מדריך: ניהול יתרות חופשה ומחלה, ויבוא יתרות מאקסל
המדריך מסביר איך מגדירים לכל עובד יתרת ימי חופשה ויתרת ימי מחלה, איך המערכת חוסמת ימים כשהיתרה נגמרת, איך מפעילים את המגבלה להרבה עובדים בבת אחת, ואיך מעדכנים יתרות להרבה עובדים מקובץ אקסל אחד ("יבוא יתרות עובדים").
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מסביר למה כדאי לנהל יתרות במערכת, איפה מגדירים יתרה בכרטיס העובד, מתי המערכת חוסמת, איך מפעילים מגבלה לקבוצת עובדים, ואיך טוענים יתרות מאקסל, בודקים ושולחים.
1. מה זה ניהול יתרות, ולמה משתמשים בו
מערכת EZTIME יכולה לשמור לכל עובד שתי יתרות נפרדות: יתרת ימי חופשה ויתרת ימי מחלה. כשהמגבלה מופעלת לעובד, המערכת עוקבת אחרי היתרה וחוסמת הזנה של ימי חופשה או מחלה נוספים כשהיתרה נגמרת.
שמירה על המדיניות: עובד לא יכול לקבל יותר ימי חופשה או מחלה ממה שמגיע לו (או ממה שהחלטתם לאפשר במינוס).
חסימה אוטומטית: כשהיתרה מתאפסת, המערכת לא מאפשרת להוסיף עוד ימים. מנהל המערכת מקבל התראה, והעובד מקבל הודעה שאין לו מספיק ימים לבקשה.
גמישות: אפשר להפעיל את המגבלה לחופשה בלבד, למחלה בלבד, או לשתיהן. כל עובד מוגדר בנפרד.
מינוס מותר: אפשר לאפשר לעובד לרדת למינוס עד גבול מסוים (למשל עד 2 ימים במינוס).
עדכון מרוכז: אפשר לעדכן יתרות לכל העובדים מקובץ אקסל אחד, למשל לפי היתרות שמופיעות בתוכנת השכר או בתלוש.
הצגה בדוח החודשי: אפשר להציג את היתרות בדוח החודשי, בהדפסה ובשליחה של הדוח לעובד.
בקצרה: בכרטיס העובד, בלשונית "משרה והגבלות", מפעילים "הפעל הגבלת ימי חופשה" ו/או "הפעל הגבלת ימי מחלה", ממלאים "ערך נוכחי" (היתרה) ו"מקסימום לניצול" (עד כמה מותר לרדת), ולוחצים "לשמור". להרבה עובדים: מפעילים את המגבלה דרך "פעולות" ← "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה", ומעדכנים את הערכים דרך "הגדרות ופעולות מהירות" ← "יבוא יתרות עובדים".
שלוש דרכים לנהל יתרות
יש שלוש דרכים, וכל אחת מתאימה למצב אחר. חשוב להבין שיש שני דברים נפרדים: הפעלת המגבלה (מתג כן/לא לכל עובד) והערכים (היתרה והמקסימום לניצול). יבוא מאקסל מעדכן רק ערכים, ולא מפעיל את המגבלה.
מה רוצים לעשות | איפה עושים את זה | מה זה משנה |
להגדיר יתרה לעובד אחד | כרטיס העובד ← לשונית "משרה והגבלות" | הפעלת המגבלה + ערך נוכחי + מקסימום לניצול |
להפעיל או לכבות מגבלה להרבה עובדים | רשימת עובדים ← סימון עובדים ← "פעולות" ← "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה" | רק הפעלת המגבלה (כן/לא). הערכים לא משתנים |
לעדכן יתרות להרבה עובדים | רשימת עובדים ← "הגדרות ופעולות מהירות" ← "יבוא יתרות עובדים" | רק הערכים (יתרה ומקסימום). המגבלה לא מופעלת |
2. המושגים: "ערך נוכחי" ו"מקסימום לניצול"
לכל סוג (חופשה ומחלה) יש שלושה שדות בכרטיס העובד:
שדה | מה הוא אומר | דוגמה |
הפעל הגבלת ימי חופשה / הפעל הגבלת ימי מחלה | מתג. כשהוא דלוק, המערכת בודקת את היתרה וחוסמת כשהיא נגמרת. כשהוא כבוי, אין בדיקה ואין הורדה מהיתרה. | דלוק |
ערך נוכחי | היתרה שיש לעובד כרגע, בימים. אפשר להזין מספר עשרוני (למשל 8.5) וגם מינוס. | 12 |
מקסימום לניצול חופשה / מקסימום לניצול מחלה | הגבול התחתון שהיתרה יכולה לרדת אליו. כשהערך הנוכחי מגיע לגבול הזה, המערכת חוסמת. 0 אומר שאי אפשר לרדת למינוס. מספר שלילי (למשל -2) אומר שמותר לרדת עד 2 ימים במינוס. | 0, או -2 |
הכלל: מתי המערכת חוסמת
אפשר להוסיף יום חופשה (או מחלה) כל עוד "ערך נוכחי" גדול מ"מקסימום לניצול". כש"ערך נוכחי" שווה ל"מקסימום לניצול" או קטן ממנו, המערכת חוסמת.
