האם עובד חייב לצרף אישור מחלה כשהוא מדווח מחלה.

האם עובד חייב לכתוב הערה כשהוא שולח בקשה.

אילו סוגי דיווחים העובדים רואים (עבודה, מחלה, חופש, מילואים וכו').

האם אפשר לחתום על דוח חודשי כשיש ימים בלי דיווח.

מה העובדים רואים באפליקציה (צ'אט, הוצאות, החלפת משמרות ועוד).

אילו מודלים נוספים פעילים אצלכם (טיפים, ארוחות, HR, מסמכים ועוד).

בתפריט הצדדי: לוחצים על "הגדרות גלובליות" (סמל גלגל שיניים).

כתובת ישירה: /index.php/company/setting

מי יכול להיכנס: רק מנהל מערכת (מנהל החברה). מנהלי מחלקה, מנהלי סניף ועובדים לא רואים את העמוד ולא יכולים להיכנס אליו.

אם אתם מנהלי מערכת ולא רואים את הפריט בתפריט, ייתכן שהחבילה שלכם לא כוללת אותו. פנו לתמיכה.

מתג צבעוני, העיגול בצד ימין: ההגדרה מופעלת.

מתג אפור, העיגול בצד שמאל: ההגדרה כבויה.

לשמור (ירוק): שומר את כל ההגדרות בכל הלשוניות בבת אחת. אחרי השמירה העמוד נטען מחדש.

בטל (אדום): טוען את העמוד מחדש. כל שינוי שלא נשמר נמחק.

הכפתור "אלץ איפוס סיסמה לכל העובדים" (לשונית ניהול והרשאות).

שם המשתמש והסיסמה בחלון "סנכרן למערכת המסמכים".

כל הלשונית "מודלים נוספים". בלשונית הזו פס השמירה לא מוצג בכלל.

דרוש קובץ בדיווח מחלה או מילואים.

דרוש הוספת הערה.

חסימת חתימה כשיש ימים בלי דיווח.

אל תאפשר לשמור דיווח בלי תפקיד.

תצוגת +24 שעות וחלוקה לפי תפקיד.

הגדרות סידור העבודה.

אימות דו-שלבי ואיפוס סיסמה.

כל ההגדרות בלשונית "הגדרות אפליקציה".

מה זה עושה: כשההגדרה מופעלת, עובד שמדווח או שולח בקשה מסוג מחלה, חצי יום מחלה, מילואים או חצי יום מילואים חייב לצרף קובץ, למשל אישור מחלה או צו מילואים. בלי קובץ הבקשה לא נשלחת ומוצגת ההודעה "אנא צרף קובץ לדיווח מחלה".

על מי זה משפיע: על עובדים רגילים בלבד. מנהל מערכת ומנהל מחלקה יכולים להזין מחלה או מילואים גם בלי קובץ.

איפה זה משפיע: במערכת באתר, באפליקציה ובטאבלט.

לא משפיע על: חופשה, חצי יום חופש, עבודה וימים מיוחדים. לימים מיוחדים יש הגדרה נפרדת (4.3).

כיבוי: מכבים את המתג, לוחצים "לשמור", והעובדים יוצאים ונכנסים מחדש. מעכשיו צירוף קובץ יהיה רשות ולא חובה.

הצג תפקיד/פרוייקט: מציג עמודה עם התפקיד או הפרויקט של כל דיווח.

הצג הפרש חיובי: מציג גם הפרש חיובי, כלומר שעות מעבר לתקן, ולא רק חוסר.

הצג עמודת שעות עודפות: מציג עמודה של שעות מעבר ל-100% מהתקן הנדרש.

הצג הפרש נוכחות: מציג את ההפרש בין שעות הנוכחות לבין התקן הנדרש.

הצג עמודת טווח משולם: מציג את טווח השעות שמשולם בפועל.

הסתר עמודות סיכום מיוחד אחר ותפקידים: מסתיר מסיכום הדוח את העמודות של ימים מיוחדים ושל תפקידים.

