מדריך: "המסמכים שלי" - לעובד
איך רואים את המסמכים שלכם בתיק העובד, מעלים מסמך חסר או מעודכן, ומעלים מסמך מהטלפון דרך לינק שקיבלתם ב-SMS או במייל.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מציג בקצרה איך רואים ומעלים מסמכים:
1. מה זה "המסמכים שלי"
"המסמכים שלי" הוא תיק העובד הדיגיטלי שלכם. שם תראו את המסמכים שהחברה שומרת עליכם, כמו הסכם העסקה, טופס 101, צילום תעודת זהות, רישיון נהיגה או אישור הדרכת בטיחות, ותוכלו להעלות מסמכים בעצמכם.
רואים מה חסר: מסמכי חובה שעוד לא הגשתם מסומנים באדום.
רואים מה עומד לפוג: מסמך שהתוקף שלו מתקרב או עבר מסומן, עם מספר הימים.
מעלים בעצמכם: בלי לשלוח בוואטסאפ או במייל. המסמך מגיע ישר לתיק.
צופים ומורידים את המסמכים שלכם בכל זמן.
החברה שלכם קובעת אילו מסמכים תראו ואילו תוכלו להעלות. לכן אצלכם הרשימה עשויה להיות שונה מהדוגמאות במדריך.
2. איפה זה נמצא
נכנסים למערכת EZtime מהדפדפן, במחשב או בטלפון.
בתפריט הראשי לוחצים "המסמכים שלי" (אייקון תיקייה 📂).
אם אין "המסמכים שלי" בתפריט, החברה עוד לא פתחה את השירות לעובדים.
קיבלתם SMS או מייל עם לינק להעלאת מסמך? אפשר להעלות ישר מהלינק, בלי להתחבר (סעיף 6).
3. המסך "המסמכים שלי"
3.1 הסיכום בראש המסך
חסרים (אדום): מסמכי חובה שעוד לא העליתם.
פגי תוקף (אדום): מסמכים שתאריך התוקף שלהם עבר.
יפוגו בקרוב (כתום): מסמכים שהתוקף שלהם מתקרב.
ממתינים לאישור (סגול): מסמכים שהעליתם ועוד לא אושרו.
כשהכל תקין מופיע בירוק: "כל המסמכים שלך מעודכנים."
כשיש משהו לטפל בו, מתחת לכותרת כתוב "יש מסמכים שדורשים את תשומת ליבך".
3.2 המסמכים לפי קטגוריות
המסמכים מסודרים בקטגוריות (מסמכי העסקה, שכר, מסמכים אישיים וכו'). בכל שורה:
אייקון בצבע לפי המצב: ✔ ירוק, ⏳ כתום, ! אדום, 🕓 סגול.
שם המסמך. מסמך חובה מסומן "* מסמך חובה" באדום.
מתחת לשם: "הועלה 01/03/2024", ובמסמך עם תוקף גם "בתוקף עד ...", "פג בעוד 14 ימים" או "פג לפני 19 ימים".
סטטוס (ראו טבלה בסעיף 7).
כפתורים: "צפייה" (👁), הורדה (⬇), ולפעמים "העלאה" או "העלאת מסמך מעודכן".
"לא הועלה" (אפור): אין לכם עדיין את המסמך הזה, והוא לא חובה.
אם אין כפתור "העלאה" ליד מסמך, החברה לא מאפשרת להעלות אותו בעצמכם. המסמך מועלה על ידי משאבי אנוש.
3.3 גרסאות קודמות
כשיש כמה מסמכים מאותו סוג (למשל טופס 101 של כמה שנים), השורה מציגה את החדש ביותר, ומתחתיו "גרסאות קודמות (1)". לחיצה פותחת את הגרסאות הקודמות, וגם אותן אפשר לפתוח ולהוריד (ראו בתמונה למטה):
4. העלאת מסמך
מתי אפשר להעלות
"העלאה": מסמך שעוד אין לכם, למשל מסמך חובה חסר.
"העלאת מסמך מעודכן": כשכבר יש מסמך ואתם רוצים להחליף אותו, למשל רישיון שעומד לפוג.
בזמן שמסמך ממתין לאישור, כפתור ההעלאה לא מופיע. מחכים לאישור, או מבטלים את ההעלאה (סעיף 5).
דוגמה: רישיון נהיגה שעומד לפוג בעוד 14 ימים. לוחצים "העלאת מסמך מעודכן":
מסמך שכבר פג תוקף נראה כך:
שלב אחר שלב
לוחצים "העלאה" או "העלאת מסמך מעודכן" ליד המסמך.
נפתח החלון "העלאת מסמך: [שם המסמך]".
