מדריך: הגדרת זמן נדרש בתקן (תקן שעות לעובד חודשי וגלובלי)
מה זה תקן, למה צריך אותו, איך הוא מופיע בדוח החודשי, ואיך מגדירים אותו בהסכם העבודה בלשונית "זמן נדרש בתקן". המדריך מסביר את כל סוגי התקן (יומי, שבועי, חודשי ולפי סידור עבודה), תקן שונה לחגים ולימים מיוחדים, שעות נוספות חודשיות, ומה קורה לתקן בימי חופשה ומחלה.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מסביר בקצרה למה צריך תקן ואיך נכנסים ללשונית "זמן נדרש בתקן" בהסכם העבודה. הוא מראה איך בוחרים סוג תקן, איך מגדירים תקן יומי, שבועי וחודשי, איך מגדירים תקן שונה לחגים ולטיולים, ואיך קובעים מה קורה לתקן בימי חופשה ומחלה.
בקצרה: תקן הוא מספר השעות שהעובד אמור לעבוד ביום, בשבוע או בחודש. המערכת משווה את השעות שהעובד עבד בפועל לתקן, ומציגה בדוח החודשי ובדוח המסכם את התקן הנדרש, ההפרש, החוסר והשעות העודפות. מגדירים את התקן בהסכם העבודה: הסכמי עבודה ← רשימת הסכמי עבודה ← עריכה של ההסכם ← לשונית "זמן נדרש בתקן". בוחרים סוג תקן (תקן יומי, תקן שבועי, הגדר תקן נדרש חודשי, או תקן לפי סידור עבודה), ממלאים את השעות, ולוחצים "עדכן". התקן חל על כל העובדים שמשויכים להסכם, לפי אחוז המשרה של כל עובד.
1. מה זה תקן, ולמה צריך אותו
תקן (במערכת: "זמן נדרש בתקן" או "תקן נדרש") הוא כמות השעות שהעובד נדרש לעבוד. לדוגמה, 8.5 שעות בכל יום בימים א'–ה', 42 שעות בשבוע, או 182 שעות בחודש.
התקן חשוב בעיקר לעובדים חודשיים ועובדים גלובליים. עובד שעתי מקבל שכר לפי השעות שעבד, ולכן אין לו צורך בתקן. עובד חודשי או גלובלי מקבל משכורת קבועה, ולכן צריך לבדוק שהוא אכן עובד את מספר השעות שסוכם איתו. התקן הוא הכלי לבדיקה הזו.
למה משתמשים בתקן
מעקב אחרי חוסר שעות: רואים בכל חודש כמה שעות העובד עבד פחות מהנדרש (עמודת "חוסר").
מעקב אחרי שעות עודפות: רואים כמה שעות העובד עבד מעבר לתקן (עמודת "ש.עודפות").
חישוב שעות נוספות לפי התקן: אפשר לקבוע שעד התקן השעות הן 100%, ומעבר לתקן הן שעות נוספות. אפשר לעשות את זה ברמה היומית (סעיף 5) או ברמה החודשית (סעיף 7).
ימי חופשה ומחלה: המערכת מנכה מהתקן את ימי ההיעדרות, כדי שיום חופשה לא ייספר כחוסר. אפשר גם להמיר ימי חופשה ומחלה לשעות לפי התקן (סעיף 10).
תקן שונה בימים מיוחדים: אפשר לקבוע תקן מקוצר לערבי חג, תקן 0 בחגים, או תקן מיוחד לימי טיול וגיבוש (סעיף 9).
דיווח לשכר: עמודות התקן וההפרש מופיעות בדוח החודשי, בדוח המסכם ובייצוא לאקסל, וכך מנהלת החשבונות יודעת אם לנכות שעות חסרות או לשלם על שעות עודפות.
