מדריך מלא ל"ממשק יבוא דיווחים" בדוח היומי. המדריך מסביר איך מכינים קובץ אקסל, מה נכנס בכל עמודה, איך טוענים את הקובץ, איך בודקים ומתקנים שגיאות לפני השליחה, ואיך טוענים גם הוצאות ותוספות, ימי חופשה, מחלה ומילואים וימים מיוחדים.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מסביר למה כדאי להשתמש בממשק היבוא, איפה הוא נמצא, איך נראה קובץ האקסל, איך המערכת בודקת את הנתונים ומסמנת שגיאות באדום, ואיך שולחים את הדיווחים למערכת.
1. מה זה ממשק יבוא הדיווחים, ולמה משתמשים בו
ממשק יבוא הדיווחים מאפשר להכניס למערכת הרבה דיווחי נוכחות בפעולה אחת, מתוך קובץ אקסל, במקום להוסיף כל דיווח ידנית. כל שורה בקובץ הופכת לדיווח אחד של עובד אחד ביום אחד.
באותו קובץ אפשר לטעון כמה סוגים של נתונים:
דיווחי נוכחות: שעת כניסה ושעת יציאה, כולל משמרות לילה שעוברות לתאריך הבא.
הוצאות ותוספות: למשל החזר נסיעות, אש"ל או בונוס, עם סכום. ההוצאה נשמרת על הדיווח של אותו יום.
ימי היעדרות: חופשה, מחלה, מילואים, וחצאי ימים של כל אחד מהם.
ימים מיוחדים/אחרים: כל סוג יום מיוחד שהגדרתם במערכת (למשל השתלמות, יום הצהרה, עבודה מהבית).
תפקיד/פרויקט ואתר: אפשר לשייך כל דיווח לתפקיד ולאתר.
מתי משתמשים בממשק
מעבר ממערכת אחרת: כשעוברים ל-EZTIME באמצע חודש ורוצים להכניס את הדיווחים שכבר נאספו במערכת הקודמת.
שעון או מערכת חיצונית: כשחלק מהעובדים מדווחים בשעון אחר או בגיליון ידני, ומעבירים את הנתונים פעם בשבוע או בחודש.
הזנה מרוכזת של היעדרויות: למשל ימי חופשה מרוכזת לכל העובדים, או ימי מילואים לפי אישורים.
הוצאות ותוספות מרוכזות: כשמחלקת הכספים מחזיקה טבלה של החזרים ורוצים להכניס אותם לשכר.
תיקון או השלמה של חודש: כשחסרים הרבה דיווחים ויש אותם בטבלה מסודרת.
בקצרה: מכינים קובץ אקסל לפי המבנה הקבוע, פותחים בדוח היומי את "ממשק יבוא דיווחים", בוחרים את הקובץ, בודקים שאין תאים אדומים ולוחצים "שלח". הדיווחים נוספים לדוח היומי ולדוח החודשי כמו כל דיווח רגיל.
כל התהליך בחמישה שלבים:
2. מי יכול להשתמש בממשק
מנהל מערכת (מנהל החברה): רואה את הכפתור ויכול לטעון דיווחים לכל העובדים.
מנהל מחלקה: רואה את הכפתור בדוח היומי ויכול לטעון דיווחים.
עובד רגיל: לא רואה את הכפתור ולא יכול לטעון דיווחים מאקסל.
3. שלב 1: הכנת קובץ האקסל - נמצא בדוח יומי
הדרך הקלה ביותר היא להוריד את קובץ הדוגמה מתוך הממשק (הקישור Sample.xls, ראו שלב 2) ולמלא אותו. הקובץ צריך להיות בפורמט .xlsx או .xls.
כללים כלליים לקובץ
שורה 1 היא שורת כותרות. המערכת תמיד מדלגת על השורה הראשונה, גם אם יש בה נתונים. הנתונים מתחילים בשורה 2.
סדר העמודות קבוע (A עד K, ראו הטבלה למטה). המערכת קוראת לפי מיקום העמודה ולא לפי שם הכותרת, ולכן אסור להוסיף, למחוק או להזיז עמודות.
