כללי
מערכת EZTIME מזהה ומציגה באופן אוטומטי חריגות בדיווחי נוכחות – מצבים שבהם עובדים שכחו להחתים כניסה, יציאה, או שביצעו דיווחים החורגים מנהלי העבודה ומחוקי ההעסקה.
ניהול שוטף של חריגות מאפשר למעסיקים ולמנהלים לשמור על דו"חות נוכחות מדויקים בזמן אמת, למנוע עיכובים בעיבוד השכר בסוף החודש, ולהגדיר התראות במייל לעובדים ולמנהלים בגין חריגות חדשות.
שימו לב: השאיפה של כל ארגון היא להימנע מבזבוז זמן יקר בזמן הכנת המשכורות על תיקונים ועריכות. מומלץ לעקוב באופן שוטף במהלך החודש אחר דיווחים הנדרשים לתיקון.
איתור וטיפול מהיר בחריגות
1. מעבר למסך החריגות
כאשר המערכת מזהה חריגות בדיווחים הדורשות טיפול, יופיע בחלק העליון של המסך סמל התראה צהוב: ⚠️.
לחיצה על סמל האזהרה ⚠️ תפתח רשימה מצומצמת של עובדים הדורשים התייחסות. לחיצה על אחד מהם תעביר אתכם ישירות למסך ניהול החריגות.
אפשר להגיע למסך החריגות גם דרך תפריט הצד -> ניהול דיווחים -> חריגות
2. סינון וזיהוי הדיווחים
במסך החריגות מוצגים כל הדיווחים הדורשים עדכון.
ניתן להשתמש בתיבת הסינון בחלק העליון כדי לסנן לפי מחלקה, עובד מסוים, טווח תאריכים או לצפות בחריגות של כלל החברה בבת אחת.
כאשר עובד שכח לדווח כניסה או יציאה, השעה החסרה תופיע במערכת בצורה הבאה: --:--
3. עדכון ותיקון השעה
בשורת הדיווח החריג, לחצו על סמל העיפרון (כפתור העריכה).
בחלון שנפתח, הזינו את השעה החסרה (כניסה או יציאה) ולחצו שמור.
השעה תתעדכן מיד במערכת, והדיווח יוסר ממסך החריגות. לאחר סיום טיפול בכל החריגות, סמל האזהרה הצהוב (⚠️) בחלק העליון של המסך ייעלם.
אפשרות נוספת לעדכון ותיקון השעות החסרות
ישנה אפשרות שהעובדים (באם אפשרתם זאת) יוכלו לתקן בעצמם השעות.
הם יכולים לעשות זאת דרך האפליקציה -> לשונית השעות שלי -> לאתר את התאריך והדיווח החסר, לערוך אותו ולשמור.
חשוב: כל פעולה שקשורה בנוכחות (תיקון שעות, בקשה של חופשה/מחלה וכו') - מגיעה בצורה של בקשה ומנהל המחלקה/מערכת צריך לאשר אותה על מנת שהנתונים יתעדכנו. העובדים לא יכולים אף פעם לעדכן מהאפליקציה באופן עצמאי
הגדרת התראות למייל על חריגה חדשה
כדי להתעדכן בזמן אמת ולאסוף דיווחים מתוקנים באופן שוטף, ניתן להפעיל מנגנון שליחת התראות במייל:
במסך החריגות, סמנו את תיבת הסימון "קבל התראות למייל על חריגה חדשה".
הזינו את כתובות המייל של המנהלים הרלוונטיים לקבלת העדכונים דרך גלגל השיניים של ההגדרות
במידה וכתובת המייל של העובד מעודכנת במערכת, ניתן לאפשר למערכת לשלוח התראה אוטומטית גם לעובד עצמו על מנת שיעדכן את הדיווח.
ניהול סוגי חריגות מתקדם
מעבר לשעות כניסה ויציאה חסרות, המערכת מאפשרת לצפות במגוון חריגות נוספות.
בחלקו האמצעי של המסך תוכלו לעבור בין הלשוניות למעבר בין סוגי החריגות השונים:
פירוט סוגי החריגות:
ימים ללא דיווחים: מציג ימי עבודה מוגדרים שבהם העובדים לא ביצעו דיווח נוכחות כלל (כניסה ויציאה).
עובדים שחרגו מכמות שעות העבודה המותרות: מציג ימי עבודה שבהם העובד עבר את סך שעות העבודה המרבי כפי שמוגדר בהסכם העבודה (ברירת המחדל של המערכת היא 16 שעות, לקוחות יכולים לתקן את זה דרך עריכת הסכם העבודה -> לשונית "עוד" והגדרת שעה שונה.
הפסקות לתיקון: מציג דיווחים שבהם קיימת חריגה במשך ההפסקה הנדרשת או דיווח הפסקה שלא נסגר תקין.
חריגות מחוקי ההעסקה: מציג חריגות מהגדרות חוק שעות עבודה ומנוחה (לדוגמה: חוסר במנוחה מינימלית בין משמרות, עבודה מעבר למותר ביום המנוחה השבועי וכד').
דיווחים חופפים/כפולים: מציג עובדים שיש להם דיווחים חופפים/כפולים במהלך היום למשל אם קיים דיווח 08:00-16:00 ודיווח נוסף 08:30-16:00