אילו מסמכים חובה לכל עובד, ומראה מה חסר לכל עובד.

מתי מסמך פג תוקף (רישיון, הדרכת בטיחות, היתר עבודה), ומסמנת "פג תוקף בקרוב" ו"פג תוקף".

לבקש מסמך מהעובד ב-SMS או במייל עם לינק. העובד מעלה מהטלפון בלי להתחבר.

לתת לעובד לראות ולהעלות מסמכים בעצמו, במסך "המסמכים שלי".

לשלוח תזכורות אוטומטיות לעובד לפני שמסמך פג, ולשלוח ל-HR מייל יומי על מסמכים שפגו.

לאשר או לדחות כל מסמך שהעובד העלה, לפני שהוא נכנס לתיק.

סדר: כל המסמכים של כל עובד במקום אחד, מסודרים בקטגוריות, עם חיפוש וסינון.

לא רודפים אחרי מסמכים: שולחים לעובד לינק, והוא מעלה בעצמו.

לא מפספסים תוקף: המערכת מזכירה לעובד ומתריעה ל-HR.

מוכנים לביקורת: רואים מיד אילו מסמכי חובה חסרים לכל עובד.

בסיסי פתוח לכל לקוח בלי עלות. אפשר לשמור עד 100 קבצים בכל החברה (כל העובדים יחד).

מערכת המסמכים היא מודול בתשלום חודשי. החבילה כוללת 100 מסמכים, וכל מסמך שמור מעבר לזה מחויב בתוספת קטנה לחודש (כרגע 0.20 ₪ למסמך נוסף לחודש, כפי שמוצג בחלון ההסבר במערכת). החיוב על מסמכים נוספים מתווסף לחשבון אוטומטית.

אפשר לנסות את מערכת המסמכים חינם 14 ימים. מנהל החברה מפעיל את הניסיון בעצמו.

"אחסון מסמכים 92 / 100": כמה קבצים שמורים בכל החברה, מתוך 100.

מ-80% ומעלה הפס הופך כתום ומופיע "האחסון כמעט מלא" עם כפתור "שדרוג".

ב-100 קבצים מופיע "האחסון מלא – לא ניתן להעלות מסמכים חדשים". מסמכים קיימים נשארים ונפתחים כרגיל.

נכנסים לעובדים, ופותחים את כרטיס העובד.

בכרטיס לוחצים על הלשונית "מסמכים וקבצים".

בעובד חדש שעוד לא נשמר מופיעה ההודעה "שמרו את העובד קודם. מסמכים ניתן להוסיף אחרי שהעובד קיים." שומרים את העובד, ואז הלשונית נפתחת.

גם הפעמון של המסמכים בסרגל העליון (אייקון 📄) מוביל לכאן. הוא מופיע כשיש מסמכים שעובדים העלו וממתינים לאישור, ומציג "מסמכים ממתינים לאישור (מספר)". לחיצה על שורה פותחת את כרטיס העובד ישר בלשונית המסמכים.

מנהל מערכת ומנהל מחלקה: הכל (העלאה, עריכה, מחיקה, בקשות, אישורים והגדרות).

צופה מחלקה (הרשאת צפייה בלבד): רואה את הרשימה, צופה ומוריד קבצים, אבל לא יכול לשנות.

למעלה: כותרת, כרטיסי סיכום וכפתור "הוסף מסמך".

מימין: אחסון, התקדמות מסמכי החובה, רשימת הקטגוריות וכפתור הניהול.

במרכז: סינון, הודעות, וטבלת המסמכים.

סה"כ מסמכים: כמה מסמכים יש לעובד (בלי מסמכים בארכיון).

פג תוקף בקרוב: מסמכים שתאריך התוקף שלהם מתקרב (כברירת מחדל 30 ימים או פחות).

פג תוקף: מסמכים שתאריך התוקף שלהם עבר.

חסר: מסמכי חובה שאין לעובד בכלל.

לחיצה על כרטיס מסננת את הטבלה לפי אותו סטטוס. לחיצה על "סה"כ מסמכים" מחזירה את כל המסמכים.

"+ הוסף מסמך" פותח את חלון העלאת המסמכים (סעיף 5).

אחסון מסמכים: כמה קבצים שמורים בכל החברה. במערכת המסמכים כתוב למשל "86 מסמכים · 100 כלולים". כשעוברים את הכמות הכלולה מופיעה שורה נוספת, למשל "12 נוספים × ₪0.20 לחודש".

