איך המערכת מתקנת אוטומטית את שעות הכניסה והיציאה של העובדים: הגבלת שעת כניסה מינימלית ושעת יציאה מקסימלית, הגבלה לפי טווחי שעות או לפי סידור המשמרות, יציאה אוטומטית לעובד ששכח להחתים, עיגול איחור קטן ויציאה מוקדמת קטנה לטובת העובד, תיחום השעות בדוחות לפי המשמרת, ומילוי טווח בסוף משמרת. כל ההגדרות נמצאות בהסכם העבודה, בלשונית "כללי", בחלק "הגדרות עיגול ותיקון שעות עבודה".

הסרטון מראה איפה נמצאות ההגדרות, איך בוחרים שיטת הגבלה, דוגמה לתיקון כניסה מוקדמת ויציאה מאוחרת, עיגול של איחור קטן, ותיחום השעות לפי המשמרת.

בקצרה: בחלק "הגדרות עיגול ותיקון שעות עבודה" יש שש הגדרות, וכל אחת מופעלת במתג "פעיל / כבוי" משלה:
1. הפעל מנגנון עיגול אוטומטי של דיווחי הנוכחות: מגביל את שעות הכניסה והיציאה (בשש שיטות שונות), ואפשר להוסיף לו יציאה אוטומטית בשעת היציאה המקסימלית.
2. הפעל ביצוע יציאה אוטומטית לאחר משך זמן עבודה: סוגר כניסה פתוחה אחרי מספר שעות קבוע.
3. עיגול שעות באיחור: מוחל איחור של עד X דקות.
4. עיגול שעות ביציאה מוקדמת: מוחל יציאה מוקדמת של עד X דקות.
5. הפעל מנגנון תיחום שעות לפי שעות משמרת: בדוחות נספרות רק השעות שבתוך המשמרת שבסידור.
6. הפעל מנגנון מילוי טווח: מי שיצא בטווח מסוים בסוף משמרת מקבל שעות עד סוף הטווח.
ההגדרות 1 עד 4 משנות את השעה שנרשמת ברגע ההחתמה. ההגדרות 5 ו-6 לא משנות את ההחתמות, אלא רק את החישוב בדוחות. ההגדרות 1 עד 4 לא חלות רטרואקטיבית: הן משפיעות רק על החתמות שאחרי השמירה.

במצב רגיל, המערכת רושמת בדיוק את השעה שבה העובד החתים: אם העובד החתים כניסה ב-07:05, נרשמת כניסה ב-07:05. מנגנוני העיגול והתיקון מאפשרים לקבוע כללים שמשנים את השעה הזו אוטומטית, לפי מדיניות העסק. למשל:

כל ההגדרות שייכות להסכם העבודה. לכן אפשר להגדיר כללים שונים לקבוצות עובדים שונות: למשל הסכם אחד לעובדי המשרד עם הגבלת 07:30 עד 17:30, והסכם אחר לעובדי המשמרות שמוגבלים לפי הסידור. כל עובד מקבל את הכללים של ההסכם שמשויך אליו.

חשוב לדעת לפני שמפעילים:
• ליד המתג הראשון כתוב "(לא מומלץ)". הסיבה: המנגנון משנה את שעת ההחתמה עצמה. השעה המקורית שהעובד החתים לא נשמרת בדוח, ואי אפשר לשחזר אותה אחר כך. לכן הפעילו אותו רק אם זו באמת מדיניות העסק, ובדקו את הכללים היטב.
• הגדרות העיגול בהחתמה (1 עד 4) אינן חלות רטרואקטיבית. הן משפיעות רק על החתמות שיתבצעו אחרי השמירה. דיווחים שכבר נרשמו לא משתנים.
• ההגדרות 1 עד 4 חלות על החתמות: שעון נוכחות, אפליקציה, טאבלט, החתמה מהדפדפן וכו'. דיווח שמנהל מוסיף או עורך ידנית בדוח, או דיווח שמיובא מקובץ, נשמר כמו שהוזן ולא מעוגל.

בראש מסך ההסכם יש שורת לשוניות: שעות נוספות, שבת וחג, הפסקות, כללי, זמן נדרש בתקן ועוד. לוחצים על "כללי" (ראו בתמונה למטה).

הלשונית "כללי" מחולקת לשני כרטיסים. בצד ימין "הגדרות כלליות" (זמן יום עבודה מינימלי ומקסימלי, איפוס יום עבודה ועוד). בצד שמאל הכרטיס "הגדרות עיגול ותיקון שעות עבודה", עם סמל של עיגול צהוב. במסך צר (טלפון או חלון קטן) הכרטיס מופיע מתחת לכרטיס "הגדרות כלליות".

