שינוי שעה מרוכז לדיווחים - תיקון דיווחים מרוכז

מדריך למנהלי מערכת: איך לתקן בבת אחת את שעות הכניסה והיציאה של הרבה דיווחים מתוך דוח הנוכחות היומי.

"שינוי שעה מרוכז" מאפשר להזיז את השעות של דיווחים רבים בפעולה אחת: להוריד או להוסיף מספר דקות לשעת הכניסה, לשעת היציאה או לשתיהן. במקום לערוך כל דיווח בנפרד, מסמנים בטבלה את כל הדיווחים שצריך לתקן, בוחרים כמה דקות ועל מה, בודקים בתצוגה מקדימה איך ייראו השעות אחרי השינוי, ומבצעים.

מתי משתמשים בזה, למשל:

המדריך כולל: מדריך מקוצר, הסבר מלא של כל שלב וכל אפשרות בחלון, מה בדיוק משתנה ומה לא, איך מבטלים שינוי, דוגמאות, ושאלות נפוצות.

סרטון הסבר קצר:

הכפתור "שינוי שעה מרוכז" מופיע רק למנהל מערכת של החברה. מנהלי מחלקה/סניף ועובדים לא רואים אותו. גם צוות התמיכה של EZTime יכול לבצע את התיקון עבורכם לפי בקשה.

נכנסים לתפריט דוחות ← דוח נוכחות יומי. הטבלה ריקה עד שלוחצים על חפש. בוחרים את הדיווחים שרוצים לראות:

אחרי שלוחצים חפש, מופיעה טבלת הדיווחים. הכפתור שינוי שעה מרוכז נמצא בשורת הכפתורים שמעל הטבלה, ליד "ממשק יבוא דיווחים" (ראו בתמונה למטה).

השינוי חל רק על הדיווחים שסומנו בטבלה. יש שתי דרכים לסמן:

חשוב לדעת על "סימון הכול": הטבלה מציגה כברירת מחדל 50 שורות בכל עמוד, וסימון הכול מסמן רק את השורות של העמוד שמוצג כרגע. אם יש כמה עמודים, אפשר להגדיל את "כמות להצגה" שמעל הטבלה, או לעבור בין העמודים ולסמן בכל עמוד. הסימונים נשמרים במעבר בין עמודים.

תיבת סימון מופיעה רק בשורות שיש בהן דיווח. שורה של עובד שנעדר (בלי דיווח) אין בה מה לשנות, ולכן אין בה תיבה.

אם לוחצים על "שינוי שעה מרוכז" בלי לסמן אף דיווח, החלון לא נפתח ומופיעה ההודעה "סמן בטבלה את הדיווחים שברצונך לתקן ואז לחץ על שינוי שעה מרוכז" (ראו בתמונה למטה).

לוחצים על שינוי שעה מרוכז. נפתח החלון "שינוי שעה מרוכז לדיווחים" (ראו בתמונה למטה).

בראש החלון מופיעה תזכורת: הפעולה משנה את שעות הכניסה/היציאה של הדיווחים, כל שינוי נשמר בלוג כמו עריכה ידנית, ולביטול מריצים את השינוי ההפוך על אותם דיווחים.

איך עובד סינון לפי שעון: הכניסה והיציאה נבדקות כל אחת בנפרד. אם הכניסה של עובד דווחה מהשעון שנבחר והיציאה דווחה מהאפליקציה או ידנית, רק הכניסה תזוז. דיווחים שלא הגיעו מהשעון שנבחר לא ישתנו ויופיעו ברשימת הדילוגים. זה שימושי כשרק שעון אחד היה עם שעה לא נכונה: אפשר לסמן את כל הדיווחים של התקופה ולבחור את השעון, וכל השאר לא יושפעו (ראו בתמונה למטה).

כשההגדרות מוכנות, לוחצים המשך לבדיקה. כפתור בטל סוגר את החלון בלי לשנות כלום.

בשלב הבדיקה עדיין לא השתנה כלום. החלון מציג (ראו בתמונה למטה):

הסימן --:-- בעמודות לפני/אחרי אומר שאין שעה בצד הזה. למשל "08:40---:--" הוא דיווח עם כניסה ב-08:40 ובלי יציאה (העובד עדיין בעבודה). במקרה כזה רק הכניסה זזה.

הסיבות שבגללן דיווח ידולג:

דוגמה עם סינון לפי שעון: "הורד 60 דקות · רק כניסה · שעון מחסן". רק העובד שהכניסה שלו הגיעה משעון המחסן ישתנה, וכל השאר ידולגו (ראו בתמונה למטה).

