הדשבורד החדש למנהלים – מדריך מלא
הדשבורד החדש הוא עמוד הבית של מנהל המערכת ומנהל המחלקה ב-EZTIME. הוא מרכז במקום אחד את כל מה שחשוב היום: מי נמצא בעבודה, מי איחר, אילו דיווחים חסרים, אילו בקשות של עובדים מחכות לאישור, אילו דיווחים צריך לתקן – וגם תובנות, נתונים על תקופות קודמות ומידע שימושי כמו מזג אוויר, שעון עולמי, שערי מטבע וחדשות.
הדשבורד בנוי מווידג'טים (חלונות מידע) שכל מנהל בוחר, מסדר, מגדיל, מקטין ומחלק ללשוניות לפי מה שחשוב לו. כל השינויים נשמרים אוטומטית לכל משתמש בנפרד – מה שמנהל אחד מסדר לא משנה את הדשבורד של מנהל אחר.
מה המדריך מכסה: איך עוברים לדשבורד החדש (ואיך חוזרים לקלאסי), מה רואים בו, כל הווידג'טים ומה כל אחד מציג, לשוניות ותקופות, התאמה אישית (הוספה, הסרה, גרירה, גודל, מזעור), אישור בקשות ותיקון דיווחים ישירות מהדשבורד, דשבורד PRO, ושאלות נפוצות.
👑 רוצים לראות יותר מ"מה קורה היום"? דשבורד PRO הופך את הדשבורד לכלי ניהול מלא: מצבת ותחלופה, תובנות אוטומטיות, מי מתקן דיווחים ולמה, מוכנות לשכר, חריגות, שעות מול תכנון, היעדרויות תכופות, יתרות חופשה ועוד – 23 ווידג'טים נוספים, כל חודש מהשנה האחרונה, ו-14 ימי ניסיון חינם. כל הפרטים בפרק 7.
סרטון הסבר קצר
מדריך מקוצר
בדשבורד הקלאסי (עמוד הבית) לוחצים על "לדשבורד החדש" בבאנר שבראש העמוד. מעכשיו תיכנסו ישר לדשבורד החדש.
למעלה בוחרים לשונית (היום / הנהלה ו-BI / משאבי אנוש) ותקופה (היום, אתמול, 7 ימים, החודש).
כדי להוסיף או להסיר ווידג'טים לוחצים "התאם את הדשבורד" ומפעילים או מכבים את המתג של כל ווידג'ט. אפשר גם ללחוץ על הריבוע המקווקו "הוסף ווידג'ט ללשונית".
כדי לסדר – גוררים ווידג'ט מהכותרת שלו. כדי לשנות גודל – גוררים את הפינה התחתונה, או בוחרים S / M / L / XL בתפריט ⋮.
לחיצה על שם הווידג'ט ממזערת אותו לשורה אחת; לחיצה נוספת פותחת אותו שוב.
בקשות של עובדים מאשרים או דוחים ישירות בווידג'ט "אישורים ממתינים", ודיווחים חסרים מתקנים בווידג'ט "דיווחי נוכחות לתיקון".
ווידג'טים עם כתר PRO שייכים לדשבורד PRO – 23 ווידג'טים של ניתוח, BI ומשאבי אנוש, וגם צפייה בחודש הקודם ובכל חודש מהשנה האחרונה. מפעילים מהכפתור "שדרוג ל-PRO", ו-14 הימים הראשונים בחינם (פרק 7).
רוצים לחזור? לחיצה על "חזרה לדשבורד הקלאסי" בראש הדשבורד.
1. מעבר לדשבורד החדש וחזרה לקלאסי
הדשבורד החדש זמין למנהל מערכת ולמנהל מחלקה. ההחלטה לעבור היא של כל משתמש בנפרד – המעבר של מנהל אחד לא מעביר את שאר המנהלים בחברה.
בראש הדשבורד הקלאסי מופיע באנר "חדש: דשבורד שאפשר להתאים אישית" עם הכפתור "לדשבורד החדש" (ראו בתמונה למטה). לחיצה עליו פותחת את הדשבורד החדש, ומאותו רגע כל כניסה למערכת וכל לחיצה על "דשבורד" בתפריט תפתח אותו.
כדי לחזור לדשבורד הקלאסי לוחצים על הקישור "חזרה לדשבורד הקלאסי" בצד שמאל של כותרת הדשבורד החדש. אפשר לעבור הלוך ושוב בכל רגע, וההגדרות האישיות של הדשבורד החדש נשמרות גם כשחוזרים לקלאסי.
הדשבורד החדש לא משנה שום נתון, דוח או חישוב במערכת – הוא רק מציג את המידע בצורה אחרת. הדוחות, הדיווחים והחישובים זהים בשני הדשבורדים.
