מה זה? המערכת שולחת מיילים לעובדים ולמנהלים: קישור לדוח שעות, דוח חודשי, דוח יומי, בקשת חתימה, שחזור סיסמה, התראה על החתמה חסרה ועוד. בלשונית "מיילים" בדף "היסטוריית פעולות" אפשר לראות כל מייל שנשלח מהחשבון של החברה: למי נשלח, מתי, אם הגיע לתיבה, אם נפתח, ואם לא הגיע, מה הסיבה.
למה זה שימושי? כשעובד אומר "לא קיבלתי את הדוח" או "לא הגיע לי מייל לשחזור סיסמה", אפשר לבדוק בעצמכם תוך דקה אם המייל נשלח ומה קרה איתו, בלי לפנות לתמיכה.
מה במדריך: איך מגיעים לרשימת המיילים, מה אומר כל סטטוס, ואיך לטפל בבעיות הנפוצות.
מדריך מקוצר
בתפריט הצד לוחצים על "היסטוריית פעולות".
למעלה בעמוד לוחצים על "מיילים".
בוחרים טווח תאריכים (ברירת המחדל היא 7 הימים האחרונים) ומחפשים את העובד לפי שם או כתובת מייל.
מסתכלים על עמודת "סטטוס": ירוק = הגיע, כתום = בעיה זמנית, אדום = לא הגיע. מתחת לסטטוס מופיעה הסיבה.
כדי לראות רק מיילים שלא הגיעו, בוחרים בסטטוס "כל הבעיות (לא הגיע)".
איך מגיעים לרשימת המיילים
בתפריט הצד לוחצים על "היסטוריית פעולות". בראש העמוד יש שני כפתורים: "פעולות" (פעולות של מנהלים במערכת, כמו עד היום) ו"מיילים". לוחצים על "מיילים". הדף מיועד למנהל החברה, ומוצגים בו רק המיילים של החברה שלכם (ראו בתמונה למטה).
שדות הסינון
שדה | מה הוא עושה |
כפתורי זמן מהיר | היום, אתמול, 7 ימים אחרונים (ברירת מחדל), החודש, חודש שעבר. |
מתאריך / עד תאריך | טווח תאריכים חופשי, לפי תאריך השליחה. |
סטטוס | כל הסטטוסים, כל הבעיות (לא הגיע), נמסר, נפתח, נשלח - ממתין לאישור מסירה, בעיכוב, הוחזר - כתובת לא קיימת, הוחזר (תיבה מלאה / זמני), נחסם על ידי ספק המייל, סומן כספאם, השליחה נכשלה. |
סוג מייל | קישור לדוח שעות, דוח חודשי לעובד, דוח מסכם (קובץ), דוח יומי, בקשת חתימה על דוח, שחזור סיסמה, התראת שכחת החתמה, התראה, כללי. |
חיפוש חופשי | חיפוש לפי כתובת מייל, שם העובד או נושא המייל. |
נקה סינון | מחזיר ל-7 הימים האחרונים ומנקה את כל הסינונים. |
טבלת המיילים
כל שורה היא מייל אחד לנמען אחד. אם מייל נשלח לכמה כתובות, תופיע שורה לכל כתובת. העמודות הן: מתי (תאריך ושעת שליחה), נמען (שם וכתובת), נושא, סוג מייל, סטטוס ופתיחה / הקלקה (ראו בתמונה למטה).
מה אומר כל סטטוס
סטטוס | משמעות |
נמסר (ירוק) | שרת המייל של הנמען קיבל את המייל. אם העובד לא מוצא אותו, הוא כנראה בתיקיית ספאם, קידומי מכירות או עדכונים. |
נשלח, ממתין לאישור מסירה (אפור) | המייל יצא מהמערכת, ועדיין לא הגיע אישור מסירה. בדרך כלל האישור מגיע תוך דקות. |
בעיכוב (כתום) | שרת הנמען ביקש לנסות שוב מאוחר יותר. ניסיונות חוזרים נעשים אוטומטית. |
הוחזר (תיבה מלאה / זמני) (כתום) | המייל לא נמסר בגלל בעיה זמנית אצל הנמען, למשל תיבה מלאה. |
הוחזר - כתובת לא קיימת (אדום) | הכתובת שגויה או לא קיימת. המייל לא יגיע. |
נחסם על ידי ספק המייל (אדום) | ספק המייל לא שלח את ההודעה, בדרך כלל כי הכתובת כבר החזירה מיילים בעבר (hard-bounce) או סימנה מייל קודם כספאם. |
סומן כספאם (אדום) | הנמען סימן את המייל כספאם. מיילים הבאים לכתובת הזו עלולים להיחסם. |
הנמען ביטל קבלת מיילים (כתום) | הנמען ביקש לא לקבל מיילים. |
השליחה נכשלה (אדום) | המייל לא יצא מהמערכת בכלל. הסיבה הטכנית מופיעה מתחת לסטטוס. |
פתיחה / הקלקה
בעמודה הזו מופיע מתי המייל נפתח, וכמה פעמים אם נפתח יותר מפעם אחת. אם הנמען לחץ על קישור במייל, למשל על הקישור לדוח, מופיע גם "הקליק על קישור" עם השעה. מקף (—) אומר שלא נרשמה פתיחה.