מה זה עושה: מחייב צירוף קובץ רק בסוגי ה"מיוחד/אחר" שבוחרים ברשימה, למשל "ימי אבל" או "בדיקה רפואית". בלי קובץ מוצגת ההודעה "דרוש צירוף קובץ לדיווח מיוחד זה".

איך מגדירים: מפעילים את המתג. בשדה "מיוחד/אחר" שנפתח לוחצים ובוחרים סוג אחד או יותר. לחיצה על ה-× שליד סוג מסירה אותו. אחר כך לוחצים "לשמור".

הרשימה כוללת את הימים המיוחדים שהוגדרו בחברה (בעמוד ימים מיוחדים).

אם עורכים דיווח שכבר יש לו קובץ, לא צריך לצרף קובץ שוב.

אם המתג מופעל ולא נבחר אף סוג, ההגדרה לא עושה כלום. כשמכבים את המתג, רשימת הסוגים שנבחרו נמחקת.

מה זה עושה: עובד שמזין דיווח או שולח בקשה חייב לכתוב הערה. בלי הערה מוצגת ההודעה "אנא הכנס הערה" והבקשה לא נשלחת.

על מי זה משפיע: על עובדים ועל מנהלי מחלקה. מנהל המערכת פטור.

כיבוי: מכבים, שומרים, והמשתמשים יוצאים ונכנסים מחדש.

מה זה עושה: אי אפשר לשמור דיווח או בקשה בלי לבחור תפקיד או פרויקט.

מתי להשתמש: כשהשכר או החיוב ללקוחות מחושבים לפי תפקיד או פרויקט, וחשוב שכל שעה תשויך.

כדאי לוודא שלכל עובד מוגדר לפחות תפקיד אחד בכרטיס העובד. אחרת לא יהיה לו מה לבחור.

מה זה עושה: הסוגים שנבחרים כאן לא מוצגים לעובדים ולמנהלי מחלקה בחלונות הדיווח והבקשה. מנהל המערכת ממשיך לראות את כל הסוגים.

הסוגים שאפשר להסתיר: עבודה, מחלה, חופש, מילואים, חצי יום מחלה, חצי יום חופש, חצי יום מילואים, מיוחד/אחר.

להגדרה הזו אין מתג. בוחרים סוגים בשדה, או מסירים אותם עם ×, ולוחצים "לשמור". שדה ריק אומר שכל הסוגים מוצגים.

דוגמה: בחברה בלי עובדים במילואים אפשר להסתיר "מילואים" ו"חצי יום מילואים".

מה זה עושה: ב-1 בכל חודש המערכת פותחת לבד לעובדים את האפשרות לחתום על הדוח החודשי של החודש שהסתיים.

כשההגדרה כבויה: צריך לפתוח את החתימה ידנית לכל חודש. עד שזה נעשה, העובד יקבל "לא ניתן לחתום על חודש זה".

מה זה עושה: עובד לא יכול לחתום על הדוח החודשי אם יש לו יום עבודה עם תקן נדרש שאין בו אף דיווח. לפני החתימה הוא צריך להשלים דיווח או לשלוח בקשה (חופש, מחלה וכו') לכל יום כזה. כשהוא מנסה לחתום מוצגת לו ההודעה "אל תאפשר לחתום על הדוח אם יש יום ללא דיווח".

על מי זה משפיע: על עובדים רגילים, באתר ובאפליקציה.

מה זה עושה: מנהל מחלקה לא יכול לחתום על הדוח החודשי של עובד לפני שהעובד חתם בעצמו. מוצגת ההודעה "לא ניתן לחתום ללא חתימת העובד."

מנהל המערכת לא מושפע מההגדרה.

מה זה עושה: אם לעובד יש דיווח של יום מלא (מחלה, חופשה, מילואים או מיוחד) ובאותו יום התקבל גם דיווח עבודה, למשל החתמה בשעון, המערכת מוחקת אוטומטית את דיווח היום המלא. כך העובד לא מקבל גם יום מחלה וגם שעות עבודה על אותו יום.

הבדיקה נעשית אוטומטית פעם ביום, לא ברגע ההחתמה.