רק הגיליון הראשון נקרא. אם יש בקובץ כמה גיליונות, הנתונים צריכים להיות בגיליון הראשון.
שורה אחת = דיווח אחד של עובד אחד. אם לעובד יש שתי כניסות באותו יום (למשל משמרת מפוצלת), כותבים שתי שורות.
עמודות שלא צריך משאירים ריקות. לא כותבים בהן 0 או מקף.
כך נראה קובץ מלא, עם דוגמה לכל סוג של שורה:
פירוט העמודות
עמודה | כותרת | מה כותבים | חובה? | פורמט ודוגמה |
A | Emp ID | תעודת הזהות של העובד, בדיוק כפי שהיא רשומה בכרטיס העובד במערכת (השדה ת.ז.). | חובה | ספרות בלבד, בלי מקפים ובלי רווחים. דוגמה: |
B | DATE IN | תאריך הכניסה לעבודה (או תאריך יום ההיעדרות). | חובה |
|
C | IN | שעת הכניסה. | בדיווח שעות |
|
D | DATE OUT | תאריך היציאה. ממלאים רק כשהיציאה בתאריך אחר מהכניסה (משמרת לילה). אם ריק, המערכת משתמשת בתאריך הכניסה. | לא |
|
E | OUT | שעת היציאה. | בדיווח שעות |
|
F | expense_type | שם סוג ההוצאה או התוספה. חייב להיות זהה בדיוק לשם שמופיע ברשימת סוגי ההוצאות/תוספות במערכת. | לא | טקסט. דוגמה: |
G | SUM expense | סכום ההוצאה. נשמר רק אם יש גם סוג הוצאה בעמודה F. | לא | מספר גדול מ-0, אפשר עם נקודה עשרונית. דוגמה: |
H | TYPE | סוג היום (קוד מספרי, ראו הטבלה בסעיף הבא). ריק או 0 = יום עבודה רגיל. | לא | מספר 0 עד 7. דוגמה: |
I | ROLE | שם התפקיד או הפרויקט, בדיוק כפי שהוא מופיע ברשימת התפקידים/פרויקטים במערכת. | לא | טקסט. דוגמה: |
J | CODE | קוד היום המיוחד, כפי שהגדרתם אותו בהגדרות הדיווחים המיוחדים/אחרים. משתמשים בו יחד עם סוג יום 7. | לא | טקסט או מספר. דוגמה: |
K | Place | שם האתר (המיקום) של הדיווח, בדיוק כפי שהוא מופיע ברשימת האתרים במערכת. | לא | טקסט. דוגמה: |
קודים לסוג היום (עמודה H)
קוד | סוג היום | הערות |
0 או ריק | יום עבודה רגיל | ברירת המחדל. ממלאים שעת כניסה ושעת יציאה. |
1 | חצי יום מחלה |
|
2 | חצי יום חופשה |
|
3 | חצי יום מילואים |
|
4 | יום מילואים |
|
5 | יום חופשה |
|
6 | יום מחלה |
|
7 | יום מיוחד/אחר | חובה לכתוב גם את קוד היום המיוחד בעמודה J (ראו סעיף 4). |
איך ממלאים כל סוג של שורה
מה רוצים לטעון | איך ממלאים |
יום עבודה רגיל | A (ת.ז.), B (תאריך), C (כניסה), E (יציאה). D נשאר ריק. |
משמרת לילה | A, B (תאריך הכניסה), C (למשל 22:00), D (תאריך היום הבא), E (למשל 06:00). |
יום עבודה עם הוצאה | כמו יום עבודה רגיל, ובנוסף F (סוג ההוצאה) ו-G (הסכום). |
יום חופשה/מחלה/מילואים מלא | A, B, ו-H (5, 6 או 4). C ו-E נשארים ריקים. |
חצי יום היעדרות | A, B, ו-H (1, 2 או 3). |
יום מיוחד (יום מלא) | A, B, H = 7, ו-J = קוד היום המיוחד. C ו-E ריקים. |
יום מיוחד עם שעות | A, B, C, E, H = 7, ו-J = קוד היום המיוחד. היום המיוחד נשמר עם השעות שכתבתם. |
דיווח עם תפקיד ואתר | מוסיפים לשורה את I (שם התפקיד) ו-K (שם האתר). |
חשוב: שתי השעות או אף אחת. בשורה עם שעת כניסה חייבת להיות גם שעת יציאה, ולהפך. שורה עם שעה אחת בלבד (רק כניסה או רק יציאה) לא נטענת, והמערכת מדלגת עליה בלי הודעה. שורה בלי שעות בכלל נשמרת כיום מלא, לפי סוג היום שבעמודה H.
