מדריך: הוספת דיווח מרוכז לעובדים
"הוסף דיווח מרוכז" מאפשר להזין בפעולה אחת דיווח נוכחות להרבה עובדים ולהרבה תאריכים: יום עבודה, חופש, מחלה, מילואים, חצי יום או דיווח "מיוחד/אחר". המדריך מסביר איפה נמצא הכפתור, כל שלב בחלון, כל אפשרות ואפשרות, מה בדיוק המערכת עושה כשלוחצים "כן, הוסף דיווחים", ומה עושים כשהתוצאה לא נראית כמו שציפיתם.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה בקצרה איפה נמצא הכפתור, איך בוחרים עובדים ומשלבים מסננים, איך בוחרים תאריכים וסוג דיווח, מה יש בחלונית "אפשרויות נוספות", ואיך נראה מסך האישור לפני השמירה.
1. מה זה דיווח מרוכז, ולמה צריך אותו
בדרך כלל כל דיווח נוכחות נוצר לעובד אחד וליום אחד: מהשעון, מהאפליקציה או מעריכה ידנית בכרטיס העובד. יש מקרים שבהם צריך להזין את אותו דיווח להרבה עובדים בבת אחת, וזה בדיוק מה ש"דיווח מרוכז" עושה. מגדירים פעם אחת למי, באילו תאריכים ואיזה דיווח, והמערכת יוצרת דיווח נפרד לכל עובד בכל תאריך.
דוגמאות נפוצות:
חופשה מרוכזת: המפעל סגור בין 01/11 ל-05/11, וצריך לרשום "חופש" לכל עובדי הייצור.
יום גיבוש / יום הצהרה: כל החברה הייתה ביום גיבוש, וצריך לרשום לכולם דיווח "מיוחד/אחר" בשם "יום גיבוש".
תשלום על יום חג: לרשום יום חג לעובדים שעומדים בתנאים (ותק של 3 חודשים, עבדו יום לפני ויום אחרי).
מילואים: כמה עובדים יצאו למילואים לאותה תקופה.
עובדים בלי שעון: עובדים שתמיד עובדים 08:00-17:00 ולא מחתימים כרטיס. מזינים להם את כל החודש בפעולה אחת.
הזנה מסידור העבודה: להפוך את המשמרות המפורסמות בסידור לדיווחי נוכחות.
השלמה לתקן: להזין לעובדים חודשיים יום מלא לפי התקן שלהם.
בקצרה: דיווח מרוכז = עובדים × תאריכים × סוג דיווח. 4 עובדים × 5 ימים = עד 20 דיווחים בלחיצה אחת.
2. מי יכול להשתמש
סוג משתמש | מה הוא יכול |
מנהל מערכת | רואה תמיד את הכפתור. יכול לבחור כל עובד בחברה ולהזין דיווחים גם בחודש נעול. |
מנהל מחלקה | רואה את הכפתור, אלא אם מנהל המערכת הסתיר אותו (פרק 12). רואה ובוחר רק עובדים מהמחלקות שבניהולו. דיווחים בחודש נעול לא יתווספו: המערכת מדלגת על ימים בחודש נעול. סוגי דיווח שהוסתרו בהגדרות לא יופיעו לו ברשימה. |
עובד | לא רואה את הכפתור הזה. |
3. איפה נמצא הכפתור
הכפתור "הוסף דיווח מרוכז" (סמל +) נמצא בכמה מסכים, וכולם פותחים את אותו חלון בדיוק:
דוח נוכחות יומי: בתפריט הצדדי "דוחות" ← "דוח נוכחות יומי". הכפתור נמצא בשורת הכפתורים שמתחת לסינון, ליד "מיקום דיווח", "הצג גרפים" ו"ממשק יבוא דיווחים" (ראו בתמונה למטה).
ניהול דיווחי נוכחות לעובד: בתפריט "ניהול דיווחים" ← "ניהול דיווחי נוכחות לעובד", בשורה העליונה ליד כפתור "חפש".
דוח חודשי עם פרוט ודוח חודשי ללא פרוט: בשורת הפעולות הקבוצתיות, ליד "ייצוא קבוצתי" ו"שליחה לקבוצה במייל".
אחרי השמירה המסך שממנו פתחתם את החלון מתרענן, והדיווחים החדשים מופיעים בו.
4. מבנה החלון
החלון "הוסף דיווח מרוכז" מחולק לארבעה חלקים:
שלב 1, "בחרו על אילו עובדים תחול הפעולה": בחירת העובדים.