דוגמה 1: ערך נוכחי 3, מקסימום לניצול 0. העובד יכול לקבל 3 ימים. אחרי היום השלישי היתרה היא 0 ונחסם.
דוגמה 2: ערך נוכחי 1, מקסימום לניצול -2. העובד יכול לקבל 3 ימים: יום אחד מהיתרה ועוד 2 ימים במינוס. אחרי היום השלישי היתרה היא -2 ונחסם.
דוגמה 3: ערך נוכחי 0, מקסימום לניצול 0. העובד חסום כבר עכשיו, עד שתעדכנו לו יתרה.
שימו לב לשם השדה: למרות שהשדה נקרא "מקסימום לניצול", הוא לא מספר הימים שמותר לנצל. הוא הגבול שהיתרה לא יכולה לרדת מתחתיו. ברוב המקרים משאירים בו 0.
3. מי יכול להשתמש
פעולה | מי יכול |
עריכת היתרות בכרטיס העובד | מנהל מערכת, וכל מנהל שיש לו הרשאה לערוך כרטיסי עובדים |
"הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה" לקבוצה | מנהלים שרואים את רשימת העובדים ואת תפריט "פעולות" |
"יבוא יתרות עובדים" מאקסל | מנהל מערכת (מנהל ראשי) בלבד. האפשרות לא מוצגת למנהלי מחלקה |
אישור חריגה מהיתרה (הוספת יום למרות שהיתרה נגמרה) | מנהל מערכת (מנהל ראשי) בלבד. מנהל מחלקה נחסם ולא יכול להמשיך |
4. דרך 1: הגדרת יתרה לעובד אחד בכרטיס העובד
שלב 1: פותחים את כרטיס העובד
נכנסים לרשימת העובדים ולוחצים על שם העובד, או על כפתור העריכה (העיפרון) בשורה שלו. כרטיס העובד נפתח.
שלב 2: עוברים ללשונית "משרה והגבלות"
בחלק העליון של כרטיס העובד יש שורת לשוניות. לוחצים על הלשונית "משרה והגבלות" (ראו בתמונה למטה, מסומנת באדום).
הלשונית נפתחת ומציגה את חלון "משרה והגבלות". בצד ימין יש הגדרות משרה (אחוז משרה, שעות נוספות, ערך תקן יומי ועוד), ובצד שמאל נמצאות הגדרות הגבלת ימי מחלה וחופשה.
שלב 3: מפעילים את המגבלה וממלאים את הערכים
בחלק של ההגבלות יש שני חלקים, אחד למחלה ואחד לחופשה:
"הפעל הגבלת ימי מחלה": מדליקים את המתג. מתחתיו מופיעים השדות "ערך נוכחי" ו"מקסימום לניצול מחלה".
"הפעל הגבלת ימי חופשה": מדליקים את המתג. מתחתיו מופיעים השדות "ערך נוכחי" ו"מקסימום לניצול חופשה".
"ערך נוכחי": מקלידים את היתרה הנוכחית של העובד בימים, למשל 12 או 8.5.
"מקסימום לניצול": מקלידים 0 אם אסור לרדת למינוס, או מספר שלילי (למשל -2) אם מותר לרדת עד מינוס מסוים.