איך התקן נראה בדוח החודשי
בדוח החודשי של העובד יש לכל יום שתי עמודות: "זמן נדרש בתקן" (כמה שעות העובד היה צריך לעבוד באותו יום) ו"הפרש מהתקן" (השעות בפועל פחות התקן: פלוס אם עבד יותר, מינוס אם עבד פחות). בסיכום הדוח מופיעים השדות האלה:
שדה בסיכום | מה הוא מציג |
ברוטו | סך שעות התקן הנדרש מהעובד, לפני ניכוי ימי היעדרות. |
תקן נדרש | סך שעות התקן הנדרש מהעובד, אחרי ניכוי ימי מחלה וחופשה. |
הפרש | סכום כל ההפרשים, החיוביים והשליליים יחד. |
חוסר | סכום השעות שהעובד עבד פחות מהתקן (רק המינוסים). |
ש.עודפות | השעות שהעובד עבד מעבר לתקן, ושלא נחשבו כשעות נוספות. מוצג כשמסמנים "הצג עמודת שעות עודפות" בדוח. |
ימי תקן | מספר ימי התקן הנדרשים לעבודה בתקופה. |
העדרויות מותרות מהתקן | סך שעות ההיעדרויות המותרות, כלומר היעדרויות שלא נכנסות לחוסר (סעיפים 6, 7 ו-10). |
בדוגמה שלמטה, לעובד יש תקן יומי של 8.5 שעות בימים א'–ה'. ביום רביעי הוא דיווח יום חופשה, ולכן התקן של אותו יום התאפס. בסוף השבוע הוא עבד 34.5 שעות מול תקן נדרש של 34 שעות. החוסר הוא 2 שעות (ימים שני וחמישי), וההפרש הכולל הוא פלוס חצי שעה.
אם לא מגדירים תקן בהסכם, עמודות התקן בדוח יהיו ריקות או 0, ולא יחושבו חוסר והפרש.
2. איפה מגדירים את התקן
התקן מוגדר בהסכם העבודה, ולא בכרטיס העובד. כל העובדים שמשויכים לאותו הסכם מקבלים את אותו תקן. לכן, אם לקבוצות שונות של עובדים יש תקנים שונים (למשל עובדים במשרה מלאה ועובדים בתקן חודשי), יוצרים הסכם עבודה נפרד לכל קבוצה.
הדרך ללשונית:
בתפריט הצד לוחצים על "הסכמי עבודה", ואז על "רשימת הסכמי עבודה".
ברשימה, ליד ההסכם שמשויך לעובדים, לוחצים על כפתור העריכה (העיפרון). אם אין עדיין הסכם, לוחצים על "הוסף הסכם עבודה".
נפתח מסך "עריכת הסכם עבודה". בראש המסך יש את שם ההסכם, סוג ההסכם, וכפתורי "בטל", "עדכן" ו"שכפל הסכם עבודה".
מתחת יש שורת לשוניות: שעות נוספות, שבת וחג, הפסקות, כללי, זמן נדרש בתקן, הזנה מהירה של שעות עבודה, חישוב ימי מחלה, משמרות, הגבלת ימים מיוחדים, ועוד. לוחצים על הלשונית "זמן נדרש בתקן" (ראו בתמונה למטה).
הלשונית נפתחת עם שתי תיבות. בתיבה הימנית, "תקן נדרש", בוחרים את סוג התקן וממלאים את השעות. בתיבה השמאלית, "הגדרות חשובות", קובעים מה קורה לתקן בימי חופשה, מחלה וימים מיוחדים (סעיף 10).
בראש התיבה "תקן נדרש" מופיע הסבר קצר, וקישור "קבל מידע חוקתי" לאתר כל זכות (מידע על יום עבודה ושבוע עבודה לפי החוק). מתחתיו יש ארבע אפשרויות בחירה (ראו בתמונה למטה):
אחרי כל שינוי בלשונית, חובה ללחוץ על "עדכן" בראש המסך. בלי זה השינויים לא נשמרים.
3. איזה סוג תקן לבחור
לכל הסכם בוחרים סוג תקן אחד:
סוג התקן | מה מגדירים | איך ההשוואה נעשית | מתאים ל |
תקן יומי | שעות לכל יום בשבוע, ואפשר גם לקבוצות של ימים מיוחדים (חגים, ערבי חג, טיולים). | בכל יום בנפרד. לכל יום בדוח יש תקן והפרש. | משרה קבועה עם שעות ידועות בכל יום. זו האפשרות הנפוצה ביותר. |
תקן שבועי | שעות לשבוע שלם. אפשר לפצל אותן לימים. | בלי פיצול: על התקופה כולה. עם פיצול: לפי ימי הדיווח. | עובדים גמישים שצריכים להשלים מכסת שעות שבועית. |
הגדר תקן נדרש חודשי | שעות לחודש שלם, בלי חלוקה לימים. | על החודש כולו, בסיכום הדוח. | עובדים גלובליים וחודשיים עם מכסת שעות חודשית. מאפשר שעות נוספות חודשיות. |
תקן לפי סידור עבודה | לא מקלידים שעות. התקן נלקח מהמשמרות שהעובד שובץ אליהן. | בכל יום, לפי אורך המשמרות של העובד באותו יום. | עסקים שעובדים עם סידור משמרות במערכת. |
4. אחוז משרה: תקן אחד לעובדים בהיקפי משרה שונים
אין צורך ליצור הסכם נפרד לכל אחוז משרה. בכרטיס העובד, בלשונית "משרה והגבלות", יש שדה "אחוז משרה (משפיע על התקן)". המערכת מכפילה את התקן שבהסכם באחוז המשרה של העובד.
