מדריך: דוח היעדרויות ואמצעי החתמה
הסבר מלא על הדוח "דוח העדרויות ואמצעי החתמה". זה דוח אחד שמרכז ארבעה דוחות שונים: דוח לפי מיקום הדיווח, דוח לפי שעון נוכחות, דוח החתמות NFC, ודוח היעדרויות (חופש, מחלה, מילואים וימים מיוחדים). במדריך תמצאו מה כל דוח מציג, מה המשמעות של כל עמודה וכל מסנן, איך מסכמים, מדפיסים ומייצאים לאקסל, ומה עושים כשמשהו לא נראה כמו שציפיתם.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה בקצרה את כל הדוח: בחירת מחלקה, עובד וטווח תאריכים, בחירת סוג הדוח, ארבעת סוגי הדוחות, הסיכום לפי תקופה בדוח ההיעדרויות, והכפתורים לחיפוש, להדפסה ולייצוא לאקסל.
1. מה הדוח הזה עושה, ולמה הוא שימושי
הדוח עונה על שתי שאלות מרכזיות: איך ומאיפה העובדים החתימו נוכחות, ומתי העובדים נעדרו ומאיזו סיבה. במקום לפתוח את הדוח החודשי של כל עובד בנפרד, מקבלים רשימה אחת של כל העובדים, לטווח תאריכים חופשי, ואפשר לסנן, לסכם ולייצא אותה.
בדוח יש ארבעה סוגים. בוחרים סוג אחד בכל פעם:
סוג הדוח | מה הוא מציג | דוגמה לשימוש |
דוח לפי מיקום | דיווחי נוכחות שנעשו מהטלפון (אפליקציה או דפדפן) עם מיקום GPS, ונמצאים בתוך אחד המקומות המורשים שהגדרתם. לכל דיווח מוצג שם המקום. | כמה שעות עבדו העובדים באתר הלקוח בחיפה החודש? מי עבד במחסן מודיעין? |
דוח לפי שעון נוכחות | דיווחים שנעשו בשעון נוכחות פיזי. מוצג באיזה שעון החתים העובד, לאיזו מחלקה השעון משויך, מה השעה המקורית שנקלטה בשעון, ובאיזה אמצעי זיהוי השתמש (טביעת אצבע, זיהוי פנים, כרטיס או סיסמה). | מי החתים בשעון של סניף חיפה? מי מחתים עם כרטיס במקום טביעת אצבע? מי החתים כניסה בסניף אחד ויציאה בסניף אחר? |
דוח החתמות NFC | דיווחים שנעשו בסריקת תג (מדבקה) NFC. מוצג איזה תג נסרק בכניסה ואיזה ביציאה. | אילו שומרים סרקו את עמדת השמירה הצפונית? כמה פעמים נסרק כל תג? |
דוח היעדרויות | ימי חופש, מחלה, מילואים וימים מיוחדים (כמו "יום הצהרה" או "השתלמות"), כולל חצאי ימים והיעדרויות לפי שעות, וקבצים מצורפים (למשל אישור מחלה). | כמה ימי מחלה היו לכל עובד ברבעון? מי היה במילואים החודש? למי חסר אישור מחלה? |
📌 הדוח רק מציג נתונים. הוא לא משנה שום דבר במערכת, לא מחשב שכר ולא משפיע על יתרות החופש והמחלה. היוצא מן הכלל היחיד הוא אייקון העריכה בדוח לפי מיקום (סעיף 6), שפותח את חלון העריכה הרגיל של דיווח נוכחות.
2. איפה זה נמצא, ומי יכול להיכנס
בתפריט הצדדי: "דוחות" ← "דוח העדרויות ואמצעי החתמה".
כתובת ישירה:
/index.php/report/location_deviceמי יכול להיכנס: מנהל מערכת (מנהל החברה), ומנהלי מחלקה שהתפריט "דוחות" פתוח אצלם. עובד רגיל לא יכול להיכנס לדוח, גם לא דרך הכתובת הישירה. הוא מועבר אוטומטית לעמוד הבית.
שם הדוח בראש העמוד הוא "דוח לפי מיקום / שעון נוכחות / סוג דיווח". זה אותו הדוח.
אם הפריט לא מופיע אצלכם בתפריט "דוחות", ייתכן שהחבילה שלכם לא כוללת אותו. פנו לתמיכה.
3. מבנה העמוד
העמוד בנוי משני חלקים (ראו בתמונה למטה):
תיבת המסננים (למעלה): כאן בוחרים מחלקה, עובד, טווח תאריכים וסוג דוח, ולוחצים "חפש". מתחת למסננים יש פס עם תיבת הסימון "סכם לפי תקופה", שפעילה רק בדוח ההיעדרויות.