כך נראה הכרטיס כשכל המתגים כבויים (מצב ברירת המחדל). בראש הכרטיס יש הסבר קצר וקישור "קבל מידע חוקתי" שמוביל לאתר כל זכות (מידע על חוקי עבודה). מתחת יש שש שורות, כל אחת עם מתג "פעיל / כבוי". כשמפעילים מתג, נפתחים מתחתיו השדות של אותה הגדרה. ליד כל שורה יש סמל i: מעבר עם העכבר מציג הסבר קצר.

אחרי שמגדירים את מה שצריך (פירוט בסעיפים הבאים), לוחצים על הכפתור הירוק "לשמור" בראש המסך (ראו בתמונה למטה). "בטל" יוצא בלי לשמור.

ההגדרות חלות רק על עובדים שההסכם הזה משויך אליהם:

זה המנגנון המרכזי: הוא קובע גבולות לשעות הכניסה והיציאה. החתמה שנופלת מחוץ לגבול נרשמת בשעת הגבול. כשמפעילים את המתג, נפתחים מתחתיו:

יש שש שיטות (ראו בתמונה למטה):

אחרי שבוחרים בשיטה הזו מופיעים שני שדות שעה (ראו בתמונה למטה):

אפשר למלא רק אחד מהשדות. למשל, רק "שעת כניסה מינימלית" אם רוצים למנוע תשלום על הגעה מוקדמת, אבל לא להגביל את שעת היציאה.

דוגמה: מינימום 07:30, מקסימום 17:30. דנה החתימה כניסה ב-07:05 ויציאה ב-17:50. נרשם לה 07:30 עד 17:30, כלומר 10:00 שעות במקום 10:45. יוסי החתים 07:52 עד 16:40, בתוך הגבולות, ולכן לא השתנה כלום (ראו בתרשים למטה).

אותו עיקרון, אבל עם טבלה. כל שורה בטבלה היא יום בשבוע, עם שעת כניסה מינימלית, שעת יציאה מקסימלית ויום (יום ראשון עד שבת). כפתור + בשורה האחרונה מוסיף שורה, וכפתור ✕ מוחק שורה (ראו בתמונה למטה).

השיטה הזו גמישה יותר: היא מתקנת רק החתמות שנופלות בחלון שמגדירים, ולא נוגעת בהחתמות שמחוץ לחלון. בטבלה יש שלוש עמודות (ראו בתמונה למטה):

איך זה עובד:

אפשר להוסיף כמה שורות (כפתור +), למשל חלון כניסה לבוקר וחלון כניסה לצהריים. כך זה נראה בתרשים (ראו בתמונה למטה):

למה לבחור בשיטה הזו? היא "בולעת" הקדמות קטנות (עובד שהגיע 20 דקות לפני הזמן) ואיחורים קטנים ביציאה, אבל לא מוחקת שעות לעובד שבאמת הגיע מוקדם מאוד או נשאר הרבה אחרי הזמן, למשל לשעות נוספות מאושרות.

כמו 3.3, עם עמודה נוספת: יום. אפשר לבחור יום מסוים (ראשון עד שבת) או "כל הימים". כך אפשר, למשל, חלון כניסה אחד לכל הימים, חלון יציאה 17:00-18:00 לימים ראשון עד חמישי, וחלון יציאה 13:00-14:00 ליום שישי (ראו בתמונה למטה).

ביום שאין לו שורה (לא שורה של היום עצמו ולא שורה של "כל הימים") אין הגבלה. מומלץ לא ליצור לאותו יום ולאותו כיוון (כניסה או יציאה) שתי שורות עם חלונות חופפים, כדי שהתוצאה תהיה ברורה.

בשיטה הזו אין שדות למלא (ראו בתמונה למטה). הגבולות נלקחים מסידור המשמרות: תחילת המשמרת שהעובד שובץ אליה באותו יום היא שעת הכניסה המינימלית, וסוף המשמרת הוא שעת היציאה המקסימלית.

כדי שהשיטה תעבוד צריך שהעובד יהיה משובץ למשמרת באותו יום במערכת סידור המשמרות של איזיטיים. משמרות קבועות (משמרת שחוזרת כל שבוע) נלקחות בחשבון אם האפשרות הזו מופעלת בהגדרות החברה.

כמו "טווח משמרת", עם שני שדות זמן (ראו בתמונה למטה):

מה זה עושה:

המתג הזה מופיע בראש המנגנון, מתחת למתג הראשי (ראו בתמונה למטה). כשהוא פעיל, ועובד נכנס ושכח להחתים יציאה, המערכת רושמת לו יציאה אוטומטית בשעת היציאה המקסימלית.

מנגנון נפרד, שלא תלוי במנגנון 1. כשמפעילים אותו מופיע שדה "משך זמן העבודה לביצוע יציאה אוטומטית", בפורמט שעות:דקות (ראו בתמונה למטה).