בתמונה: מחלה עם יתרה 12 ומקסימום 0, וחופשה עם יתרה 8.5 ומקסימום -2 (מותר עד 2 ימים במינוס).
אפשר להפעיל רק אחד מהשניים. כשהמתג כבוי, השדות שלו מוסתרים, והמערכת לא בודקת ולא מורידה מהיתרה של הסוג הזה. בתמונה הבאה מגבלת המחלה מופעלת ומגבלת החופשה כבויה.
כשמכבים את המתג, הערכים שהוזנו נשמרים במערכת. אם תדליקו אותו שוב, הם יחזרו.
שלב 4: שומרים
לוחצים על הכפתור "לשמור" בשורת הלשוניות למעלה (ראו בתמונה למטה). בלי שמירה, השינויים לא נכנסים לתוקף. הכפתור "בטל" יוצא בלי לשמור.
5. דרך 2: הפעלה או כיבוי של המגבלה להרבה עובדים
אם יש הרבה עובדים, לא צריך להיכנס לכל כרטיס כדי להדליק את המתג. אפשר להפעיל (או לכבות) את המגבלה לכמה עובדים בבת אחת.
שלב 1: מסמנים את העובדים ברשימה
ברשימת העובדים מסמנים את תיבת הסימון בתחילת השורה של כל עובד רלוונטי. התיבה בכותרת הטבלה מסמנת את כל העובדים שמוצגים.
שלב 2: פותחים "פעולות" ובוחרים "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה"
לוחצים על הכפתור "פעולות" מעל הטבלה. בתפריט, בקבוצה "ניהול עובדים", בוחרים "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה" (ראו בתמונה למטה). אפשר גם להקליד "מגבלה" בתיבת החיפוש שבראש התפריט.
אם לא סימנתם אף עובד, תופיע הודעה שצריך לבחור עובד.
שלב 3: בוחרים מה להפעיל ושומרים
נפתח חלון "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה" עם שתי תיבות תחת "החל על":
"הפעל הגבלת ימי מחלה": מסומן = המגבלה תופעל לכל העובדים שסימנתם. לא מסומן = המגבלה תכובה להם.
"הפעל הגבלת ימי חופשה": מסומן = המגבלה תופעל. לא מסומן = המגבלה תכובה.
לוחצים "לשמור". מופיעה הודעת הצלחה והרשימה מתרעננת.
חשוב: החלון קובע את שני המתגים בבת אחת. אם תשאירו תיבה לא מסומנת, המגבלה הזאת תכובה לכל העובדים שסימנתם, גם אם הייתה מופעלת קודם. למשל, כדי להפעיל רק מגבלת חופשה בלי לגעת במגבלת המחלה, ודאו שגם תיבת המחלה במצב שאתם רוצים.
הפעולה הזאת משנה רק את ההפעלה (כן/לא). היא לא משנה את "ערך נוכחי" ואת "מקסימום לניצול". כדי לעדכן ערכים להרבה עובדים, השתמשו ביבוא יתרות (פרק 6).
6. דרך 3: יבוא יתרות עובדים מאקסל
"יבוא יתרות עובדים" מעדכן את "ערך נוכחי" ואת "מקסימום לניצול" של חופשה ומחלה להרבה עובדים בפעולה אחת. שימושי בעיקר כשעוברים ל-EZTIME, או כשרוצים לעדכן כל חודש את היתרות לפי תוכנת השכר.
יבוא מעדכן ערכים בלבד. הוא לא מדליק את מתג המגבלה. אם המגבלה כבויה לעובד, היתרה תישמר אבל המערכת לא תחסום. כדי שהחסימה תעבוד, הפעילו את המגבלה בכרטיס העובד (פרק 4) או לקבוצה (פרק 5).
שלב 1: פותחים את חלון היבוא
ברשימת העובדים, מעל הטבלה, יש תיבה בשם "הגדרות ופעולות מהירות". לוחצים על החץ שבצד התיבה כדי לפתוח אותה. בקבוצה "פעולות מרוכזות לקבוצה" לוחצים על "יבוא יתרות עובדים" (ראו בתמונה למטה).