ת.ז. שמתחילה ב-0: אקסל מוחק אפסים בתחילת מספר. אם תעודת הזהות של עובד שמורה במערכת עם 0 בהתחלה, סמנו את עמודה A בפורמט "טקסט" באקסל לפני שאתם מקלידים, כדי שה-0 יישמר.
4. הגדרת קוד ליום מיוחד (רק אם טוענים ימים מיוחדים)
כדי לטעון יום מיוחד/אחר (סוג יום 7), לכל סוג יום מיוחד צריך להיות קוד. הקוד מקשר בין השורה בקובץ לבין סוג היום המיוחד במערכת.
בתפריט, נכנסים לניהול דיווחים ← דיווחים מיוחדים/אחרים.
ברשימה, לוחצים על כפתור העריכה (העיפרון) ליד היום המיוחד שרוצים לטעון, למשל "השתלמות".
בחלון "יום מיוחד/אחר", בשדה קוד, כותבים קוד שתבחרו, למשל
10(ראו בתמונה למטה).לוחצים לשמור.
מעכשיו, בקובץ האקסל כותבים בעמודה H את הספרה 7 ובעמודה J את הקוד 10, והשורה תיטען כיום "השתלמות".
טיפ: תנו לכל יום מיוחד קוד שונה. אם שני ימים מיוחדים מקבלים אותו קוד, המערכת תבחר אחד מהם. אם יום מיוחד מוגדר "כחופשה" או "כמחלה" בהגדרות שלו, הוא ייספר כחופשה או כמחלה גם כשהוא נטען מאקסל.
5. שלב 2: פתיחת ממשק היבוא
בתפריט, נכנסים לדוחות ← דוח יומי.
בשורת הכפתורים שמתחת לסינון, לוחצים על ממשק יבוא דיווחים (הכפתור עם החץ למעלה, ליד "הצג גרפים" ו"הוסף דיווח מרוכז"). ראו בתמונות למטה.
נפתח החלון "ממשק הוספת דיווחים והוצאות/תוספות מאקסל":
בחלון יש שלושה חלקים:
בחר קובץ אקסל: לוחצים על בחר קובץ ובוחרים את הקובץ מהמחשב (רק קבצי
.xlsאו.xlsx).Sample.xls: קישור להורדת קובץ הדוגמה עם הכותרות הנכונות. מומלץ להתחיל ממנו.
הזנה ידנית ללא קובץ אקסל: פותח את טבלת העריכה ריקה, ואפשר להקליד או להדביק לתוכה נתונים (ראו סעיף 8).
כדי לסגור את החלון בלי לטעון כלום, לוחצים על ה-✖ בפינה.
6. שלב 3: בדיקת הנתונים בטבלת העריכה
מיד אחרי שבוחרים קובץ, המערכת קוראת אותו ופותחת את טבלת האימות והעריכה. הדיווחים עדיין לא נשמרו בשלב הזה. זה השלב לבדוק שהכול נכון.
מה רואים בטבלה
שורה לכל דיווח מהקובץ (בלי שורת הכותרות).
עמודת "שם עובד": המערכת מוצאת את העובד לפי תעודת הזהות ומציגה את שמו בירוק. אם תעודת הזהות לא נמצאה, מופיע "❌ לא נמצא" באדום. אי אפשר לערוך את העמודה הזו.
צבעים: תאריכים מוצגים בכחול ושעות בבורדו, כדי שקל יהיה לזהות אותם.
