כל הדרכים לעזור לעובד שלא מצליח להתחבר: הקלדת סיסמה חדשה בכרטיס העובד, שליחת קישור לעובד כדי שיבחר בעצמו שם משתמש וסיסמה (במייל, ב-SMS, בוואטסאפ או בהעתקת קישור), שליחת קישור לכמה עובדים יחד, ואפשרויות האבטחה: חיוב החלפת סיסמה כל כמה חודשים ואיפוס כללי לכל העובדים.

📘 יש גם מדריך נפרד לעובדים ("שכחתי סיסמה"). הוא מסביר לעובד איך לאפס סיסמה בעצמו ממסך הכניסה, ואיך להשתמש בקישור שהמנהל שלח לו. אפשר לשלוח אותו לעובדים.

הסרטון מראה בקצרה את הדרכים העיקריות: כניסה לכרטיס העובד, הקלדת סיסמה חדשה ושיתוף שלה עם העובד, שליחת קישור לעובד לבחירת פרטי התחברות, השליחה לכמה עובדים יחד, והגדרת חובת החלפת סיסמה.

לכל עובד שמתחבר למערכת יש שם משתמש וסיסמה. אותם פרטים משמשים לכניסה גם לאתר (פורטל העובד) וגם לאפליקציה. כשעובד שוכח את הסיסמה, או מקבל את ההודעה "שם משתמש או סיסמא אינם נכונים", יש כמה דרכים לפתור את זה:

בנוסף יש שתי הגדרות אבטחה (פרק 8): חובת החלפת סיסמה כל X חודשים, וכפתור "אלץ איפוס סיסמה לכל העובדים".

כך נראית הלשונית "הגדרות משתמש" בכרטיס העובד. החלק של פרטי ההתחברות נמצא בתיבה "הגדרות משתמש" מימין:

זו הדרך המהירה ביותר. המנהל קובע סיסמה חדשה, והיא נכנסת לתוקף מיד אחרי השמירה.

⚠️ שימו לב לאותיות: הסיסמה רגישה לאותיות קטנות וגדולות באנגלית. "Dana2026" ו-"dana2026" הן שתי סיסמאות שונות. וגם: אם לא תלחצו "לשמור", הסיסמה לא תשתנה.

💡 אל תקבעו סיסמה זהה לשם המשתמש. עובד שמתחבר עם סיסמה זהה לשם המשתמש יקבל חלון "מומלץ לשנות סיסמה" בכל כניסה, עד שיחליף אותה. עדיף לשלוח לעובד קישור (פרק 5) ולתת לו לבחור סיסמה בעצמו.

אחרי לחיצה על "ערוך פרטי התחברות" אפשר לשנות גם את שם המשתמש. לצד השדה יש ריבוע בדיקה: לחיצה עליו בודקת אם השם פנוי (המערכת בודקת גם לבד בזמן ההקלדה).

אחרי שמקלידים סיסמה חדשה מופיע הכפתור "שתף פרטי התחברות" (עם סמל שיתוף). לחיצה עליו פותחת את החלון "באפשרותך לשלוח לעובד שלך את פרטי ההתחברות שלו":

⚠️ הכפתור "לשמור" בחלון השיתוף רק שולח את ההודעה. הוא לא שומר את הסיסמה החדשה בכרטיס העובד. כדי שהסיסמה תשתנה, צריך ללחוץ גם על "לשמור" של כרטיס העובד (למעלה). ההודעה כוללת את הסיסמה עצמה, לכן אם חשוב לכם שהמנהל לא ידע את הסיסמה, השתמשו בקישור (פרק 5).

במקום שהמנהל יקבע סיסמה, המערכת שולחת לעובד קישור אישי. העובד פותח אותו, רואה את שם המשתמש הנוכחי שלו, ויכול לשנות את שם המשתמש, לבחור סיסמה חדשה, או גם וגם. היתרונות: המנהל לא יודע את הסיסמה, והעובד בוחר משהו שקל לו לזכור.

אפשר לשלוח את הקישור משני מקומות בכרטיס העובד. התוצאה זהה.

כך זה נראה כשבוחרים SMS. במקום שדה המייל מופיע שדה הטלפון:

בצד של כרטיס העובד, מתחת לתמונה ולסטטוס, יש התיבה "פעולות מהירות". לוחצים על "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות" (סמל מטוס נייר):

נפתח החלון "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות". למעלה כתוב: "העובד יקבל קישור (בתוקף ל-24 שעות) להגדרת שם משתמש ו/או סיסמה בעצמו." בחלון ארבעה כרטיסים, ולכל אחד כפתור משלו. אין צורך לבחור קודם:

כך נראה המייל שהעובד מקבל:

העובד מגיע לעמוד "עדכון פרטי התחברות" עם שלושה שדות:

מתאים להקמה ראשונה, לקליטת קבוצה של עובדים חדשים, או כשרוצים שכמה עובדים יבחרו פרטי התחברות בבת אחת.

בסיום מופיעה הודעה עם סיכום: כמה קישורים נשלחו (sent), כמה עובדים דולגו (skipped) וכמה נכשלו (failed). עובד מדולג כשאין לו מייל או טלפון תקין לערוץ שבחרתם, או כשחסרים לו שם פרטי, שם משפחה או מחלקה. אם אף קישור לא נשלח, מופיעה הודעה אדומה עם הסיבה.