נפתח חלון "יבוא יתרות עובדים". בחלון:
"אנא בחר קובץ CSV" ו"בחר קובץ": בוחרים את קובץ האקסל מהמחשב. למרות הכיתוב, הקובץ חייב להיות אקסל בפורמט .xlsx או .xls.
"Sample.xlsx": קישור להורדת קובץ דוגמה ריק עם הכותרות הנכונות. מומלץ להתחיל ממנו.
"הזנה ידנית ללא קובץ אקסל": פותח טבלה ריקה שאפשר להקליד בה או להדביק לתוכה, בלי קובץ (ראו שלב 6).
הודעת האזהרה הכתומה: מזכירה שהיבוא דורס את הערכים הקודמים במערכת.
שלב 2: מכינים את קובץ האקסל
הקובץ צריך שש עמודות בסדר קבוע. השורה הראשונה היא שורת כותרות, והמערכת מדלגת עליה. מהשורה השנייה, כל שורה היא עובד אחד. המערכת קוראת רק את הגיליון הראשון בקובץ.
עמודה | כותרת בקובץ הדוגמה | שם בטבלת הבדיקה | מה מזינים | לאן זה נכנס בכרטיס העובד |
A | SALARY NUMBER | מזהה בשכר | אופציונלי. מספרים בלבד. משמש לזיהוי העובד רק אם אין תעודת זהות בשורה. | (לזיהוי בלבד) |
B | ID OF WORKER | תעודת זהות * | תעודת הזהות של העובד, כמו שהיא רשומה במערכת. מספרים בלבד, בלי מקפים ורווחים. זה המזהה הראשי. | (לזיהוי בלבד) |
C | Current value SICK | יתרת מחלה נוכחית | יתרת ימי המחלה. מספר, אפשר עשרוני ומינוס. | "ערך נוכחי" של מחלה |
D | Current value vacation | יתרת חופשה נוכחית | יתרת ימי החופשה. מספר, אפשר עשרוני ומינוס. | "ערך נוכחי" של חופשה |
E | Allow max sick | מקסימום מחלה מותר | הגבול התחתון למחלה. בדרך כלל 0. | "מקסימום לניצול מחלה" |
F | Allow max vacation | מקסימום חופשה מותר | הגבול התחתון לחופשה. בדרך כלל 0, או מספר שלילי כדי לאפשר מינוס. | "מקסימום לניצול חופשה" |
כללים לקובץ
זיהוי העובד: כל שורה צריכה תעודת זהות (עמודה B) או מזהה בשכר (עמודה A). אם יש את שניהם, המערכת מזהה לפי תעודת הזהות.
מספרים: עד 2 ספרות אחרי הנקודה (למשל 8.5 או 18.25). מותר מינוס (למשל -2). ערך עם יותר ספרות מגיע מאקסל מעוגל אוטומטית ל-2 ספרות.
תא ריק לא משנה כלום: אם תא של יתרה או מקסימום ריק, הערך הקיים במערכת נשאר כמו שהוא. כך אפשר לעדכן למשל רק את יתרות החופשה ולהשאיר את עמודות המחלה ריקות.
0 הוא ערך: אם כותבים 0, הערך במערכת מתעדכן ל-0.
דריסה: כל ערך שמופיע בקובץ מחליף את הערך הקיים. הוא לא מתווסף אליו.
סדר העמודות קבוע: המערכת קוראת לפי מיקום העמודה ולא לפי הכותרת. אל תוסיפו עמודות באמצע ואל תשנו את הסדר.
שלב 3: בוחרים את הקובץ ובודקים את הטבלה
לוחצים "בחר קובץ" ובוחרים את קובץ האקסל. המערכת קוראת את הקובץ ופותחת את מסך "יבוא יתרות עובדים - אימות ועריכת יתרות עובדים". הנתונים עוד לא נשמרו בשלב הזה. זה מסך בדיקה שבו אפשר לראות ולתקן הכל לפני השליחה.
מה רואים במסך:
"סך הכל רשומות": כמה שורות עם נתונים יש בטבלה.
עמודת "שם העובד": המערכת מחפשת כל עובד לפי תעודת הזהות (או לפי המזהה בשכר אם אין ת.ז.) ומציגה את שמו בירוק. כך אפשר לוודא שכל שורה שייכת לעובד הנכון. בזמן החיפוש מופיע "טוען...". אם העובד לא נמצא, מופיע "לא נמצא במערכת" באדום (ראו שלב 4).