דוגמה: בהסכם מוגדר תקן יומי של 8.5 שעות. לעובד עם אחוז משרה 50 יהיה תקן של 4.25 שעות ביום.
דוגמה: בהסכם מוגדר תקן חודשי של 182 שעות. לעובד עם אחוז משרה 80 יהיה תקן של 145.6 שעות בחודש.
אם השדה ריק, המערכת מתייחסת לעובד כמשרה מלאה (100%).
בדוח החודשי, אחוז המשרה מופיע באדום ליד שם העובד, בסוגריים.
5. תקן יומי
בוחרים "תקן יומי". מתחת לבחירה מופיעים שני מתגים וטבלת שעות (ראו בתמונה למטה).
טבלת השעות
כל שורה בטבלה מגדירה תקן ליום אחד או לקבוצת ימים. בכל שורה יש שני שדות:
זמן נדרש: מספר השעות בפורמט שעות:דקות. לדוגמה, 08:30 הוא שמונה וחצי שעות, ו-09:00 הוא תשע שעות.
יום: בוחרים מהרשימה. ברשימה יש שתי קבוצות (ראו בתמונה למטה):
ימי שבוע: יום ראשון, יום שני, יום שלישי, יום רביעי, יום חמישי, יום שישי, יום שבת, ו"ימי ראשון עד חמישי". האפשרות האחרונה חוסכת חמש שורות זהות.
ימים מיוחדים: קבוצות של ימים, כמו "ערבי חג יהודים (מסונכרן)", "חגים יהודים (מסונכרן)", "חול המועד (מסונכרן)", וקבוצות שיצרתם בעצמכם (סעיף 9).
כפתורי השורה:
+ (פלוס): מופיע בשורה האחרונה ומוסיף שורה חדשה.
✖ (איקס אדום): מוחק את השורה.
דוגמה להגדרה מלאה של עובד במשרה מלאה
זמן נדרש | יום | הסבר |
08:30 | ימי ראשון עד חמישי | תקן רגיל בימי חול |
00:00 | יום שישי | אין תקן בשישי. מי שעובד בשישי צובר שעות עודפות. |
05:00 | ערבי חג יהודים (מסונכרן) | תקן מקוצר בערב חג |
00:00 | חגים יהודים (מסונכרן) | אין תקן בחג |
04:00 | חול המועד (מסונכרן) | תקן מקוצר בחול המועד |
יום שלא מופיע בטבלה הוא יום בלי תקן. אם לא הוספתם שורה ליום שבת, לשבת אין תקן. כדי לקבוע במפורש שאין תקן ביום מסוים או בקבוצת ימים, מוסיפים שורה עם זמן נדרש 00:00.
ביום שמוגדר גם כיום בשבוע וגם כיום מיוחד (למשל ערב חג שחל ביום שלישי), התקן של היום המיוחד קובע.
המתגים של תקן יומי
מתג | מה הוא עושה |
הגדר זמן תקן כ-100% ולאחר זמן זה חשב כשעות נוספות | השעות עד התקן היומי נספרות כ-100%, וכל שעה מעבר לתקן נספרת כשעה נוספת (125%, 150% וכו', לפי המדרגות בלשונית "שעות נוספות"). לדוגמה, עם תקן של 08:30 ו-10 שעות עבודה: 8.5 שעות ב-100%, ושעה וחצי לפי מדרגות השעות הנוספות. המתג כבוי? השעות הנוספות מחושבות רק לפי מה שמוגדר בלשונית "שעות נוספות", בלי קשר לתקן. |
המר מחלה לפי שעות תקן | ממיר ימי מחלה לשעות לפי התקן היומי. לדוגמה, יום מחלה ביום עם תקן של 08:30 ייספר כ-8.5 שעות מחלה. |
אל תאפשר הזנת חופשה/מחלה בימים ללא תקן | חוסם דיווח חופשה או מחלה ביום שאין לו תקן (למשל יום שישי עם 00:00, או חג). כך העובד לא "מנצל" ימי חופשה בימים שהוא ממילא לא אמור לעבוד בהם. |
אל תחשב נוכחות ללא משמרת פעילה בסידור העבודה | רלוונטי בעיקר לתקן לפי סידור עבודה (סעיף 8): נוכחות ביום שבו לעובד אין משמרת פעילה בסידור לא נכללת בחישוב. |
6. תקן שבועי
בוחרים "תקן שבועי" (ראו בתמונה למטה).