עובד יכול לאפס את הסיסמה לבד, בלי לפנות למנהל, דרך הקישור "שכחת סיסמה?" במסך הכניסה. בקצרה:

מה זה אומר עבורכם כמנהלים:

ב"הגדרות גלובליות" ← לשונית "ניהול והרשאות משתמשים" יש שתי הגדרות שקשורות לכניסה למערכת:

⚠️ לפני שמפעילים: האיפוס הנדרש מתבצע דרך קישור במייל או ב-SMS. עובד שאין לו מייל וטלפון בכרטיס לא יוכל לאפס לבד. לכן ודאו שלכל העובדים יש מייל או טלפון מעודכן, או היו מוכנים לאפס להם ידנית (פרק 4). איפוס ידני על ידי המנהל נחשב החלפת סיסמה.

הכפתור מופיע רק כשההגדרה "דרוש איפוס סיסמה בכל X חודשים" מופעלת. הוא מתאים, לדוגמה, אחרי חשש לדליפת סיסמאות. לחיצה עליו פותחת חלון אישור: "פעולה זו תחייב את כל העובדים לאפס את הסיסמה בכניסה הבאה. להמשיך?". לוחצים "אישור", או "ביטול" כדי לחזור בלי לשנות.

אחרי האישור, כל עובד בחברה (כולל מנהלים שמתחברים עם משתמש של עובד) יידרש לאפס סיסמה בכניסה הבאה שלו לאתר. אחרי שעובד אפס, הספירה של X החודשים מתחילה אצלו מחדש.

ההגדרה "הפעל אימות דו-שלבי למנהלי מערכת ומנהלי מחלקות (באמצעות Google Authenticator)" מוסיפה למנהלים קוד מהאפליקציה Google Authenticator בכל כניסה, בנוסף לסיסמה. אם מנהל החליף טלפון או מחק את האפליקציה ולא מצליח לקבל קוד, נכנסים לכרטיס העובד שלו ← "הגדרות משתמש" ולוחצים "אפס QR להתחברות עם גוגל". בכניסה הבאה הוא יסרוק קוד QR חדש. הכפתור מופיע רק כשהאימות הדו-שלבי מופעל, ורק לעובד שסוג המשתמש שלו הוא מנהל.

אם עובד (או מנהל) מתחבר עם סיסמה זהה לשם המשתמש, מיד אחרי הכניסה נפתח לו החלון "מומלץ לשנות סיסמה". בחלון הוא מקליד סיסמה חדשה פעמיים (לפחות 6 תווים, שונה משם המשתמש) ולוחץ "שינוי סיסמה". הוא יכול גם ללחוץ "הזכר לי בפעם הבאה", ואז החלון ייסגר ויופיע שוב בכניסה הבאה. זה המצב הנפוץ אחרי שמנהל יצר משתמשים עם סיסמה זהה לשם המשתמש. כדי למנוע את זה, שלחו לעובדים קישור (פרקים 5–6).

לא. הסיסמה נשמרת מוצפנת, ואף אחד לא יכול לראות אותה, גם לא מנהל המערכת וגם לא התמיכה. אפשר רק לקבוע סיסמה חדשה.

שם המשתמש מופיע בכרטיס העובד ← "הגדרות משתמש" ← "שם משתמש". אפשר למסור אותו לעובד, או לשלוח לו קישור. בעמוד הקישור שם המשתמש מופיע ממולא מראש.

עברו יותר מ-24 שעות מאז השליחה, או שהעובד כבר השתמש בקישור הזה. שלחו קישור חדש.

לעובד חסר שם פרטי, שם משפחה או שיוך למחלקה. ההודעה מפרטת מה חסר. משלימים בלשונית "מידע כללי", לוחצים "לשמור" ושולחים שוב.

לא הוזן מייל או טלפון בשדה בחלון השליחה, ואין גם בכרטיס העובד. הקלידו מייל או טלפון בשדה, או השתמשו ב"העתק קישור".

שם המשתמש תפוס אצל עובד אחר (גם בחברה אחרת). בחרו אחת מההצעות שמופיעות מתחת לשדה, או הוסיפו לשם מספר או שם משפחה.

אין לעובד מייל וטלפון בכרטיס. הוסיפו מייל או טלפון בלשונית "מידע כללי", או אפסו לו סיסמה ידנית.

הפרטים בכרטיס העובד לא מעודכנים. עדכנו אותם בלשונית "מידע כללי" ושמרו. אחר כך העובד ינסה שוב.

אחרי כמה ניסיונות כניסה כושלים ברצף, המערכת חוסמת את הכניסה מאותו מחשב או מאותה רשת לכמה דקות. ממתינים כמה דקות. אם העובד לא זוכר את הסיסמה, עדיף שיאפס אותה במקום לנסות שוב ושוב.

העובדים צריכים לבחור מייל או SMS ולאפס דרך הקישור שהם מקבלים. עובד בלי מייל וטלפון בכרטיס לא יוכל לאפס לבד. אפסו לו סיסמה ידנית בכרטיס העובד, וזה ייחשב כהחלפת סיסמה.

כן. מכבים את המתג "דרוש איפוס סיסמה בכל X חודשים" ושומרים. מהרגע הזה המערכת לא תדרוש איפוס בכניסה.

כנראה הדפדפן חסם חלון קופץ. אשרו חלונות קופצים לאתר ונסו שוב, או השתמשו ב"העתק קישור" והדביקו בוואטסאפ.