כל התאים ניתנים לעריכה: אפשר ללחוץ על תא ולתקן אותו ישירות בטבלה. אחרי עזיבת התא, המערכת בודקת אותו שוב.
כפתור "מחק" בכל שורה: מוחק את השורה מהטבלה (לא מהמערכת).
סמל ⓘ בכותרות: מעבירים עליו את העכבר כדי לראות מה צריך להזין בעמודה (ראו בתמונה למטה).
הכפתורים במסך הבדיקה
כפתור | מה הוא עושה |
💡 דגשים חשובים | פותח חלון עם ארבעה כללים חשובים ליבוא (ראו למטה). |
← חזור לבחירת קובץ | חוזר לחלון בחירת הקובץ, למשל כדי לבחור קובץ אחר. |
↻ איפוס | מוחק את כל השורות ומשאיר טבלה ריקה. המערכת שואלת לפני כן "האם אתה בטוח? הכל יימחק והטבלה תתאפס." |
+ הוסף שורה | מוסיף שורה ריקה בסוף הטבלה, כדי להוסיף עובד ידנית. |
🗑 מחק שגויים | מופיע רק כשיש עובדים שלא זוהו. מוחק את כל השורות של עובדים לא מזוהים, אחרי אישור. |
📥 ייצא לאקסל | מוריד את הטבלה כמו שהיא עכשיו לקובץ balance_data.xlsx, למשל כדי לשמור עותק אחרי תיקונים. |
✓ שלח | שומר את היתרות במערכת. זה השלב היחיד שבו הנתונים באמת נשמרים. |
חלון "דגשים חשובים":
שלב 4: מתקנים שגיאות
המערכת מסמנת בעיות באדום, ומציגה מעל הכפתורים תיבה אדומה עם סיכום: כמה שגיאות הזנה יש וכמה עובדים לא מזוהים.
מה רואים | מה זה אומר | איך מתקנים |
שורה ורודה ו"לא נמצא במערכת" בעמודת שם העובד | אין במערכת עובד עם תעודת הזהות (או המזהה בשכר) שבשורה | בודקים שתעודת הזהות נכונה ומלאה (כולל ספרת ביקורת, בלי מקפים), ומתקנים בתא. אם העובד לא אמור להיות בקובץ, לוחצים "מחק" בשורה, או "מחק שגויים" למחיקת כל הלא מזוהים. |
תא אדום בעמודת ת.ז. או מזהה בשכר | יש בתא תווים שאינם ספרות (מקף, רווח, אות) | משאירים ספרות בלבד. כשמעבירים את העכבר על התא מופיע "מספרים בלבד". |
תא אדום בעמודת יתרה או מקסימום | הערך אינו מספר (למשל "abc"), או שיש בו יותר מ-2 ספרות אחרי הנקודה (למשל 5.555) | מקלידים מספר תקין, עד 2 ספרות אחרי הנקודה. כשמעבירים את העכבר על התא מופיע "מספר עשרוני עד 2 ספרות". |
כשלוחצים "שלח" והטבלה עדיין לא תקינה, המערכת לא שולחת ומציגה הודעה:
"שגיאה! נמצאו X תאים עם נתונים לא תקינים (מסומנים באדום). אנא תקן את השגיאות לפני השליחה." המערכת גם מעבירה אתכם לתא השגוי הראשון.
"X שורות חסרות מזהה עובד (תעודת זהות או מזהה בשכר)." יש שורה עם יתרות אבל בלי ת.ז. ובלי מזהה בשכר.
"ישנן X שורות עם עובדים לא מזוהים. אנא מחק אותן לפני השליחה." צריך לתקן או למחוק את השורות של "לא נמצא במערכת".
"הטבלה ריקה, אין מה לשלוח." אין אף שורה עם נתונים.
שלב 5: שולחים
כשאין תאים אדומים ואין עובדים לא מזוהים, לוחצים "✓ שלח". בזמן השליחה הכפתור מציג "⏳ שולח...". בסיום מופיעה הודעה "הנתונים נשלחו בהצלחה! עודכנו X עובדים.", החלון נסגר, ורשימת העובדים מתרעננת.
