מדריך לעובדים: שליחת בקשה למנהל (חופשה, מחלה, תיקון שעות ועוד)
המדריך מסביר לעובד איך שולחים למנהל בקשה דרך האתר (פורטל העובד): בקשת חופשה, מחלה, מילואים, תיקון של דיווח קיים או הוספת יום עבודה ששכחתם לדווח. הוא מסביר גם איך עוקבים אחרי הבקשה, ומה עושים אם מופיעה הודעת שגיאה. יש מדריך נפרד למנהלים, שמסביר איך מאשרים בקשות.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איפה שולחים בקשה בדוח החודשי, איך בוחרים את סוג הבקשה וממלאים אותה, ואיפה רואים אם היא אושרה.
1. למה צריך לשלוח בקשה
את דוח הנוכחות שלכם אי אפשר לשנות לבד. כשמשהו בדוח לא נכון או חסר, שולחים בקשה למנהל. למשל:
שכחתם להחתים כניסה או יציאה.
החתמתם בשעה לא נכונה.
עבדתם יום שלא נרשם בכלל, למשל מהבית או מאתר אחר.
אתם רוצים לצאת לחופשה, הייתם חולים, או שירתתם במילואים.
היה לכם יום מיוחד שמוגדר בחברה, למשל השתלמות.
הבקשה מגיעה מיד למנהל. כשהמנהל מאשר, הדוח שלכם מתעדכן אוטומטית ואין צורך לעשות שום דבר נוסף. כשהמנהל דוחה, הדוח לא משתנה, ואפשר לראות את הסיבה אם המנהל כתב אותה.
אפשר לשלוח בקשות גם מאפליקציית EZTIME בטלפון. המדריך הזה מסביר את השליחה דרך האתר.
2. אילו בקשות אפשר לשלוח
בחלון הבקשה, ברשימה "סוג דיווח", יש את האפשרויות האלה:
סוג דיווח ברשימה | מתי בוחרים |
עבודה (או שינוי שעות כשמתקנים דיווח קיים) | כדי להוסיף שעות עבודה שלא נרשמו, או לתקן שעות של דיווח קיים. מזינים שעת כניסה ושעת יציאה. |
חופש | יום חופשה, או כמה ימים ברצף. |
מחלה | יום מחלה, או כמה ימים ברצף. בדרך כלל מצרפים אישור מחלה. |
מילואים | ימי שירות מילואים. |
חצי יום מחלה / חצי יום חופש / חצי יום מילואים | כשנעדרתם רק חצי יום. |
מיוחד/אחר | יום מסוג מיוחד שהחברה הגדירה. אחרי שבוחרים "מיוחד/אחר" מופיע השדה "שם", ובו בוחרים את היום המיוחד מהרשימה. |
ייתכן שבחברה שלכם חלק מהסוגים מוסתרים, ולכן לא תראו אותם ברשימה. זה תלוי בהגדרות החברה.
3. איפה שולחים בקשה
בתפריט הצד נכנסים ל"דוחות" ← "דוח חודשי ללא פרוט" (או "דוח חודשי עם פרוט", אם הוא פתוח לכם). יש שתי דרכים לשלוח בקשה מהדוח:
דרך א: הכפתור "שלח בקשה חדשה" (מתאים במיוחד לכמה ימים)
בראש הדוח לוחצים על "שלח בקשה חדשה". בחלון שנפתח בוחרים בעצמכם את התאריכים: "בחר תאריך התחלה" ו"בחר תאריך סיום". כך שולחים בקשה אחת לכמה ימים, למשל חופשה של שבוע.
דרך ב: ישירות מהיום בדוח
+ ירוק ליד התאריך: בקשה להוסיף דיווח ליום הזה, למשל יום עבודה ששכחתם לדווח, או יום חופש או מחלה. החלון נפתח כשהתאריך כבר בחור.
עיפרון ליד דיווח קיים: בקשה לתקן את הדיווח הזה, למשל להוסיף שעת יציאה שחסרה. סוג הבקשה יהיה "שינוי שעות".
בתמונה למטה מסומן יום שבו חסרה שעת יציאה ("--:--"). כדי לתקן אותו לוחצים על העיפרון שליד הדיווח.
אם לוחצים על + ביום שכבר יש בו דיווח, מופיעה השאלה: "יש כבר דיווח נוכחות ביום זה. האם אתה בטוח שברצונך להוסיף דיווח נוכחות נוסף? אם ברצונך לערוך את הדיווח הקיים לחץ על כפתור העיפרון." כדי לתקן דיווח קיים, בוחרים "לא" ולוחצים על העיפרון. כדי להוסיף דיווח נוסף, בוחרים "כן".
4. מילוי חלון הבקשה, שלב אחר שלב
נפתח החלון "שליחת בקשה חדשה למנהל":
סוג דיווח: בוחרים מה מבקשים (ראו את הטבלה בסעיף 2 ואת הרשימה בתמונה למטה).