שלב 2, "בחרו לאילו תאריכים תחול הפעולה": בחירת הימים.
שלב 3, "בחרו את סוג הדיווח שיתווסף": סוג הדיווח, השעות, התפקיד, הערה וקובץ מצורף.
"אפשרויות נוספות" (החלונית האפורה בצד שמאל): כללים שקובעים על אילו ימים לדלג ומה לעשות בדיווחים קיימים.
למטה יש שני כפתורים: "המשך" (עובר למסך האישור, עוד לא שומר כלום) ו"בטל" (סוגר את החלון בלי לשמור).
5. שלב 1: בחירת עובדים
בראש השלב יש ארבעה כפתורי סינון ("צ'יפים"): "מחלקה", "עובד/ים", "לפי תפקיד" ו"לפי הסכמי עבודה". לוחצים על כפתור כדי להפעיל אותו (הוא נצבע בירוק), ומתחתיו נפתח שדה הבחירה שלו. לחיצה נוספת מכבה אותו.
בשורה "מסננים פעילים" רואים סיכום של מה שנבחר. כל עוד לא הופעל אף מסנן מופיע "—" והכיתוב "בחרו כיצד לבחור עובדים".
5.1 איך מסננים משתלבים
בין מסננים שונים: "וגם". אם הפעלתם "מחלקה" וגם "לפי הסכמי עבודה", הדיווח יתווסף רק לעובדים שגם נמצאים במחלקה שבחרתם וגם משויכים להסכם שבחרתם.
בתוך אותו מסנן: "או". אם בחרתם שתי מחלקות, ייכללו עובדים מהמחלקה הראשונה או מהשנייה.
זה בדיוק מה שכתוב בחלון: "לחץ על מסננים כדי לשלב ביניהם (וגם). לדוגמה: מחלקה + הסכם עבודה, או תפקיד + הסכם עבודה."
5.2 מסנן "מחלקה"
נפתח שדה "מחלקה/סניף" עם עץ המחלקות של החברה. לוחצים על השדה, והעץ נפתח. מסמנים את המחלקות הרצויות בתיבות הסימון. אפשר להקליד בשדה "חפש" כדי למצוא מחלקה לפי שם. החץ ליד מחלקה פותח את תתי-המחלקות שלה. סימון מחלקת אב מסמן גם את תתי-המחלקות שלה. ה-ⓧ בשדה מנקה את הבחירה.
5.3 מסנן "עובד/ים"
נפתחת תיבה "בחירת עובדים" עם שני חלקים:
"סינון לפי מחלקה": כפתורים קטנים עם שמות המחלקות. לחיצה על מחלקה מצמצמת את רשימת העובדים לעובדי המחלקה הזו בלבד, כדי שיהיה קל למצוא אותם. מוצגות שתי מחלקות ראשונות, והכפתור "+3" (או מספר אחר) מציג את השאר. "נקה סינון" מבטל את הסינון. הסינון הזה רק עוזר למצוא עובדים ברשימה. הוא לא קובע בעצמו למי יתווסף הדיווח.
"עובדים": רשימה לבחירה מרובה. לוחצים על השדה, ובוחרים עובד אחד או יותר. אפשר להקליד שם, מספר עובד או ת.ז. כדי לחפש. ליד כל שם מופיע מספר השכר, ומתחת לו ת.ז. ה-× על עובד שנבחר מסיר אותו.
עובדים שכבר בחרתם נשארים בחירים גם אם תחליפו אחר כך את סינון המחלקה.
5.4 מסנן "לפי תפקיד"
נפתח שדה "תפקיד/פרויקט" עם רשימת התפקידים הפעילים בחברה. בוחרים תפקיד אחד או יותר. הדיווח יתווסף לכל עובד שאחד מהתפקידים האלה משויך אליו בכרטיס העובד.
אם מסמנים גם "הזן אוטומטית שעות ותפקיד מסידור העבודה" (פרק 7.6), המערכת לוקחת מהסידור רק משמרות של התפקידים שנבחרו.
5.5 מסנן "לפי הסכמי עבודה"
נפתח שדה "הסכם עבודה" עם שתי קבוצות:
"סוגי הסכמים": "שעתי", "חודשי", "יומי", "גלובלי". בוחרים סוג, והדיווח יתווסף לכל העובדים שההסכם שלהם מהסוג הזה.
"הסכם ספציפי": שמות הסכמי העבודה שהגדרתם. בוחרים הסכם, והדיווח יתווסף לעובדים שמשויכים אליו.