מסמכי חובה שהועלו (6/7): כמה ממסמכי החובה כבר יש לעובד הזה, עם פס התקדמות. כשהכל הועלה הפס ירוק.

כל המסמכים: מציג את כל המסמכים של העובד.

קטגוריה: לחיצה מסננת את הטבלה לאותה קטגוריה. המספר ליד הקטגוריה:

"ניהול מסמכי חובה וקטגוריות": ההגדרות של כל העסק (סעיף 9).

חיפוש מסמכים: מחפש בשם המסמך, בקטגוריה, בסוג המסמך, בתגיות ובהערות.

קטגוריה, סוג מסמך, תגיות: בוחרים ערך מהרשימה.

סטטוס: הכל, פעיל, ממתין לאישור HR, ממתין לחתימה, פג תוקף בקרוב, פג תוקף, חסר, בארכיון.

תוקף: הכל, פג תוקף ב-30 יום, פג תוקף, ללא תוקף.

"נקה סינון": מחזיר את כל הסינונים ל"הכל".

מסמכים בארכיון מוסתרים מהרשימה. כדי לראות אותם בוחרים סטטוס "בארכיון".

שם המסמך: עם אייקון לפי סוג המסמך או סוג הקובץ (PDF, DOC, JPG). לחיצה על השם פותחת את הקובץ בלשונית חדשה.

קטגוריה וסוג מסמך.

תגיות: מילים חופשיות שהוספתם, למשל "חתום" או "רכב חברה".

תאריך מסמך: התאריך שבו המסמך נחתם או הונפק.

תוקף: תאריך התפוגה, ומתחתיו "פג בעוד 14 ימים" (כתום) או "פג לפני 19 ימים" (אדום).

סטטוס (ראו טבלת הסטטוסים בסעיף 11).

הועלה על ידי: מי העלה ומתי. מסמך שהעובד העלה בעצמו מראה את שם העובד.

פעולות (⋮): תפריט הפעולות של המסמך (סעיף 6).

מתחת לכל שורה מופיעה הקטגוריה של הסוג שנבחר.

✕ בסוף השורה מוריד את הקובץ מהרשימה לפני השמירה.

למטה כתוב כמה מסמכים מוכנים לשמירה.

אם חלק מהקבצים לא נשמרו, מופיע "חלק מהמסמכים לא נשמרו. בדקו את השורות המסומנות", והשורות הבעייתיות מסומנות באדום עם הסיבה.

שם המסמך: כברירת מחדל שם הסוג. אפשר לשנות, למשל "עדכון שכר – ינואר 2026".

תאריך מסמך: מתי המסמך נחתם או הונפק.

הרשאת צפייה: "משאבי אנוש בלבד", "מנהלים", או "העובד יכול לצפות". "העובד יכול לצפות" מאפשר לעובד לראות את המסמך ב"המסמכים שלי" גם אם סוג המסמך לא מוצג לעובד (בחלק "קבצים נוספים").

סטטוס: פעיל, ממתין לחתימה, ממתין לאישור HR, בארכיון.

תגיות: מקלידים מילה ולוחצים Enter. אפשר כמה תגיות. תגיות שכבר קיימות מוצעות בזמן ההקלדה.

הערות: טקסט חופשי.

PDF, תמונות (JPG, JPEG, PNG, WEBP), Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX, CSV), טקסט (TXT).

עד 50MB לקובץ.

קובץ מסוג אחר מקבל "סוג הקובץ אינו נתמך". קובץ גדול מדי מקבל "הקובץ גדול מדי".

צפייה: פותח את הקובץ בלשונית חדשה.

הורדה: מוריד את הקובץ למחשב, בשם המסמך.

עריכת פרטים: פותח את חלון העריכה (ראו בתמונה למטה).

החלפת קובץ: בוחרים קובץ חדש במקום הקיים. כל הפרטים נשארים.

שינוי קטגוריה ושינוי תגיות: פותחים את חלון העריכה ישר על השדה הזה.

בקשה מהעובד: מופיע רק במסמך שפג תוקף או עומד לפוג. שולח לעובד בקשה להעלות מסמך מעודכן.

ארכיון: מעביר את המסמך לארכיון. הוא נעלם מהרשימה הרגילה ונשמר. רואים אותו בסינון סטטוס "בארכיון".