השדות של תקן שבועי
שדה או מתג | מה הוא עושה |
זמן נדרש | מספר השעות לשבוע, כמספר. לדוגמה: 42. |
הפעל פיצול תקן שבועי | כבוי: התקן מחושב רק על התקופה כולה. לדוגמה, בחודש של 30 יום התקן הוא 42 × 30 ÷ 7 = 180 שעות, ואין תקן לכל יום בנפרד. פעיל: מופיע שדה למספר ימי העבודה בשבוע (0 עד 7), והמערכת מחלקת את התקן השבועי בין ימי הדיווח (ראו הסבר למטה). |
העדף ערך חלוקה מכרטיס העובד | מופיע כשהפיצול פעיל. אם הוא פעיל, המערכת לוקחת את מספר ימי הפיצול מהשדה "ימי עבודה בשבוע לפיצול" בכרטיס העובד (לשונית "משרה והגבלות"), במקום מההסכם. כך עובד שעובד 4 ימים בשבוע ועובד שעובד 5 ימים יכולים להיות באותו הסכם. |
אפשר שעות עודפות בימים ללא תקן | ימים עם דיווח שלא קיבלו תקן (למשל היום השישי בשבוע כשהפיצול הוא ל-5 ימים) נספרים כשעות עודפות. |
הגדר תקן לקבוצות חגים | פעיל: מופיעה טבלה של "זמן נדרש" ו"יום", שבה ה"יום" הוא רק מתוך הימים המיוחדים. כך אפשר לקבוע תקן שונה לערבי חג, לחגים ולטיולים גם בתקן שבועי. |
קבע היעדרות מותרת מהתקן לימי מחלה/חופשה (דיווח יום שלם בלבד) | ראו בסעיף 7, בחלק "היעדרות מותרת". ההגדרה זהה בתקן שבועי ובתקן חודשי. |
איך עובד פיצול התקן השבועי
כשהפיצול פעיל, המערכת מחלקת את התקן השבועי במספר ימי הפיצול, ומצמידה את התקן היומי לימים שבהם העובד דיווח. לדוגמה, תקן של 42 שעות בפיצול ל-5 ימים הוא 8.4 שעות לכל יום עבודה. אם העובד עבד בימים א', ב', ג', ה' ו-ו', כל אחד מהימים האלה מקבל תקן של 8.4 שעות. יום רביעי, שבו לא דיווח, לא מקבל תקן.
בשבוע שמתחיל בחודש אחד ומסתיים בחודש הבא, המערכת סופרת גם את ימי הדיווח מהחלק של השבוע שבחודש השני, כדי לא לתת יותר ימי תקן ממספר ימי הפיצול.
7. תקן חודשי (לעובד חודשי או גלובלי)
בוחרים "הגדר תקן נדרש חודשי". זו האפשרות המתאימה לעובד גלובלי שסוכם איתו מספר שעות לחודש, בלי חלוקה לימים (ראו בתמונה למטה).
זמן נדרש
מקלידים את מספר השעות לחודש, כמספר. לדוגמה: 182. התקן הוא לחודש שלם, ולא משנה כמה ימים יש בחודש. בדוח החודשי ההשוואה נעשית בסיכום: סך השעות בחודש מול התקן החודשי. לכל יום בנפרד אין תקן.
בתקן חודשי, השדה "חוסר" בסיכום הדוח מציג רק חוסר. אם העובד עבד יותר מהתקן, החוסר הוא 0.
מנגנון חישוב שעות נוספות חודשיות
המתג "הפעל מנגנון חישוב שעות נוספות חודשיות" קובע שהשעות הנוספות יחושבו על החודש כולו, ולא על כל יום בנפרד. כשהמתג פעיל, מופיעה טבלת מדרגות עם שני שדות בכל שורה:
זמן נדרש: כמה שעות נכללות במדרגה הזו.
תגמול: 100%, 125%, 150%, 175% או 200%.
המדרגות נקראות לפי הסדר. השורה הראשונה היא בדרך כלל התקן עצמו ב-100%. כל שורה אחריה מוסיפה עוד כמות שעות בתגמול גבוה יותר. השורה האחרונה חלה על כל השעות שנשארו, ולכן המספר שבה לא משנה (אפשר להשאיר 0). מוסיפים שורה ב-+ ומוחקים ב-✖.