2. מבנה המסך
הכותרת
ברכה – "בוקר טוב / צהריים טובים / ערב טוב / לילה טוב" עם השם הפרטי שלכם ואייקון לפי השעה (שמש בבוקר, שמש וענן בצהריים, ירח בערב ובלילה). ללקוחות דשבורד PRO מופיע ליד הברכה תג PRO.
תאריך היום והשורה "נתוני היום מתעדכנים אוטומטית".
בורר מחלקות – "כל המחלקות" או מחלקה אחת. הבחירה חלה על כל הווידג'טים בכל הלשוניות ונשמרת לפעם הבאה. מנהל מחלקה רואה כאן רק את המחלקות שלו ("המחלקות שלי"), וגם כשבוחר "המחלקות שלי" – כל הנתונים בדשבורד מוגבלים תמיד למחלקות שלו בלבד.
"התאם את הדשבורד" – פותח את מסך ההתאמה (פרק 6).
"שדרוג ל-PRO" (כפתור זהב) – מופיע רק למנהל מערכת בחברה שאין לה דשבורד PRO, ומוביל לדף המודל.
"חזרה לדשבורד הקלאסי".
לשוניות ותקופה
מתחת לכותרת יש שורה עם הלשוניות (מימין) ובורר התקופה (משמאל). כברירת מחדל יש שלוש לשוניות:
לשונית | מה יש בה | תקופת ברירת מחדל |
היום | מה שקורה עכשיו: אריחי מספרים, נוכחות היום, דורש טיפול, אישורים ממתינים, דיווחים לתיקון, פעילות חיה, מפה ועוד | היום |
הנהלה ו-BI | מצבת ותחלופה, תובנות, תיקונים ידניים, חריגות, מוכנות לשכר, שעות (רובם בדשבורד PRO) | חודש קודם |
משאבי אנוש | ימי מחלה וחופשה, ימי הולדת, אירועי עובדים, משימות, היעדרויות ועוד | החודש |
אפשר להוסיף לשוניות משלכם ("+ לשונית"), לשנות שמות, אייקונים וסדר, ולמחוק לשוניות (פרק 6).
3. תקופות
בורר התקופה קובע לאיזו תקופה יוצגו הנתונים בלשונית הפתוחה:
תקופה | מה מוצג | זמין ב |
היום | נתונים חיים של היום, מתעדכנים לבד | כל הלקוחות |
אתמול | סיכום של יום אתמול | כל הלקוחות |
7 ימים אחרונים | שבעת הימים האחרונים, עד אתמול | כל הלקוחות |
החודש | מתחילת החודש ועד אתמול | כל הלקוחות |
חודש קודם | החודש הקודם המלא | דשבורד PRO |
חודש אחר | חודש אחד לבחירה מתוך 12 החודשים האחרונים | דשבורד PRO |
כשבוחרים "7 ימים אחרונים" או "החודש" מופיע ליד הבורר הכיתוב "עד אתמול" – הנתונים של תקופות כאלה מחושבים בלילה, ולכן כוללים את הימים עד אתמול. היום עצמו תמיד מוצג בלשונית/תקופה "היום".
לחיצה על "חודש אחר" פותחת רשימה של 12 החודשים האחרונים (ראו בתמונה למטה). אחרי הבחירה הכפתור מציג את שם החודש שנבחר.
הבחירה בבורר היא זמנית: כשעוברים ללשונית אחרת היא נפתחת בתקופת ברירת המחדל שלה. את ברירת המחדל של כל לשונית קובעים במסך ההתאמה (פרק 6).
ווידג'טים שתמיד מציגים "עכשיו" (אישורים ממתינים, עדיין בעבודה, סידור היום, מפת דיווחי היום ועוד) לא משתנים לפי התקופה. כשבוחרים תקופה אחרת מופיע עליהם התג "עכשיו".
בחברות בלי דשבורד PRO, "חודש קודם" ו"חודש אחר" מופיעים עם כתר, ולחיצה עליהם מובילה לדף דשבורד PRO.
4. הווידג'טים
כל ווידג'ט הוא חלון עם כותרת, נתונים, וכפתורים בצד השמאלי של הכותרת: i (הסבר על הווידג'ט – מה הוא מציג, איך מחושב ומאיפה הנתון) ו-⋮ (תפריט אפשרויות). ליד חלק מהכותרות מופיע תג "חי" עם נקודה ירוקה – הנתון מתעדכן לבד – או "עודכן הלילה" לנתונים שמחושבים פעם בלילה.