תאריכים: אם פתחתם את החלון מ"שלח בקשה חדשה", בוחרים "בחר תאריך התחלה" ו"בחר תאריך סיום". אם פתחתם מ-+ או מהעיפרון, התאריך כבר נבחר.
שעות (משעה / עד): בבקשת עבודה או שינוי שעות מזינים את שעת הכניסה ב"משעה" ואת שעת היציאה ב"עד". בחופש, מחלה ומילואים של יום מלא השעות נעולות על 00:00, ואין צורך למלא אותן.
תפקיד/פרויקט: בוחרים את התפקיד או הפרויקט שעבדתם בו, אם מופיעה רשימה כזו.
הערות: כותבים הסבר קצר למנהל, למשל "שכחתי להחתים יציאה" או "חופשה משפחתית". זה עוזר למנהל לאשר מהר.
צרף קובץ לדיווח: מצרפים מסמך, למשל אישור מחלה או צו מילואים. אחרי הבחירה שם הקובץ מופיע ליד הכפתור.
לוחצים על "שלח בקשה חדשה". מופיעה הודעת הצלחה, והבקשה מגיעה למנהל. "בטל" סוגר את החלון בלי לשלוח.
דוגמה: בקשת חופשה לכמה ימים
בתמונה למטה נבחר "חופש", מ-20/10/2026 עד 23/10/2026, עם ההערה "חופשה משפחתית". השעות נעולות על 00:00, כי זו חופשה של ימים מלאים.
כפתורים ואפשרויות נוספים בחלון
"הגדר לפי שעות (דיווח חלקי)": מופיע בחופש, במחלה ובמיוחד/אחר. מסמנים אותו כשנעדרתם רק חלק מהיום, ואז אפשר להזין שעות.
"השלמת שעות אוטומטית לפי התקן": ממלא את השעות לפי שעות התקן שלכם לאותו יום. אם הזנתם רק שעת כניסה, הכפתור משלים את שעת היציאה. אם הזנתם רק שעת יציאה, הוא משלים את שעת הכניסה. אם לא נמצא תקן ליום, מופיעה הודעה מתאימה.
"החלף": מחליף בין שעת הכניסה לשעת היציאה, למקרה שהזנתם אותן הפוך.
"הוסף הוצאה/תוספת לדיווח": מופיע רק אם בחברה מוגדרות הוצאות. מאפשר לצרף לבקשה הוצאה, למשל נסיעות, עם סוג, סכום וקובץ.
אם כבר שלחתם בקשות לאותו יום, בתחתית החלון מופיע "יש לך בקשות מהעובד ליום זה:", עם רשימת הבקשות והסטטוס שלהן. כך לא תשלחו אותה בקשה פעמיים.
5. מעקב אחרי הבקשות: "הבקשות שלי"
בתפריט הצד לוחצים על "הבקשות שלי". במסך רואים את כל הבקשות ששלחתם, ואפשר לסנן לפי תאריך ולפי סוג (חופשה, מחלה, שינוי שעות) וללחוץ על "חפש".
בעמודה "פעולות" רואים את מצב הבקשה:
מה רואים | מה זה אומר |
"בהמתנה" (כחול) | המנהל עוד לא החליט. |
"בקשה מאושרת" (ירוק) | המנהל אישר, והדוח שלכם כבר עודכן. |
"בקשה נדחתה" (אדום) | המנהל דחה את הבקשה, והדוח לא השתנה. אם המנהל הפעיל שליחת מייל, תקבלו מייל עם ההסבר. |
"מחק" | מוחק את הבקשה. אפשר למחוק רק בקשה שעדיין בהמתנה. בקשה שכבר אושרה או נדחתה אי אפשר למחוק. |
בעמודות "תקופה" ו"דיווח קיים (דיווח ישן)" מופיעים התאריכים והשעות שביקשתם, ובבקשת שינוי שעות גם הדיווח הקודם. שעה בירוק היא שעת כניסה, ושעה באדום היא שעת יציאה.
טעיתם בבקשה שעוד בהמתנה? מחקו אותה ב"הבקשות שלי" ושלחו בקשה חדשה ונכונה.