דוגמה: 182 ב-100%, אחר כך 10 ב-125%, ואחר כך 150%. עובד שעבד 200 שעות בחודש יקבל 182 שעות ב-100%, 10 שעות ב-125%, ו-8 שעות ב-150%.
שימו לב: המנגנון החודשי דורס כל חישוב של שעות נוספות ברמה אחרת. כשהוא פעיל, השעות של כל יום נספרות כ-100%, והמדרגות היומיות בלשונית "שעות נוספות" לא חלות על עובדי ההסכם. אי אפשר להפעיל מנגנון יומי ומנגנון חודשי יחד.
היעדרות מותרת (בתקן חודשי ובתקן שבועי)
בתקן חודשי או שבועי אין תקן לכל יום, ולכן יום חופשה לא "מאפס" תקן יומי. בלי הגדרה נוספת, יום חופשה פשוט מוסיף לחוסר. כדי שזה לא יקרה, מפעילים את "קבע היעדרות מותרת מהתקן לימי מחלה/חופשה (דיווח יום שלם בלבד)". כשהמתג פעיל מופיעים שני שדות:
ערך שעות לחישוב: כמה שעות לזכות לעובד על כל יום חופשה או מחלה מלא. לדוגמה: 8.4. על חצי יום חופשה או מחלה המערכת מזכה חצי מהערך. הערך מוכפל באחוז המשרה של העובד.
ימים מיוחדים: אפשר לבחור ימים מיוחדים נוספים (למשל מילואים) שיזכו את העובד באותו ערך.
דוגמה: תקן חודשי של 182 שעות, ערך לחישוב של 8.4, ושני ימי חופשה מלאים בחודש. המערכת מזכה את העובד ב-16.8 שעות, ולכן הוא צריך לעבוד בפועל 165.2 שעות כדי לא להיות בחוסר. הזיכוי מופיע בסיכום הדוח בשדה "העדרויות מותרות מהתקן".
8. תקן לפי סידור עבודה
בוחרים "תקן לפי סידור עבודה" (ראו בתמונה למטה). בשיטה הזו לא מקלידים שעות. התקן של כל יום הוא סך אורך המשמרות שהעובד שובץ אליהן באותו יום בסידור העבודה. לדוגמה, עובד ששובץ למשמרת 07:00–15:00 יקבל באותו יום תקן של 8 שעות. ביום בלי משמרת אין לו תקן.
המערכת לוקחת בחשבון רק משמרות של תפקידים שמסונכרנים לסידור העבודה.
בטבלה (זמן נדרש, יום, תפקיד/פרויקט) אפשר להגדיר תקן קבוע לפי יום ותפקיד, אם יש צורך. ברוב המקרים משאירים אותה ריקה, והתקן נלקח מהסידור.
אל תחשב נוכחות ללא משמרת פעילה בסידור העבודה: כשהמתג פעיל, נוכחות ביום שאין בו משמרת פעילה לעובד לא נכללת בחישוב.
אל תאפשר הזנת חופשה/מחלה בימים ללא תקן: חוסם דיווח חופשה או מחלה ביום שבו העובד לא שובץ.
כדי שהתקן יהיה נכון, צריך לפרסם את סידור העבודה לפני שמפיקים את הדוח החודשי. שינוי בסידור משנה גם את התקן.
9. תקן שונה לחגים, טיולים וימים מיוחדים
בחלק מהימים בשנה התקן שונה: ערבי חג, חגים, חול המועד, טיול שנתי, יום גיבוש וכו'. אין צורך להגדיר כל תאריך בהסכם. מגדירים קבוצת ימים פעם אחת, משייכים אליה תאריכים, ובהסכם קובעים תקן לקבוצה כולה.
קבוצות מסונכרנות: ערבי חג, חגים וחול המועד
במערכת כבר יש שלוש קבוצות מוכנות, שהתאריכים שלהן מתעדכנים אוטומטית בכל שנה:
ערבי חג יהודים (מסונכרן)
חגים יהודים (מסונכרן)
חול המועד (מסונכרן)
לכן, כדי לקבוע תקן לחגים, מספיק להוסיף בהסכם שורה לכל קבוצה עם הזמן הנדרש (למשל ערבי חג 05:00, חגים 00:00). אין צורך להקליד תאריכים.
הסנכרון נשלט על ידי תיבת הסימון "סנכרן ערבי חג, חגים וחול המועד לפי המדינה" בלשונית "רשימת ימים עם תקן שונה" (ראו בהמשך). אם התיבה לא מסומנת, הקבוצות המסונכרנות לא יופיעו.
יצירת קבוצת ימים חדשה (לדוגמה: טיולים וימי גיבוש)
בתפריט הצד לוחצים על "הסכמי עבודה", ואז על "ניהול חגים ושעות תקן".