4.1 אריחי מספרים (לשונית היום)
אריח | מה מציג |
עובדים פעילים | מספר העובדים הפעילים (בלי טיוטות ועובדים שמוסתרים מדוחות), וכמה מהם הגיעו היום. לחיצה על השם פותחת את רשימת העובדים. |
נמצאים עכשיו | עובדים עם כניסה פתוחה כרגע, ואחוז מהמצבת. בתקופה שאינה היום – ממוצע העובדים שנכחו ביום. |
איחורים היום | כניסה אחרי תחילת המשמרת בסידור העבודה (5 דקות חסד) או לפי כלל האיחור בהסכם העבודה, והשוואה לאתמול. |
דיווחים חסרים | דיווחים עם כניסה או יציאה חסרה החודש (לא כולל היום, שעוד לא הסתיים). |
נעדרים היום | עובדים ששובצו בסידור העבודה, שעת המשמרת שלהם עברה ואין להם דיווח, חופשה או מחלה. דורש סידור עבודה – בלי סידור מוצג "—" והתג "ללא סידור עבודה". |
בהפסקה עכשיו | עובדים שיצאו להפסקה ועדיין לא חזרו. |
בקשות ממתינות | בקשות של עובדים שמחכות לאישור. |
בחופשה / מחלה היום | עובדים עם יום חופש, מחלה, מילואים או יום מיוחד היום. |
ימי מחלה / ימי חופשה (לשונית משאבי אנוש) | ימי המחלה והחופשה שנוצלו החודש (עד אתמול) או בתקופה שנבחרה. |
4.2 ווידג'טים של היום-יום
נוכחות היום – גרף לפי שעות: כניסות (כחול), יציאות (כתום) והקו הירוק של הנמצאים בעבודה, עם קו "עכשיו". מעל הגרף: כניסות, יציאות, נמצאים עכשיו, איחורים, חופשה/מחלה. בתקופה שאינה היום הגרף מציג יום אחרי יום: נוכחים, איחורים וחסרים.
דורש טיפול – כל מה שצריך תשומת לב במקום אחד: חסרה יציאה, חסרה כניסה, איחורים, יציאה מוקדמת, דיווח מחוץ למיקום מאושר, בקשות תיקון נוכחות, בקשות חופשה/מחלה, נשארו אחרי סוף המשמרת, משמרות ארוכות. לחיצה על שורה פותחת את הדוח המתאים. כשאין כלום מוצג "אין מה לטפל כרגע".
אישורים ממתינים – טבלה של בקשות העובדים שמחכות לאישור, בדיוק כמו בדשבורד הקלאסי (ראו בתמונה למטה):
עמודות: עובד (לחיצה על השם פותחת את הדוח החודשי שלו לחודש הבקשה), מתי הבקשה נשלחה, מחלקה, סוג בקשה (תיקון דיווח, חופשה, מחלה, חצי יום, מילואים או שם היום המיוחד), דיווח חדש (תאריך, שעת כניסה בירוק ויציאה באדום, תפקיד, מקום והערת העובד), דיווח קיים (בתיקון דיווח – הדיווח לפני השינוי, בקו מחוק).
כפתורי אישור ודחייה לכל בקשה, וכפתור לצפייה בקובץ מצורף אם יש.
סינון מהיר למעלה: הכול / תיקוני דיווח / חופשה / מחלה, עם מספר הבקשות בכל קבוצה.
מוצגות 8 בקשות, ו"הצג עוד" מוסיף עוד 8. הווידג'ט טוען עד 100 הבקשות האחרונות; כשיש יותר מופיע "מוצגות 100 מתוך X" וקישור לעמוד כל הבקשות.
בקשה שאושרה או נדחתה יורדת מיד מהטבלה. אם החודש נעול לעריכה או שסוג הבקשה חסום מופיעה הודעה, והבקשה נשארת.
דיווחי נוכחות לתיקון – דיווחים עם כניסה או יציאה חסרה (החודש עד אתמול, או בתקופה שנבחרה), כמו "דיווחי נוכחות שעליך לתקן" בדשבורד הקלאסי. לכל שורה: עובד, מחלקה, תאריך, כניסה, יציאה (חסר מוצג באדום --:--), ושני כפתורים: עיפרון – פותח את חלון עריכת הדיווח הרגיל של המערכת; פח – מחיקת הדיווח (עם אישור). אחרי שמירה הווידג'ט והאריחים מתעדכנים מיד. בתחתית: קישור לדוח החריגות.
דיווחי נוכחות מהיום – שתי תצוגות: "דיווחו היום" (לכל עובד: כניסה ראשונה, יציאה אחרונה או "פתוח", ושעות היום; עובד בחופשה/מחלה מוצג עם סוג היום) ו"עוד לא דיווחו" (עובדים פעילים בלי שום דיווח היום, עם המספר הכולל).