6. הודעות שגיאה ומה עושים
ההודעה | למה היא מופיעה | מה עושים |
אתה חייב להכניס שעת כניסה ושעת יציאה | בבקשת עבודה או שינוי שעות חסרה שעה (לתאריך שהוא לא היום). | ממלאים גם "משעה" וגם "עד". |
לא ניתן לשלוח בקשה לדיווח נוכחות באותם שעות, אנא ערוך שעות. | שעת הכניסה ושעת היציאה זהות. | מתקנים את השעות. |
אנא הכנס הערה | בחברה חובה לכתוב הערה בכל בקשה. | כותבים הסבר בשדה "הערות". |
חובה לבחור תפקיד/פרויקט | בחברה חובה לבחור תפקיד. | בוחרים תפקיד/פרויקט. |
אנא צרף קובץ לדיווח מחלה | בחברה חובה לצרף קובץ לבקשת מחלה או מילואים. | לוחצים "צרף קובץ לדיווח" ומצרפים את האישור. |
דרוש צירוף קובץ לדיווח מיוחד זה | היום המיוחד שבחרתם מחייב קובץ. | מצרפים קובץ. |
חודש זה נעול לעריכה או הוספה של דיווחים | החודש כבר נסגר לשכר. | פונים למנהל. |
לא ניתן להגיש בקשות לתאריך זה | החברה הגדירה תאריך אחרון לשליחת בקשות, והוא עבר. | פונים למנהל. |
עברת את מקסימום הבקשות המותרות - אנא פנה למנהל | הגעתם למספר הבקשות המותר בחודש. | פונים למנהל. |
לא ניתן לשלוח בקשה לתאריכים עתידיים | בחברה אסור לשלוח בקשת שעות עבודה לתאריך שעוד לא הגיע. | שולחים את הבקשה אחרי שהיום עבר. |
התראה: מגבלת ימי מחלה / התראה: מגבלת ימי חופשה | הגעתם למגבלת ימי המחלה או החופשה שהוגדרה לכם. | פונים למנהל. |
אין לך הרשאה מתאימה לניהול הדיווחים | המשתמש שלכם לא מורשה לשלוח בקשות. | פונים למנהל. |
7. טיפים
כדי לתקן דיווח קיים לוחצים על העיפרון. כדי להוסיף דיווח לוחצים על +. כשמתקנים דרך העיפרון, הדיווח הישן מוחלף אחרי האישור, ולא נוצרת כפילות.
לחופשה של כמה ימים השתמשו בכפתור "שלח בקשה חדשה", ובחרו תאריך התחלה ותאריך סיום. כך שולחים בקשה אחת במקום בקשה לכל יום.
כתבו הערה ברורה, וצרפו מסמך כשיש. זה מזרז את האישור.
שלחו את הבקשות לפני סוף החודש, לפני שהחודש ננעל לשכר.
בדקו ב"הבקשות שלי" שהבקשה אושרה.
8. שאלות נפוצות
שלחתי בקשה. מתי הדוח יתעדכן?
מיד כשהמנהל מאשר. עד אז הבקשה מופיעה ב"הבקשות שלי" במצב "בהמתנה".
איך אדע שהמנהל אישר או דחה?
נכנסים ל"הבקשות שלי" ובודקים את הסטטוס. אם המנהל הפעיל שליחת מייל, תקבלו גם מייל, ובדחייה המייל כולל את הסיבה.
אפשר לערוך בקשה ששלחתי?
אי אפשר לערוך בקשה ששלחתם. אם היא עוד בהמתנה, מוחקים אותה ב"הבקשות שלי" ושולחים חדשה.
אני לא רואה את הכפתור "שלח בקשה חדשה".
ייתכן שהחברה הפעילה לכם "עריכת שעות עצמאית". במצב הזה אתם עורכים את השעות בעצמכם ישירות בדוח, בלי בקשה ובלי אישור מנהל. אם יש לכם מגבלת עריכות חודשית, אחרי שתגיעו אליה העריכות הבאות יישלחו אוטומטית למנהל כבקשה. אם אתם לא רואים בכלל אפשרות לשנות את הדוח, פנו למנהל.
שלחתי בקשה לאותו יום פעמיים. מה יקרה?
המנהל יראה את שתי הבקשות, עם סימן שיש כמה בקשות לאותו יום. כדי שלא יהיו כפילויות, מחקו את הבקשה המיותרת ב"הבקשות שלי" כל עוד היא בהמתנה.
אפשר לשלוח בקשה מהטלפון?
כן, דרך אפליקציית EZTIME. הבקשה מגיעה לאותו מקום אצל המנהל, ומופיעה גם ב"הבקשות שלי" באתר.
9. מקרא כפתורים וסימנים
סימן | משמעות |
"שלח בקשה חדשה" (בראש הדוח) | בקשה חדשה עם בחירה של תאריך התחלה ותאריך סיום. |
+ ירוק ליד יום | בקשה להוסיף דיווח ליום הזה. |
עיפרון ליד דיווח | בקשה לתקן את הדיווח הזה (שינוי שעות). |
"החלף" | החלפה בין שעת הכניסה לשעת היציאה בחלון. |
"השלמת שעות אוטומטית לפי התקן" | מילוי שעות לפי התקן היומי. |
"צרף קובץ לדיווח" | צירוף מסמך לבקשה. |
"בהמתנה" / "בקשה מאושרת" / "בקשה נדחתה" | מצב הבקשה ב"הבקשות שלי". |
שעה בירוק / שעה באדום | שעת כניסה / שעת יציאה. |
--:-- | חסרה שעה. |