כפתור ✕ אדום בתחילת כל שורה: מוחק את השורה מהטבלה (לא מהקובץ). אם מוחקים את כל השורות, נשארת שורה ריקה אחת.
מעל הטבלה מופיעה ההנחיה "הדבק נתונים (Ctrl+V). המערכת תתריע באדום על נתונים לא תקינים.", והאזהרה "לא ניתן לטעון דיווחים לתאריכים לפני 3 חודשים".
כפתורי הטבלה
כפתור | מה הוא עושה |
← חזור לבחירת קובץ (אפור) | סוגר את הטבלה וחוזר לחלון בחירת הקובץ. השינויים שעשיתם בטבלה לא נשמרים. |
↻ איפוס (כתום) | מוחק את כל השורות ומשאיר טבלה ריקה. לפני המחיקה מופיעה שאלה "האם אתה בטוח? הכל יימחק והטבלה תתאפס." |
+ הוסף שורה (ירוק) | מוסיף שורה ריקה בסוף הטבלה, ומעביר את הסמן אליה. |
📅 תיקון תאריכים (סגול) | מתקן תאריכים שהתהפכו מ-MM/DD ל-DD/MM (ראו סעיף 7). |
סך הכל דיווחים (כחול בהיר) | לא כפתור. מראה כמה שורות יש כרגע בטבלה. |
✓ שלח (כחול כהה) | שולח את כל השורות למערכת ושומר את הדיווחים (ראו סעיף 9). |
הסבר על כל עמודה (האייקון ⓘ)
ליד כל כותרת בטבלה יש אייקון ⓘ. כשמעבירים עליו את העכבר, מופיע הסבר קצר: מה כותבים בעמודה, באיזה פורמט, ודוגמה (ראו בתמונה למטה).
עריכה בתוך הטבלה
לוחצים על תא ומקלידים כדי לשנות אותו. הבדיקה מתבצעת מיד בזמן ההקלדה.
חיצים למעלה ולמטה: מעבר לתא באותה עמודה בשורה הקודמת או הבאה.
Enter: מעבר לתא באותה עמודה בשורה הבאה. ב-Enter בשורה האחרונה נוספת שורה חדשה.
כשמשנים תעודת זהות, שם העובד מתעדכן מיד.
רווחים מיותרים בתחילת התא ובסופו נמחקים אוטומטית.
7. תאים אדומים: איך מוצאים ומתקנים שגיאות
כל תא עם נתון לא תקין מסומן ברקע אדום ובמסגרת אדומה. אי אפשר לשלוח את הטבלה כל עוד יש בה תא אדום אחד לפחות.
הסיבות לתא אדום ואיך מתקנים
מה רואים | הסיבה | איך מתקנים |
ת.ז. אדומה ו"❌ לא נמצא" בשם העובד | אין במערכת עובד עם תעודת הזהות הזו, או שיש בה טעות הקלדה. | בודקים את תעודת הזהות בכרטיס העובד ומתקנים. אם העובד חדש, מקימים אותו במערכת קודם, ואז טוענים שוב. |
ת.ז. אדומה עם מקפים או רווחים | תעודת זהות חייבת להכיל ספרות בלבד. | מוחקים את המקפים והרווחים (למשל |
ת.ז. ריקה | חסרה תעודת זהות בשורה. | ממלאים את תעודת הזהות, או מוחקים את השורה עם ✕. |
תאריך כניסה ריק | תאריך הכניסה הוא שדה חובה. | ממלאים תאריך בפורמט DD/MM/YYYY. |
תאריך אדום כמו | התאריך בפורמט אמריקאי (חודש/יום). אין חודש 14. | מתקנים ידנית, או לוחצים "תיקון תאריכים" (ראו בהמשך). |
תאריך תקין אבל אדום, ובמעבר עכבר "תאריך ישן מדי" | התאריך מוקדם מ-3 חודשים לפני היום. אי אפשר לטעון דיווחים כל כך ישנים דרך הממשק. | מוחקים את השורה. לתאריכים ישנים יותר פונים לתמיכה. |
תאריך שלא קיים, כמו | אין תאריך כזה בלוח השנה. | מתקנים לתאריך נכון. |
שעה אדומה כמו | השעה לא בפורמט HH:MM או לא בטווח 00:00 עד 23:59. | כותבים עם נקודתיים, בשעון 24 שעות: |
תיקון תאריכים אוטומטי
לפעמים אקסל שומר תאריכים בפורמט אמריקאי (חודש/יום/שנה), ואז 12 באוקטובר נראה כמו 10/12/2026 והמערכת קוראת אותו כ-10 בדצמבר. כפתור 📅 תיקון תאריכים פותר את זה:
לוחצים על 📅 תיקון תאריכים.