המספר "עודכנו X עובדים" סופר רק עובדים שהערכים שלהם השתנו בפועל. אם עובד כבר היה עם אותם ערכים בדיוק, הוא לא ייספר, וזה תקין.
שלב 6 (אפשרות נוספת): הזנה ידנית בלי קובץ
בחלון בחירת הקובץ לוחצים "הזנה ידנית ללא קובץ אקסל". נפתח אותו מסך בדיקה, עם שורה ריקה אחת.
הקלדה: מקלידים בכל תא ומוסיפים שורות עם "+ הוסף שורה".
הדבקה מאקסל או מגיליון אחר: מעתיקים מאקסל שורות בסדר העמודות של הקובץ (מזהה בשכר, תעודת זהות, יתרת מחלה, יתרת חופשה, מקסימום מחלה, מקסימום חופשה), לוחצים על התא הראשון בטבלה ומדביקים עם Ctrl+V. המערכת מפזרת את הנתונים לעמודות ומוסיפה שורות לפי הצורך. העתיקו בלי שורת הכותרות.
אחרי ההקלדה או ההדבקה בודקים ושולחים, בדיוק כמו בשלבים 3 עד 5.
7. מה קורה כשהיתרה נגמרת
כשהמגבלה מופעלת לעובד, והערך הנוכחי הגיע ל"מקסימום לניצול", המערכת מגיבה כך:
כשמנהל מערכת מוסיף יום חופשה או מחלה
כשמוסיפים לעובד יום חופשה או יום מחלה בחלון הוספת דיווח (למשל מהדוח היומי או מהדוח החודשי), המערכת מציגה התראה: "התראה: מגבלת ימי חופשה" או "התראה: מגבלת ימי מחלה".
"Continue": מנהל מערכת (מנהל ראשי) יכול להמשיך ולשמור את היום למרות שהיתרה נגמרה. זו חריגה מאושרת.
"בטל": היום לא נשמר.
מנהל מחלקה: מקבל את ההודעה ונחסם. הוא לא יכול לאשר חריגה.
כשעובד מבקש חופשה או מחלה
באפליקציה, כשהעובד שולח בקשה לחופשה או מחלה, המערכת בודקת כמה ימים הוא מבקש מול היתרה הפנויה (ערך נוכחי פחות מקסימום לניצול). אם אין מספיק, הבקשה לא נשלחת ומופיעה הודעה "אין לך מספיק ימי חופשה לבקשה זו" או "אין לך מספיק ימי מחלה לבקשה זו".
באתר העובד, אם היתרה כבר הגיעה לגבול, מופיעה הודעה "התראה: מגבלת ימי חופשה" או "התראה: מגבלת ימי מחלה" והבקשה לא נשלחת.
הבדיקה חלה גם על ימים מיוחדים שמוגדרים כיום חופשה או כיום מחלה.
במסך בדיקת הבקשות של המנהל, המערכת מציגה אזהרה כשאין מספיק יתרה, ובבקשת חופשה גם כמה תהיה היתרה בערך אחרי האישור ("לאחר אישור, יתרת החופשה תהיה כ-X ימים.").
8. איך היתרה מתעדכנת
פעולה | האם היתרה משתנה? |
מנהל מוסיף יום חופשה מלא או יום מחלה מלא בחלון הוספת דיווח, כשהמגבלה מופעלת | כן. "ערך נוכחי" יורד ביום אחד |
עריכה ידנית של "ערך נוכחי" בכרטיס העובד | כן, לערך שהקלדתם |
יבוא יתרות עובדים מאקסל | כן, לערך שבקובץ (דריסה) |
חצי יום חופשה או חצי יום מחלה | לא |
אישור בקשת חופשה או מחלה של עובד | לא. הבקשה נבדקת מול היתרה, אבל היתרה לא יורדת אוטומטית באישור |
מחיקת יום חופשה או מחלה | לא. היתרה לא חוזרת אוטומטית |
המגבלה כבויה לעובד | לא. אין בדיקה ואין הורדה |
המלצה: כדי שהיתרות יהיו תמיד מדויקות, עדכנו אותן פעם בחודש מתוכנת השכר בעזרת "יבוא יתרות עובדים". כך היתרה במערכת תמיד תתאים ליתרה שבתלוש, כולל צבירה חודשית, חצאי ימים ובקשות שאושרו.