אפשר לבחור כמה ערכים, גם מהקבוצות השונות. המערכת בודקת את ההסכם של העובד בכל תאריך בנפרד. אם עובד עבר הסכם באמצע התקופה, הדיווח יתווסף רק לימים שבהם הוא היה בהסכם שבחרתם.
5.6 דוגמה לשילוב מסננים
רוצים להזין חופש רק לעובדים השעתיים במחלקות מכירות ומחסן: מפעילים "מחלקה" ובוחרים את שתי המחלקות, מפעילים "לפי הסכמי עבודה" ובוחרים "שעתי". בשורה "מסננים פעילים" יופיע "מחלקה (2) + לפי הסכמי עבודה: שעתי".
חשוב: כל מסנן שהפעלתם חייב לקבל לפחות ערך אחד. אם הפעלתם מסנן והשארתם אותו ריק, או שלא הפעלתם אף מסנן, תופיע ההודעה "יש לבחור לפחות ערך סינון אחד (מחלקה, עובד, תגית, הסכם או תפקיד)." כדי להמשיך, בחרו ערך או כבו את המסנן הריק בלחיצה עליו.
6. שלב 2: בחירת תאריכים
יש שלוש דרכים לבחור תאריכים:
6.1 "תאריך בודד / טווח" (ברירת המחדל)
בוחרים "בחר תאריך התחלה" ו"בחר תאריך סיום" מלוח השנה (לוחצים על השדה או על סמל לוח השנה). כשבוחרים תאריך התחלה, תאריך הסיום מתמלא אוטומטית באותו תאריך. ליום אחד בלבד משאירים כך. לטווח בוחרים תאריך סיום מאוחר יותר. הדיווח יתווסף לכל יום בטווח, כולל יום ההתחלה ויום הסיום.
6.2 "תאריכים מרובים"
לתאריכים שאינם רצופים, למשל כל יום שני בחודש. לוחצים על השדה, ובלוח השנה לוחצים על כל תאריך רצוי. כל תאריך שנבחר נצבע בכחול. לחיצה נוספת על תאריך מבטלת אותו. התאריכים מופיעים בשדה מופרדים בפסיקים.
6.3 "כמות ימים"
בוחרים "בחר תאריך התחלה" וכותבים בשדה "כמות ימים" כמה ימים להוסיף. המערכת סופרת ימים קלנדריים רצופים מתאריך ההתחלה. לדוגמה: התחלה 01/11/2026 ו-10 ימים = 01/11 עד 10/11.
שימו לב: בספירה של "כמות ימים" נכללים גם שישי ושבת. אם בחלונית "אפשרויות נוספות" נשארה ברירת המחדל "דלג על ימי שישי ושבת", הימים האלה יידלגו, ולכן יתווספו פחות מ-10 דיווחים. כך גם בטווח תאריכים.
7. שלב 3: סוג הדיווח, השעות והפרטים
7.1 "סוג דיווח"
בוחרים מהרשימה את סוג הדיווח:
סוג | מה נרשם |
עבודה | יום עבודה עם שעת כניסה ושעת יציאה. |
חצי יום מחלה / חצי יום חופש / חצי יום מילואים | חצי יום מהסוג הזה. |
מילואים | יום מילואים מלא. |
חופש | יום חופשה מלא, או חלקי לפי שעות. |
מחלה | יום מחלה מלא, או חלקי לפי שעות. |
מיוחד/אחר | יום מיוחד שהגדרתם בעצמכם (יום הצהרה, השתלמות, יום גיבוש וכו'). מופיע רק אם לא הוסתר בהגדרות. |
אם מנהל המערכת הסתיר סוגי דיווח בהגדרות, מנהלי מחלקה לא יראו אותם ברשימה. בחשבון של מוסד חינוך מופיעים רק "עבודה", "חופש" ו"מחלה".
7.2 שעות, בדיווח מסוג "עבודה"
ממלאים "משעה" (כניסה, בירוק) ו"עד" (יציאה, באדום).
"החלף": מחליף בין שעת הכניסה לשעת היציאה, למקרה שהוזנו הפוך.
תוויות שעות מהירות: מתחת לשעות מופיעים זוגות שעות מוכנים, למשל 08:00 | 17:00. לחיצה על תווית ממלאת את שתי השעות. תווית כתומה עם שם של יום מיוחד (למשל "יום הצהרה") מחליפה את סוג הדיווח ל"מיוחד/אחר" ובוחרת את היום הזה.
✎ (עיפרון): פותח בלשונית חדשה את המסך לניהול התוויות המהירות (רק למנהל מערכת).