במסך יש חמש לשוניות: תאריכי חגים, סוגי חגים, קבוצות ימים לשעות תקן שונה, רשימת ימים עם תקן שונה, ואוטומציית חגים. לוחצים על "קבוצות ימים לשעות תקן שונה" (ראו בתמונה למטה).
בטבלה מופיעות כל הקבוצות. לקבוצות המסונכרנות אין כפתורי עריכה ומחיקה פעילים, כי הן של המערכת. לקבוצות שיצרתם יש כפתור עריכה (עיפרון) וכפתור מחיקה (פח).
לוחצים על "הוסף חדש". נפתח חלון עם השדה "שם". מקלידים שם לקבוצה, לדוגמה "טיולים וימי גיבוש", ולוחצים "לשמור" (ראו בתמונה למטה).
שיוך תאריכים לקבוצה
באותו מסך עוברים ללשונית "רשימת ימים עם תקן שונה". בלשונית יש בורר שנה, כפתור "הוסף חדש", תיבת הסימון "סנכרן ערבי חג, חגים וחול המועד לפי המדינה", וטבלה עם העמודות תאריך, שם, סוג/קבוצה ופעולות (ראו בתמונה למטה).
לוחצים על "הוסף חדש". בחלון ממלאים "שם" (למשל "טיול שנתי - צפון"), "תאריך", ו"סוג/קבוצה", שבו בוחרים את הקבוצה שיצרתם. לוחצים "לשמור" (ראו בתמונה למטה).
חוזרים על הפעולה לכל תאריך של טיול או יום גיבוש.
קביעת התקן לקבוצה בהסכם העבודה
פותחים את ההסכם שמשויך לעובדים, ועוברים ללשונית "זמן נדרש בתקן".
בתקן יומי: מוסיפים שורה בטבלה עם הכפתור +. בשדה "יום" בוחרים את הקבוצה מתוך "ימים מיוחדים", ובשדה "זמן נדרש" מקלידים את התקן לימים האלה (למשל 04:00).
בתקן שבועי: מפעילים את "הגדר תקן לקבוצות חגים", ומוסיפים שורה לקבוצה.
אם לא רוצים תקן בכלל באותם ימים, מקלידים בזמן הנדרש 00:00.
לוחצים "עדכן".
קבוצה שנוצרה ב"ניהול חגים ושעות תקן" מופיעה מיד ברשימת "ימים מיוחדים" בכל הסכמי העבודה. אם היא לא מופיעה, רעננו את מסך ההסכם.
10. הגדרות חשובות: מה קורה לתקן בימי חופשה, מחלה וימים מיוחדים
בצד שמאל של הלשונית יש תיבה צהובה בשם "הגדרות חשובות". אפשר לסגור ולפתוח אותה בחץ שבפינה (ראו בתמונה למטה). ההגדרות שבה חלות על כל סוגי התקן.
ברירת המחדל: התקן מתאפס ביום היעדרות
כשהעובד מדווח יום חופשה, מחלה או יום מיוחד אחר (כמו מילואים), התקן של אותו יום מתאפס. כך יום ההיעדרות לא נספר כחוסר. בסיכום הדוח, "ברוטו" כולל את התקן של ימי ההיעדרות, ו"תקן נדרש" לא כולל אותם.
