שכר נכון: יום עבודה שחסרה בו כניסה או יציאה לא נספר בחישוב השעות עד שמתקנים אותו. אם לא מתקנים, העובד עלול לקבל שכר חסר.

עמידה בחוק: הלשונית "חריגות מחוקי העסקה" מראה מתי עובד עבד יותר מדי שעות בשבוע, לא קיבל מנוחה מספקת, עבד 7 ימים ברצף, עבד 4 שבתות ברצף או עבד יותר מדי לילות.

שליטה בעלויות: הלשוניות של חריגת שעות ביום וחריגה משעות נוספות עוזרות לזהות עבודה עודפת לפני שהיא מגיעה לתלוש.

חיסכון בזמן: במקום לעבור על הדוח של כל עובד, רואים רק את מה שצריך לטפל בו, ומתקנים ישר מהטבלה.

בתפריט הצדדי: "ניהול דיווחים" ← "חריגות".

מהפעמון בסרגל העליון: ליד הפעמון מופיע מספר החריגות הפתוחות, עם ההודעה "יש לך X רישומי נוכחות לתקן". לחיצה עליה מובילה לעמוד החריגות.

כתובת ישירה: /index.php/report/except

כניסה ישירה ללשונית "עובדים שחרגו מכמות שעות עבודה מותרות": /index.php/report/except?page=exceed

מנהל מערכת רואה את כל העובדים בעסק.

מנהל מחלקה רואה רק את העובדים של המחלקות שהוא מנהל.

עובד (אם קיבל הרשאה לעמוד) רואה רק את החריגות של עצמו. כשהוא מתקן דיווח, הכפתור הוא "שלח בקשה" במקום "שמור", והתיקון מחכה לאישור מנהל.

הגדרת ההתראות במייל מוצגת רק למנהלים.

שם העסק: מוצג לידיעה בלבד, ואי אפשר לשנות אותו.

מחלקה/סניף: בוחרים מחלקה אחת או כמה מחלקות מתוך העץ הארגוני. אפשר להקליד בשדה כדי לחפש מחלקה. כשבוחרים מחלקה, רשימת העובדים בשדה הבא מתעדכנת ומציגה רק את העובדים שלה. אם לא בוחרים מחלקה, מוצגים כל העובדים (או, אצל מנהל מחלקה, כל העובדים במחלקות שלו).

עובדים: בוחרים עובד אחד כדי לראות רק את החריגות שלו. אפשר לחפש לפי שם או לפי מספר עובד. "בחר" (ריק) מציג את כל העובדים.

תאריך: ברירת המחדל היא בחירת חודש (למשל 09/2026). העמוד נפתח על החודש הנוכחי.

הגדר לפי טווח תאריכים: סימון התיבה מחליף את בחירת החודש בבחירת טווח תאריכים חופשי, מתאריך עד תאריך (ראו בתמונה למטה). המערכת זוכרת את הבחירה הזו בדפדפן שלכם לפעם הבאה.

חפש: אחרי שמשנים סינון לוחצים "חפש", והלשונית הפתוחה מתעדכנת.

כמות להצגה: כמה שורות להציג בכל עמוד בטבלה: 10, 25, 50 (ברירת מחדל) או 100. אם יש יותר שורות, מעבר בין העמודים נעשה עם החצים בתחתית הטבלה.

חפש: חיפוש חופשי בתוך הטבלה המוצגת, למשל לפי שם עובד, מספר עובד, מחלקה או תאריך. החיפוש מסנן את השורות מיד בזמן ההקלדה.

הדפסה (אייקון מדפסת): מפיק קובץ PDF של הלשונית הפתוחה, עם הסינונים שבחרתם, ופותח אותו בלשונית חדשה בדפדפן.

אקסל (אייקון X ירוק): מוריד קובץ אקסל של הלשונית הפתוחה, עם הסינונים שבחרתם.

שם פרטי, שם משפחה, ת.ז., מחלקה/סניף: פרטי העובד.