בחלון שנפתח, בוחרים את החודש שאליו שייכים הדיווחים (ברירת המחדל היא החודש הנוכחי). ראו בתמונה למטה.
לוחצים תקן תאריכים.
המערכת עוברת על כל התאריכים בעמודות "תאריך כניסה" ו"תאריך יציאה" ומזהה איזה מספר הוא החודש:
אם המספר השני גדול מ-12, ברור שהוא היום, והתאריך מתהפך.
אם המספר הראשון גדול מ-12, התאריך כבר נכון ולא משתנה.
אם שני המספרים 12 או פחות, המערכת משתמשת בחודש שבחרתם כדי להחליט מה החודש.
בסוף מופיעה הודעה כמה תאריכים תוקנו, או "לא נמצאו תאריכים לתיקון" אם הכול כבר בפורמט הנכון. כדי לצאת בלי לשנות, לוחצים ביטול.
8. הזנה ידנית והדבקה מאקסל (בלי קובץ)
אפשר לטעון דיווחים גם בלי לשמור קובץ: לוחצים בחלון הראשון על הזנה ידנית ללא קובץ אקסל, ונפתחת טבלת העריכה עם שורה ריקה אחת.
הקלדה: מקלידים בתאים, ולוחצים "+ הוסף שורה" או Enter כדי להוסיף שורות.
הדבקה מאקסל: מסמנים באקסל כמה שורות ועמודות ומעתיקים (Ctrl+C), לוחצים על התא בטבלה שממנו רוצים להתחיל, ומדביקים (Ctrl+V). הנתונים מתפזרים לתאים לפי הסדר, ואם צריך שורות נוספות, הן נוצרות אוטומטית. התאים שהודבקו מהבהבים בצהוב לרגע.
כשמדביקים, לא מעתיקים את עמודת "שם עובד": היא לא קיימת באקסל. ההדבקה מדלגת עליה ועוברת מ-ת.ז. ישר לתאריך כניסה.
כל הבדיקות והתאים האדומים עובדים בדיוק כמו בטעינה מקובץ.
9. שלב 4: שליחה ובדיקה בדוח
מוודאים שאין תאים אדומים בטבלה.
לוחצים ✓ שלח. הכפתור משתנה ל"⏳ שולח..." עד שהשליחה מסתיימת.
מופיעה ההודעה "הנתונים נשלחו בהצלחה!" והחלון נסגר.
בדוח היומי, בוחרים את טווח התאריכים של הדיווחים ולוחצים חפש. הדיווחים שנטענו מופיעים בטבלה.
הודעות שיכולות להופיע בלחיצה על "שלח"
הודעה | מה היא אומרת |
"שגיאה! נמצאו X תאים עם נתונים לא תקינים (מסומנים באדום)..." | יש בטבלה תאים אדומים. המערכת גוללת לתא האדום הראשון. מתקנים את כולם ושולחים שוב. |
"הטבלה ריקה, אין מה לשלוח." | אין אף נתון בטבלה. |
"הנתונים נשלחו בהצלחה!" | הדיווחים נשמרו. |
"שגיאה בשליחת הנתונים..." | בעיית תקשורת. בודקים את חיבור האינטרנט ושולחים שוב. הנתונים בטבלה לא נמחקים. |
מה קורה בשמירה
היבוא רק מוסיף דיווחים. הוא לא מוחק ולא מחליף דיווחים שכבר קיימים במערכת.