⟳ (רענון): טוען מחדש את התוויות, אחרי שעדכנתם אותן בלשונית האחרת.
אם שעת היציאה מוקדמת משעת הכניסה (למשל 22:00 עד 06:00), המערכת מבינה שזו משמרת לילה, ורושמת את היציאה ביום שלמחרת.
7.3 "תפקיד/פרויקט", "אתרים", "הערות" ו"צרף קובץ לדיווח"
"תפקיד/פרויקט": התפקיד שיירשם על הדיווח. אופציונלי, אלא אם בהגדרות נקבע שחובה לבחור תפקיד בכל דיווח. אז תופיע ההודעה "חובה לבחור תפקיד/פרויקט".
"אתרים": מופיע רק בחברות שמשתמשות במקומות/אתרים. כשהשדה מופיע, חובה לבחור אתר, אחרת תופיע ההודעה "אנא בחר מקום". מנהל מחלקה רואה רק את האתרים שמשויכים אליו.
"אתר": בחברות שעובדות עם ניהול לקוחות מופיע שדה "אתר" ליד התפקיד.
"הערות": טקסט חופשי שיירשם על כל אחד מהדיווחים, למשל "חופשה מרוכזת - סגירת מפעל".
"צרף קובץ לדיווח": מצרף קובץ (למשל אישור). אותו קובץ יצורף לכל הדיווחים שנוצרים. אם בהגדרות נקבע שחובה לצרף אישור למחלה, דיווח "מחלה" או "חצי יום מחלה" בלי קובץ ייעצר עם ההודעה "אנא צרף קובץ לדיווח מחלה".
7.4 סוגי יום מלא: חופש, מחלה, מילואים וחצאי ימים
כשבוחרים סוג שאינו "עבודה", השעות מתאפסות ל-00:00 ולא ניתנות לעריכה, כי מדובר ביום שלם (או בחצי יום). התוויות המהירות נעלמות.
בסוגים "חופש", "מחלה" ו"מיוחד/אחר" מופיעה תיבת הסימון "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)". מסמנים אותה כשהחופש או המחלה הם רק לחלק מהיום. אז השעות נפתחות לעריכה, וממלאים את השעות של ההיעדרות, למשל 08:00 עד 12:00.
7.5 "מיוחד/אחר"
כשבוחרים "מיוחד/אחר" מופיע שדה "שם" עם רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו בחברה. בוחרים את היום הרצוי. מנהל מערכת יכול ללחוץ על + הכחול כדי להגדיר יום מיוחד חדש בלי לצאת מהחלון.
אם היום המיוחד הוגדר כיום שעתי (עם שעות קבועות), השעות שלו ממולאות אוטומטית, ו"הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)" מסומן ונעול.
אם ליום המיוחד מוגדרת מגבלת שימוש (למשל עד 2 ימים בשנה), עובד שכבר הגיע למגבלה ידולג, והדיווח לא יתווסף לו.
7.6 "הזן אוטומטית שעות ותפקיד מסידור העבודה"
תיבת סימון למי שעובד עם מודול סידור העבודה (משמרות). כשהיא מסומנת, שדות השעות נעלמים, והמערכת לוקחת לכל עובד ולכל יום את המשמרות שלו מהסידור המפורסם:
שעת ההתחלה והסיום של המשמרת נרשמות כשעות הדיווח, והתפקיד של המשמרת נרשם כתפקיד הדיווח.
לעובד עם כמה משמרות באותו יום ייווצר דיווח לכל משמרת.
עובד שאין לו משמרת באותו יום ידולג (לא ייווצר לו דיווח).
רק משמרות שהתפקיד שלהן מקושר לתפקיד במערכת נלקחות בחשבון.
אם בחרתם סוג דיווח שאינו "עבודה" (למשל "חופש"), הוא יירשם כדיווח חלקי בשעות המשמרת.
7.7 "מילוי שעות אוטומטי לפי:"
במקום להזין שעת יציאה, המערכת מחשבת אותה לכל עובד לפי התקן שלו. מסמנים את התיבה, ממלאים רק "משעה" (שעת הכניסה), ובוחרים שיטה:
"לפי תקן צפוי(כרטיס עובד)": שעת היציאה = שעת הכניסה + שעות העבודה היומיות הצפויות שמוגדרות בכרטיס העובד. עובד שאין לו ערך כזה בכרטיס ידולג.
"לפי תקן יומי": שעת היציאה = שעת הכניסה + התקן היומי מהסכם העבודה של העובד, לפי היום בשבוע, ובהתאם לאחוז המשרה שלו. עובד בלי הסכם עבודה ידולג.