אזור התוצאות (למטה): שורת כלים (חיפוש מהיר, סיכום בצ'יפים, הדפסה, ייצוא לאקסל ותפריט "אפשרויות"), ומתחתיה טבלת התוצאות עם שורת "סיכומים" בתחתית.
כשנכנסים לעמוד הטבלה ריקה, ומופיעה בה ההודעה "בחר פרמטרים ולחץ חפש להצגת תוצאות". המערכת לא טוענת שום נתון עד שבוחרים סוג דוח ולוחצים "חפש". כך העמוד נפתח מהר גם בחברות גדולות.
הטבלה מציגה רק את העמודות שרלוונטיות לסוג הדוח שבחרתם. למשל, העמודה "אמצעי דיווח" מופיעה רק בדוח לפי שעון נוכחות, והעמודה "קובץ מצורף" מופיעה רק בדוח ההיעדרויות.
4. המסננים הכלליים (בכל סוגי הדוחות)
ארבעה מסננים מופיעים תמיד: מחלקה/סניף, עובדים, תאריך וסוג. אחרי שבוחרים "סוג", נוספים לידם מסננים מיוחדים לאותו סוג (מוסבר בכל סעיף בהמשך).
מחלקה/סניף
לוחצים על השדה, ונפתח העץ הארגוני עם תיבות סימון (ראו בתמונה למטה).
אפשר לסמן מחלקה אחת, כמה מחלקות, או "כל המחלקות".
אפשר להקליד בשדה כדי לחפש מחלקה לפי שם.
אם לא בוחרים אף מחלקה, הדוח כולל את העובדים של כל המחלקות.
הסינון הוא לפי המחלקה של העובד. בדוח לפי שעון נוכחות זה לא המחלקה של השעון. למשל, אם בחרתם "סניף חיפה", תראו את עובדי סניף חיפה בכל שעון שבו החתימו, גם בשעון של סניף תל אביב.
עובד שמשויך לכמה מחלקות יופיע אם לפחות אחת מהן נבחרה.
בחירת מחלקה מעדכנת אוטומטית את רשימת "עובדים", כך שתוצג בה רק רשימת העובדים של המחלקות שנבחרו.
עובדים
רשימה נפתחת עם חיפוש (ראו בתמונה למטה).
מתחת לכל שם מוצגים מספר תעודת הזהות והמזהה בשכר, כדי להבדיל בין עובדים עם אותו שם.
אפשר להקליד שם, תעודת זהות או מזהה בשכר כדי למצוא עובד מהר.
אפשר לבחור עובד אחד בלבד. אם משאירים "בחר", הדוח כולל את כל העובדים (של המחלקות שנבחרו).
תאריך
טווח התאריכים של הדוח. ברירת המחדל היא החודש הנוכחי, מה-1 לחודש ועד סוף החודש. לוחצים על השדה, ונפתחת רשימה של טווחים מוכנים (ראו בתמונה למטה):
אפשרות | הטווח שנבחר |
היום | היום בלבד |
אתמול | אתמול בלבד |
7 ימים אחרונים | שישה ימים אחורה ועד היום |
החודש הזה | מה-1 לחודש הנוכחי ועד סוף החודש |
חודש קודם | החודש הקודם המלא |
השנה הנוכחית | מ-1 בינואר ועד 31 בדצמבר של השנה הנוכחית |
מ26 עד 25 לחודש, מ25 עד 24 לחודש, מ-23 עד-22 לחודש, מ-21 עד-20 לחודש | תקופות שכר שלא מתחילות ב-1 לחודש, לחברות שסוגרות שכר באמצע החודש |
האפשרויות "... חודש קודם" | אותן תקופות שכר, אבל של החודש הקודם |
מותאם | פותח לוח שנה שבו בוחרים תאריך התחלה ותאריך סיום חופשיים |
אחרי בחירת טווח לוחצים "אשר". אפשר לבחור כל טווח, גם כמה חודשים או שנה שלמה. בטווח ארוך עם הרבה עובדים הדוח ייטען לאט יותר.
סוג
כאן בוחרים איזה מארבעת הדוחות להציג (ראו בתמונה למטה). חובה לבחור סוג. אם משאירים "בחר" ולוחצים "חפש", הטבלה תישאר ריקה.
דוח לפי מיקום (סעיף 6)
דוח לפי שעון נוכחות (סעיף 7)
דוח החתמות NFC (סעיף 8)
דוח היעדרויות (מחלה/חופש/מילואים/מיוחד אחר) (סעיף 9)
כפתור "חפש"
אחרי שבחרתם את כל המסננים לוחצים "חפש". בזמן הטעינה מופיע עיגול טעינה מעל הטבלה, והכפתור "חפש" מושבת עד שהטעינה מסתיימת, כדי שלא יישלחו כמה חיפושים במקביל. כל שינוי במסננים דורש לחיצה נוספת על "חפש". הטבלה לא מתעדכנת לבד.