כל שורה נשמרת כדיווח רגיל: היא מופיעה בדוח היומי, בדוח החודשי ובייצוא לשכר, ונכנסת לחישובי השעות, השעות הנוספות והיעדרויות.
הוצאה נשמרת על הדיווח של אותו יום, ומופיעה בדוחות ההוצאות/תוספות.
שורות שנשלחות אבל לא נשמרות
יש כמה מקרים שהטבלה לא מסמנת באדום, אבל המערכת מדלגת עליהם בזמן השמירה, בלי הודעה. אחרי טעינה, תמיד כדאי לבדוק בדוח היומי שכל הדיווחים נכנסו.
מקרה | מה קורה |
שעת כניסה בלי שעת יציאה, או להפך | השורה לא נשמרת. |
התאריך בחודש נעול (לחברה או למחלקה של העובד) | השורה לא נשמרת. פותחים את נעילת החודש, טוענים שוב, ונועלים מחדש. |
סוג הוצאה שלא קיים ברשימת סוגי ההוצאות/תוספות, או סכום 0 או ריק | הדיווח נשמר, אבל בלי ההוצאה. |
שם תפקיד שלא קיים ברשימת התפקידים/פרויקטים | הדיווח נשמר בלי תפקיד. |
שם אתר שלא קיים ברשימת האתרים | הדיווח נשמר בלי אתר. |
קוד יום מיוחד שלא קיים | הדיווח נשמר, אבל לא כיום המיוחד. |
שימו לב: טעינה כפולה יוצרת דיווחים כפולים. מכיוון שהיבוא רק מוסיף, טעינה של אותו קובץ פעמיים תיצור כל דיווח פעמיים. אם זה קרה, מסמנים בדוח היומי את הדיווחים הכפולים ולוחצים מחק דיווחים נבחרים.
המלצה: בפעם הראשונה, טענו קובץ עם 2-3 שורות בלבד, בדקו בדוח היומי שהן נכנסו כמו שצריך (שעות, סוג יום, הוצאה, תפקיד), ורק אחר כך טענו את כל הנתונים.
10. שאלות נפוצות ופתרון בעיות
איפה נמצא ממשק היבוא?
בתפריט דוחות ← דוח יומי, בכפתור "ממשק יבוא דיווחים" שבשורת הכפתורים מתחת לסינון.
אני לא רואה את הכפתור "ממשק יבוא דיווחים".
הכפתור מוצג רק למנהל מערכת ולמנהל מחלקה. עובד רגיל לא רואה אותו. אם אתם מנהלים ועדיין לא רואים, פנו לתמיכה.
האם הטעינה מוחקת או מעדכנת דיווחים קיימים?
לא. היבוא רק מוסיף דיווחים חדשים. כדי לתקן דיווח קיים, עורכים אותו בדוח היומי או בדוח החודשי.
טענתי את אותו קובץ פעמיים. מה עושים?
כל דיווח נוצר פעמיים. בדוח היומי מסמנים את הכפולים (תיבת הסימון בתחילת השורה) ולוחצים "מחק דיווחים נבחרים".
למה העובד מופיע "❌ לא נמצא"?
תעודת הזהות בקובץ לא זהה לתעודת הזהות בכרטיס העובד. בודקים טעויות הקלדה, מקפים, רווחים, או 0 בהתחלה שאקסל מחק. אם העובד עוד לא קיים במערכת, מקימים אותו קודם.
אפשר לזהות עובד לפי מספר עובד או שם, ולא לפי ת.ז.?
לא. הזיהוי נעשה רק לפי תעודת הזהות (השדה ת.ז. בכרטיס העובד).
למה אי אפשר לטעון דיווחים מלפני 3 חודשים?
זו הגבלה של הממשק, כדי למנוע שינויים בחודשים ישנים שכבר שולמו. לטעינה של תקופה ישנה יותר פנו לתמיכה.
כל התאריכים אדומים או לא נכונים.
כנראה אקסל שמר אותם בפורמט אמריקאי (חודש/יום). לוחצים "📅 תיקון תאריכים", בוחרים את החודש של הדיווחים ולוחצים "תקן תאריכים".
איך טוענים משמרת לילה?