אפשר לשנות את ההתנהגות הזו עם שתי ההגדרות הבאות. ההשוואה מוצגת בתרשים:
כל ההגדרות בתיבה
הגדרה | מה היא עושה |
הפעל המרה ימי מחלה וחופש לשעות עבודה | ימי מחלה וחופשה נספרים כשעות עבודה. כשהמתג פעיל, בוחרים כמה שעות לזקוף על כל יום: "קבע כערך סטטי" (ואז ממלאים "כמות שעות להמרה"), "קבע את השעות מהתקן" (לפי התקן של אותו יום), או "קבע לפי ממוצע 3 חודשים". |
אל תאפס את התקן בימי מחלה/חופשה או מיוחד אחר | התקן נשאר גם ביום היעדרות. בלי הגדרה נוספת, ההיעדרות תיספר כחוסר. משתמשים בזה כשרוצים שההיעדרות "תשלים" את התקן רק עבור סוגי היעדרות מסוימים (ראו בשורה הבאה). |
העדרויות מותרות | כשהמתג פעיל מופיע שדה "העדרויות מותרות (לא מאפסות את התקן)", שבו בוחרים סוגי היעדרות: מחלה, חופשה, מילואים, וכל יום מיוחד שהוגדר בחשבון (ראו בתמונה למטה). ביום עם היעדרות כזו, היום נשאר יום תקן, וההיעדרות לא נספרת כחוסר. השעות שלה מופיעות בסיכום הדוח בשדה "העדרויות מותרות מהתקן". מתחת לשדה יש את המתג "חשב גם עבור שעות עודפות", שמכליל את ההיעדרויות האלה גם בחישוב השעות העודפות. |
המר עמודת הפרש כאשר במינוס לשעות חופשה באקסל בדוח המסכם | בייצוא הדוח המסכם לאקסל, הפרש שלילי (חוסר) מוצג כשעות חופשה. משמש עסקים שמקזזים שעות חסרות מיתרת החופשה. |
אפס את התקן ל-0 בחצי יום חופשה | ביום שבו העובד דיווח חצי יום חופשה, התקן של היום מתאפס לגמרי, ולא רק בחצי. |
המר חופשה/מחלה לימים (עשרוני) | בסיכום, שעות חופשה ומחלה מוצגות כימים במספר עשרוני (למשל 0.5 יום). ברשימה שליד המתג בוחרים לפי מה לחלק: "לפי תקן יומי" (התקן של היום שבו נוצלה ההיעדרות), או "לפי תקן צפוי (כרטיס עובד)". |
המר חופשה/מחלה/מיוחד לשעות | ימי חופשה, מחלה וימים מיוחדים מוצגים כשעות. ברשימה שליד המתג בוחרים לפי מה להמיר: "לפי תקן יומי" או "לפי תקן צפוי (כרטיס עובד)". |
11. הגדרות נוספות שמשתמשות בתקן
לשונית "כללי" בהסכם: יש בה את ההגדרות "זמן מקסימלי לפי תקן" ו"מינימום זמן עבודה לפי תקן", שקובעות גבולות לשעות היומיות לפי התקן.
ימים מיוחדים (חופשה, מילואים וכו'): בהגדרות של כל יום מיוחד אפשר לקבוע שהערך שלו יחושב "לפי שעות תקן".
כרטיס העובד, לשונית "משרה והגבלות": "אחוז משרה (משפיע על התקן)" (סעיף 4), ו"ימי עבודה בשבוע לפיצול" (סעיף 6).
12. תרחישים נפוצים: מה לבחור
המצב בעסק | ההגדרה המומלצת |
עובד חודשי, 8.5 שעות ביום בימים א'–ה' | תקן יומי: 08:30 ב"ימי ראשון עד חמישי", 00:00 ביום שישי, ושורות לערבי חג ולחגים. |
עובד גלובלי עם 182 שעות בחודש, ושעות נוספות מעל המכסה | הגדר תקן נדרש חודשי: 182. מפעילים "מנגנון חישוב שעות נוספות חודשיות" עם המדרגות 182 ב-100%, 2 ב-125%, ושאר השעות ב-150%. מפעילים "קבע היעדרות מותרת" עם ערך לחישוב (למשל 8.4). |
עובד חודשי שהתקן היומי שלו הוא 100%, וכל מה שמעבר הוא שעות נוספות | תקן יומי, ומפעילים "הגדר זמן תקן כ-100% ולאחר זמן זה חשב כשעות נוספות". |
עובדים גמישים עם 40 שעות בשבוע, בימים משתנים | תקן שבועי: 40. מפעילים פיצול ל-5 ימים כדי לראות תקן והפרש לכל יום, או משאירים את הפיצול כבוי כדי לבדוק רק את סך השעות. |
עובדים במשרות חלקיות באותו הסכם | הסכם אחד עם תקן למשרה מלאה, ו"אחוז משרה" בכרטיס של כל עובד. |
עסק עם סידור משמרות | תקן לפי סידור עבודה. |
טיול שנתי שבו התקן הוא 4 שעות | יוצרים קבוצת ימים "טיולים", משייכים אליה את תאריך הטיול, ובהסכם מוסיפים שורה: הקבוצה ב-04:00. |
13. שאלות נפוצות ופתרון בעיות
הגדרתי תקן, אבל בדוח החודשי עמודת "זמן נדרש בתקן" ריקה או 0.
בדקו שלחצתם "עדכן" אחרי ההגדרה.
בדקו שהעובד משויך להסכם שבו הגדרתם את התקן (בכרטיס העובד).
בתקן יומי: בדקו שיש שורה ליום הרלוונטי. יום שלא מופיע בטבלה הוא יום בלי תקן.
בתקן חודשי, ובתקן שבועי בלי פיצול, אין תקן לכל יום. התקן מופיע רק בסיכום הדוח.