5. טבלת התוצאות: עמודות משותפות
העמודות האלה מופיעות בכל סוגי הדוחות:
עמודה | מה מוצג בה |
מחלקה/סניף | המחלקות של העובד, כתגיות כחולות. אם העובד משויך ליותר משתי מחלקות, מוצגות שתיים ותגית "+1", "+2" וכן הלאה. מעבירים את העכבר מעל התגית כדי לראות את שאר המחלקות. |
שם פרטי, שם משפחה | שם העובד. |
ת.ז. | מספר תעודת הזהות של העובד. |
מזהה בשכר | מספר העובד בתוכנת השכר. |
תאריך | תאריך הדיווח או ההיעדרות. בדוח ההיעדרויות עם "סכם לפי תקופה" מוצג טווח תאריכים. |
ימים/(שעות) | בדוחות הנוכחות: מספר השעות של הדיווח, בשעות עשרוניות (8.50 = שמונה שעות וחצי). בדוח ההיעדרויות: מספר הימים, או מספר השעות בסוגריים כשההיעדרות דווחה בשעות. |
סוג דיווח/מיקום | משתנה לפי סוג הדוח: שם המקום, מספרי השעונים, שמות תגי ה-NFC, או סוג ההיעדרות. |
מיון: לוחצים על כותרת עמודה כדי למיין לפיה, ולוחצים שוב כדי להפוך את הסדר. ברירת המחדל היא מיון לפי שם פרטי.
שורת "סיכומים": בתחתית הטבלה, מתחת לעמודה "ימים/(שעות)", מופיע הסכום של כל השורות.
עימוד: בכל עמוד מוצגות 50 שורות. בתחתית אפשר לשנות את מספר השורות בעמוד ("הצג __ פריטים") ולעבור בין העמודים. שם מופיע גם המספר הכולל של השורות ("1 עד 7 מתוך 7 רשומות").
כותרת צפה: כשגוללים למטה בטבלה ארוכה, שורת הכותרות נשארת גלויה בראש המסך.
6. דוח לפי מיקום
מה הוא מציג
הדוח מציג דיווחי נוכחות (כניסה או יציאה) שנעשו עם מיקום GPS, כלומר מהאפליקציה או מהדפדפן בטלפון, שהמיקום שלהם נמצא בתוך הרדיוס של אחד המקומות המורשים שהגדרתם במערכת. ליד כל דיווח מוצג שם המקום.
דיווח שנעשה בשעון נוכחות, או דיווח ידני של מנהל בלי מיקום, לא יופיע בדוח הזה.
דיווח עם מיקום שנמצא מחוץ לכל המקומות המורשים לא יופיע בדוח הזה.
מספיק שהכניסה או היציאה נעשו עם מיקום בתוך מקום מורשה.
המקומות המורשים מוגדרים בעמוד "מקומות מורשים לדיווח". שם מגדירים לכל מקום כתובת ורדיוס. אם עדיין לא הגדרתם מקומות, הדוח יהיה ריק.
מסננים נוספים
כשבוחרים "דוח לפי מיקום", נוסף המסנן "מיקום דיווח" (ראו בתמונה למטה). ברירת המחדל היא "בחר הכל", כלומר כל המקומות המורשים. אפשר לבחור מקום אחד כדי לראות רק את הדיווחים בו.
אם הפעלתם את עמודת "תפקידים לסידור עבודה" בתפריט "אפשרויות" (סעיף 10), נוסף גם המסנן "תפקידים מורשים לסידור עבודה". הוא מאפשר לסנן לפי התפקיד שהעובד שובץ אליו בסידור העבודה באותו יום.
התוצאות
עמודה | מה מוצג בה |
דיווח | שעת הכניסה ושעת היציאה כפי שהן שמורות היום במערכת (כולל תיקונים של מנהל), למשל 08:02-16:45. ליד השעות יש אייקון עריכה ✎. |
ימים/(שעות) | משך הדיווח בשעות עשרוניות. אם היציאה למחרת (משמרת לילה), החישוב לוקח זאת בחשבון. |
דיווח מקורי | בדוח הזה העמודה ריקה. היא רלוונטית רק לדוחות של שעון נוכחות ו-NFC. |
סוג דיווח/מיקום | שם המקום המורשה שבו נעשה הדיווח. |
הצ'יפים בראש הטבלה: כמה דיווחים בכל מקום
מעל הטבלה, במרכז, מופיעים צ'יפים (ראו בתמונה למטה). כל צ'יפ מראה שם מקום ואת מספר הדיווחים בו, מהגדול לקטן. מוצגים עד 6 צ'יפים. אם יש יותר מקומות, מופיע הכפתור "+X הצג הכל" שפותח את כולם, ו"הצג פחות" מקפל חזרה.