דיווחים של חצי יום או לפי שעות לא נמחקים.

מה זה עושה: בדוח החודשי המפורט המערכת מקשרת כל יום למשמרת שהעובד שובץ אליה בסידור העבודה. כך התקן והפירוט מוצגים לפי השיבוץ בפועל.

ההגדרה רלוונטית רק לחברות שעובדות עם מודול סידור עבודה.

מה זה עושה: מציג בדוח החודשי, וגם בהדפסה ובשליחה של הדוח, את יתרות החופשה והמחלה של העובד.

היתרה מוצגת רק אם היא הוזנה בכרטיס העובד. אם לא הוזנה, לא יוצג כלום.

מה זה עושה: מוסיף לדוח החודשי עמודה עם סכום שעות הימים המיוחדים בכל תאריך. מוצגות שעות בלבד, בלי מספר ימים.

העמודות הקיימות לפי סוג יום מיוחד נשארות כמו שהן.

מה זה עושה: אחרי שם המשתמש והסיסמה, מנהל מערכת, מנהל מחלקה וצופה מחלקה יתבקשו להקליד קוד בן 6 ספרות מאפליקציית Google Authenticator בטלפון.

עובדים רגילים לא מושפעים.

בכניסה הראשונה אחרי ההפעלה, כל מנהל סורק קוד QR עם האפליקציה ומחבר אותה לחשבון שלו.

מה זה עושה: מחייב כל משתמש להחליף סיסמה כל מספר חודשים קבוע.

שדה "ערך חודש": מספר החודשים, למשל 3 או 6. אם השדה ריק או 0, ההגדרה לא פועלת.

מה קורה בפועל: כשהזמן עבר, המשתמש מקבל בכניסה הודעת "איפוס סיסמה נדרש" ומועבר למסך שחזור הסיסמה. משתמש שעוד לא איפס סיסמה אף פעם יתבקש לאפס כבר בכניסה הבאה.

ההגדרה חלה באתר ובאפליקציה.

לחיצה על "אישור" מחייבת את כל העובדים בחברה לאפס סיסמה בכניסה הבאה שלהם.

הפעולה מתבצעת מיד, בלי "לשמור", ואי אפשר לבטל אותה.

מתי להשתמש: למשל כשיש חשש שסיסמאות דלפו.

מה זה עושה: חוסם בקשות להוספת שעות עבודה או לעריכת שעות עבודה לתאריך עתידי. מוצגת ההודעה "לא ניתן לשלוח בקשה לתאריכים עתידיים".

בקשות חופשה ומחלה לעתיד עדיין אפשריות.

מנהל המערכת לא מושפע.

רקע: כשנועלים חודש, אי אפשר לשלוח עליו בקשות.

מה זה עושה: גם בחודש נעול, העובדים יוכלו לשלוח בקשות מחלה וחופשה. כל סוגי הבקשות האחרים יישארו חסומים.

מתי להשתמש: כשעובד מביא אישור מחלה באיחור, אחרי שהחודש כבר ננעל.

מה זה עושה: מסתיר ממנהלי מחלקה את הכפתור שמאפשר להזין דיווח לכמה עובדים בבת אחת. הכפתור מוסתר בדוח היומי, בדוח החודשי ובדוח השעות.

מנהל המערכת ממשיך לראות את הכפתור.

מה זה עושה: מסתיר בחלון הבקשה את הכפתור שממלא אוטומטית את השעות לפי התקן הנדרש של היום.

כשהכפתור מוסתר, המשתמש צריך להקליד את שעות הכניסה והיציאה בעצמו.

רקע: בכרטיס העובד אפשר להגדיר אילו סוגי הוצאות או תוספות מותרים לו.

כשההגדרה כבויה: עובד שלא הוגדרו לו הוצאות רואה את כל סוגי ההוצאות של החברה.

כשההגדרה מופעלת: עובד שלא הוגדרו לו הוצאות לא רואה אף סוג הוצאה. עובד שהוגדרו לו הוצאות רואה רק אותן, בשני המצבים.

