חוסכים זמן בכל משמרת. במקום חישוב ידני בסוף הלילה, מזינים שני סכומים והמערכת עושה את השאר. גם בערב עמוס עם 20 עובדים החלוקה מוכנה תוך דקות.

בלי טעויות חישוב. המערכת מחשבת עד האגורה, וכל שקל שנכנס לקופה מחולק. אין "עודף" שהולך לאיבוד ואין עיגולים שמצטברים.

השעות כבר במערכת. המערכת לוקחת את שעות העבודה מדיווחי הנוכחות ומסידור העבודה ב-EZTIME. לא צריך לשאול אף אחד מתי נכנס ומתי יצא.

הוגנות שכולם מבינים. קובעים מראש כללים ברורים: משקל לכל תפקיד (למשל אחראי משמרת 1.5, מלצר 1, ראנר 0.7) והפרשות קבועות (למשל 10% למטבח). הכללים חלים על כולם באותה צורה, בכל משמרת.

שקיפות שמונעת ויכוחים. כל עובד מקבל מעטפה עם הפירוט המלא: שעות, ברוטו, הפרשה, סכום לתשלום, כמה במזומן וכמה באשראי. אין מה להסתיר ואין על מה להתווכח.

תיעוד מלא. כל חלוקה נשמרת בהיסטוריה עם מי ביצע ומתי. עריכה של חלוקה שאושרה מחייבת לכתוב סיבה, והסיבה נשמרת. שורת החתימה במעטפה מתעדת שהעובד קיבל את הכסף.

מוכן לשכר ולהנהלת החשבונות. דוחות לכל עובד ולכל תקופה, עם יצוא לאקסל בלחיצה, כולל הפרדה בין טיפים במזומן לטיפים באשראי.

מתאים לכל סוג עסק. הסכמי חלוקה שונים למשמרת ערב, לבוקר, לאירועים או לכל מחלקה. כל הסכם עם הכללים שלו.

עובד גם אצל המנהלים בשטח. מנהלי מחלקות ואחראי משמרת יכולים לבצע חלוקה לעובדים שלהם בלבד, בלי לראות את שאר העסק.

מהתפריט: כשהמודל לא פעיל, מנהל החברה רואה בתפריט הצד את הפריט "ניהול טיפים" עם מנעול. לחיצה עליו פותחת את עמוד המודל. לוחצים על "התחילו 14 ימי ניסיון חינם" (או "הפעלה" אם תקופת הניסיון כבר נוצלה). המודל נפתח מיד.

מההגדרות: הגדרות ← לשונית "מודלים נוספים" ← כרטיס EzTip ← הפעלה.

תקופת ניסיון: 14 ימים. לא מחויבים בתקופת הניסיון.

אחרי תקופת הניסיון: המודל מתווסף כשורה חודשית בהוראת הקבע.

ביטול: מהגדרות ← מודלים נוספים. אחרי ביטול המודל ממשיך לעבוד עד סוף החודש.

אחרי ההפעלה: בתפריט הצד מופיע "ניהול טיפים" עם ארבעה פריטים: "חלוקה חדשה", "היסטוריית חלוקה", "דוחות", ו"הגדרות חלוקה" (האחרון רק למנהל החברה).

הסכם חלוקה אחד לפחות. אי אפשר לבצע חלוקה בלי לבחור הסכם. רק מנהל החברה יכול ליצור הסכם (חלק 4).

דיווחי נוכחות סגורים. המערכת סופרת רק דיווח עבודה שיש בו גם כניסה וגם יציאה. עובד שעדיין לא דיווח יציאה לא נספר בנוכחות של אותו יום.

סידור עבודה (לא חובה, אבל מומלץ). אם אתם עובדים עם סידור העבודה של EZTIME, המערכת מצליבה בין מי ששובץ למשמרת לבין מי שבאמת הגיע. בלי סידור עבודה, כל העובדים שדיווחו נוכחות יופיעו בקבוצה "נוכחים ללא תזמון" (ראו שלב 2 בחלק 5), ותצטרכו לבחור אותם ידנית ולהשתמש במקור שעות שמבוסס על נוכחות.