תיקון דיווח ישירות מהדוח
ליד השעות בעמודה "דיווח" יש אייקון עריכה (ראו בתמונה למטה). לחיצה עליו פותחת את חלון עריכת הדיווח הרגיל של המערכת, ושם אפשר לתקן את שעת הכניסה או היציאה. אחרי השמירה לוחצים שוב "חפש" כדי לראות את הנתון המעודכן.
האייקון מוצג למנהל מערכת ולמנהלי מחלקה. עובד רגיל רואה אותו רק אם קיבל הרשאה לערוך את הדיווחים שלו.
האייקון מופיע רק בדוח לפי מיקום. בשאר סוגי הדוחות אין עריכה מתוך הדוח.
7. דוח לפי שעון נוכחות
מה הוא מציג
הדוח מציג כל דיווח נוכחות שבו הכניסה או היציאה נקלטו בשעון נוכחות פיזי. לכל שורה מוצגים השעון שבו החתים העובד, המחלקה שהשעון משויך אליה, השעה המקורית שנקלטה בשעון, ואמצעי הזיהוי שבו השתמש העובד.
מסננים נוספים
כשבוחרים "דוח לפי שעון נוכחות", נוספים שני מסננים (ראו בתמונה למטה):
שעון נוכחות: רשימה של כל השעונים של החברה. כל שעון מוצג עם המחלקה שהוא משויך אליה, התיאור שלו בסוגריים (למשל "כניסה ראשית"), ומתחת המספר הסידורי שלו. אפשר לבחור כמה שעונים יחד (ראו בתמונה למטה). כל שעון שנבחר מופיע כתגית, ולוחצים על ה-× שבתגית כדי להסיר אותו. אם לא בוחרים שעון, או בוחרים "בחר הכל", הדוח כולל את כל השעונים.
אמצעי דיווח: מסנן לפי אמצעי הזיהוי בשעון. האפשרויות מפורטות בטבלה שאחרי התמונה. שורה מופיעה אם הכניסה או היציאה נעשו באמצעי שנבחר. "בחר" כולל את כל האמצעים.
אמצעי דיווח | משמעות |
טביעת אצבע | העובד הזדהה בשעון עם טביעת אצבע |
זיהוי פנים | העובד הזדהה בשעון עם זיהוי פנים |
כרטיס/ציפים | העובד העביר כרטיס או צ'יפ קרבה |
סיסמה | העובד הקליד קוד אישי בשעון |
📌 בחלק מדגמי השעונים זיהוי פנים וסיסמה נשמרים באותו קוד. בשעונים כאלה, סינון לפי אחד מהם עשוי להחזיר גם דיווחים של השני.
התוצאות
עמודה | מה מוצג בה |
דיווח | שעות הכניסה והיציאה כפי שהן שמורות היום במערכת, אחרי עיגולים ותיקונים של מנהל. |
ימים/(שעות) | משך הדיווח בשעות עשרוניות. אם חסרה יציאה, מוצג 0.00. |
דיווח מקורי | השעות המקוריות כפי שנקלטו בשעון, לפני כל תיקון. כך אפשר לראות אם מישהו שינה את הדיווח. למשל, דיווח 08:02-16:45 מול דיווח מקורי 08:01-16:45. |
סוג דיווח/מיקום | המספר הסידורי של שעון הכניסה ושל שעון היציאה, זה ליד זה. אם יש רק כניסה, מוצג רק מספר אחד. |
מחלקה משוייכת לשעון | המחלקה שהשעון משויך אליה בהגדרות השעונים. אם הכניסה והיציאה היו בשעונים של מחלקות שונות, מוצגות שתיהן עם קו מפריד: "סניף חיפה | סניף תל אביב". |
אמצעי דיווח | אמצעי הזיהוי בכניסה ואמצעי הזיהוי ביציאה, עם קו מפריד. למשל "זיהוי פנים | כרטיס/ציפים". |
בדוגמה שבתמונה למטה, העובדת רונית החתימה כניסה בשעון של סניף חיפה עם זיהוי פנים, ויציאה בשעון של סניף תל אביב עם כרטיס:
שורה שבה מופיע רק "06:45-" ו-0.00 שעות היא כניסה בלי יציאה. העובד שכח להחתים יציאה, או שהיציאה עדיין לא נקלטה.
הצ'יפים בראש הטבלה
בדוח הזה הצ'יפים מראים כמה דיווחים היו בשעונים של כל מחלקה, לפי המחלקה שהשעון משויך אליה. דיווח שהתחיל ונגמר בשעונים של מחלקות שונות נספר בשתיהן. שעון שלא משויך לאף מחלקה נספר תחת "לא משויך".
8. דוח החתמות NFC
מה הוא מציג
הדוח מציג דיווחי נוכחות שבהם העובד סרק תג NFC (מדבקה חכמה שמודבקת בנקודה קבועה, כמו דלת כניסה או עמדת שמירה) בכניסה או ביציאה. מוצג גם איזה תג נסרק בכל אחד מהם.