פעילות חיה – הדיווחים האחרונים בזמן אמת: כניסה, יציאה, יציאה וחזרה מהפסקה, עם שיטת הדיווח (אפליקציה, שעון, NFC, ידני ועוד), המקום ובדיקת המיקום (בתוך / מחוץ למיקום מאושר).
עדיין בעבודה – עובדים שעדיין מחוברים אחרי שהמשמרת שלהם הסתיימה, או (בלי סידור עבודה) עם כניסה פתוחה יותר מ-10 שעות.
סידור היום – המשמרות של היום לפי סניף: כמה שובצו וכמה הגיעו בכל משמרת. כשיש כמה סניפים בוחרים סניף ברשימה בכותרת. מופיע רק בחברות שמשתמשות בסידור עבודה.
נוכחות לפי מחלקה – טבלה לכל מחלקה: נמצאים, הגיעו, איחור, חופשה/מחלה, סה"כ ואחוז הגעה מתוך הצפויים. כשיש יותר מ-15 מחלקות מופיע חיפוש מחלקה. בתקופה שאינה היום: ימי נוכחות, איחורים, חסרים, נעדרים, חופשה ושעות.
מפת דיווחי היום – מיקומי הכניסות והיציאות של היום, המיקום האחרון שנקלט לכל עובד והמיקומים המאושרים של החברה (עיגולים סגולים). המפה לא נטענת אוטומטית: לוחצים על "הצג מיקומים על המפה", ואחרי זה היא לא מתרעננת לבד (רענון דרך ⋮ ← רענן). יש חיפוש עובד בכותרת. מפה מבוססת OpenStreetMap.
תובנות על הארגון (PRO) – כללים אוטומטיים שמצביעים על מה שחשוב: המחלקה עם הכי הרבה דיווחים חסרים, שיעור האיחורים הגבוה, הכי הרבה תיקונים ידניים, המנהל שמתקן הכי הרבה, שינוי בשעות העבודה ועוד.
פעולות מהירות – קיצורי דרך: הוסף עובד, דוח מסכם, סידור עבודה, תזכורות, בקשות עובדים, משימות ועוד. בתפריט ⋮ ← "בחר פעולות להצגה" בוחרים אילו פעולות יופיעו.
4.3 משאבי אנוש
ימי הולדת – העובדים שחוגגים בחודש הנבחר (בוחרים חודש ברשימה בכותרת). בחודש הנוכחי הרשימה מתחילה במי שחוגג היום, אחריו הימים הבאים ובסוף מי שכבר חגג, ומעל הרשימה מופיע "X עובדים חוגגים היום". כפתורי הדפסה ואקסל בכותרת מפיקים את רשימת החודש. מנהל מחלקה מקבל רק את העובדים במחלקות שלו.
אירועי עובדים – ימי שנה לעבודה השבוע, עובדים חדשים וסיומי העסקה קרובים (ימי הולדת מוצגים בווידג'ט ימי הולדת).
התראות ומשימות – משימות, תזכורות לעובדים ותיבת הדואר, עם קישור לכל עמוד.
מה חדש במערכת – עדכונים והודעות של EZTIME.
ב-PRO: היעדרויות לפי מחלקה, Bradford, יתרות חופשה, ותק ומשאבי אנוש פתוחים (פרק 7).
4.4 מידע שימושי
ווידג'טים כלליים שאפשר להוסיף לכל לשונית (קטגוריה "מידע שימושי" ברשימת הווידג'טים). הם זמינים לכל הלקוחות.
מזג אוויר – מזג האוויר עכשיו (טמפרטורה, רוח, לחות) ותחזית ל-7 ימים: טמפרטורה מקסימלית ומינימלית וגשם צפוי. בוחרים עיר ברשימה בכותרת (41 ערים), והבחירה נשמרת. מקור: MET Norway.
שעון עולמי – מה השעה עכשיו בערים שבוחרים, האם שם היום, מחר או אתמול, והפרש השעות מכאן. השעה מוצגת כהה בשעות העבודה המקובלות שם (08:00–17:00) ובהירה מחוץ להן – כך רואים מיד אם מתאים להתקשר. בוחרים ערים בעיפרון שבכותרת או ב-⋮ ← "בחירת ערים": עד 8 ערים מתוך 37 (ראו בתמונה למטה).
שערי מטבע – השער היציג של בנק ישראל (דולר, אירו, ליש"ט, פרנק, ין ועוד) והשינוי מהיום הקודם בירוק/אדום.
מדדי מניות – מדדי תל אביב (ת"א 35, ת"א 125) ומדדים מהעולם (S&P 500, נאסד"ק, דאו ג'ונס, פוטסי, דאקס, ניקיי) – שינוי יומי וגרף חודש. הנתונים בעיכוב ואינם ייעוץ השקעות.
