לפצל את הקובץ ידנית לתלוש לכל עובד.

לחפש את המייל או הטלפון של כל עובד.

לשלוח לכל עובד בנפרד, ולהיזהר לא לשלוח תלוש לעובד הלא נכון.

לענות לעובדים ששואלים "איפה התלוש שלי?".

בלי לשלוח לכל עובד בנפרד: קובץ אחד, והמערכת מפיצה לכל העובדים בבת אחת.

כל עובד רואה רק את התלוש שלו:

יודעים מי פתח: סטטוס לכל עובד, ושליחה חוזרת בלחיצה.

נשמר בתיק העובד: התלושים זמינים לעובד גם באפליקציה, תחת "המסמכים שלי".

כל עובד בשפה שלו: עמוד הצפייה וההזדהות זמין ב-14 שפות, ונפתח אוטומטית בשפת הטלפון של העובד.

תפריט: בתפריט הראשי ← "הפצת תלושי שכר" (אייקון 📄).

מי רואה: מנהלי חברה במערכת.

מה צריך: הכלי פתוח לכל החברות. לא צריך להפעיל מודול, ולא צריך את מערכת המסמכים.

תלושים: משלמים לפי תלוש שהופץ בפעם הראשונה. החיוב מצטבר במהלך החודש ומופיע בחשבון החודשי, בשורה אחת.

מעקב: בראש המסך מופיע כמה תלושים הופצו החודש, והמחיר לתלוש (ראו בתמונה למטה).

שליחה חוזרת: שליחה חוזרת של תלוש שכבר הופץ לא מחויבת שוב.

SMS: כל הודעת SMS שנשלחת עם קישור לתלוש נספרת כמו כל הודעת SMS אחרת במערכת, ומחויבת עם שאר הודעות ה-SMS של החודש.

לפני ההפצה: במסך ההפצה מוצג סיכום העלות המדויק, ורק אז מאשרים.

"יש לבחור חודש שכר" / "יש לבחור קובץ PDF": חסר אחד מהשדות.

"ניתן להעלות קובץ PDF בלבד": הקובץ אינו PDF.

"הקובץ גדול מדי": מעל 60MB. אפשר לפצל את הקובץ בתוכנת השכר לשני חלקים.

"הקובץ סרוק (תמונה) ולא ניתן לזהות בו עובדים": יש להעלות את קובץ ה-PDF המקורי מתוכנת השכר, לא קובץ שהודפס ונסרק.

"לא ניתן לקרוא את הקובץ": הקובץ פגום או מוגן בסיסמה. הפיקו אותו מחדש מתוכנת השכר.

חודש, קובץ, עמודים: פרטי הקובץ.

זוהו: כמה תלושים שויכו לעובד.

לטיפול: כמה תלושים דורשים טיפול לפני ההפצה. מסומן בכתום.

נשלחו / נפתחו: כמה תלושים הופצו, וכמה עובדים כבר פתחו את שלהם.

סטטוס:

"פתיחה": פותח את מסך הבדיקה, או את מסך המעקב אם הקובץ כבר הופץ.

🗑️ מחיקה: זמינה רק לקובץ שעוד לא הופץ, או שנכשל. תלושים שכבר נשלחו לא נמחקים.

תלושים: כמה תלושים נמצאו בקובץ. תלוש של כמה עמודים נספר כתלוש אחד.

מוכנים להפצה: שויכו לעובד, ויישלחו.

דורשים טיפול: לא זוהו, זוהו לכמה עובדים, או עובד שמופיע פעמיים. הם לא יישלחו עד שתטפלו בהם.

לא יישלחו: עמודים שסימנתם "לא לשלוח".

עמוד: מספר העמוד בקובץ. תלוש של שני עמודים מופיע כטווח, למשל "2-3".

עובד: השם, תעודת הזהות והמזהה בשכר של העובד שזוהה.

זוהה לפי: "ת.ז." עם המספר שנמצא בתלוש, "מזהה בשכר", או "שיוך ידני".

מצב: מצב הזיהוי. כל המצבים מפורטים בהמשך.

פרטי קשר: הטלפון והמייל מכרטיס העובד. פרט חסר מסומן באדום.

פעולות: "תצוגה" (👁️) פותחת את התלוש לבדיקה, ו"שיוך לעובד" / "שינוי" (👤) מאפשר לבחור עובד אחר.

לוחצים "תצוגה" כדי לראות את העמוד.

אם זה תלוש: "שיוך לעובד" ובחירת העובד.

אם זה דף שלא צריך להישלח (סיכום, דף ריק): "שיוך לעובד" ← "לא לשלוח".

פותחים "תצוגה" לשני העמודים.

מחליטים מה לשלוח: בעמוד שלא צריך לשלוח, "שינוי" ← "לא לשלוח", או שיוך לעובד הנכון.

חיפוש: לפי שם, תעודת זהות או מזהה בשכר. לוחצים על העובד כדי לשייך.

עמוד שהוא המשך: אם העמוד הוא המשך של התלוש שלפניו, בוחרים את אותו עובד, והעמודים יאוחדו לתלוש אחד.

"לא לשלוח" (🚫): מסמן שהעמוד לא יופץ.

פורטל העובד (המסמכים שלי): התלוש נשמר בתיק העובד, והעובד רואה אותו באפליקציה ובמערכת תחת "המסמכים שלי".