מסננים נוספים
כשבוחרים "דוח החתמות NFC", נוסף המסנן "NFC" (ראו בתמונה למטה) עם רשימה של כל התגים שהוגדרו לחברה. ברירת המחדל היא "בחר הכל". אפשר לבחור תג אחד.
התוצאות
סוג דיווח/מיקום: שם התג שנסרק בכניסה ושם התג שנסרק ביציאה, עם קו מפריד. למשל "חדר שרתים | דלת כניסה". אם רק אחד מהם נסרק, מוצג שם אחד.
דיווח מקורי: השעות המקוריות של הסריקה.
הצ'יפים בראש הטבלה: כמה פעמים נסרק כל תג. דיווח שבו נסרק אותו תג בכניסה וביציאה נספר פעמיים.
9. דוח היעדרויות
מה הוא מציג
הדוח מציג כל יום (או חלק מיום) שבו לעובד נרשמה היעדרות: חופש, מחלה, מילואים, או יום מיוחד שהחברה הגדירה. נכללות גם היעדרויות של חצי יום והיעדרויות שדווחו לפי שעות.
מסננים נוספים
כשבוחרים "דוח היעדרויות", נוסף המסנן "סוג היעדרות", ותיבת הסימון "סכם לפי תקופה" בפס התחתון של המסננים נעשית פעילה (ראו בתמונה למטה).
סוג היעדרות | מה נכלל |
בחר (ברירת מחדל) | כל סוגי ההיעדרויות יחד |
חופש | ימי חופש מלאים וחצאי ימי חופש |
מחלה | ימי מחלה מלאים וחצאי ימי מחלה |
מיוחד/אחר | ימים מיוחדים שהחברה הגדירה (למשל "יום הצהרה", "השתלמות", "אבל"). כשבוחרים באפשרות הזו נוסף מסנן נוסף, "שם", מוסבר מיד אחרי הטבלה. |
מילואים | ימי מילואים מלאים וחצאי ימי מילואים |
כשבוחרים "מיוחד/אחר", מופיע המסנן "שם" (ראו בתמונה למטה). בוחרים בו יום מיוחד מסוים, או משאירים "בחר הכל" כדי לקבל את כל הימים המיוחדים.
התוצאות
עמודה | מה מוצג בה |
תאריך | יום ההיעדרות. כל יום מופיע בשורה נפרדת. שבוע חופש, למשל, יופיע כחמש שורות. |
ימים/(שעות) | 1 ליום היעדרות מלא. כשההיעדרות דווחה לפי שעות (למשל חצי יום חופש מ-08:00 עד 12:00), מוצגות השעות בסוגריים: (4.00h). |
סוג דיווח/מיקום | תגית עם סוג ההיעדרות: חופש, מחלה, מילואים, חצי יום חופש, חצי יום מחלה או חצי יום מילואים. ביום מיוחד מוצג שם היום (למשל "יום הצהרה"). |
קובץ מצורף | אם צורף קובץ להיעדרות (אישור מחלה, צו מילואים וכדומה), מופיע הקישור "צפייה 📎", שפותח את הקובץ בלשונית חדשה. אם אין קישור, לא צורף קובץ. |
העמודה "דיווח" (שעות) מוסתרת בדוח הזה.
הסיכומים: ימים ושעות
בדוח ההיעדרויות יש שני סיכומים (ראו בתמונה למטה):
הסיכום בראש הטבלה, "ימים/(שעות)": כל ההיעדרויות יחד, בפורמט ימים(שעות). למשל 8(8.50h) הם 8 ימים מלאים ועוד 8.5 שעות של היעדרויות לפי שעות. בחישוב הזה כל יום מלא שווה 24 שעות. לכן אם השעות החלקיות מצטברות ל-24 או יותר, הן הופכות ליום נוסף.
שורת "סיכומים" בתחתית: סך הימים, כשחצי יום (חופש, מחלה או מילואים) נספר 0.5 יום, בלי קשר למספר השעות שלו. בדוגמה: 8 ימים מלאים ועוד שני חצאי ימים = 9.00.
💡 כדי לדעת כמה ימי היעדרות היו, הסתכלו בשורת "סיכומים". כדי לראות כמה שעות נעדרו בהיעדרויות החלקיות, הסתכלו בסיכום שבראש הטבלה.
סכם לפי תקופה
כשמסמנים "סכם לפי תקופה" ולוחצים "חפש", במקום שורה לכל יום מקבלים שורה אחת לכל עובד, שמסכמת את כל ההיעדרויות שלו בטווח התאריכים (ראו בתמונה למטה).
תאריך: טווח מתאריך ההיעדרות הראשונה ועד האחרונה בתקופה, למשל "05/10/2026 - 07/10/2026". אם הייתה היעדרות אחת בלבד, מוצג תאריך אחד.