חדשות – הכותרות האחרונות מאתר חדשות לבחירה: ynet מבזקים, ynet חדשות, גלובס – שוק ההון, BBC World, BBC Business. לחיצה על כותרת פותחת את הכתבה באתר המקורי בלשונית חדשה.
משפט היום – משפט השראה או מוטיבציה אחר בכל יום.
הנתונים של מטבע, מניות, מזג אוויר וחדשות מגיעים ממקורות חיצוניים ומתעדכנים כמה פעמים ביום. אם מקור לא זמין, הווידג'ט מציג "המקור לא זמין כרגע" – ושאר הדשבורד ממשיך לעבוד כרגיל.
5. סידור הווידג'טים על המסך
גרירה ושינוי גודל
הזזה – תופסים את ווידג'ט בכותרת שלו וגוררים למקום חדש. שאר הווידג'טים זזים כדי לפנות מקום.
שינוי גודל – גוררים את הפינה התחתונה של הווידג'ט (הידית מופיעה כשמעבירים עליו את העכבר). כשמשנים גובה של ווידג'ט, כל הווידג'טים מאותו סוג באותה שורה מקבלים את אותו גובה.
גודל מוכן – בתפריט ⋮ בוחרים S (קטן, שליש שורה), M (חצי שורה), L (שני שליש שורה) או XL (שורה מלאה). באריחי מספרים: S / M / L. הנקודה הקטנה על אחד הכפתורים מסמנת את גודל ברירת המחדל של הווידג'ט.
הסידור האוטומטי
כל ווידג'ט מתכווץ לגובה התוכן שלו, וכשיש יותר תוכן הוא גדל בחזרה עד הגודל שנקבע לו (ומעבר לזה מופיעה גלילה בתוכו). ווידג'ט שהגובה שלו שונה ידנית נשאר בגובה שבחרתם; בחירת גודל מהתפריט מחזירה אותו להתאמה האוטומטית.
ווידג'טים באותה שורה מקבלים גובה זהה, כך שכל השורה נגמרת בקו אחד.
אחרי הזזה, שינוי גודל, מזעור או הסתרה, הווידג'טים עולים למעלה ומתמלאים לתוך המקומות הפנויים, כדי שלא יישארו רווחים.
תפריט ⋮ – כל האפשרויות
אפשרות | מה עושה |
מזער ווידג'ט / הגדל ווידג'ט | מכווץ את הווידג'ט לשורה אחת עם השם והתפריט בלבד, או פותח אותו שוב |
רענן | טוען מחדש את הנתונים של הווידג'ט |
העבר לראש הלשונית / למקום הקודם / למקום הבא | הזזה בלי גרירה (נוח במחשב בלי עכבר ובטלפון) |
גודל S / M / L / XL | גודל מוכן (רוחב וגובה) |
הסתר ווידג'ט | מוריד את הווידג'ט מהלשונית. מופיעה הודעה עם "בטל" להחזרה מיידית; אפשר להחזיר גם ממסך ההתאמה |
בחר פעולות להצגה (פעולות מהירות) / בחירת ערים (שעון עולמי) | הגדרות של ווידג'טים מסוימים |
מזעור בלחיצה על השם
לחיצה על שם הווידג'ט ממזערת אותו לשורה צרה עם האייקון, השם והתפריט (ראו בתמונה למטה). לחיצה נוספת על השם פותחת אותו בחזרה. באריחי מספרים – לחיצה כפולה על הכותרת.
הוספת ווידג'ט ממקום פנוי
בסוף כל לשונית מופיע ריבוע מקווקו "הוסף ווידג'ט ללשונית". גם כשנשאר מקום ריק בתוך הדשבורד (בגודל של אריח קטן לפחות) מופיע בו ריבוע כזה. לחיצה על ריבוע במקום ריק פותחת את רשימת הווידג'טים כשהסינון "מתאים למקום הפנוי" כבר מסומן – רק ווידג'טים שנכנסים למקום. הווידג'ט שבוחרים נכנס בדיוק לאותו מקום.
6. מסך "התאם את הדשבורד"
לחיצה על "התאם את הדשבורד" פותחת חלון צד עם שני חלקים: לשוניות, וווידג'טים לפי לשונית.
לשוניות
"+ לשונית חדשה" – מוסיף לשונית ריקה (עד 8 לשוניות).
שם – מקלידים שם חדש בשדה (עד 30 תווים).
"N ווידג'טים" – בוחר את הלשונית לעריכה ומקפיץ לרשימת הווידג'טים שלה.