מחיקה: מוחק את המסמך לצמיתות, אחרי אישור.

אשר מסמך: המסמך הופך ל"פעיל" (או "פג תוקף בקרוב" לפי התאריך) ונכנס לתיק.

דחה ובקש שוב: אחרי אישור, הקובץ שהעובד העלה נמחק, וחלון הבקשה נפתח מיד כדי לבקש מהעובד את המסמך שוב.

העלאת המסמך עכשיו: פותח העלאה עם הסוג הנכון.

בקשה מהעובד: פותח את חלון הבקשה עם המסמך הזה מסומן.

בטל בקשה: מופיע רק אם כבר נשלחה בקשה. מבטל את הבקשה, והלינק שנשלח לעובד כבר לא יציג את המסמך הזה.

איך לשלוח את הבקשה? SMS, מייל, או שניהם. מתחת לכל אפשרות מופיע חלק מהמספר או מהמייל של העובד (למשל ••••••4567), כדי שתדעו לאן זה יישלח.

תוקף הלינק: כמה ימים הלינק פעיל, בין 1 ל-90. ברירת המחדל 7. המספר האחרון שבחרתם נשמר לפעם הבאה.

רשימת המסמכים: כל המסמכים החסרים, שפגו או שעומדים לפוג. החסרים מסומנים מראש. מסמנים את מה שרוצים לבקש. "בחר הכל" מסמן הכל. בצד מופיע כמה נבחרו (למשל 1 / 3).

לוחצים "שליחת בקשה".

SMS: "היי דנה, נדרש להשלים מסמך: טופס מסירת ציוד. להעלאה לחץ על הלינק (בתוקף 7 ימים):" ולינק.

מייל: "בקשה להשלמת מסמך" עם רשימת המסמכים וכפתור להעלאה.

לינק אחד מציג את כל הבקשות הפתוחות של העובד. העובד לא צריך להתחבר למערכת.

בטבלה, תחת המסמך החסר, מופיע "נשלחה בקשה ב-... · ממתין להעלאה".

כשהעובד מעלה, המסמך מופיע בטבלה בסטטוס "ממתין לאישור HR", ובראש המסך ההודעה "מסמכים שהעובד העלה ממתינים לאישורך". מאשרים או דוחים (סעיף 6).

אחרי שתוקף הלינק עבר, העובד יראה "הלינק פג תוקף". שולחים בקשה חדשה.

הפעמון של המסמכים בסרגל העליון (📄) עם המספר, ורשימת "מסמכים ממתינים לאישור". הפעמון מציג רק עובדים מהמחלקות שלכם.

מייל "מסמך חדש ממתין לאישור" עם שם העובד, שם המסמך וכפתור לכרטיס העובד (אם ההגדרה "מייל למנהלים" פעילה, סעיף 10).

ההודעה הכחולה בראש מסך המסמכים בכרטיס העובד.

+ / − מימין: פותח וסוגר את רשימת המסמכים של הקטגוריה.

אייקון: לחיצה עליו מחליפה אייקון.

שם הקטגוריה, ולידו כמה מסמכים יש בה וכמה מהם חובה (למשל "4 מסמכים · 1 חובה").

+ משמאל: הוספת סוג מסמך לקטגוריה.

✏️ שינוי שם (או לחיצה כפולה על השם). Enter שומר, Esc מבטל.

מתג ירוק: קטגוריה פעילה או כבויה. קטגוריה כבויה מסומנת "מושבת" ולא מוצגת בבחירה בהעלאת מסמכים. קבצים קיימים נשמרים.

🗑️ הסרה מהרשימה. מסמכים שכבר משתמשים בה נשארים ללא שינוי.

מתג פעיל: סוג כבוי מסומן "מושבת", לא מוצג בהעלאה, לא נחשב חובה, ולא מוצג לעובד. מסמכים קיימים נשמרים.

אייקון: לחיצה על האייקון משמאל לשם פותחת בחירת אייקון (ראו בתמונה למטה). "אוטומטי (לפי סוג הקובץ)" מציג PDF, DOC וכו' לפי הקובץ.

הוספת סוג מסמך: בתחתית הקטגוריה כותבים "שם מסמך חדש..." ולוחצים "הוספה" (או Enter).

סגירת החלון עם שינויים שלא נשמרו מציגה "לסגור בלי לשמור?" עם "סגירה בלי שמירה" או ביטול.

