרויות: לתקן את הדיווחים בדוח החודשי (לבחור תפקיד בכל שורה); להפעיל "אל תאפשר לשמור/לערוך דיווח ללא בחירת תפקיד/פרויקט" (פרק 10.1); לעובדים עם תפקיד אחד, להפעיל "הזנה אוטומטית של תפקיד בודד" (פרק 10.2); ובשעון, לוודא שהעובדים מקישים קוד תפקיד.

כי השעות הנוספות מחושבות על כל היום לפי סדר השעות (פרק 11.1). הן שייכות לתפקיד שבו העובד עבד אחרי שעבר את מכסת השעות הרגילות של היום.

בדקו את "הגדר שכר שונה לתפקיד" בלשונית "כספים ותשלומים" בכרטיס העובד. אם השדה ריק, התפקיד מחושב בשכר הרגיל של העובד. זכרו שהאזור מופיע רק לעובד עם שני תפקידים או יותר.

בדקו שהקוד שהוקש קיים בשדה "קוד תפקיד/פרויקט בשעון נוכחות" של אחד התפקידים, ושהשעון תומך ב"קוד עבודה". אם לא, פנו לתמיכה.

האפשרות מופעלת על ידי צוות התמיכה של EZTIME. פנו אליהם.

השדה מופיע רק כשמודול סידור העבודה פעיל אצלכם.

אי אפשר לשחזר את הקישור של הדיווחים הישנים לתפקיד שנמחק. אפשר ליצור תפקיד חדש עם אותו שם, אבל הדיווחים הישנים לא יתחברו אליו מעצמם. צריך לשייך אותם מחדש בעריכת הדיווחים, או לפנות לתמיכה. בפעם הבאה עדיף להשבית ולא למחוק.

"קוד תפקיד/פרויקט בשעון נוכחות" הוא המספר שהעובד מקיש בשעון. "קוד לייצוא שכר" מזהה את התפקיד בקבצים לתוכנת השכר. "קוד" הוא קוד כללי שמשמש בחלק מהיצואים והמודולים ובקובץ היבוא.

כן. משייכים לעובד את שני התפקידים, והוא בוחר בכל כניסה. אפשר גם לשנות את התפקיד של דיווח קיים בדוח החודשי.

כן. במסך הרשימה יש חיפוש וחלוקה לעמודים, ויבוא מאקסל. מומלץ לחלק את הפרויקטים לתחומים, כדי שבכרטיס העובד יהיה קל למצוא אותם, ולהשבית פרויקטים שהסתיימו.