כשעובד נכנס ולא החתים יציאה, ברגע שעובר משך הזמן שהוגדר מרגע הכניסה, המערכת רושמת לו יציאה בדיוק בשעת הכניסה + משך הזמן. למשל, עם 12:00: עובד שנכנס ב-07:00 ושכח לצאת, מקבל יציאה ב-19:00.

ההבדל בין שתי דרכי היציאה האוטומטית (ראו בתרשים למטה):

שימו לב: יציאה אוטומטית מסתירה את העובדה שהעובד שכח להחתים: הדיווח כבר לא יופיע בחריגות כ"חסרה יציאה". אם חשוב לכם לדעת מי שוכח, עדיף להשאיר את המנגנונים כבויים ולטפל במסך חריגות.

שני מנגנונים לטובת העובד: איחור קטן או יציאה מוקדמת קטנה "נמחלים", והשעה נרשמת כאילו העובד הגיע או יצא בזמן. כל אחד מופעל במתג משלו, ולכל אחד שני שדות (ראו בתמונה למטה):

כשהעובד מחתים כניסה אחרי שעת ההתחלה, באיחור של עד "זמן מקסימלי" דקות (כולל), הכניסה נרשמת בשעת ההתחלה. איחור גדול יותר נרשם במלואו, ולא מעוגל חלקית.

דוגמה: שעת התחלה 08:00, זמן מקסימלי 10. כניסה ב-08:07 נרשמת כ-08:00. כניסה ב-08:10 נרשמת כ-08:00. כניסה ב-08:14 נשארת 08:14 (ראו בתרשים למטה).

העיגול חל על החתמת כניסה שפותחת דיווח חדש. הוא לא חל על החתמה שסוגרת דיווח פתוח.

כשהעובד מחתים יציאה לפני שעת הסיום, בעד "זמן מקסימלי" דקות, היציאה נרשמת בשעת הסיום (ראו בתמונה למטה).

דוגמה: שעת סיום 17:00, זמן מקסימלי 5. יציאה ב-16:56 נרשמת כ-17:00. יציאה ב-16:50 נשארת 16:50 (ראו בתרשים למטה).

אפשר לשלב: למשל מנגנון 1 בשיטה "הגבל שעת כניסה ויציאה" (07:30-17:30) ועיגול איחור של 10 דקות "לפי טווח שעות". אז כניסה ב-07:10 נרשמת כ-07:30 (בגלל הגבול), וכניסה ב-07:38 נרשמת גם היא כ-07:30 (בגלל העיגול). כניסה ב-07:45 נשארת 07:45.

המנגנון הזה שונה מהקודמים: הוא לא משנה את ההחתמות. הדוח ממשיך להציג את השעות שהעובד החתים בפועל, אבל בחישוב השעות (בדוח החודשי, בדוח המסכם וביצוא לשכר) נספרות רק השעות שבתוך המשמרות שהעובד שובץ אליהן בסידור המשמרות.

דוגמה: משמרת 08:00-16:00. העובד עבד 07:30-16:40. בדוח נספרות 8:00 שעות, מ-08:00 עד 16:00. החצי שעה שלפני המשמרת וה-40 דקות שאחריה לא נספרות (ראו בתרשים למטה, בשורה הראשונה).

כללים חשובים:

כשהמתג פעיל, נפתחות מתחתיו שלוש הגדרות משנה (ראו בתמונה למטה):

כשהמתג פעיל, מופיע שדה זמן (למשל 00:15 = רבע שעה). החלון של המשמרת מתרחב בזמן הזה לכל צד, אבל מספר השעות עדיין לא יכול לעלות על אורך המשמרת. בפועל זה מאפשר לעובד "לפצות": מי שהגיע 10 דקות באיחור ונשאר 10 דקות אחרי הסוף מקבל את מלוא המשמרת.

דוגמה (בתרשים למעלה, בשורות 2 ו-3): משמרת 08:00-16:00, העובד עבד 08:10-16:10. בלי גמישות נספרות 7:50 שעות. עם גמישות של 00:15 החלון הוא 07:45-16:15, ונספרות 8:00 שעות מלאות.

כשהמתג פעיל, ביום שבו העובד שובץ למשמרת ולא דיווח עליה, הדוח מציג את שעות המשמרת שחסרו (החוסר לפי הסידור, לכל תפקיד). כך רואים בקלות מי לא הגיע למשמרת שהוא שובץ אליה.

כברירת מחדל התיחום חל רק על שעות עבודה. כשהמתג פעיל מופיעה רשימת בחירה מרובה: מחלה, חופש, מילואים, וכל הדיווחים המיוחדים שהוגדרו בחברה (למשל "עבודה מהבית"). דיווח שעתי מהסוגים שנבחרו נספר גם הוא רק בתוך שעות המשמרת. מוסיפים סוג בלחיצה על הרשימה, ומסירים בלחיצה על ה-✕ שעל התגית.