ימים/(שעות): מספר הימים המלאים, ואחריו בסוגריים סך השעות של ההיעדרויות החלקיות.
סוג דיווח/מיקום: תגית לכל סוג היעדרות. האות D מסמנת ימים והאות H מסמנת שעות. למשל "חופש: 3.0D" הם שלושה ימי חופש, ו"חצי יום מחלה: (4.50H)" הם 4.5 שעות של חצי יום מחלה. לעובד שהיו לו כמה סוגי היעדרות יוצגו כמה תגיות.
שורת "סיכומים": במצב הזה היא סופרת רק ימים מלאים. היעדרויות לפי שעות לא נכללות בה.
המערכת זוכרת את הבחירה בתיבה "סכם לפי תקופה" בדפדפן שלכם, והיא תהיה מסומנת גם בפעם הבאה.
אחרי שמסמנים או מבטלים את התיבה צריך ללחוץ שוב "חפש". הטבלה לא מתעדכנת לבד.
התיבה פעילה רק בדוח ההיעדרויות. בשאר סוגי הדוחות היא אפורה ולא ניתן לסמן אותה.
הייצוא לאקסל מכבד את הבחירה: כשהתיבה מסומנת, גם קובץ האקסל יהיה מסוכם לפי עובד.
10. תפריט "אפשרויות"
בצד שמאל של שורת הכלים יש כפתור "אפשרויות" ⚙. לחיצה עליו פותחת שלוש אפשרויות סימון (ראו בתמונה למטה):
אפשרות | מה היא עושה | באילו דוחות |
הצג עמודת הפסקות | מוסיפה את העמודה "הפסקה", שמראה כמה דקות הפסקה נוכו מאותו יום עבודה לפי הסכם העבודה של העובד. הסימון מרענן את הטבלה מיד. כדאי לדעת שהחישוב לוקח זמן, ובטווח ארוך הדוח ייטען לאט יותר. | דוח לפי מיקום בלבד |
תפקידים לסידור עבודה | מוסיפה את העמודה "תפקידים לסידור עבודה", עם התפקיד שהעובד שובץ אליו בסידור העבודה באותו יום. היא גם מוסיפה למסננים את המסנן "תפקידים מורשים לסידור עבודה". אם העובד לא שובץ בסידור באותו יום, העמודה ריקה. המערכת זוכרת את הבחירה בדפדפן. | דוח לפי מיקום בלבד |
הצג גם עובדים לא פעילים | כוללת גם עובדים שהוגדרו כלא פעילים (למשל עובדים שעזבו). ברירת המחדל היא רק עובדים פעילים. הסימון מרענן את הטבלה מיד. עובדים שנמחקו מהמערכת לא מופיעים אף פעם. | כל סוגי הדוחות |
כך נראים המסננים אחרי שהפעלתם את "תפקידים לסידור עבודה". המסנן החדש מסומן באדום:
וכך נראית הטבלה עם עמודת התפקידים ועמודת ההפסקות:
11. חיפוש מהיר, הדפסה וייצוא לאקסל
שורת הכלים שמעל הטבלה כוללת שלושה כלים (ראו בתמונה למטה):
חיפוש מהיר
תיבת "חפש" בצד ימין של שורת הכלים מסננת את השורות שכבר נטענו, מיד תוך כדי הקלדה. החיפוש עובד על כל העמודות: שם, תעודת זהות, תאריך, שם מקום, מספר שעון ועוד. החיפוש לא שולח בקשה חדשה לשרת. הוא רק מסתיר שורות שלא מתאימות. מוחקים את הטקסט כדי לראות שוב את כל השורות.
הדפסה 🖨
הכפתור עם המדפסת פותח חלון חדש עם גרסת הדפסה של הטבלה, ומיד נפתח חלון ההדפסה של הדפדפן.
הדף מודפס לרוחב (A4 Landscape).
בראש הדף מופיעים שם הדוח, טווח התאריכים וסוג הדוח.
מודפסות רק העמודות שמוצגות כרגע בטבלה, כולל שורת "סיכומים".
חשוב: מודפסות רק השורות שמוצגות בעמוד הנוכחי של הטבלה (ברירת המחדל היא 50 שורות). כדי להדפיס יותר, הגדילו בתחתית הטבלה את "הצג __ פריטים" לפני ההדפסה. לדוחות ארוכים עדיף להשתמש בייצוא לאקסל.
אם חוסם החלונות הקופצים של הדפדפן פעיל, אשרו חלונות קופצים מהאתר.
בחלון ההדפסה אפשר לבחור "שמור כ-PDF" כדי לקבל קובץ PDF.