כשהתיבה מסומנת, השדה "עד" נעלם. אי אפשר לסמן אותה יחד עם "הזן אוטומטית שעות ותפקיד מסידור העבודה".
8. "אפשרויות נוספות"
בחלונית האפורה שבצד שמאל של החלון נקבעים כללים שחלים על כל הדיווחים שנוצרים.
8.1 "אל תחשב נסיעות ליום זה"
מסמן את הימים האלה כימים שלא משלמים עליהם נסיעות. מתאים במיוחד לחופשה, למחלה ולעבודה מהבית.
שימו לב: אם התיבה לא מסומנת, והעובד כבר היה מסומן "אל תחשב נסיעות" באחד הימים, הסימון הזה יוסר. כלומר, הדיווח המרוכז קובע מחדש את מצב הנסיעות של כל יום שהוא מוסיף לו דיווח.
8.2 "הסר דיווח ישן" (באדום)
כשהתיבה מסומנת, לפני שהמערכת מוסיפה את הדיווח החדש, היא מוחקת את כל הדיווחים הקיימים של העובד באותו תאריך. כשהיא לא מסומנת, הדיווח החדש מתווסף ליד הדיווחים הקיימים, והם נשארים.
זהירות: מחיקת דיווחים קיימים לא ניתנת לביטול מהחלון הזה. השתמשו באפשרות רק כשאתם בטוחים שהדיווחים הקיימים באותם ימים שגויים. כשהיא מסומנת, מסך האישור מציג אזהרה באדום.
8.3 "דילוג על ימי סוף שבוע"
קובע על אילו ימים לדלג בתוך התאריכים שבחרתם:
"דלג על ימי שישי ושבת" (ברירת המחדל).
"דלג על ימי שבת" בלבד.
"דלג על ימי שישי" בלבד.
"אל תדלג על שישי/שבת": מוסיף דיווח לכל יום שנבחר.
הדילוג חל גם על "תאריכים מרובים". אם בחרתם במפורש יום שבת והשארתם את ברירת המחדל, הוא ידולג.
8.4 "הגדרות נוספות ולוגיקות חגים"
סימון התיבה פותח רשימה של כללים נוספים. הם שימושיים במיוחד כשמזינים יום חג לכמה עובדים, וצריך לבדוק לכל עובד אם הוא זכאי לתשלום.
אפשרות | מה היא עושה |
"הזן רק לעובד עם ותק של לפחות 3 חודשים" | הדיווח יתווסף רק לעובדים שבתאריך הזה עבדו בחברה 3 חודשים לפחות, לפי תאריך תחילת ההעסקה האחרון בכרטיס העובד. עובדים חדשים יותר, ועובדים בלי תאריך תחילת העסקה, ידולגו. |
"הזן רק אם קיים דיווח יום לפני ואחרי" | הדיווח יתווסף רק אם לעובד יש דיווח עבודה או מחלה ביום שלפני התאריך וגם ביום שאחריו. בחג של יומיים, הבדיקה היא על היום שלפני החג ועל היום שאחרי החג. |
"החשב שישי, שבת וימי מחלה כיום עבודה" | עובד עם האפשרות הקודמת. כשהיום שלפני או שאחרי הוא סוף שבוע (למשל חג ביום ראשון או ביום חמישי), המערכת לא תדרוש דיווח בצד של סוף השבוע, ויספיק דיווח בצד השני. |
"דלג אם קיים דיווח באותו היום" | עובד שכבר יש לו דיווח כלשהו בתאריך הזה ידולג. מונע כפילויות. |
"דלג אם אין תקן יומי" | עובד שאין לו תקן שעות ביום הזה (לפי הסכם העבודה) ידולג. כך למשל לא יתווסף יום חג לעובד שלא היה אמור לעבוד באותו יום. |
"השלם שעות לפי ממוצע 3 חודשים" | במקום השעות שהזנתם, המערכת מחשבת לכל עובד את ממוצע שעות העבודה היומי שלו ב-3 החודשים האחרונים, ורושמת דיווח מ-07:00 באורך הממוצע הזה. שימושי לתשלום יום חג לעובדים שעתיים. |
"דלג על ימים עם דיווח יומי שלם(מיוחד אחר/מחלה/חופשה)" | עובד שכבר יש לו באותו יום דיווח של יום שלם (חופש, מחלה, מילואים, מיוחד/אחר שאינו חלקי) ידולג. דיווחי עבודה ודיווחים חלקיים לא גורמים לדילוג. |
8.5 "דלג על תקופה לפני ואחרי תאריך העסקה"
מסומן כברירת מחדל. המערכת לא תוסיף דיווח לימים שהעובד לא הועסק בהם: לפני תאריך תחילת ההעסקה, אחרי תאריך סיום ההעסקה, או בפער בין שתי תקופות העסקה. מומלץ להשאיר מסומן.