תאריך, יום: היום שבו חסר הדיווח.

שעת התחלה, שעת סיום: השעה שדווחה. השעה החסרה מוצגת כ---:--.

סידור עבודה: אם לעובד היה משובץ משמרת באותו יום, מוצגים שם המשמרת, השעות שלה והתפקיד (למשל "בוקר 07:00-15:00 (אופה)"). זה עוזר לנחש מתי העובד באמת סיים.

הערה: אם העובד כתב הערה לדיווח, מופיע אייקון עיפרון קטן. לחיצה עליו מציגה את ההערה (למשל "שכחתי להחתים בבוקר, הגעתי ב-08:00").

פעולות: כפתורים לטיפול בשורה (הסבר מלא למטה).

סנכרון לסידור העבודה (אייקון מסמך ירקרק): מופיע רק כשלעובד הייתה משמרת בסידור באותו יום. פותח חלון שבו אפשר להשלים את שעות הדיווח לפי שעות המשמרת בסידור, בלחיצה אחת.

עריכה (אייקון עיפרון סגול): פותח את חלון עריכת הדיווח. משלימים את השעה החסרה ולוחצים "שמור". אצל עובד הכפתור הוא "שלח בקשה", והתיקון נשלח לאישור מנהל.

מחיקה (אייקון פח): מוחק את הדיווח כולו, למשל כשהעובד החתים בטעות ביום שבו לא עבד. המערכת מבקשת אישור לפני המחיקה.

מעבר לדוח (אייקון מסמך): פותח את הדוח החודשי של העובד, לחודש שבחרתם בסינון.

מעבר לדיווח בניהול נוכחות (אייקון לוח שנה סגול): פותח את מסך ניהול הנוכחות של העובד על הדיווח הזה, למי שמעדיף לתקן שם.

פעיל: פעם ביום המערכת בודקת אם יש דיווחים חסרי כניסה או יציאה מהיום הקודם, ואם יש, שולחת לכם מייל עם הרשימה. מנהל מחלקה מקבל רק את העובדים של המחלקות שלו.

כבוי: לא נשלחים מיילים.

השינוי נשמר מיד כשמזיזים את המתג, ומופיעה הודעת הצלחה.

ההגדרה אישית לכל מנהל: כל מנהל מחליט בעצמו אם לקבל את המייל.

כתובת מייל לקבלת התראה: לאיזו כתובת לשלוח את ההתראה. אם משאירים את השדה ריק, המייל נשלח לכתובת המייל של המשתמש שלכם.

שלח התראה גם למייל של העובד על חריגה: כשהמתג דלוק, גם כל עובד ששכח להחתים מקבל מייל משלו, כדי שיזכור לבקש תיקון. העובד צריך שתהיה לו כתובת מייל בכרטיס העובד.

לוחצים "לשמור".

הוספה (אייקון עיפרון): פותח חלון להוספת דיווח לאותו יום, למשל שעות עבודה או יום חופשה או מחלה.

מעבר לדיווח בניהול נוכחות (לוח שנה): פותח בחלון חדש את הדוח החודשי של העובד לאותו חודש.

ימים מוסתרים: בוחרים ימים בשבוע שלא יוצגו, למשל שישי ושבת אם העסק סגור בהם. אפשר לבחור כמה ימים (ראו בתמונה למטה). הבחירה נשמרת למשתמש שלכם, ותהיה מוגדרת גם בפעם הבאה שתיכנסו.

הסכם עבודה (התעלם מהסכמי עבודה): בוחרים הסכם עבודה אחד או יותר, והעובדים שמשויכים להסכמים האלה לא יוצגו בלשונית. שימושי למשל לעובדים שעתיים או זמניים, שלא מצופה מהם לעבוד כל יום.

אל תכלול ימים ללא תקן: כשהתיבה מסומנת, מוצגים רק ימים שבהם לעובד יש תקן שעות לפי הסכם העבודה שלו. ימים שהתקן בהם הוא 0 (למשל יום שאינו יום עבודה לפי ההסכם, או חג) לא יוצגו. זו הדרך המדויקת ביותר להציג רק ימים שבהם העובד באמת היה אמור לעבוד.