ייצוא לאקסל 📗
הכפתור הירוק עם הסמל של אקסל מוריד קובץ Excel עם כל השורות שמתאימות למסננים (לא רק העמוד הנוכחי). בזמן ההכנה מופיע על הכפתור סימן טעינה למשך כמה שניות.
הייצוא משתמש במסננים שבתיבת המסננים: מחלקה, עובד, תאריכים, סוג, ומסננים מיוחדים. הוא לא מושפע מתיבת החיפוש המהיר.
הייצוא כן מושפע מהאפשרויות "הצג עמודת הפסקות", "הצג גם עובדים לא פעילים" ו"סכם לפי תקופה".
אין צורך ללחוץ "חפש" לפני הייצוא. מספיק לבחור את המסננים.
סוג הדוח | העמודות בקובץ האקסל |
דוח לפי מיקום | מחלקה, שם פרטי, שם משפחה, מספר עובד, מזהה בשכר, תפקיד או פרויקט, תאריך, זמן, שעות, (הפסקה, אם סימנתם "הצג עמודת הפסקות"), מיקום |
דוח לפי שעון נוכחות | מחלקה, שם פרטי, שם משפחה, מספר עובד, מזהה בשכר, תאריך, זמן, שעות, מקורי, שעון, מחלקה משויכת לשעון, אמצעי דיווח |
דוח החתמות NFC | מחלקה, שם פרטי, שם משפחה, ת.ז., מזהה בשכר, תאריך, זמן, ימים/(שעות), דיווח מקורי, NFC |
דוח היעדרויות | מחלקה, שם פרטי, שם משפחה, ת.ז., מזהה בשכר, תאריך, סוג דיווח/מיקום (סוג ההיעדרות), ימים/(שעות), זמן, קובץ מצורף |
12. דוגמאות לשימוש: מה לבחור
מה רוצים לדעת | סוג | מסננים ואפשרויות |
כמה ימי מחלה היו לכל עובד ברבעון | דוח היעדרויות | תאריך: שלושה חודשים (מותאם). סוג היעדרות: מחלה. לסמן "סכם לפי תקופה". |
למי חסר אישור מחלה | דוח היעדרויות | סוג היעדרות: מחלה. לחפש שורות בלי "צפייה" בעמודה "קובץ מצורף". |
מי היה במילואים החודש, וכמה ימים | דוח היעדרויות | תאריך: החודש הזה. סוג היעדרות: מילואים. לסמן "סכם לפי תקופה". |
כמה ימי "השתלמות" נוצלו השנה | דוח היעדרויות | תאריך: השנה הנוכחית. סוג היעדרות: מיוחד/אחר. שם: השתלמות. |
כמה שעות עבדו באתר לקוח מסוים, לחיוב הלקוח | דוח לפי מיקום | מיקום דיווח: האתר. הסכום מופיע בשורת "סיכומים". לייצא לאקסל. |
מי משתמש בכרטיס במקום בטביעת אצבע | דוח לפי שעון נוכחות | אמצעי דיווח: כרטיס/ציפים. |
האם תוקנו דיווחים של שעון | דוח לפי שעון נוכחות | להשוות בין העמודה "דיווח" לעמודה "דיווח מקורי". |
האם השומרים סרקו את כל העמדות | דוח החתמות NFC | NFC: בחר הכל. להסתכל בצ'יפים כמה פעמים נסרק כל תג. |
היעדרויות של עובד שכבר עזב | דוח היעדרויות | "אפשרויות" ← לסמן "הצג גם עובדים לא פעילים", ואז לבחור את העובד. |
13. שאלות נפוצות ופתרון תקלות
לחצתי "חפש" והטבלה ריקה. למה?
בדקו שבחרתם "סוג". בלי סוג הדוח לא מחזיר נתונים.
בדקו את טווח התאריכים.
בדקו שלא בחרתם מחלקה או עובד שאין להם נתונים מהסוג הזה.
אם העובד לא פעיל, סמנו "הצג גם עובדים לא פעילים" בתפריט "אפשרויות".
אם החיפוש לא החזיר תוצאות, מופיעה ההודעה "לא נמצאו תוצאות".
עובד דיווח מהאפליקציה, אבל הוא לא מופיע בדוח לפי מיקום
הדוח כולל רק דיווחים שהמיקום שלהם נמצא בתוך הרדיוס של מקום מורשה. אם העובד דיווח מחוץ לרדיוס, הדיווח לא יופיע.
ייתכן שהטלפון לא שלח מיקום (הרשאת מיקום כבויה, GPS כבוי). דיווח בלי מיקום לא יופיע.
ייתכן שהמקום לא הוגדר בכלל בעמוד "מקומות מורשים לדיווח", או שהרדיוס שלו קטן מדי.
דיווח ידני של מנהל או דיווח משעון לא נכללים בדוח הזה.
למה בדוח לפי שעון נוכחות מופיע 0.00 שעות?