חשוב: פתיחה נמדדת לפי טעינת תמונה קטנה במייל, ולכן היא רק אינדיקציה. חלק מתוכנות המייל (למשל iPhone) פותחות מיילים אוטומטית, וחלק חוסמות תמונות, ואז מייל שנקרא לא יסומן כנפתח. הסטטוס "נמסר" הוא מה שקובע אם המייל הגיע.
בעיות נפוצות ומה לעשות
הכי מהר למצוא אותן עם סטטוס "כל הבעיות (לא הגיע)" (ראו בתמונה למטה).
מה רואים | מה כנראה קרה | מה לעשות |
העובד לא קיבל, והסטטוס "נמסר" | המייל הגיע לתיבה, אבל לתיקייה אחרת. | לבקש מהעובד לבדוק בספאם, קידומי מכירות ועדכונים, ולסמן את המייל "לא ספאם". כדאי גם להוסיף את [email protected] לאנשי הקשר. |
"הוחזר - כתובת לא קיימת" | טעות בכתובת, למשל gmial.com, exmaple.com או נקודה חסרה. | לתקן את המייל בכרטיס העובד ולשלוח שוב. |
"נחסם על ידי ספק המייל" | הכתובת החזירה מיילים בעבר או סימנה ספאם, ולכן ספק המייל חוסם אותה. | לוודא שהכתובת נכונה. אם היא תקינה ופעילה, לפנות לתמיכה לשחרור החסימה. |
"הוחזר (תיבה מלאה / זמני)" | תיבת המייל של העובד מלאה, או שהשרת שלו לא זמין זמנית. | לבקש מהעובד לפנות מקום בתיבה, ואז לשלוח שוב. |
"סומן כספאם" | הנמען סימן את המייל כספאם. | לבקש מהעובד לסמן "לא ספאם" ולהוסיף את השולח לאנשי הקשר. |
מייל לכתובת ארגונית (לא Gmail) לא מגיע | מסנן הדואר של הארגון חוסם מיילים מבחוץ. | לבקש ממחלקת ה-IT של הארגון לאשר את השולח [email protected]. |
המייל לא מופיע ברשימה בכלל | המייל לא נשלח, או שהוא מחוץ לטווח התאריכים שנבחר. | להרחיב את טווח התאריכים, ולבדוק שלעובד מוגדרת כתובת מייל ושהוא פעיל. לעובד שאינו פעיל לא נשלחים מיילים. |
"השליחה נכשלה" | תקלה בשליחה מהמערכת. | לשלוח שוב. אם זה חוזר, לפנות לתמיכה ולצרף את הסיבה שמופיעה מתחת לסטטוס. |
שאלות נפוצות
מאיזה תאריך יש מידע? המעקב התחיל בתאריך 21.10.2026, ולכן מיילים שנשלחו לפני כן לא מופיעים. המידע נשמר 12 חודשים.
האם רואים את תוכן המייל? לא. מוצגים רק הנמען, הנושא, הסוג והסטטוס.
אחרי כמה זמן הסטטוס מתעדכן? בדרך כלל תוך דקות. פתיחה מתעדכנת אחרי שהנמען פותח את המייל.
האם מוצגים גם מיילים ששלחתי מחוץ למערכת? לא, רק מיילים שהמערכת שלחה עבור החברה.
האם מנהל מחלקה רואה את הרשימה? הדף "היסטוריית פעולות" זמין למנהל החברה.