9. הצגת היתרות בדוח החודשי
אפשר להציג את יתרות החופשה והמחלה בדוח החודשי, וגם בהדפסה ובשליחה של הדוח:
נכנסים ל"הגדרות גלובליות" ← לשונית "דוחות ובקשות".
מדליקים את ההגדרה "הצג יתרת פתיחה לחופשה ומחלה" (תיאור: "אפשרות זו מציגה יתרות חופשה ומחלה בדוח החודשי (אם הוזנה בפרופיל העובד)").
שומרים את ההגדרות.
בדוח החודשי של עובד יופיעו העמודות "י.פתיחה מחלה" ו"י.פתיחה חופשה", עם "ערך נוכחי" מכרטיס העובד.
10. עדכון יתרות דרך API (למפתחים)
למערכות חיצוניות (למשל תוכנת שכר) יש גם ממשק API שמעדכן את "ערך נוכחי" של מחלה ושל חופשה לעובד: api/updateSickVacationBalance (בקשת POST עם פרטי התחברות של מנהל, תעודת הזהות של העובד ב-empId, ו-sickBalance ו-vacationBalance). שני הערכים חובה, ומותר 0 ומינוס. השינוי נרשם בהיסטוריית השינויים. לפרטים נוספים פנו לתמיכה.
11. שאלות נפוצות ופתרון בעיות
הזנתי יתרה, אבל המערכת לא חוסמת את העובד.
בדקו שהמתג "הפעל הגבלת ימי חופשה" (או מחלה) דלוק בכרטיס העובד, בלשונית "משרה והגבלות". יבוא מאקסל מעדכן רק ערכים ולא מדליק את המתג. בדקו גם ש"מקסימום לניצול" לא נמוך מדי (למשל -50).
העובד חסום למרות שיש לו יתרה.
בדקו את "מקסימום לניצול". החסימה מתחילה כש"ערך נוכחי" שווה לו או קטן ממנו. אם "ערך נוכחי" הוא 5 ו"מקסימום לניצול" הוא 5, העובד חסום. ברוב המקרים "מקסימום לניצול" צריך להיות 0.
מה ההבדל בין "ערך נוכחי" ל"מקסימום לניצול"?
"ערך נוכחי" הוא היתרה שיש לעובד עכשיו. "מקסימום לניצול" הוא הגבול התחתון שהיתרה יכולה לרדת אליו: 0 = בלי מינוס, -2 = עד 2 ימים במינוס.
איך מאפשרים לעובד לרדת למינוס?
מזינים מספר שלילי ב"מקסימום לניצול". למשל -3 מאפשר לעובד לרדת עד 3 ימים במינוס.
אפשר להגביל רק חופשה ולא מחלה?
כן. כל מגבלה מופעלת בנפרד. מדליקים רק את "הפעל הגבלת ימי חופשה" ומשאירים את המחלה כבויה.
ביבוא, העובד מופיע "לא נמצא במערכת".
תעודת הזהות בקובץ לא זהה לזו שבכרטיס העובד. בדקו אפסים מובילים (אקסל לפעמים מוחק אפס בתחילת המספר), מקפים, רווחים או ספרה חסרה. אפשר לתקן בתא ישירות במסך הבדיקה. אם יש לעובד מזהה בשכר, אפשר למחוק את תעודת הזהות מהשורה ולזהות לפי המזהה בשכר.
אקסל מוחק את האפס בתחילת תעודת הזהות.
בקובץ, סמנו את עמודה B והגדירו את התאים כ"טקסט" לפני שמקלידים או מדביקים. אפשר גם לתקן את המספר ישירות במסך הבדיקה לפני השליחה.
רוצה לעדכן רק יתרות חופשה, בלי לגעת במחלה.
השאירו את עמודות C ו-E (מחלה) ריקות. תא ריק לא משנה את הערך הקיים במערכת.
רוצה לאפס יתרה.
כתבו 0 בתא. תא ריק לא מאפס, רק 0 מאפס.
היבוא מוסיף את הימים ליתרה הקיימת?
