מה זה איפוס יום עבודה, למה הוא קובע אם החתמה תיחשב כניסה או יציאה, מה קורה כשעובד שוכח להחתים יציאה, איך בוחרים בין שעה קבועה לבין ספירת שעות מהכניסה, ואיך מגדירים את זה נכון לעסק עם משמרות לילה.

הסרטון מציג בקצרה מה האיפוס עושה, מה קורה כשעובד שוכח לצאת, איפה מגדירים את האיפוס, ומה ההבדל בין שתי האפשרויות.

בקצרה: איפוס יום עבודה הוא הרגע שבו המערכת "סוגרת" את יום העבודה של העובד. עד רגע האיפוס, ההחתמה הבאה אחרי כניסה נרשמת כיציאה. אחרי רגע האיפוס, ההחתמה הבאה נרשמת ככניסה חדשה, וכניסה שנשארה פתוחה בלי יציאה עוברת לחריגות לתיקון. ההגדרה נמצאת בהסכם העבודה, בלשונית "כללי", בחלק "הגדרת איפוס יום עבודה". אם לא מגדירים כלום, האיפוס הוא ב-00:00 (חצות).

ברוב שעוני הנוכחות ובאפליקציה העובד מחתים באותו אופן גם כשהוא מגיע וגם כשהוא הולך: מעביר כרטיס, שם אצבע, מקרב תג או לוחץ על כפתור. המערכת צריכה להחליט בעצמה אם כל החתמה היא כניסה או יציאה.

הכלל פשוט:

כלומר, רגע האיפוס הוא "קו הסיום" של יום העבודה. הוא קובע עד מתי המערכת מחכה ליציאה של העובד.

בתרשים למטה: העובד נכנס ב-08:00 ויצא ב-17:00. האיפוס מוגדר ל-00:00 (ברירת המחדל). החלון הכחול מסמן את הזמן שבו החתמה נוספת תיסגר כיציאה, מרגע הכניסה ועד חצות. היציאה ב-17:00 בתוך החלון, ולכן נשמרה משמרת אחת תקינה של 9 שעות.

המצב הנפוץ ביותר: עובד נכנס ב-08:00 ושכח להחתים יציאה. למחרת בבוקר הוא מגיע ומחתים שוב ב-08:00.

כך זה נראה בתרשים (ראו בתמונה למטה):

מה עושים עם החריגה? מנהל נכנס למסך חריגות (בתפריט הצד), רואה את הכניסה שאין לה יציאה, ומשלים את שעת היציאה הנכונה. אפשר גם לקבל מייל התראה על כל חריגה חדשה (ההגדרה "מייל התראה עבור חריגה חדשה" בהגדרות המערכת). בראש המסך מופיעה גם התראה "יש לך X רישומי נוכחות לתקן".

יש שתי אפשרויות, ובוחרים אחת מהן לכל הסכם עבודה:

ההמלצה שלנו: לרוב העסקים מתאימה אפשרות 1, עם שעה שבה העסק בטוח סגור. לעסק עם משמרות לילה, בחרו שעת איפוס מוקדמת בבוקר (למשל 05:00 או 06:00), או עברו לאפשרות 2.

בוחרים שעה, וכל יום בשעה הזו המערכת סוגרת את היום לכל העובדים שמשויכים להסכם.

כך נראה השדה כשהוא ריק (המערכת תאפס בחצות):

יש הבדל בין שעת איפוס בבוקר לבין שעת איפוס בערב:

שימו לב: בחרו שעה שבה אף עובד לא נמצא באמצע משמרת. אם האיפוס נופל באמצע משמרת, היציאה של העובד תירשם ככניסה חדשה, והמשמרת "תישבר" לשתי רשומות (ראו סעיף 4).

במקום שעה קבועה, המערכת סופרת שעות מרגע הכניסה של כל עובד. אם עבר מספר השעות שהוגדר והעובד לא החתים יציאה, הרשומה עוברת לחריגות, וההחתמה הבאה תירשם ככניסה חדשה.

בתרשים: עם 15 שעות, לעובד הבוקר שנכנס ב-08:00 יש חלון עד 23:00, ולעובד הערב שנכנס ב-18:00 יש חלון עד 09:00 למחרת. כל אחד מקבל חלון משלו.

בתוך החלון, ההחתמה הבאה תמיד נרשמת כיציאה. לכן אל תגדירו מספר שעות גדול מדי (למשל 20 או 24). אחרת עובד ששכח לצאת ונכנס למחרת בבוקר עלול להיות עדיין בתוך החלון, והכניסה של הבוקר תירשם כיציאה של אתמול.

האיפוס מוגדר בתוך הסכם העבודה. כל הסכם יכול לקבל שעת איפוס משלו, וכל עובד מקבל את האיפוס של ההסכם שמשויך אליו. כך אפשר, למשל, להגדיר איפוס ב-23:00 לעובדי המשרד, ואיפוס ב-06:00 להסכם של עובדי משמרת הלילה.

בראש מסך ההסכם מופיעים שם ההסכם, סוג ההסכם, וכפתורי "בטל" ו"לשמור". מתחת יש שורת לשוניות: שעות נוספות, שבת וחג, הפסקות, כללי, זמן נדרש בתקן ועוד. לוחצים על הלשונית "כללי" (ראו בתמונה למטה).