חץ – מעביר את הלשונית מקום אחד קדימה. אפשר גם לגרור לשונית בידית הנקודות שבצד.
פח – מחיקת הלשונית (עם אישור). לא ניתן למחוק את הלשונית האחרונה.
אייקון – בחירה מתוך 8 אייקונים שמופיעים ליד שם הלשונית.
תקופת ברירת מחדל – התקופה שבה הלשונית נפתחת (תקופות PRO מסומנות "· PRO" וזמינות רק בדשבורד PRO).
ווידג'טים לפי לשונית
בוחרים למעלה את הלשונית שעורכים (הכפתורים עם מספר הווידג'טים בכל לשונית). הדשבורד שמאחור עובר לאותה לשונית, כך שרואים את השינוי מיד.
לכל ווידג'ט יש כרטיס עם אייקון, שם, הסבר קצר, גודל ברירת המחדל (S / M / L) ומתג – מפעילים כדי להוסיף ללשונית, מכבים כדי להסיר.
חיפוש – לפי שם או תיאור.
סינון לפי קטגוריה – הכול, היום, חריגות ושכר, תיקונים ידניים, BI ומצבת, מקומות ושיטות דיווח, משאבי אנוש, מידע שימושי – עם מספר הווידג'טים בכל קטגוריה.
סינון לפי גודל – הכול / S / M / L / XL.
"הסתר ווידג'טים שמוצגים בלשוניות אחרות" – משאיר רק את הווידג'טים של הלשונית הזו ואת אלה שלא מוצגים באף לשונית. הבחירה נשמרת בדפדפן.
ווידג'ט מוצג בלשונית אחת בלבד. ווידג'ט שנמצא בלשונית אחרת מסומן "מוצג בלשונית X"; הפעלה שלו כאן מעבירה אותו מהלשונית האחרת, ומופיעה הודעה על כך.
ווידג'טים עם כתר PRO – בחברה בלי דשבורד PRO לחיצה עליהם מובילה לדף הרכישה.
"שחזר ברירת מחדל" – מחזיר את כל הלשוניות והווידג'טים להגדרות ההתחלתיות (עם אישור). "סיום עריכה" סוגר את החלון.
כל שינוי – גרירה, גודל, מזעור, הוספה, הסרה, לשוניות ותקופות ברירת מחדל – נשמר אוטומטית למשתמש שלכם, ונשאר גם אחרי יציאה וכניסה ובכל מחשב.
7. דשבורד PRO – מהדשבורד היומי לכלי ניהול
הדשבורד הרגיל עונה על השאלה "מה קורה היום?": מי הגיע, מי איחר, מה חסר ומה מחכה לאישור. דשבורד PRO עונה על השאלות הבאות – אלה שבדרך כלל דורשות להוציא כמה דוחות לאקסל, לחבר אותם ולחשב לבד:
לאן הארגון הולך? – כמה עובדים נכנסו ויצאו, מה שיעור התחלופה, ואיפה עובדים עוזבים מהר מדי.
איפה התהליך לא עובד? – אילו מחלקות ומנהלים מתקנים הכי הרבה דיווחים ידנית, ומי העובדים שחוזרים לבקש תיקונים.
האם אפשר לסגור שכר? – כמה עובדים מוכנים לחודש, למי חסרים דיווחים, למי יש בקשות פתוחות ומי עוד לא חתם.
מה עולה לנו כסף? – היעדרויות קצרות ותכופות, יתרות חופשה גבוהות (התחייבות כספית), ושעות שבוצעו מול מה שתוכנן.
מה השתנה לעומת החודש הקודם? – תובנות אוטומטיות שמציגות במשפט אחד מה בולט, בלי לחפש בדוחות.
כל זה מוצג על אותו מסך, באותם ווידג'טים שאפשר לגרור, להגדיל ולסדר בלשוניות – ומתעדכן לבד כל לילה.
7.1 מה מקבלים – כל 23 הווידג'טים
בתמונה למטה – הקטלוג המלא של דשבורד PRO, כפי שהוא מופיע בדף המודל, והשוואה בין הדשבורד הרגיל (Basic) ל-PRO.
7.2 BI ומצבת עובדים (7 ווידג'טים)
תמונת מצב של כוח האדם בארגון – בלי לשלוף דוח העסקה ולספור שורות.