תפקידים (לא חובה). משקל לפי תפקיד עובד רק אם לעובדים יש תפקיד: תפקיד בסידור העבודה, או תפקיד בדיווח הנוכחות.

ברשימה מופיעים לכל הסכם: השם, התיאור ומקור השעות (באנגלית: COMBINED = משולב, ATTENDANCE = נוכחות בפועל, SCHEDULED = סידור עבודה, ALL = הכל).

לחיצה על שורה (או על העיפרון) פותחת את ההסכם לעריכה.

"הוסף הסכם" פותח הסכם חדש וריק.

אם אין הסכמים, מופיעה ההודעה "אין הסכמי חלוקה. לחץ "הוסף הסכם" ליצירה."

שם (חובה): השם שיופיע ברשימת ההסכמים בחלוקה. בלי שם מופיעה ההודעה "חובה שם".

תיאור (רשות): הסבר קצר, למשל "חלוקה לפי שעות ומשקל תפקיד, 10% למטבח".

מחלקה: ברירת המחדל "כל המחלקות". אם בוחרים מחלקה, ההסכם חל רק על עובדי המחלקה הזו, והמחלקה נבחרת אוטומטית בכל חלוקה עם ההסכם. מומלץ ליצור הסכם נפרד לכל מחלקה שמחלקת טיפים בנפרד.

מקור שעות: קובע מאיפה נלקחות "שעות לטיפ" של כל עובד. ברירת המחדל "משולב (סידור + נוכחות)". ארבע האפשרויות מוסברות בטבלה שאחרי הרשימה.

שיטת חלוקה:

פיצול מזומן/אשראי: "יחסי" (ברירת מחדל) או "ידני". ביחסי, הסכום של כל עובד מתחלק למזומן ולאשראי באותו יחס שבו נכנסו הטיפים. לדוגמה: אם 40% מהטיפים במזומן, כל עובד מקבל 40% מהסכום שלו במזומן. בשלב זה גם האפשרות "ידני" מחשבת באופן יחסי, ולכן מומלץ להשאיר "יחסי".

שעת חצות עסקית: ברירת מחדל 00:00 (מבוטל). מיועדת לעסקים שעובדים אחרי חצות. אם קובעים למשל 03:00, דיווח נוכחות שמתחיל ביום שאחרי התאריך העסקי לפני 03:00 נספר לתאריך העסקי. דיווח שהתחיל ב-22:00 ונגמר ב-02:00 נספר תמיד ליום שבו התחיל.

המשקל קובע כמה שווה שעה של כל תפקיד. משקל 1.00 הוא שעה רגילה, 1.50 שווה פי 1.5, ו-0.70 שווה 70% משעה רגילה.

יש שתי לשוניות:

איזה מהם קובע תלוי במקור השעות (ראו הטבלה בסעיף 4.2). אם אינכם בטוחים, מלאו את שתי הלשוניות.

משנים מספר ויוצאים מהשדה (לוחצים במקום אחר). השינוי נשמר מיד ומופיע ✓ ירוק ליד השדה.

תפקיד בלי הגדרה, או עובד בלי תפקיד, מקבל משקל 1.00.

המשקלות שייכים להסכם. בהסכם חדש צריך קודם לשמור את ההסכם, ורק אז אפשר להגדיר משקלות. עד אז מופיעה ההודעה "שמור את ההסכם כדי להגדיר משקלות תפקידים."

המשקלות משפיעים רק כשהשיטה היא "לפי שעות + משקל תפקיד".

הוספת כלל: ממלאים "יעד ההפרשה" (שם, למשל "מטבח"), בוחרים סוג ב"הפרשה", ממלאים ערך בשדה Value (אחוז, או שקלים לשעה), ולוחצים על כפתור ה-+.

עריכת כלל: לוחצים על העיפרון בשורת הכלל. הנתונים עולים לשדות, משנים ולוחצים על ה-✓. לביטול העריכה לוחצים על ה-X.

מחיקת כלל: לוחצים על הפח האדום.

חשוב: השינויים בכללים נשמרים רק כשלוחצים "שמירה" בתחתית החלון.

אפשר להגדיר כמה כללים באותו הסכם.

עובד אף פעם לא מפריש יותר מהברוטו שלו.