מה זה עושה: אם יש לעובד שני דיווחים חופפים באותו טווח שעות, השעות החופפות נספרות פעם אחת בלבד. לדוגמה: דיווח 08:00–12:00 ודיווח 10:00–14:00 ייחשבו כ-6 שעות ולא כ-8.

שדה "החל אפשרות זו עבור חפיפה עם דיווחים מיוחדים": בוחרים סוגי ימים מיוחדים שגם החפיפה איתם לא תיספר פעמיים. אפשר להשאיר את השדה ריק.

כשמכבים את המתג, רשימת הימים המיוחדים שנבחרו נמחקת.

מה זה עושה: מאפשר להזין ולהציג שעות מעל 24, למשל 26:00, במקום לפצל למחרת. ההגדרה חלה על חלונות הדיווח, הדוח החודשי וסידור העבודה.

מתי להשתמש: לעובדים במשמרות שעוברות חצות או ארוכות מ-24 שעות ברצף.

מה זה עושה: המערכת מחלקת את שעות הנוכחות לפי התפקידים במשמרות שהעובד שובץ אליהן בסידור העבודה. לדוגמה: עובד ששובץ 4 שעות כמלצר ו-4 שעות כברמן יקבל את השעות מפוצלות לשני התפקידים.

החלוקה מוצגת בדוח החודשי ובדוח לפי תפקיד ואתר.

מה זה עושה: אם עובד דיווח בלי לבחור תפקיד ויש לו רק תפקיד אחד בכרטיס העובד, המערכת משייכת את הדיווח לתפקיד הזה אוטומטית.

ההגדרה חלה גם על דיווחים מאפליקציה, משיחת טלפון ומ-SMS.

עובד עם כמה תפקידים לא מושפע, כי המערכת לא יכולה לדעת איזה תפקיד לבחור.

מה זה עושה: עובד שמנסה להחתים במדבקת NFC של אתר שלא מוגדר לו כאתר מורשה ייחסם.

עובד שמוגדר לו "כל האתרים" יכול להחתים בכל מדבקה.

אם עובד נחסם: בכרטיס העובד בודקים את האתרים המורשים שלו ומוסיפים את האתר של המדבקה.

מה זה עושה: מקשר את EZTime למערכת מסמכים חיצונית כדי לסנכרן ביניהן.

הפעלה: מדליקים את המתג. נפתח חלון עם השדות "שם משתמש" ו"סיסמה" של מערכת המסמכים. ממלאים ולוחצים "לשמור" בחלון. הפרטים נשמרים מיד ומוצגת הודעת הצלחה.

עריכת הפרטים: לוחצים על סמל העיפרון ✎ שליד המתג.

אם סוגרים את החלון ב-× בלי למלא שם משתמש וסיסמה, המתג חוזר למצב כבוי.

ניתוק: מכבים את המתג ולוחצים "לשמור" בתחתית העמוד. שם המשתמש והסיסמה נמחקים.

מה זה עושה: מנהלי מחלקה ומנהלי סידור עבודה לא יכולים להוסיף, למחוק או לשנות משמרות ותפקידים במבנה הסידור.

הם עדיין יכולים לשבץ עובדים ולשנות זמנים לעובד ספציפי.

מנהל המערכת לא מושפע.

מה זה עושה: מסתיר ממנהלי מחלקה וסידור עבודה את הכפתור שמשנה את שעות המשמרת לעובד משובץ. העובד יעבוד לפי השעות של המשמרת.

מנהל המערכת ממשיך לראות את הכפתור.

מה זה עושה: מוסיף את הכפתור "שיבוץ חופשי". כשמסננים לפי תפקיד, הכפתור מאפשר לשבץ למשמרת גם עובדים מסידור עבודה אחר, למשל מסניף אחר.

מה זה עושה: מציג בסידור העבודה, לכל עובד, כמה שעות שובץ לעומת המכסה או המגבלה שלו. כך רואים מראש מי חורג.

מה זה עושה: מסתיר ממנהלי מחלקה וסניף את הכפתור "הצג חישוב עלויות" בסידור העבודה, כך שהם לא רואים עלויות שכר.