9. מסך האישור ושמירה
כשהכול מוכן, לוחצים "המשך". המערכת בודקת שמילאתם את כל השדות הדרושים, ומציגה את המסך "אישור הפעולה": "בדקו מה המערכת תבצע. פעולה זו יכולה להוסיף או לדרוס דיווחים רבים."
במסך מופיע סיכום:
"עובדים": כמה עובדים עונים על המסננים שבחרתם.
"תאריכים": התאריך הראשון והאחרון, ובסוגריים מספר הימים אחרי הדילוג על סוף השבוע.
"שעות לכל דיווח": אורך הדיווח בשעות. אם בחרתם הזנה מסידור העבודה יופיע "מסידור העבודה", ובמילוי אוטומטי יופיע "השלמת שעות אוטומטית".
"סוג דיווח": הסוג שנבחר.
"דיווחים משוערים": עובדים × תאריכים.
שורה עם האפשרויות שבחרתם (למשל "דלג על ימי שישי ושבת · דלג על תקופה לפני ואחרי תאריך העסקה").
לוחצים "כן, הוסף דיווחים" כדי לשמור, או "לא, חזרה" כדי לחזור לטופס ולתקן. כל מה שמילאתם נשאר.
אם סימנתם "הסר דיווח ישן", יופיע באדום: "דיווחים קיימים בטווח זה יימחקו."
למה המספר "משוער"? הסיכום מחשב עובדים × ימים אחרי הדילוג על סוף השבוע בלבד. בזמן השמירה המערכת בודקת כל עובד וכל יום לפי שאר הכללים (תקופת העסקה, ותק, חגים, משמרות בסידור, חודש נעול ועוד) ומדלגת על מי שלא עומד בהם. לכן בפועל יכולים להיווצר פחות דיווחים.
10. מה קורה אחרי השמירה
המערכת יוצרת דיווח נפרד לכל עובד בכל יום שעבר את הבדיקות. מופיעה הודעת הצלחה, והמסך מתרענן.
הדיווחים מסומנים כדיווחים שהוזנו ידנית, ונרשמים ביומן הפעולות.
ההערה והקובץ המצורף נשמרים על כל אחד מהדיווחים.
כל דיווח שנוצר הוא דיווח רגיל. אפשר לערוך או למחוק אותו אחר כך כמו כל דיווח אחר, בדוח היומי או בכרטיס העובד.
הדיווחים נכנסים לחישובי הדוח החודשי ולייצוא לשכר כמו כל דיווח אחר.
11. דוגמאות מהשטח
דוגמה 1: חופשה מרוכזת לכל המפעל
שלב 1: "מחלקה" ← בוחרים את מחלקות הייצור.
שלב 2: "תאריך בודד / טווח" ← 01/11/2026 עד 05/11/2026.
שלב 3: "סוג דיווח" = "חופש".
אפשרויות: משאירים "דלג על ימי שישי ושבת" ו"דלג על תקופה לפני ואחרי תאריך העסקה". מסמנים "אל תחשב נסיעות ליום זה". אם כבר יש דיווחים שגויים באותם ימים, מסמנים "הסר דיווח ישן".
"המשך" ← בודקים את הסיכום ← "כן, הוסף דיווחים".
דוגמה 2: יום גיבוש לכל החברה
שלב 1: "מחלקה" ← מסמנים את שורש העץ (שם החברה), וכך נבחרות כל המחלקות.
שלב 2: התאריך של יום הגיבוש.
שלב 3: "מיוחד/אחר" ← "שם" = "יום גיבוש". אם אין יום כזה, לוחצים + ויוצרים אותו.
"המשך" ← "כן, הוסף דיווחים".
דוגמה 3: יום חג לעובדים שעתיים הזכאים לתשלום
שלב 1: "לפי הסכמי עבודה" ← "שעתי".
שלב 2: תאריך החג.
שלב 3: "מיוחד/אחר" ← היום המיוחד של החג.
אפשרויות: מסמנים "הגדרות נוספות ולוגיקות חגים", ובתוכה "הזן רק לעובד עם ותק של לפחות 3 חודשים", "הזן רק אם קיים דיווח יום לפני ואחרי", "דלג אם אין תקן יומי". אם רוצים שהשעות יהיו לפי הממוצע של כל עובד, מסמנים גם "השלם שעות לפי ממוצע 3 חודשים".