"שמירה": שומר את ההסכם ואת כללי ההפרשה וסוגר את החלון. בהסכם חדש מופיעה ההודעה "ההסכם וכללי ההפרשה נשמרו".

"ביטול": סוגר בלי לשמור. משקלות תפקידים כבר נשמרו ברגע השינוי.

"מחיקה": מופיע רק בהסכם קיים. אחרי אישור ההסכם נמחק ולא יופיע יותר ברשימת ההסכמים לחלוקה.

שינוי בהסכם משפיע רק על חלוקות חדשות (או על חלוקה שמחשבים מחדש). חלוקות שכבר נשמרו לא משתנות.

טיפים במזומן (₪) וטיפים באשראי (₪): הסכומים שנכנסו במשמרת. לחיצה על שדה שמופיע בו 0 מנקה אותו, כדי שיהיה נוח להקליד. אפשר להזין אגורות.

תאריך עסקי: היום שבו התקיימה המשמרת. ברירת המחדל היא היום. המערכת מחפשת את העובדים שעבדו בתאריך הזה.

בחר הסכם חלוקה (חובה): בוחרים את ההסכם. המערכת זוכרת את ההסכם האחרון שבחרתם בדפדפן הזה ובוחרת אותו אוטומטית בפעם הבאה.

מחלקה (אופציונלי): מצמצם את רשימת העובדים למחלקה אחת. אם בהסכם הוגדרה מחלקה, היא נבחרת כאן אוטומטית. מנהל מחלקה רואה רק את המחלקות שלו.

סידור עבודה (אופציונלי): בוחרים סידור עבודה (למשל סניף) כדי לצמצם את המשמרות ואת העובדים המשובצים. ברירת המחדל "כל הסידורים".

משמרת (אופציונלי): רשימת המשמרות של התאריך שנבחר (ושל הסידור, אם נבחר), כולל המשמרות הקבועות. ליד כל משמרת מופיע שם הסידור בסוגריים. ברירת המחדל "כל המשמרות". אחראי משמרת חייב לבחור משמרת.

הכפתור "טען עובדים" נפתח רק אחרי שבוחרים הסכם. לחיצה עליו עוברת לשלב 2.

עמודות בכל קבוצה: עובד, תעודת זהות, מחלקה, שם סידור העבודה (התפקיד בסידור), שם המשמרת, שעות משמרת (התחלה–סיום לפי הסידור), סה"כ משמרת, שעות נוכחות (כניסה–יציאה בפועל), סה"כ נוכחות.

לעובד עם כמה משמרות או כמה דיווחים מוצגים עד שני טווחי שעות, ו"+מספר" לשאר. הסכומים כוללים את כולם, והעובד מקבל מעטפה אחת.

סימון: מסמנים את העובדים שמשתתפים בחלוקה. "בחר הכל" ו"בטל בחירה" פועלים על הקבוצה שלידם בלבד.

הוספת עובד שלא שובץ: מסמנים אותו בקבוצה "נוכחים ללא תזמון" (ראו בתמונה למטה). הוא נכנס לחלוקה לפי שעות הנוכחות שלו.

עובד ששובץ ולא הגיע: גם אם מסמנים אותו, הוא יקבל טיפ רק אם מקור השעות הוא "סידור עבודה" או "הכל". במקורות "משולב" ו"נוכחות בפועל" השעות שלו הן 0.

עובד שלא מסומן לא מקבל טיפ בחלוקה הזו.

"חזור" מחזיר לשלב 1 בלי לאבד את מה שהוזן.

"תצוגה מקדימה" מחשב את החלוקה ועובר לשלב 3. אם לא סימנתם אף עובד מופיעה ההודעה "בחר לפחות עובד אחד".

עד שלוחצים "אשר וצור מעטפות" בשלב 3 שום דבר לא נשמר. אם עוזבים באמצע, החלוקה לא תופיע בהיסטוריה.

סך טיפים: מזומן + אשראי.

הפרשות: כל ההפרשות יחד, גם מהקופה וגם מהעובדים.

חולק: הסכום שהעובדים מקבלים בפועל (נטו).

לא חולק: סכום שלא מצא עובד לקבל אותו. בחלוקה תקינה הוא 0.00. אם הוא לא 0, הוא נצבע באדום והכפתור "אשר וצור מעטפות" נחסם (ראו בשאלות הנפוצות).