SMS עם קישור מאובטח: העובד מקבל הודעה עם קישור אישי לתלוש.

מייל עם קישור מאובטח: העובד מקבל מייל עם כפתור "לצפייה בתלוש".

4 ספרות אחרונות של ת.ז.: ברירת המחדל, ונוחה לרוב העובדים.

ת.ז. מלאה: הגנה חזקה יותר. גם מספר דרכון מתקבל, בלי רווחים ומקפים.

מספר הטלפון של העובד: העובד מזין את מספר הנייד שלו. כל כתיב מתקבל, למשל 050-1234567, 0501234567 או +972501234567.

סיסמה שאני בוחר: סיסמה אחת לכל העובדים בקובץ, לפחות 4 תווים.

נוסח SMS / וואטסאפ: הטקסט שנשלח ב-SMS. אותו טקסט משמש גם לשיתוף בוואטסאפ ולהעתקת קישור.

נושא המייל ותוכן המייל: הנוסח שנשלח במייל. מופיעים כשבוחרים הפצה במייל.

משתנים: לחיצה על משתנה מכניסה אותו לטקסט, והוא מתמלא לכל עובד:

מונה תווים: מתחת לנוסח ה-SMS מופיעים מספר התווים ומספר הודעות ה-SMS. עד 70 תווים זו הודעה אחת. הודעה ארוכה יותר נחשבת כמה הודעות.

"תצוגה מקדימה של ה-SMS": כך תיראה ההודעה לעובד הראשון ברשימה (ראו בתמונה למטה).

"חזרה לנוסח ברירת המחדל": מחזיר את הנוסח המקורי.

"X תלושים דורשים טיפול ולא יישלחו עד שיטופלו".

"X עובדים בלי טלפון לא יקבלו SMS" / "X עובדים בלי מייל לא יקבלו מייל". הם יקבלו את התלוש בדרכים האחרות שבחרתם.

סיכום העלות: מספר התלושים × המחיר לתלוש, ובנוסף מספר הודעות ה-SMS × מחיר הודעה. החיוב יופיע בחשבון החודשי.

הסטטוס: "הופץ", ולידו סוג ההגנה שנבחרה (🔒), למשל "4 ספרות אחרונות של ת.ז.".

"שליחה חוזרת למי שלא פתח" (🔁): שולח שוב את הקישור לכל העובדים שעוד לא פתחו את התלוש.

SMS / מייל: בוחרים אחד או את שניהם. השליחה נעשית עכשיו, לפרטים שמופיעים כרגע בכרטיס העובד. עדכנתם טלפון? פשוט שולחים שוב.

"שיתוף בוואטסאפ": פותח וואטסאפ עם ההודעה והקישור מוכנים, לטלפון של העובד.

"העתקת קישור": מעתיק את ההודעה עם הקישור, להדבקה בכל ערוץ שתרצו.

העמוד זמין ב-14 שפות: עברית, English, العربية, Русский, Українська, አማርኛ, ไทย, Filipino, हिन्दी, 中文, Română, Français, Español, Türkçe.

בכניסה הראשונה העמוד נפתח אוטומטית בשפת הטלפון של העובד.

בכל רגע אפשר להחליף שפה בבורר שבראש העמוד (🌐). הבחירה נשמרת לפעם הבאה.

ניסיונות שגויים: אחרי 5 ניסיונות שגויים הקישור ננעל. העובד צריך לפנות למחלקת משאבי אנוש (ראו בתמונה למטה).

תוקף הקישור: 90 יום. אחר כך העובד יכול לצפות בתלוש באפליקציה תחת "המסמכים שלי", או לבקש אותו מהמעסיק. שליחה מחדש מחדשת את התוקף.

עובד שחסר לו פרט האימות בכרטיס: למשל אין ת"ז כשנבחרה הגנה לפי ת"ז. הקישור לא ייפתח, והעובד יתבקש לצפות בתלוש ב"המסמכים שלי" או לפנות ל-HR.

כשבוחרים פורטל העובד, כל תלוש נשמר בתיק העובד.

העובד רואה תחת "המסמכים שלי" את "תלושי שכר": התלוש האחרון למעלה, ותלושים קודמים בהמשך.

זה עובד גם בחברות שאין להן את מערכת המסמכים.

צפייה בתלוש דרך "המסמכים שלי" נספרת כ"נפתח" במסך המעקב.

בדקו שבכרטיסי העובדים מעודכנים תעודת זהות (שדה ת.ז.) או מזהה בשכר, בדיוק כמו בתוכנת השכר.

בדקו שהקובץ הוא PDF מקורי מתוכנת השכר, ולא סריקה.

עמודי סיכום, כמו ריכוז שכר או דף שער, לא שייכים לאף עובד. סמנו אותם "לא לשלוח".

בדקו במסך המעקב אם מופיע "SMS: אין טלפון". אם כן, השלימו טלפון בכרטיס העובד ולחצו "שליחה מחדש".

אפשר גם לשלוח לו את הקישור בוואטסאפ, מחלון "שליחה מחדש".

אם הקובץ עוד לא הופץ: מוחקים אותו מהרשימה (🗑️) ומעלים מחדש עם החודש הנכון.

אם המערכת זיהתה חודש אחר בקובץ: לוחצים "לעדכן ל-X" בבאנר שבראש מסך הבדיקה.