בתקן לפי סידור עבודה: בדקו שהעובד שובץ למשמרת באותו יום, ושהתפקיד מסונכרן לסידור.
בדקו שאחוז המשרה בכרטיס העובד לא מוגדר ל-0.
יום חופשה של העובד נספר אצלי כחוסר.
בתקן יומי: כנראה שהמתג "אל תאפס את התקן בימי מחלה/חופשה או מיוחד אחר" פעיל. כבו אותו, או הוסיפו את "חופשה" ל"העדרויות מותרות". בתקן חודשי או שבועי: הפעילו "קבע היעדרות מותרת מהתקן לימי מחלה/חופשה" ומלאו את "ערך שעות לחישוב".
העובד חלקי משרה, והתקן שלו מוצג כמו של משרה מלאה.
מלאו את השדה "אחוז משרה (משפיע על התקן)" בכרטיס העובד, בלשונית "משרה והגבלות".
הפעלתי שעות נוספות חודשיות, והשעות הנוספות היומיות נעלמו.
זה מתוכנן כך. המנגנון החודשי דורס כל חישוב של שעות נוספות ברמה אחרת: כל יום נספר כ-100%, והחלוקה למדרגות נעשית על סך החודש. אי אפשר להפעיל את שני המנגנונים יחד.
אני לא רואה את הקבוצה שיצרתי ברשימת הימים בהסכם.
רעננו את מסך ההסכם. בדקו שהקבוצה נוצרה בלשונית "קבוצות ימים לשעות תקן שונה" ב"ניהול חגים ושעות תקן". בתקן שבועי, צריך קודם להפעיל את "הגדר תקן לקבוצות חגים".
לא מופיעות לי הקבוצות "ערבי חג / חגים / חול המועד (מסונכרן)".
ב"ניהול חגים ושעות תקן", בלשונית "רשימת ימים עם תקן שונה", סמנו את התיבה "סנכרן ערבי חג, חגים וחול המועד לפי המדינה".
לא רוצים תקן בכלל בחגים.
הוסיפו שורה עם הקבוצה "חגים יהודים (מסונכרן)" וזמן נדרש 00:00. אפשר גם להפעיל "אל תאפשר הזנת חופשה/מחלה בימים ללא תקן", כדי שעובדים לא ידווחו חופשה בחג.
שיניתי את התקן. האם זה משפיע על חודשים קודמים?
כן. החישוב נעשה בכל פעם שפותחים את הדוח, לפי ההגדרות הנוכחיות של ההסכם. לכן, אחרי שינוי, גם דוחות של חודשים קודמים יוצגו לפי התקן החדש. אם חודש כבר נסגר לשכר, מומלץ לנעול אותו לפני השינוי, או לשנות את התקן בתחילת חודש.
מה ההבדל בין "ברוטו" ל"תקן נדרש" בסיכום הדוח?
"ברוטו" הוא התקן המלא של התקופה, לפני ניכוי ימי היעדרות. "תקן נדרש" הוא התקן אחרי ניכוי ימי מחלה וחופשה, כלומר מה שהעובד באמת היה צריך לעבוד.
מה ההבדל בין "הפרש" ל"חוסר"?
"חוסר" סוכם רק את הימים שבהם העובד עבד פחות מהתקן. "הפרש" סוכם את כל הימים, כך שימים עם עודף מקזזים ימים עם חוסר.
14. מקרא סימנים
סימן | משמעות |
● עיגול בחירה | בחירת סוג התקן (אפשר לבחור רק אחד). |
מתג "פעיל / כבוי" | הפעלה או כיבוי של אפשרות. ירוק = פעיל. |
+ (פלוס כחול) | הוספת שורה לטבלה. |
✖ (איקס אדום) | מחיקת שורה מהטבלה. |
🕓 שעון בשדה | שדה שעה בפורמט שעות:דקות. |
i (עיגול מידע) | מעבירים עליו את העכבר כדי לראות הסבר על ההגדרה. |
⚖ (מאזניים) | מידע חוקי. הקישור "קבל מידע חוקתי" פותח את אתר כל זכות. |
⚠ תיבה צהובה | "הגדרות חשובות": הגדרות שמשנות את חישוב התקן בימי היעדרות. |
✏️ עיפרון / 🗑 פח | עריכה / מחיקה של קבוצה או של יום ב"ניהול חגים ושעות תקן". בקבוצות המסונכרנות הם לא פעילים. |
מידע על יום עבודה ושבוע עבודה לפי החוק: כל זכות: יום עבודה ושבוע עבודה.