שינוי שם, הוספה, מחיקה ובחירת אייקון נשמרים מיד.

המקרא בתחתית: חובה = יופיע כ"חסר" אצל כל עובד שאין לו את המסמך. כבוי = לא יוצג בהוספת מסמך, קבצים קיימים נשמרים. לחיצה על אייקון מחליפה אותו.

מספר ימים לפני תאריך התפוגה, בין 1 ל-365. ברירת המחדל 30.

קובע מתי מסמך מקבל את הסטטוס "פג תוקף בקרוב", ומתי נשלחת התזכורת לעובד.

מפעילים במתג.

בוחרים איך לשלוח: SMS לנייד של העובד, מייל, או שניהם. חובה לבחור לפחות אחד ("יש לבחור דרך שליחה").

SMS עולה 30 אגורות להודעה, מיתרת ה-SMS.

תוקף הלינק בימים (1 עד 90).

העובד מקבל הודעה אחת לכל מסמך, כשהמסמך נכנס לטווח "עומד לפוג". בהודעה כתוב שתוקף המסמך עומד לפוג, עם התאריך, ולינק להעלאת מסמך מעודכן.

כמה מסמכים של אותו עובד נשלחים בהודעה אחת.

המסמך החדש שהעובד מעלה ממתין לאישורכם.

תזכורת לא נשלחת אם כבר יש לעובד מסמך חדש יותר מאותו סוג, אם העובד לא פעיל, או אם אין לו נייד/מייל לערוץ שבחרתם.

מפעילים במתג ומוסיפים כתובות מייל: מקלידים כתובת ולוחצים Enter. עד 10 כתובות. ✕ מסיר כתובת.

נשלח מייל מרוכז פעם ביום עם רשימת המסמכים שפגו ולא הועלה במקומם מסמך חדש: שם העובד, שם המסמך, תאריך התפוגה, לפני כמה ימים פג, וקישור לכרטיס העובד.

כל מסמך מופיע בהתראה פעם אחת בלבד. במייל הראשון אחרי ההפעלה יופיעו גם מסמכים ישנים שכבר פגו.

אם הפעלתם בלי כתובת, תופיע השגיאה "יש להוסיף לפחות כתובת מייל אחת להתראות HR".

העובדים רואים את סוגי המסמכים שסימנתם "הצג", ומעלים את אלה שסימנתם "העלאה" (סעיף 9.2).

קבצים נוספים (שאינם סוג מסמך מוגדר):

כשעובד מעלה מסמך – מייל למנהלים: נשלח מייל "מסמך חדש ממתין לאישור". המייל נשלח לכתובות של התראות ה-HR. אם לא הוגדרו כתובות, הוא נשלח למנהלי המערכת ולמנהלי המחלקה של העובד שמקבלים מייל על בקשות עובדים.

העובד רואה רק סוגי מסמכים שסימנתם "הצג", וקבצים שסימנתם "העובד יכול לצפות" (אם "העובד רואה קבצים" פעיל).

בסוג מסמך שמסומן "הצג", העובד רואה את כל המסמכים שלו מהסוג הזה. מסמך רגיש? אל תסמנו את הסוג שלו "הצג".

העובד לא יכול למחוק או לשנות מסמכים שאושרו. הוא יכול לבטל העלאה שלו שעוד לא אושרה.

אם החברה מפיצה תלושי שכר דרך המערכת, התלושים מופיעים שם בחלק "תלושי שכר".

אם העובד נמצא בתהליך קליטה (מודול HR) ונדרש להעלות מסמכים, הם מופיעים בראש המסך.

נספרים כל הקבצים השמורים בכל החברה: מסמכים של עובדים פעילים ולא פעילים, מסמכים בארכיון, וקבצים ישנים.

תלושי שכר שהופצו דרך הפצת תלושים לא נספרים כאן (הם מחויבים בנפרד, לפי הפצה).

בסיסי: עד 100 קבצים. מעבר לזה אי אפשר להעלות ("אחסון המסמכים מלא. שדרגו למערכת המסמכים כדי להעלות מסמכים נוספים").

מערכת המסמכים: 100 מסמכים כלולים. כל מסמך מעבר לזה מחויב בתוספת חודשית למסמך, שמתווספת אוטומטית לחשבון.

מחיקת מסמכים מיותרים מורידה את הספירה. העברה לארכיון לא מורידה.