דוגמה 4: הזנת שבוע עבודה מסידור העבודה
שלב 1: "מחלקה" ← המחלקה שעובדת במשמרות.
שלב 2: טווח של השבוע. ב"דילוג על ימי סוף שבוע" בוחרים "אל תדלג על שישי/שבת" אם יש משמרות גם בסוף השבוע.
שלב 3: "עבודה" ← מסמנים "הזן אוטומטית שעות ותפקיד מסידור העבודה".
מומלץ לסמן "דלג אם קיים דיווח באותו היום" (בתוך "הגדרות נוספות ולוגיקות חגים"), כדי לא ליצור כפילות לעובדים שכבר החתימו שעון.
דוגמה 5: עובדים חודשיים בלי שעון, לפי התקן
שלב 1: "עובד/ים" ← בוחרים את העובדים.
שלב 2: טווח של כל החודש.
שלב 3: "עבודה" ← מסמנים "מילוי שעות אוטומטי לפי:" ← "לפי תקן יומי", ומזינים "משעה" 08:00.
אפשרויות: "דלג על ימי שישי ושבת". בתוך "הגדרות נוספות ולוגיקות חגים" מסמנים "דלג על ימים עם דיווח יומי שלם(מיוחד אחר/מחלה/חופשה)", כדי לא להזין עבודה בימים שהעובד היה בחופש או במחלה.
12. הסתרת הכפתור ממנהלי מחלקה
אם אתם לא רוצים שמנהלי מחלקה יוכלו להזין דיווחים מרוכזים: בתפריט הצדדי לוחצים "הגדרות גלובליות" ← לשונית "ניהול והרשאות משתמשים" ← מדליקים את "הסתר כפתור הזנת דיווח מרוכז למנהל מחלקה" ← שומרים. מעכשיו הכפתור לא יופיע למנהלי מחלקה, לא בדוח היומי, לא בדוחות החודשיים ולא בניהול דיווחי נוכחות. מנהל המערכת ממשיך לראות אותו.
13. שאלות נפוצות ופתרון בעיות
לחצתי "המשך" וקיבלתי "יש לבחור לפחות ערך סינון אחד".
לא הפעלתם אף מסנן בשלב 1, או שהפעלתם מסנן (הכפתור ירוק) ולא בחרתם בו ערך. בחרו ערך, או לחצו שוב על הכפתור הירוק כדי לכבות אותו.
קיבלתי הודעה שצריך למלא את כל השדות.
חסר תאריך התחלה (או תאריכים, במצב "תאריכים מרובים"), או שבסוג "עבודה" לא הוזנו שעות. מלאו שעות, או סמנו "הזן אוטומטית שעות ותפקיד מסידור העבודה". כשבוחרים "מיוחד/אחר" חובה לבחור גם "שם".
מסך האישור הראה 20 דיווחים, אבל נוספו פחות.
זה תקין. המספר במסך האישור משוער. בזמן השמירה המערכת מדלגת על עובדים וימים שלא עומדים בכללים: לפני או אחרי תקופת ההעסקה, בלי משמרת בסידור (בהזנה מהסידור), בלי ערך תקן (במילוי אוטומטי), עובד שהגיע למגבלת היום המיוחד, ימים שכבר יש בהם דיווח (אם סימנתם דילוג), כללי החגים, ואצל מנהל מחלקה גם ימים בחודש נעול.
נוצרו דיווחים כפולים.
בלי "הסר דיווח ישן", הדיווח המרוכז מתווסף ליד מה שכבר קיים. כדי למנוע כפילות, סמנו "דלג אם קיים דיווח באותו היום" (בתוך "הגדרות נוספות ולוגיקות חגים"), או "הסר דיווח ישן" אם הדיווחים הקיימים שגויים. כפילויות שכבר נוצרו מוחקים בדוח היומי.
לא נוסף דיווח בשישי או בשבת.
ברירת המחדל של "דילוג על ימי סוף שבוע" היא "דלג על ימי שישי ושבת". בחרו "אל תדלג על שישי/שבת", או את האפשרות שמתאימה לכם.
עובד מסוים לא קיבל דיווח.
בדקו: האם הוא עונה על כל המסננים שהפעלתם (בין מסננים זה "וגם")? האם התאריך בתוך תקופת ההעסקה שלו? האם הוא משויך להסכם שנבחר באותו תאריך? האם יש לו משמרת בסידור (בהזנה מהסידור), או ערך תקן (במילוי אוטומטי)? אם אתם מנהלי מחלקה, האם הוא במחלקה שבניהולכם, והאם החודש לא נעול?