לא. היבוא דורס: הערך בקובץ מחליף את הערך הקיים. אם לעובד היו 5 ימים ובקובץ כתוב 3, אחרי היבוא יהיו לו 3.
מה הפורמט של הקובץ? אפשר CSV?
רק אקסל (.xlsx או .xls), למרות שבחלון כתוב "אנא בחר קובץ CSV". אם יש לכם CSV, פתחו אותו באקסל ושמרו כ-.xlsx, או העתיקו את הנתונים והדביקו ב"הזנה ידנית ללא קובץ אקסל".
לא רואה את "יבוא יתרות עובדים".
האפשרות מוצגת רק למנהל מערכת (מנהל ראשי). בנוסף, צריך לפתוח את התיבה "הגדרות ופעולות מהירות" ברשימת העובדים בלחיצה על החץ שלה.
"הפעל / בטל מגבלה" כיבה לי מגבלה שהייתה מופעלת.
החלון קובע את שני המתגים יחד. תיבה שלא סומנה מכבה את המגבלה לעובדים שנבחרו. פתחו את החלון שוב, סמנו את שתי התיבות כמו שאתם רוצים, ושמרו.
אישרתי לעובד בקשת חופשה, והיתרה לא ירדה.
נכון, אישור בקשה לא מוריד מהיתרה אוטומטית. היתרה יורדת רק כשמנהל מזין יום חופשה או מחלה מלא בחלון הוספת דיווח. מומלץ לעדכן את היתרות פעם בחודש מתוכנת השכר דרך "יבוא יתרות עובדים", או לתקן ידנית בכרטיס העובד.
מחקתי יום חופשה, והיתרה לא חזרה.
מחיקה לא מחזירה יום ליתרה. עדכנו את "ערך נוכחי" ידנית בכרטיס העובד, או ביבוא הבא.
מנהל מחלקה לא מצליח להוסיף יום חופשה לעובד.
היתרה של העובד נגמרה. רק מנהל מערכת יכול לאשר חריגה בלחיצה על "Continue". אפשר גם לעדכן לעובד את היתרה, ואז מנהל המחלקה יוכל להוסיף את היום.
היתרות לא מופיעות בדוח החודשי.
הדליקו את "הצג יתרת פתיחה לחופשה ומחלה" ב"הגדרות גלובליות" ← "דוחות ובקשות". היתרה תוצג רק לעובדים שהוזנה להם יתרה בכרטיס העובד.
12. מקרא כפתורים וסימנים
סימן / כפתור | איפה | משמעות |
מתג אפור כהה (דלוק) | כרטיס העובד | המגבלה מופעלת |
מתג לבן (כבוי) | כרטיס העובד | המגבלה כבויה, השדות שלה מוסתרים |
"לשמור" / "בטל" | כרטיס העובד, למעלה | שמירה / יציאה בלי שמירה |
⚙ "פעולות" | רשימת העובדים | תפריט פעולות לעובדים המסומנים |
🩺 "הפעל / בטל מגבלת מחלה / חופשה" | תפריט "פעולות" | הפעלה או כיבוי של המגבלה לעובדים המסומנים |
📅 "יבוא יתרות עובדים" | "הגדרות ופעולות מהירות" | פתיחת חלון יבוא היתרות |
📎 Sample.xlsx | חלון היבוא | הורדת קובץ דוגמה |
ⓘ | כותרות טבלת הבדיקה | הסבר על מה להזין בעמודה |
שם בירוק | עמודת "שם העובד" | העובד זוהה |
"לא נמצא במערכת" באדום, שורה ורודה | טבלת הבדיקה | העובד לא זוהה. לתקן או למחוק |
תא עם מסגרת אדומה | טבלת הבדיקה | ערך לא תקין. לתקן |
⚠️ / 🔴 בתיבה האדומה | מעל הכפתורים | מספר שגיאות ההזנה / מספר העובדים הלא מזוהים |
💡 דגשים חשובים · ← חזור לבחירת קובץ · ↻ איפוס · + הוסף שורה · 🗑 מחק שגויים · 📥 ייצא לאקסל · ✓ שלח | מסך הבדיקה | ראו את טבלת הכפתורים בפרק 6, שלב 3 |