דוגמה להוספה: "הוסף 10 דקות · רק יציאה". שעות היציאה מתאחרות ב-10 דקות, והכניסות לא משתנות. עובד שעוד לא יצא ידולג (ראו בתמונה למטה).

אם משהו לא נראה נכון, לוחצים חזור. חוזרים להגדרות, משנים, ולוחצים שוב "המשך לבדיקה". אם אף דיווח לא אמור להשתנות, הכפתור "בצע שינוי" לא פעיל.

לוחצים בצע שינוי. החלון נסגר, מופיעה הודעה עם מספר הדיווחים שעודכנו ומספר הדיווחים שדולגו (ראו בתמונה למטה), והטבלה נטענת מחדש עם השעות החדשות. הסימונים בטבלה מתאפסים.

כל דיווח שהשתנה נרשם במסך היסטוריית פעולות כעריכת דיווח, כמו עריכה ידנית: שם העובד, תאריך הדיווח, השעות לפני השינוי והשעות אחרי, מי ביצע ומתי. כך תמיד אפשר לראות מה שונה ועל ידי מי.

אין כפתור "בטל" אחרי הביצוע. מבטלים על ידי הרצת השינוי ההפוך על אותם דיווחים: אם הורדתם 60 דקות, מסמנים את אותם דיווחים ומוסיפים 60 דקות עם אותה אפשרות "החל על" ואותו שעון. בתצוגה המקדימה רואים שהשעות חוזרות למה שהיו.

אחרי המעבר לשעון חורף, שעון שלא עודכן מראה שעה אחת קדימה. עובד שנכנס ב-08:00 נרשם ב-09:00.

אחרי המעבר לשעון קיץ, שעון שלא עודכן מראה שעה אחת אחורה. עובד שנכנס ב-08:00 נרשם ב-07:00. עושים את אותם שלבים, אבל בוחרים הוסף 60 דקות.

מסמנים את הדיווחים, בוחרים הוסף או הורד, מספר הדקות, רק יציאה ו"כל המקורות".

הכפתור מופיע רק למנהל מערכת, במסך דוחות ← דוח נוכחות יומי, בשורת הכפתורים שמעל הטבלה. מנהלי מחלקה/סניף ועובדים לא רואים אותו. אם אתם מנהלי מערכת ועדיין לא רואים אותו, רעננו את הדף.

כנראה שלא סומן אף דיווח. מסמנים קודם את הדיווחים בטבלה (תיבת הסימון בתחילת השורה) ואז לוחצים שוב.

סימון הכול מסמן רק את השורות שבעמוד המוצג (50 כברירת מחדל). הגדילו את "כמות להצגה" או סמנו גם בעמודים הבאים. בנוסף, בדקו ברשימת הדילוגים בתצוגה המקדימה: דיווחי חופשה, מחלה, דיווחים בלי שעה בצד שנבחר, ודיווחים שלא הגיעו מהשעון שנבחר לא משתנים.

הסיבה כתובה בטבלת התצוגה המקדימה, ליד שם העובד. פירוט כל הסיבות נמצא בטבלה "הסיבות שבגללן דיווח ידולג" שבשלב 4.

כשבוחרים שעון, משתנות רק כניסות ויציאות שהגיעו מהשעון הזה. אם רוב העובדים דיווחו בשעון אחר, באפליקציה או ידנית, הם ידולגו. אם רוצים לשנות את כולם, בחרו "כל המקורות".

מריצים את השינוי ההפוך על אותם דיווחים: הוספה במקום הורדה (או להפך), אותו מספר דקות, אותה בחירה ב"החל על" ובשעון. אפשר לראות בדיוק מה שונה במסך היסטוריית פעולות.

כן. סך השעות, שעות נוספות, הדוח החודשי והייצוא לשכר מחושבים לפי השעות החדשות, בדיוק כמו אחרי עריכה ידנית של דיווח.

לא. השינוי מתקן רק דיווחים שכבר נקלטו. כדי שהדיווחים הבאים יהיו נכונים, צריך לכוון את השעה בשעון: תמיכה ← שעוני הנוכחות שלי ← כוון שעה, או לפנות לתמיכה.

בדיווח בלי יציאה משתנה רק הכניסה (אם בחרתם "כניסה ויציאה" או "רק כניסה"). אם בחרתם "רק יציאה", הדיווח ידולג.

יציאה של משמרת לילה יכולה לעבור חצות, קדימה או אחורה, כל עוד היא נשארת ביום הכניסה או ביום שאחריו. הכניסה לא יכולה לעבור ליום אחר. דיווח כזה ידולג עם ההודעה "השעה תעבור ליום אחר - לתקן ידנית".