שורות הפרשה מהקופה (מודגשות בצהוב, עם התגית "הפרשה") מופיעות ראשונות. בעמודה "תפקיד טיפ" כתוב "קופה", ובעמודה "משקל" מופיע אחוז ההפרשה.

מתחתן מופיעה שורה לכל עובד שמקבל סכום גדול מ-0, עם העמודות: שם, מזהה בשכר, תפקיד טיפ, שעות לטיפ, משקל, ברוטו, הפרשה (מה שיורד מהעובד), ונטו (מה שהוא מקבל).

עובד שסומן אבל יצא לו 0 (למשל בלי שעות) לא מופיע בטבלה.

"חזור" מחזיר לשלב 2 לשינוי הבחירה.

"אשר וצור מעטפות" שומר את החלוקה בסטטוס "חושב", יוצר את המעטפות ועובר למסך הסיום.

מופיעים מספר החלוקה (למשל "מס' חלוקה #1287") ומספר המעטפות שנוצרו.

"הדפס את כל המעטפות": פותח בלשונית חדשה את כל המעטפות להדפסה (חלק 6).

"הדפס סיכום חלוקה (PDF)": דף סיכום אחד של כל החלוקה. חלון ההדפסה נפתח מעצמו, ושם אפשר לבחור "שמירה כ-PDF".

"יצוא לאקסל": מוריד קובץ עם פירוט החלוקה לכל עובד.

"צפייה במעטפות": מציג מתחת רשימה של כל המעטפות (ראו בתמונה למטה), עם נטו, מזומן ואשראי, וכפתור הדפסה לכל מעטפה.

"חלוקה חדשה": מתחיל חלוקה חדשה מההתחלה.

בראש המעטפה: שם העסק, מספר מעטפה, מספר חלוקה, תאריך עסקי, ומחלקה (אם החלוקה הייתה למחלקה).

שם העובד ושעות לטיפ.

ברוטו: החלק של העובד לפני הפרשות.

הפרשה: מה שירד מהחלק של העובד.

התאמה: תוספת או הפחתה ידנית, בדרך כלל 0.00.

סה"כ לתשלום: הסכום שהעובד מקבל.

מזומן / אשראי: כמה מהסכום לשים במזומן וכמה משולם כטיפ באשראי.

שורות חתימה: "חתימת העובד" ו"תאריך". מומלץ להחתים את העובד בעת קבלת הכסף ולשמור את המעטפות.

מתאריך – עד תאריך: טווח התאריכים העסקיים.

סטטוס: הכל, טיוטה, חושב, אושר, נסגר, בוטל.

לוחצים "חפש". הטבלה מתמלאת רק אחרי החיפוש.

תיבת סימון (לפעולות על כמה שורות), # (מספר החלוקה), תאריך עסקי, משמרת, הסכם חלוקה, מחלקה, סטטוס.

סך טיפים וחולק (הנטו לעובדים).

מבצע ומועד ביצוע: מי יצר את החלוקה ומתי. הנתון הזה לא משתנה גם אם החלוקה נערכה.

נערך לאחרונה ע"י: מי ערך את החלוקה אחרי פתיחה מחדש, ומתי. לחיצה על ⓘ מציגה את הסיבה שנכתבה לעריכה.

כפתורי פעולה:

חושב / אושר / נסגר / בוטל: משנה את הסטטוס של כל החלוקות המסומנות. בוחרים פעולה, לוחצים "החל על הכל" ומאשרים.

🧾 יצוא מעטפה תקופתית: מאחד את החלוקות המסומנות למעטפה אחת לכל עובד, עם סכום כל התקופה. מתאים לעסקים שמשלמים טיפים פעם בשבוע או פעם בחודש. המעטפות נפתחות בלשונית חדשה, ואפשר לאחד עד 200 חלוקות.

🗑️ מחק לצמיתות: מוחק רק חלוקות בסטטוס "בוטל". חלוקות בסטטוס אחר מדולגות ומופיעה הודעה כמה דולגו. לפני המחיקה מופיעה אזהרה, ואי אפשר לשחזר חלוקה שנמחקה.