כותבים בעמודה B את תאריך הכניסה, בעמודה C את שעת הכניסה (למשל 22:00), בעמודה D את תאריך היציאה (היום הבא) ובעמודה E את שעת היציאה (למשל 06:00).
לעובד יש שתי כניסות ויציאות באותו יום. איך טוענים?
כותבים שתי שורות נפרדות לאותו עובד ולאותו תאריך, אחת לכל כניסה ויציאה.
איך טוענים יום חופשה, מחלה או מילואים?
ממלאים ת.ז. ותאריך, ובעמודה H את הקוד: 5 לחופשה, 6 למחלה, 4 למילואים, או 1, 2, 3 לחצי יום מחלה, חופשה או מילואים. את עמודות השעות משאירים ריקות.
איך טוענים יום מיוחד?
קודם נותנים ליום המיוחד קוד בניהול דיווחים ← דיווחים מיוחדים/אחרים (סעיף 4). בקובץ כותבים 7 בעמודה H ואת הקוד בעמודה J.
ההוצאה לא הופיעה בדוח.
בודקים ששם סוג ההוצאה בעמודה F זהה בדיוק (כולל רווחים ואותיות) לשם ברשימת סוגי ההוצאות/תוספות במערכת, ושהסכום בעמודה G גדול מ-0.
התפקיד או האתר לא נשמרו על הדיווח.
השם בקובץ חייב להיות זהה בדיוק לשם ברשימת התפקידים/פרויקטים או ברשימת האתרים. אם יש הבדל קטן, הדיווח נשמר בלעדיהם.
חלק מהשורות לא נכנסו, אבל לא הייתה הודעת שגיאה.
בדרך כלל הסיבה היא שורה עם שעה אחת בלבד (כניסה בלי יציאה), או תאריך בחודש נעול. ראו את הטבלה "שורות שנשלחות אבל לא נשמרות" בסעיף 9.
אפשר לשנות את סדר העמודות או להוסיף עמודות משלי?
לא. המערכת קוראת לפי מיקום העמודה (A עד K). עמודה נוספת או סדר אחר יגרמו לנתונים להיכנס לשדות הלא נכונים. הכי בטוח להתחיל מקובץ הדוגמה Sample.xls.
יש בקובץ כמה גיליונות.
רק הגיליון הראשון נקרא. מעבירים את הנתונים לגיליון הראשון, או שומרים קובץ נפרד.
שיניתי נתונים בטבלת העריכה. האם הקובץ במחשב שלי השתנה?
לא. השינויים נעשים רק בטבלה שבמסך ונשלחים למערכת. הקובץ המקורי לא משתנה.
11. מקרא אייקונים וכפתורים
אייקון / כפתור | איפה | משמעות |
⇧ ממשק יבוא דיווחים | דוח יומי, שורת הכפתורים | פותח את ממשק היבוא. |
בחר קובץ | חלון בחירת הקובץ | בחירת קובץ אקסל מהמחשב. |
📎 Sample.xls | חלון בחירת הקובץ | הורדת קובץ דוגמה. |
⌨ הזנה ידנית ללא קובץ אקסל | חלון בחירת הקובץ | פתיחת טבלה ריקה להקלדה או הדבקה. |
✖ | פינת החלון | סגירת החלון. |
ⓘ | כותרות הטבלה | הסבר על העמודה במעבר עכבר. |
✕ (אדום) | תחילת כל שורה | מחיקת השורה מהטבלה. |
❌ לא נמצא | עמודת שם עובד | אין עובד עם תעודת הזהות הזו. |
תא ברקע אדום | בטבלה | נתון לא תקין שצריך לתקן לפני שליחה. |
← חזור לבחירת קובץ | טבלת העריכה | חזרה לחלון הראשון. |
↻ איפוס | טבלת העריכה | מחיקת כל השורות. |
+ הוסף שורה | טבלת העריכה | הוספת שורה ריקה. |
📅 תיקון תאריכים | טבלת העריכה | היפוך תאריכים מ-MM/DD ל-DD/MM. |
✓ שלח | טבלת העריכה | שמירת הדיווחים במערכת. |