לדיווח יש כניסה בלי יציאה, והעמודה "דיווח" מציגה למשל "06:45-". העובד שכח להחתים יציאה, או שהשעון עדיין לא שלח את היציאה. תקנו את הדיווח בדוח החודשי של העובד.
בחרתי מחלקה, ובדוח לפי שעון נוכחות מופיעים שעונים של מחלקות אחרות
המסנן "מחלקה/סניף" מסנן לפי המחלקה של העובד, לא של השעון. עובד של סניף חיפה שהחתים בשעון של תל אביב יופיע עם השעון של תל אביב. כדי לסנן לפי שעון, השתמשו במסנן "שעון נוכחות".
שעון מסוים לא מופיע ברשימת השעונים
ברשימה מופיעים רק השעונים שמוגדרים לחברה שלכם בעמוד השעונים. אם השעון חדש או הועבר מחברה אחרת, פנו לתמיכה כדי לשייך אותו.
למה הסיכום בראש דוח ההיעדרויות שונה משורת "סיכומים"?
הם סופרים אחרת. שורת "סיכומים" סופרת חצי יום כ-0.5 יום. הסיכום שבראש הטבלה מציג ימים מלאים, ובסוגריים את השעות של ההיעדרויות החלקיות. פירוט מלא בסעיף 9, תחת "הסיכומים: ימים ושעות".
חצי יום חופש מופיע בשעות ולא כ-0.5
כשחצי יום דווח עם שעות (למשל 08:00 עד 12:00), הטבלה מציגה את השעות בפועל, (4.00h). בשורת "סיכומים" הוא עדיין נספר כחצי יום, 0.5.
סימנתי "סכם לפי תקופה" ושום דבר לא השתנה
צריך ללחוץ שוב "חפש" אחרי הסימון. התיבה פעילה רק כשסוג הדוח הוא "דוח היעדרויות".
עמודת "תפקידים לסידור עבודה" ריקה
העמודה מציגה את התפקיד מסידור העבודה. אם העובד לא שובץ בסידור העבודה באותו יום, או שהחברה לא עובדת עם מודול סידור העבודה, העמודה ריקה. העמודה והמסנן שלה זמינים רק בדוח לפי מיקום.
אני לא רואה את אייקון העריכה ליד השעות
האייקון מופיע רק בדוח לפי מיקום, ורק למשתמשים שמורשים לערוך דיווחים. בשאר הדוחות מתקנים דיווח מהדוח החודשי של העובד.
ההדפסה כוללת רק חלק מהשורות
ההדפסה כוללת רק את השורות של העמוד הנוכחי בטבלה. הגדילו את "הצג __ פריטים" בתחתית הטבלה, או השתמשו בייצוא לאקסל, שכולל תמיד את כל השורות.
הקובץ באקסל לא תואם למה שאני רואה בטבלה
הייצוא לא מושפע מתיבת החיפוש המהיר, והוא כולל את כל העמודים ולא רק את העמוד הנוכחי. ודאו גם שלא שיניתם מסננים אחרי הלחיצה האחרונה על "חפש". הייצוא תמיד משתמש במסננים כפי שהם מופיעים כרגע בתיבה.
הדוח נטען לאט
צמצמו את טווח התאריכים, בחרו מחלקה או עובד, ובדוח לפי מיקום בטלו את "הצג עמודת הפסקות", שמאטה את הטעינה.
14. מקרא אייקונים
אייקון | משמעות |
🔍 חפש (בתיבת המסננים) | טוען את הדוח לפי המסננים |
🔍 תיבת "חפש" (בשורת הכלים) | חיפוש מהיר בשורות שכבר נטענו |
🖨 מדפסת | הדפסה של העמוד הנוכחי בטבלה |
📗 סמל אקסל ירוק | ייצוא כל השורות לקובץ Excel |
⚙ אפשרויות | עמודת הפסקות, עמודת תפקידים, הצגת עובדים לא פעילים |
✎ ליד שעות הדיווח | עריכת הדיווח (דוח לפי מיקום בלבד) |
📎 צפייה | פתיחת הקובץ שצורף להיעדרות |
תגית כחולה בהירה עם שם מחלקה | מחלקה של העובד |
תגית "+1", "+2" | לעובד יש מחלקות נוספות. מעבירים את העכבר מעל התגית כדי לראות אותן. |
צ'יפ עם מספר ושם (בראש הטבלה) | כמה דיווחים היו בכל מקום, בכל מחלקת שעון או בכל תג NFC |
תגית תכלת (חופש, מחלה, מילואים) | סוג ההיעדרות |
D / H בתגיות הסיכום | D = ימים, H = שעות |
"06:45-" עם 0.00 | כניסה בלי יציאה |
קו מפריד "|" | מפריד בין הכניסה ליציאה (שעון, מחלקת שעון, אמצעי דיווח או תג NFC) |