לכל העובדים בהסכם עבודה: הגדרות ← הסכמי עבודה ← עריכת ההסכם ← לשונית "עוד" ← השדה "כמות שעות עבודה מותרות ביום (מציג התראה בדוח חריגות)". כותבים מספר שעות (למשל 12) ושומרים את ההסכם.

לעובד מסוים: כרטיס העובד ← לשונית "משרה והגבלות" ← השדה "כמות שעות עבודה מותרות ביום (מציג התראה בדוח חריגות)". אם כותבים כאן מספר גדול מ-0, הוא קובע לעובד הזה במקום הערך שבהסכם. 0 או ריק אומר שהעובד מקבל את הערך שבהסכם.

אם לא הוגדר ערך לא בהסכם ולא בכרטיס העובד, הבדיקה לא פעילה לעובד.

הבדיקה פועלת רק על עובדים שמשויך להם הסכם עבודה.

סך שעות עבודה: כמה שעות העובד עבד באותו יום.

כמות שעות מותרת: המגבלה שהוגדרה לו.

אגודל למעלה (אישור חריגה): אם החריגה בסדר מבחינתכם (למשל העובד נשאר באישור שלכם), לוחצים על האגודל. השורה נצבעת בירוק ונחשבת "חריגה מאושרת".

אגודל למטה (ביטול אישור): מופיע בשורה מאושרת, ומחזיר אותה למצב "לא מאושר".

לוח שנה: פותח בחלון חדש את הדוח החודשי של העובד.

הסתר חריגות מאושרות: תיבה בסרגל הכלים. כשהיא מסומנת, השורות שאישרתם לא מוצגות, ונשארות רק החריגות שעוד לא טופלו.

עריכה (עיפרון): פותח את חלון עריכת ההפסקה. משלימים את השעה החסרה ושומרים.

מחיקה (פח): מוחק את ההפסקה, אחרי אישור.

לוח שנה: פותח את הדוח החודשי של העובד.

שם, ת.ז., מחלקה/סניף: פרטי העובד.

תקופה: השבוע, היום או טווח הימים שבו נמצאה החריגה.

תוכן החוקיות: איזה כלל הופר (פירוט של כל כלל למטה).

ערך הגבלה: הערך שהגדרתם בהסכם (למשל 42 שעות בשבוע).

ערך דיווח: מה העובד עשה בפועל (למשל 51.5 שעות).

מה כותבים: מספר השעות המקסימלי שעובד יכול לעבוד בשבוע (למשל 42).

מה נבדק: המערכת סוכמת את שעות העבודה של העובד בכל שבוע (מיום ראשון עד שבת). אם הסכום גבוה מהמספר שכתבתם, מופיעה חריגה "עבר את כמות השעות המותרות השבועיות".

בטבלה: התקופה היא השבוע, ערך ההגבלה הוא המספר שהגדרתם, וערך הדיווח הוא סך השעות שהעובד עבד בפועל באותו שבוע.

שדה ריק או 0: הבדיקה כבויה.

השדה הזה נמצא באותו אזור, אבל החריגות שלו מוצגות בלשונית אחרת: "עובדים שחרגו מכמות שעות עבודה מותרות" (פרק 8).

מה נבדק בפועל: המערכת מחשבת את זמן המנוחה בין סיום העבודה ביום אחד לבין תחילת העבודה ביום שאחריו. אם זמן המנוחה קצר מהמספר שכתבתם, מופיעה חריגה "אין מספיק זמן מנוחה בין דיווחים".

דוגמה: אם כתבתם 8, ועובד סיים ב-23:00 וחזר למחרת ב-05:30, הוא נח רק 6.5 שעות, ותופיע חריגה.