הלשונית "כללי" מחולקת לשני חלקים. בחלק "הגדרות כלליות" (בצד ימין) גוללים מטה עד הכותרת "הגדרת איפוס יום עבודה". בחלק השני, "הגדרות עיגול ותיקון שעות עבודה", אין צורך לגעת לצורך האיפוס.

כך נראה החלק "הגדרת איפוס יום עבודה" בהגדלה:

יש שתי אפשרויות בחירה (כפתורי רדיו), ואפשר לבחור רק אחת:

השדה שמתחת לבחירה מתחלף לפי האפשרות המסומנת. הערך של האפשרות שלא נבחרה לא נשמר.

לוחצים על הכפתור הירוק "לשמור" בראש המסך (ראו בתמונה למטה). "בטל" יוצא בלי לשמור.

האיפוס חל רק על עובדים שההסכם הזה משויך אליהם. אם ההסכם חדש, או שהעובד משויך להסכם אחר, ההגדרה לא תשפיע עליו.

זו הטעות הנפוצה ביותר בהגדרת האיפוס. עובד נכנס ב-20:00 ויוצא ב-02:00. אם האיפוס הוא בחצות (ברירת המחדל), בחצות היום נסגר:

כך זה נראה בתרשים (ראו בתמונה למטה):

שני פתרונות נכונים:

טיפ: אם רק חלק מהעובדים עובדים בלילה, אפשר ליצור להם הסכם עבודה נפרד (למשל "משמרות לילה") עם שעת איפוס מתאימה, ולשייך אליו רק אותם.

הכלל: אם יש שעה ביממה שבה אף עובד לא נמצא בעבודה, הגדירו בה איפוס בשעה מוגדרת. אם אין שעה כזו, עברו לשעות מהכניסה.

בחלק "הגדרת איפוס יום עבודה" יש עוד כמה הגדרות. הן לא חלק מהאיפוס עצמו, אבל כדאי להכיר אותן:

ההגדרה הזו שונה מהאיפוס. האיפוס קובע אם החתמה היא כניסה או יציאה. המרווח קובע איך מחשבים שתי משמרות שנמצאות באותו תאריך.

המערכת משתמשת בברירת המחדל: איפוס בשעה 00:00 (חצות). כל כניסה שלא נסגרה עד חצות עוברת לחריגות, וההחתמה הבאה אחרי חצות נרשמת ככניסה חדשה.

ברגע האיפוס הרשומה עוברת למסך חריגות (בתפריט הצד). שם רואים את הכניסה שאין לה יציאה, ומזינים את שעת היציאה הנכונה. העובד יכול גם להגיש בקשה לתיקון השעות מהאפליקציה, והבקשה תגיע לאישור המנהל.

הכניסה הקודמת שלו (מאתמול) עדיין הייתה "פתוחה", כי רגע האיפוס עוד לא הגיע. זה קורה בדרך כלל כש:

הפתרון: הקדימו את שעת האיפוס לשעה שבה אף אחד עוד לא הגיע (למשל 04:00), או הקטינו את מספר השעות. את הרשומה השגויה מתקנים ידנית בדוח הנוכחות.

שעת האיפוס נופלת באמצע המשמרת. הזיזו את האיפוס לשעה שבה אף משמרת לא פעילה (למשל 06:00), או עברו לאפשרות "כמות שעות ללא דיווח" עם 14 עד 15 שעות. פרטים בסעיף 4.

זה תקין. הגדרת האיפוס לא חלה רטרואקטיבית, אלא רק על החתמות מרגע השמירה והלאה. רשומות ישנות מתקנים ידנית בדוח הנוכחות או במסך החריגות.

כן. שעת האיפוס שייכת להסכם העבודה, לא לחברה כולה. יוצרים הסכם נפרד עם שעת איפוס אחרת, ומשייכים אליו את העובדים הרלוונטיים.

אם יש שעה ביממה שבה העסק סגור ואף עובד לא עובד, שעה מוגדרת היא הפשוטה והצפויה ביותר. אם יש משמרות בכל שעות היממה, או שעות התחלה שונות מאוד, כמות שעות מהכניסה מתאימה יותר.

איפוס יום קובע אם החתמה נרשמת ככניסה או כיציאה, ומתי כניסה פתוחה עוברת לחריגות. מרווח זמן בין דיווחים לא משנה את ההחתמות, אלא קובע אם שתי משמרות באותו תאריך מחושבות כיום עבודה אחד או כשני ימים, לצורך שעות נוספות והפסקות. פרטים בסעיף 5.

לא. האיפוס לא רושם שעת יציאה. הוא רק מפסיק לחכות ליציאה ומעביר את הרשומה לחריגות, כדי שמנהל יזין את שעת היציאה הנכונה. אם צריך יציאה אוטומטית, יש לכך הגדרה נפרדת בלשונית "כללי": "הפעל ביצוע יציאה אוטומטית לאחר משך זמן עבודה".

שלושת הכללים הכי חשובים:
1. שעת האיפוס צריכה להיות שעה שבה אף עובד לא נמצא במשמרת.
2. משמרות לילה: איפוס בבוקר (05:00 או 06:00), או כמות שעות מהכניסה (14 עד 15).
3. ההגדרה חלה רק על עובדים שמשויכים להסכם, ורק מרגע השמירה והלאה.