"ביטול": מנקה את הסימון.

"בטל עריכה" (בפס הכחול): מבטל את כל השינויים ומחזיר את החלוקה בדיוק למצב שלפני הפתיחה. אחרי אישור חוזרים למסך ההיסטוריה.

אם מופיעה ההודעה "הקישור פג תוקף או שאינו תקין", חזרו להיסטוריה ופתחו את החלוקה שוב.

אחרי עריכה, השם של מי שערך ומתי מופיעים בעמודה "נערך לאחרונה ע"י".

מתאריך – עד תאריך: טווח התאריכים העסקיים.

מחלקה: בחירה מרובה עם חיפוש. אם לא בוחרים, הדוח כולל את כל המחלקות.

עובד: בחירה מרובה. הרשימה כוללת רק עובדים שהשתתפו בחלוקות, ומצטמצמת לפי המחלקות שנבחרו. העמודה לא מופיעה ב"סיכום משמרות".

סטטוס: הכל, חושב, אושר, נסגר, בוטל. שימו לב: "הכל" כולל גם חלוקות שבוטלו. כדי לראות רק חלוקות פעילות, בחרו סטטוס.

לוחצים "חפש".

"יצוא לאקסל" מוריד קובץ לפי אותם מסננים.

בתוצאות יש שדה "חפש" לסינון מהיר של השורות, ומונה שורות.

עיגול: המערכת מחשבת באגורות שלמות. אגורות שנשארות מהעיגול מחולקות לעובדים שהשבר שלהם הכי גדול, כך שסכום כל החלקים שווה בדיוק לקופה.

בדיקה: הפרשות 420 + 87 = 507 ₪. חולק 3,693 ₪. יחד 4,200 ₪, ולא חולק 0.

אם המודל לא הופעל, רק מנהל החברה רואה את הפריט, עם מנעול.

עובד רגיל (לא מנהל מחלקה ולא אחראי משמרת) לא רואה את המודל.

אם מנהל החברה הסתיר את המודלים הנעולים, הפריט לא יופיע עד שיפעילו את המודל.

אין לו דיווח נוכחות סגור (עם יציאה) בתאריך העסקי. תקנו את הדיווח ולחצו שוב "טען עובדים".

הוא לא שייך למחלקה שנבחרה (בשלב 1 או בהסכם).

המשמרת התחילה אחרי חצות. הגדירו "שעת חצות עסקית" בהסכם.

הוא שובץ בסידור עבודה או במשמרת אחרים מאלה שנבחרו.

אין לו שעות לפי מקור השעות שבהסכם. למשל עובד מ"מתוזמנים ללא נוכחות" כשהמקור הוא "משולב" או "נוכחות בפועל".

עובד בלי שעות לא מופיע בטבלת הסקירה ולא מקבל מעטפה.

בדקו ששיטת החלוקה בהסכם היא "לפי שעות + משקל תפקיד".

בדקו שהגדרתם את המשקל בלשונית הנכונה. במקור "סידור עבודה" קובע התפקיד שבסידור. במקורות "נוכחות בפועל" ו"משולב" קובע התפקיד שבדיווח הנוכחות, ואם אין כזה, התפקיד שבסידור.

תאריך עסקי: היום שאליו שייכת המשמרת, גם אם היא נגמרה אחרי חצות.

הסכם חלוקה: סט הכללים של החלוקה: מקור שעות, שיטה, משקלות והפרשות.

שעות לטיפ: השעות שלפיהן מחושב החלק של העובד, לפי מקור השעות.

משקל: מכפיל של שעה לפי תפקיד.

שעות משוקללות: שעות לטיפ × משקל.

קופה לחלוקה: סך הטיפים פחות ההפרשות מהקופה.

ברוטו: החלק של העובד מהקופה לחלוקה, לפני הפרשות מהעובד.

הפרשה: סכום שיורד לטובת יעד אחר (מטבח, בר וכו').

נטו / סה"כ לתשלום: מה שהעובד מקבל בפועל.

לא חולק: סכום שלא שויך לאף עובד. בחלוקה תקינה 0.

מעטפה תקופתית: מעטפה אחת לעובד שמאחדת כמה חלוקות.