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
מצבת עובדים | מספר העובדים המועסקים בסוף התקופה, לפי תאריכי ההעסקה בכרטיס העובד, והשינוי לעומת שנה קודם. | המספר הראשון שהנהלה שואלת עליו. רואים מיד אם הארגון גדל או מצטמצם. |
מצבת · 12 חודשים | גרף של מצבת העובדים בסוף כל אחד מ-12 החודשים האחרונים. | מגמה ועונתיות: מתי מגייסים, מתי עוזבים, ואיך נראית השנה. |
גיוסים ועזיבות | כמה עובדים התחילו וכמה סיימו לעבוד בתקופה, מול התקופה הקודמת. | מראה אם קצב הגיוס מדביק את העזיבות. |
שיעור תחלופה | העזיבות בתקופה מתוך ממוצע המצבת בתחילת התקופה ובסופה. | מדד ה-HR שכל הנהלה שואלת עליו. תחלופה גבוהה = עלויות גיוס, הכשרה ושחיקה. |
גיוסים ועזיבות לפי מחלקה | גיוסים, עזיבות ושיעור תחלופה לכל מחלקה. | מגלה איפה הבעיה: מחלקה אחת עם תחלופה חריגה יכולה להסתתר בתוך ממוצע ארגוני סביר. |
נטישה מוקדמת (90 יום) | עובדים שעזבו בתוך 90 יום מתחילת העבודה. | מדד לאיכות הגיוס והקליטה. כל עובד שעוזב מהר הוא גיוס והכשרה שהלכו לפח. |
תובנות BI | משפטים אוטומטיים מתוך נתוני הגיוס והעזיבה – למשל המחלקה עם התחלופה הגבוהה, או צמיחה חריגה. | המסקנה כבר כתובה. לא צריך לנתח גרפים. |
7.3 תובנות על הארגון
ווידג'ט "תובנות" משווה את התקופה לתקופה הקודמת וכותב במשפטים קצרים מה בולט – למשל: המחלקה עם הכי הרבה דיווחים חסרים, שיעור איחורים שעלה, המחלקה עם הכי הרבה תיקונים ידניים, המנהל שמתקן הכי הרבה, או שינוי חד בשעות העבודה. שם המחלקה מודגש, כך שרואים מיד לאן לפנות.
זה הווידג'ט שמנהלים פותחים ראשון: במקום לחפש בעשרות שורות, הדשבורד אומר לכם על מה כדאי להסתכל.
7.4 תיקונים ידניים (3 ווידג'טים)
כל דיווח שמתוקן ידנית הוא סימן שמשהו בתהליך לא עובד: עובד ששוכח להחתים, שעון שלא במקום הנכון, או מנהל שמתקן במקום לטפל בשורש הבעיה. החלק הזה מראה איפה זה קורה.
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
מנהלים שמתקנים הכי הרבה | דירוג המנהלים לפי מספר ההוספות, התיקונים והמחיקות שעשו בדיווחים של עובדים (לא כולל עובד שתיקן את עצמו), ומספר העובדים שתוקנו. | בקרה ושקיפות: מי מתקן, כמה, ובאילו היקפים. עוזר לזהות חריגות ונהלים שלא נשמרים. |
תיקונים ידניים לפי מחלקה | מספר הדיווחים שנערכו ידנית בכל מחלקה, וגם ביחס למספר העובדים בה. | ההשוואה לפי גודל המחלקה מראה איפה התהליך באמת חלש – לא רק איפה יש הכי הרבה עובדים. |
עובדים עם הכי הרבה בקשות תיקון | העובדים ששלחו הכי הרבה בקשות לתיקון דיווח בתקופה. | שיחה אחת עם עובד שחוזר לבקש תיקונים חוסכת עבודה למנהל ולחשבות השכר בכל חודש. |
7.5 חריגות ושכר (2 ווידג'טים)
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
מוכנות לשכר | לחודש של התקופה: כמה עובדים מוכנים לסגירת שכר (בלי דיווחים חסרים ובלי בקשות פתוחות), כמה עם חסרים, כמה עם בקשות פתוחות, וכמה חתמו על הדוח החודשי. יש קישור ישיר לדוח המסכם. | בסוף החודש רואים במבט אחד אם אפשר לסגור שכר, ומה עוד צריך לטפל בו ואצל מי – במקום לעבור עובד-עובד. |
Top חריגות | העובדים עם הכי הרבה ימי איחור, דיווחים חסרים ותיקונים ידניים בתקופה, בלשוניות נפרדות. | רשימה קצרה של העובדים שדורשים שיחה, במקום לגלות את זה בדוח השכר. |
7.6 שעות ותכנון (3 ווידג'טים)
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