מנהל המערכת ממשיך לראות את הכפתור.

מה זה עושה: מנהל שמשנה שעות משמרת לעובד חייב לכתוב הערה עם הסיבה. בלי הערה השינוי לא נשמר.

מה זה עושה: מפעיל את מודול האתרים או הסעיפים התקציביים. בתפריט מופיע עמוד לניהול אתרים, ובדיווחים ובבקשות אפשר לשייך שעות לאתר או לסעיף. ההגדרה חלה גם באפליקציה ובטאבלט.

כשמכבים, העמוד והבחירה של אתר נעלמים. הנתונים הקיימים לא נמחקים.

רוצים לקבל התראה על כל בקשה חדשה? מפעילים את המתג.

ההתראות מפריעות? מכבים את המתג. הבקשות עדיין מגיעות לרשימת הבקשות, רק בלי התראה קופצת.

הכול / המודלים שלי / זמינים להפעלה: מסננים את הכרטיסים. "המודלים שלי" מציג את המודלים הפעילים, כולל ניסיון. המספר שליד כל כפתור הוא מספר המודלים.

הסתרת מודלים שלא הופעלו מהתפריט: מסתיר מהתפריט הצדדי את המודלים שעוד לא הפעלתם, שמוצגים שם עם מנעול. לחיצה נוספת, "הצגת מודלים שלא הופעלו בתפריט", מחזירה אותם. אפשר להפעיל מודל בכל רגע מהלשונית הזו.

תיאור ויתרונות: מה המודל עושה. "פרטים נוספים" פותח חלון עם הפירוט המלא ולפעמים עם סרטון. "צפו בסרטון" מופיע כשיש סרטון הסבר.

מחיר: "לחודש", "לעובד פעיל / חודש" או "ללא עלות נוספת". לפעמים מופיעים גם מינימום חודשי או כמות כלולה.

תגית מצב בפינת התמונה:

כפתורים: "התחילו X ימי ניסיון חינם" או "הפעלה", "ביטול", "חידוש" (למודל שבוטל ועוד פעיל), ו"כניסה למודל".

דיווח נוכחות בשיחת טלפון / SMS: כשהמודל פעיל, מופיע בכרטיס "קוד לקוח" עם כפתור העתקה. את הקוד הזה העובדים מקישים כשהם מדווחים בשיחת טלפון.

הפעלה עם ניסיון: המודל נפתח מיד ל-14 ימי ניסיון חינם. בתום הניסיון החיוב החודשי מתווסף להוראת הקבע. ביטול לפני סוף הניסיון לא עולה כלום. לכל מודל יש תקופת ניסיון אחת בלבד.

הפעלה בלי ניסיון (אם כבר השתמשתם בניסיון): המודל נפתח מיד והחיוב מתווסף להוראת הקבע.

ביטול בזמן ניסיון: המודל נסגר מיד ואין חיוב.

ביטול מודל בתשלום: המודל נשאר פעיל עד סוף החודש ואז נסגר. החיוב מוסר מהוראת הקבע.

חידוש: מבטל את הביטול. המודל ממשיך כרגיל.

אחרי הפעולה מוצגת הודעה "המודל הופעל!" או "בוצע". אם מוצג "אירעה שגיאה, נסו שוב", נסו שוב או פנו לתמיכה.

"לא ניתן לחתום על חודש זה": החתימה על החודש עוד לא נפתחה. מפעילים "אפשר חתימה על דוחות בסיום כל חודש (אוטומטי)", או פותחים את החתימה ידנית לחודש.

"אל תאפשר לחתום על הדוח אם יש יום ללא דיווח": ההגדרה בשם הזה מופעלת, ויש יום עבודה בלי דיווח. העובד צריך להשלים אותו, או לכבות את ההגדרה (לשונית "דוחות ובקשות").

באפליקציה אין בכלל כפתור חתימה: ההגדרה "הסתר אפשרות חתימה על הדוח החודשי" מופעלת (לשונית "הגדרות אפליקציה").