קובץ: לוחצים "בחירת קובץ" ובוחרים את הקובץ. בטלפון אפשר גם לצלם.
תאריך תוקף: מופיע רק במסמכים עם תוקף (רישיון, הדרכה, דרכון וכו'), והוא חובה. מזינים את התאריך שכתוב על המסמך.
הערות: לא חובה. אפשר לכתוב משהו למשאבי אנוש.
לוחצים "העלאה לאישור".
במסמך בלי תוקף אין שדה תאריך:
מופיעה ההודעה "המסמך הועלה וממתין לאישור."
המסמך מופיע בסטטוס "ממתין לאישור" (סגול).
המנהל מקבל הודעה, בודק את המסמך ומאשר. אחרי האישור הסטטוס משתנה ל"פעיל".
כתוב בחלון: "לאחר ההעלאה המסמך ימתין לאישור המנהל." כל מסמך שאתם מעלים נבדק לפני שהוא נכנס לתיק.
קבצים שאפשר להעלות
PDF, תמונות (JPG, PNG, WEBP), Word, Excel, CSV, TXT.
עד 50MB לקובץ.
5. מסמך שממתין לאישור וביטול העלאה
מסמך שהעליתם ועוד לא אושר מסומן "ממתין לאישור". אפשר לצפות בו, להוריד אותו, ולבטל את ההעלאה בכפתור ✕ האדום (ראו בתמונה למטה). המערכת שואלת "לבטל את ההעלאה? המסמך עדיין לא אושר." ואחרי אישור ההעלאה נמחקת, ואפשר להעלות שוב.
אפשר לבטל רק העלאה שלכם, ורק לפני שאושרה.
מסמך שאושר לא ניתן למחוק או לשנות. אם יש בו טעות, פנו למשאבי אנוש, או העלו "מסמך מעודכן".
אם המנהל דחה את המסמך, הוא נמחק, ובדרך כלל תקבלו בקשה חדשה להעלות אותו שוב.
מסמך חובה חסר
מסמך חובה שעוד לא העליתם מסומן "חסר" באדום. אם יש כפתור "העלאה", מעלים אותו כמו בסעיף 4:
6. קיבלתם SMS או מייל עם לינק? העלאה מהטלפון
משאבי אנוש יכולים לשלוח לכם בקשה להעלות מסמך. המערכת גם שולחת תזכורת אוטומטית כשתוקף של מסמך שלכם עומד לפוג.
ב-SMS תקבלו למשל: "היי דנה, נדרש להשלים מסמך: טופס מסירת ציוד. להעלאה לחץ על הלינק (בתוקף 7 ימים):" ולינק.
במייל תקבלו "בקשה להשלמת מסמך" או "תזכורת: מסמך עומד לפוג תוקף", עם רשימת המסמכים וכפתור להעלאה.
שלב אחר שלב
לוחצים על הלינק. לא צריך להתחבר למערכת.
נפתח דף "היי [השם שלכם]" עם רשימת המסמכים שנדרשים ממכם.
בכל מסמך לוחצים "לחצו כאן לבחירת קובץ או לצילום", ובוחרים קובץ או מצלמים את המסמך.
אם מופיע "תאריך התוקף של המסמך", מזינים את התאריך.
אפשר לכתוב הערה (לא חובה).
לוחצים "שליחה". מופיע ✔ "המסמך התקבל וממתין לאישור".
חוזרים על זה לכל מסמך ברשימה.
הודעות שאפשר לראות בדף הלינק
הודעה | מה זה אומר |
כל המסמכים הועלו | העליתם את כל מה שנדרש. תודה! המסמכים ממתינים לאישור. |
הלינק פג תוקף | עבר הזמן שבו הלינק פעיל. פנו למשאבי אנוש לקבלת לינק חדש. |
הלינק אינו תקין | הבקשה בוטלה או לא נמצאה. פנו למשאבי אנוש לקבלת לינק חדש. |
7. מה כל סטטוס אומר
סטטוס | צבע | מה זה אומר | מה לעשות |
פעיל | ירוק | המסמך תקין ואושר. | כלום. |
פג תוקף בקרוב | כתום | התוקף מתקרב (כתוב בעוד כמה ימים). | להעלות מסמך מעודכן. |
פג תוקף | אדום | התוקף עבר. | להעלות מסמך מעודכן בהקדם. |
חסר | אדום | מסמך חובה שאין לכם. | להעלות את המסמך. |
ממתין לאישור | סגול | העליתם, והמנהל עוד לא אישר. | לחכות לאישור. |
לא הועלה | אפור | אין לכם את המסמך, והוא לא חובה. | אפשר להעלות אם יש לכם. |
8. קבצים נוספים
אם החברה מאפשרת, בתחתית המסך יש חלק "קבצים נוספים": "קבצים נוספים ששיתפת עם משאבי אנוש או ששותפו איתך". שם מופיעים קבצים שמשאבי אנוש שיתפו איתכם (למשל נוהל עבודה), וקבצים שהעליתם בעצמכם.