דיווח מיוחד שמוגדר כ"נחשב כשעות עבודה" לא מושפע מההגדרה הזו.

המנגנון משלים לעובד שעות עד סוף טווח שמגדירים, אם הוא יצא בתוך הטווח. הוא פועל רק יחד עם "תיחום שעות לפי שעות משמרת" (סעיף 6), ובחישוב הדוחות בלבד: ההחתמה עצמה לא משתנה.

כשמפעילים את המתג נפתחת שורת הגדרה עם שלושה שדות (ראו בתמונה למטה):

דוגמה: משמרת ערב 15:00-23:00, טווח 22:30-23:00. עומר יצא ב-22:40, בתוך הטווח, ולכן נספרות לו שעות עד 23:00. ליאת יצאה ב-22:10, לפני הטווח, ולכן נספרות לה שעות עד 22:10 (ראו בתרשים למטה).

לכן, התיחום ומילוי הטווח מחושבים בכל פעם שהדוח מוצג, ושינוי בהם משפיע על החישוב גם בתאריכים שכבר עברו. לעומת זאת, שעה שכבר עוגלה בהחתמה (מנגנונים 1 עד 4) נשארת כמו שנרשמה. אפשר לתקן אותה ידנית בדוח.

זה תקין. מנגנונים 1 עד 4 פועלים ברגע ההחתמה, ולכן משפיעים רק על החתמות שאחרי השמירה. ההגדרה לא רטרואקטיבית. את הדיווחים הקודמים אפשר לתקן ידנית בדוח.

זה תקין. העיגול חל על החתמות (שעון, אפליקציה, טאבלט, החתמה מהדפדפן). דיווח שמנהל מזין או עורך ידנית, או שמיובא מקובץ, נשמר בדיוק כמו שהוזן.

בדקו:

המתג עובד רק כשהמנגנון הראשי פעיל, בשיטה "הגבל שעת כניסה ויציאה" או "...לפי ימים", ועם "שעת יציאה מקסימלית" מלאה (בשיטה לפי ימים: ליום הזה). עם שיטות של טווחים או משמרות, השתמשו במקום זה ב"יציאה אוטומטית לאחר משך זמן עבודה".

כנראה שבאותו יום הוא לא היה משובץ למשמרת בסידור, או שהמשמרת של תפקיד שלא מקושר לתפקיד במערכת הנוכחות. עם התיחום, נספרות רק שעות בתוך משמרות. שבצו את העובד למשמרת, או העבירו עובדים שלא עובדים לפי סידור להסכם בלי תיחום.

"טווח משמרת" משנה את שעת ההחתמה שנשמרת. ביום שאין בו משמרת לא קורה כלום, וההחתמות נשמרות כרגיל. "תיחום לפי משמרת" לא משנה את ההחתמה, אלא רק את מספר השעות שנספרות בדוח. ביום שאין בו משמרת לא נספרות שעות בכלל.

כן. ההגדרות שייכות להסכם העבודה. יוצרים הסכם נפרד עם הכללים הרצויים ומשייכים אליו את העובדים הרלוונטיים.

מעבירים את המתג של המנגנון ל"כבוי" ושומרים את ההסכם. החתמות חדשות יירשמו בשעה המדויקת. דיווחים שכבר עוגלו לא חוזרים לשעה המקורית.

עיגול לטובת העובד (מחילה על איחור קטן) לא פוגע בעובד. הגבלה שמורידה לעובד זמן שבו הוא בפועל עבד עלולה להיות בעייתית לפי חוקי העבודה. לפני שמפעילים, מומלץ לבדוק את הנושא. הקישור "קבל מידע חוקתי" בראש הכרטיס מוביל למידע באתר כל זכות.

בתרשימים במדריך: נקודה אפורה = השעה שהעובד החתים בפועל. נקודה ירוקה עם "כ" = הכניסה שנקלטה. נקודה כחולה עם "י" = היציאה שנקלטה. קו סגול מקווקו = שעה שהוגדרה בהסכם. רקע צהוב = חלון או טווח. רקע כחול = משמרת בסידור.

שלושת הכללים הכי חשובים:
1. העיגול בהחתמה לא רטרואקטיבי, וכל ההגדרות חלות רק על עובדים שמשויכים להסכם.
2. מנגנונים 1 עד 4 משנים את שעת ההחתמה עצמה, והשעה המקורית לא נשמרת. בדקו את הכללים לפני שמפעילים.
3. תיחום לפי משמרת סופר רק שעות בתוך משמרות שהעובד שובץ אליהן. ביום בלי משמרת לא נספרות שעות.