מנהל מחלקה לא רואה את הכפתור.
כנראה מודלקת ההגדרה "הסתר כפתור הזנת דיווח מרוכז למנהל מחלקה" (פרק 12).
מנהל מחלקה לא רואה סוג דיווח מסוים ברשימה.
מנהל המערכת הסתיר את סוג הדיווח הזה בהגדרות. מנהל המערכת עצמו רואה תמיד את כל הסוגים.
"הזן רק לעובד עם ותק של לפחות 3 חודשים" דילג גם על עובדים ותיקים.
המערכת סופרת את הוותק מתאריך תחילת ההעסקה האחרון בכרטיס העובד. עובד שחזר לעבוד לפני פחות מ-3 חודשים, או עובד בלי תאריך תחילת העסקה, ידולג. עדכנו את תאריך תחילת ההעסקה בכרטיס העובד.
אחרי הדיווח המרוכז, נסיעות שסימנתי "לא לחשב" חזרו להיות מחושבות.
הדיווח המרוכז קובע מחדש את מצב הנסיעות של כל יום שהוא מוסיף לו דיווח. אם "אל תחשב נסיעות ליום זה" לא סומן, הסימון הקודם הוסר. הריצו שוב עם התיבה מסומנת, או סמנו את הימים מחדש.
טעיתי והזנתי דיווח מרוכז שגוי. איך מבטלים?
אין כפתור "בטל" לפעולה שכבר נשמרה. אפשרות א': מוחקים את הדיווחים בדוח הנוכחות היומי (סינון לפי התאריך, סימון הדיווחים ו"מחק דיווחים נבחרים"). אפשרות ב': מריצים דיווח מרוכז חדש ונכון על אותם עובדים ותאריכים, עם "הסר דיווח ישן". שימו לב שאפשרות ב' מוחקת את כל הדיווחים של העובדים באותם ימים, כולל דיווחי שעון.
האם אפשר להזין משמרת לילה?
כן. מזינים למשל "משעה" 22:00 ו"עד" 06:00. המערכת רושמת את היציאה ביום שלמחרת.
14. מקרא סמלים
סמל | משמעות |
+ הוסף דיווח מרוכז | פותח את חלון הדיווח המרוכז. |
1 / 2 / 3 (עיגול ירוק) | מספר השלב בחלון. |
כפתור סינון ירוק | מסנן פעיל. לבן = כבוי. |
+3 (כפתור מקווקו) | מציג את שאר המחלקות בסינון העובדים. |
× (על ערך שנבחר) | מסיר את הערך מהבחירה. |
ⓧ (בשדה המחלקות) | מנקה את כל המחלקות שנבחרו. |
📅 (לוח שנה) | פותח בחירת תאריך. |
⇄ החלף | מחליף בין שעת הכניסה לשעת היציאה. |
תווית ירוק/אדום (למשל 08:00 | 17:00) | תווית שעות מהירה: ממלאת כניסה ויציאה. |
תווית כתומה (למשל "יום הצהרה") | תווית מהירה של יום מיוחד: בוחרת "מיוחד/אחר" ואת היום. |
✎ / ⟳ | עריכת התוויות המהירות (בלשונית חדשה) / רענון שלהן. |
+ (כחול, ליד "שם") | יצירת יום מיוחד חדש. |
📎 צרף קובץ לדיווח | צירוף קובץ לכל הדיווחים שנוצרים. |
טקסט אדום "הסר דיווח ישן" | אפשרות שמוחקת דיווחים קיימים. |
15. רשימת בדיקה מהירה
פותחים "דוח נוכחות יומי" (או דוח חודשי / ניהול דיווחי נוכחות) ← "הוסף דיווח מרוכז".
שלב 1: מפעילים מסנן אחד או יותר ובוחרים ערכים. בודקים את שורת "מסננים פעילים".
שלב 2: בוחרים טווח, תאריכים מרובים או כמות ימים.
שלב 3: בוחרים סוג דיווח, ממלאים שעות (או הזנה מהסידור / מילוי אוטומטי), תפקיד, הערה וקובץ לפי הצורך.
אפשרויות נוספות: בודקים את הדילוג על סוף שבוע, נסיעות, "הסר דיווח ישן" וכללי החגים.
"המשך" ← בודקים את הסיכום ← "כן, הוסף דיווחים".
בודקים בדוח היומי שהדיווחים נוספו כמו שציפיתם.
בהצלחה!