כדי להעלות קובץ שאין לו מקום ברשימה (למשל אישור לימודים), לוחצים "+ העלאת קובץ":
שם המסמך: חובה. כותבים שם ברור, למשל "אישור לימודים 2026".
קובץ: בוחרים קובץ.
הערות: לא חובה.
לוחצים "העלאה לאישור". גם הקובץ הזה ממתין לאישור.
9. עוד דברים שתראו במסך
תלושי שכר: אם החברה מפיצה תלושים דרך המערכת, יש חלק "תלושי שכר" עם התלושים לפי חודש. 6 האחרונים מוצגים, והשאר תחת "תלושים קודמים (מספר)".
מסמכים לתהליך קליטה: אם אתם עובדים חדשים ומשאבי אנוש ביקשו מסמכים לתהליך הקליטה, יופיע למעלה "מסמכים להעלאה בתהליך הקליטה" עם כפתור "העלאה" לכל מסמך, וקישור "לכל המשימות שלי".
10. פרטיות
אתם רואים רק את המסמכים שלכם.
אתם רואים רק את סוגי המסמכים שהחברה בחרה להציג לעובדים. ייתכן שיש בתיק שלכם מסמכים נוספים שרק משאבי אנוש רואים.
המסמכים שאתם מעלים מגיעים ישר למשאבי אנוש ולמנהלים שמטפלים בהם.
11. הודעות שגיאה
הודעה | מה לעשות |
יש לבחור קובץ להעלאה | בוחרים קובץ לפני הלחיצה על "העלאה לאישור". |
למסמך הזה נדרש תאריך תוקף | מזינים תאריך תוקף. התאריך לא יכול להיות בעבר. |
יש להזין שם לקובץ | בקבצים נוספים חובה לכתוב שם. |
סוג הקובץ אינו נתמך | מעלים PDF, תמונה, Word או Excel. |
הקובץ גדול מדי | מעלים קובץ קטן מ-50MB (למשל מצלמים מחדש או שומרים כ-PDF). |
12. מקרא אייקונים
אייקון | משמעות |
📂 בתפריט | "המסמכים שלי" |
✔ ירוק | מסמך פעיל |
⏳ כתום | פג תוקף בקרוב |
! אדום | חסר או פג תוקף |
🕓 סגול | ממתין לאישור |
👁 צפייה | פתיחת המסמך |
⬇ | הורדת המסמך |
⬆ העלאה | העלאת מסמך או מסמך מעודכן |
✕ אדום | ביטול העלאה שעוד לא אושרה |
* מסמך חובה | מסמך שכל עובד חייב להגיש |
13. שאלות נפוצות
אין לי "המסמכים שלי" בתפריט.
החברה עוד לא פתחה את השירות לעובדים. פנו למשאבי אנוש.
אין כפתור "העלאה" ליד מסמך.
החברה לא מאפשרת להעלות את המסמך הזה בעצמכם, או שכבר יש מסמך שממתין לאישור. שלחו את המסמך למשאבי אנוש, או חכו לאישור.
העליתי מסמך ועדיין כתוב "ממתין לאישור".
המנהל צריך לבדוק ולאשר. אחרי האישור יופיע "פעיל".
העליתי קובץ לא נכון.
אם הוא עוד "ממתין לאישור", לוחצים ✕ ומבטלים, ואז מעלים את הקובץ הנכון. אם כבר אושר, פנו למשאבי אנוש.
המסמך שלי מסומן "פג תוקף בקרוב". מה לעשות?
מחדשים את המסמך (למשל רישיון), ולוחצים "העלאת מסמך מעודכן". מזינים את תאריך התוקף החדש.
הלינק ב-SMS לא נפתח או כתוב "הלינק פג תוקף".
לכל לינק יש תוקף בימים. פנו למשאבי אנוש ובקשו לינק חדש. אפשר גם להיכנס למערכת ולהעלות מ"המסמכים שלי".
אפשר להעלות מהטלפון?
כן. גם מהלינק ב-SMS או במייל, וגם מ"המסמכים שלי" בדפדפן בטלפון. אפשר לצלם את המסמך ישר מהמצלמה.
מי רואה את המסמכים שאני מעלה?
משאבי אנוש והמנהלים שמטפלים בתיק העובד שלכם.