בטבלה: התקופה היא היום השני (היום שבו העובד חזר מוקדם מדי), ערך ההגבלה הוא המספר שהגדרתם, וערך הדיווח הוא כמה שעות העובד נח בפועל.

שדה ריק או 0: הבדיקה כבויה.

מה נבדק: אם עובד דיווח עבודה בכל שבעת הימים של אותו שבוע (מיום ראשון עד שבת), כלומר לא היה לו אף יום מנוחה, מופיעה חריגה "אין זמן מנוחה שבועי".

בטבלה: התקופה היא השבוע. בעמודות ערך ההגבלה וערך הדיווח מופיע "-", כי זו בדיקה של כן או לא.

מה נבדק: אם עובד עבד בשבת 4 שבועות ברציפות, מופיעה חריגה "4 שבתות ברצף".

מה נחשב "עבודה בשבת": דיווח עבודה שחופף לחלון השבת שמוגדר באותו הסכם עבודה, בלשונית שבת/חג (יום ושעת כניסת השבת, ויום ושעת היציאה). אם החלון לא מוגדר נכון, הבדיקה לא תהיה מדויקת.

היעדרויות (חופשה, מחלה, מילואים וכו') לא נחשבות עבודה בשבת.

בטבלה: התקופה היא טווח השבועות, ערך ההגבלה הוא 4, וערך הדיווח הוא מספר השבתות הרצופות שבהן העובד עבד.

מה נבדק: אם עובד עבד יותר מ-7 לילות בתוך תקופה של 14 ימים, מופיעה חריגה "עבודה של 7 לילות ב-14 ימים".

מה נחשב "לילה": יום שבו העובד עבד לפחות שעתיים בתוך חלון שעות הלילה שמוגדר באותו הסכם עבודה (שעת התחלה ושעת סיום של משמרת לילה, למשל 22:00 עד 06:00). חפיפה של כמה דקות בלבד לא נחשבת לילה.

היעדרויות (חופשה, מחלה, מילואים, חגים) לא נחשבות לילות.

בטבלה: התקופה היא טווח הימים, ערך ההגבלה הוא 7, וערך הדיווח הוא מספר הלילות שנמצאו.

נכנסים לכרטיס העובד ← לשונית "משרה והגבלות" ← השדה "מגבלת שעות נוספות לתקופת השכר".

כותבים את מספר השעות הנוספות המקסימלי לתקופת שכר (למשל 20) ושומרים.

רק עובדים שהוגדרה להם מגבלה נבדקים בלשונית הזו. בעובד בלי מגבלה הבדיקה לא פועלת.

השעות הנוספות מחושבות לפי הגדרות השעות הנוספות שבהסכם העבודה של העובד, בדיוק כמו בדוח החודשי.

תקופה: תקופת השכר של העובד. אם תקופת השכר שלו היא חודש קלנדרי, זה החודש שבחרתם. אם תקופת השכר שלו שונה (למשל מה-25 עד ה-24 בחודש), התקופה מחושבת לפי התקופה שמסתיימת בחודש שבחרתם.

ערך הגבלה: המגבלה שהגדרתם בכרטיס העובד.

כמות שעות נוספות: כמה שעות נוספות העובד צבר בפועל בתקופה.

העמודות: שם פרטי, שם משפחה, תאריך, ובעמודה "ניהול דיווחי נוכחות לעובד" כל הדיווחים של אותו יום.

מעבר לדוח (אייקון מסמך): פותח את הדוח החודשי של העובד. שם מוחקים את הדיווח הכפול, או מתקנים את השעות כך שלא יחפפו.

Show duplicate for absence records (התיבה מוצגת באנגלית): כשמסמנים אותה, הבדיקה כוללת גם דיווחי היעדרות, כמו חופשה, מחלה או מילואים. למשל, יום שבו לעובד נרשם יום חופשה וגם דיווח עבודה. בלי הסימון נבדקים רק דיווחי עבודה.

גם יום שבו יש דיווח של יום מלא וגם דיווח שעתי מוצג כאן, כי סביר שאחד מהם הוזן בטעות.