סקירת שעות | סך שעות העבודה, ממוצע ליום, ימי נוכחות, מחלה, חופשה ותיקונים ידניים בתקופה – מול התקופה הקודמת. | תמונה של היקף העבודה בארגון ושל הכיוון: עלייה או ירידה. |
מתוכנן מול בפועל | השעות שתוכננו בסידור העבודה מול השעות שבוצעו בפועל, לפי מחלקה. | מגלה פער בין התכנון לביצוע – שעות עודפות שעולות כסף, או חוסר בכוח אדם. |
שיטות דיווח | כמה דיווחים הגיעו מהאפליקציה, מ-NFC, משעון, מטאבלט, מ-Web וכמה הוזנו ידנית. | מראה אם העובדים משתמשים באמצעים שהארגון השקיע בהם, וכמה עבודה ידנית עוד נשארה. |
7.7 מקומות ומדבקות (2 ווידג'טים)
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
שעות לפי מקום ומדבקה | שעות העבודה ומספר הדיווחים לפי מדבקת NFC, לפי מקום ולפי סניף בתקופה. | כמה שעות הושקעו בכל אתר או לקוח – בסיס לתמחור, לחיוב לקוחות ולתכנון כוח אדם. |
מדבקות ושעונים ללא שימוש | מדבקות שלא היה בהן דיווח ושעונים שלא התחברו ב-14 הימים האחרונים. | מגלה ציוד שלא עובד, שהוזז או שכבר לא בשימוש – לפני שמגלים חודש של דיווחים חסרים. |
7.8 היעדרויות ומשאבי אנוש (5 ווידג'טים)
ווידג'ט | מה הוא מציג | למה זה חשוב |
היעדרויות לפי מחלקה | שיעור ההיעדרות בכל מחלקה: ימי היעדרות ומחלה מתוך ימי העבודה המתוכננים. | משווה מחלקות בצורה הוגנת, בלי קשר לגודלן. |
היעדרויות תכופות (Bradford Factor) | מדד מקובל בעולם שמזהה היעדרויות קצרות וחוזרות: מספר רצפי המחלה בריבוע כפול מספר ימי המחלה, ב-52 השבועות האחרונים. ציון 125 ומעלה נחשב גבוה. | עשרה ימי מחלה ברצף הם מקרה אחד; עשרה ימים בודדים לאורך השנה הם דפוס. המדד מבדיל בין השניים ומאפשר לטפל לפני שזה הופך לבעיה. |
יתרות חופשה | העובדים עם יתרות החופשה הגבוהות ביותר, וממוצע לפי מחלקה. | יתרת חופשה גבוהה היא התחייבות כספית שתשולם בפדיון. רואים אותה מראש ומתכננים יציאה לחופשות. |
ותק עובדים | פילוח הוותק בארגון וותק ממוצע לפי מחלקה. | יציבות כוח האדם, ואיפה הידע הארגוני מרוכז. |
משאבי אנוש פתוחים | מסמכי עובדים שפג או יפוג תוקפם, ותהליכי קליטה ועזיבה פעילים. | שום מסמך לא פג בלי שמישהו ידע. |
7.9 כל חודש מהשנה האחרונה
בדשבורד הרגיל אפשר לראות היום, אתמול, 7 ימים והחודש. ב-PRO נוספות שתי תקופות:
חודש קודם – החודש הסגור האחרון, עם השוואה לחודש שלפניו. מושלם לסיכום חודשי ולישיבת הנהלה.
חודש אחר – בחירת כל חודש מתוך 12 החודשים האחרונים, למשל כדי להשוות לאותה עונה או לבדוק מה קרה בחודש מסוים.
התקופה משפיעה על כל הווידג'טים בלשונית יחד, וכל לשונית יכולה להיפתח בתקופה משלה – למשל לשונית "הנהלה ו-BI" שנפתחת תמיד על החודש הקודם.
7.10 דוגמאות מהשטח
ישיבת הנהלה חודשית: פותחים את לשונית "הנהלה ו-BI" על "חודש קודם" – מצבת, גיוסים ועזיבות, תחלופה ותובנות כבר מוכנים על המסך. אין צורך להכין מצגת.
סגירת שכר: ווידג'ט "מוכנות לשכר" מראה שלוש מחלקות עם דיווחים חסרים ושמונה עובדים שלא חתמו. מטפלים בהם, ורק אז מייצאים לשכר.
מחלקה עם תחלופה גבוהה: "גיוסים ועזיבות לפי מחלקה" ו"נטישה מוקדמת" מראים שבמחלקה אחת עובדים עוזבים בתוך שלושה חודשים. זו נקודת התחלה לבדוק את הקליטה או את המנהל.
תיקונים בלי סוף: "תיקונים ידניים לפי מחלקה" מראה שבסניף אחד כמעט כל עובד מתוקן כל שבוע. בדיקה מגלה שהשעון ממוקם רחוק מהכניסה – ו"מדבקות ושעונים ללא שימוש" מאשר שאחד השעונים בכלל לא מתחבר.
היעדרויות: Bradford מסמן עובד עם ציון 300 – הרבה ימי מחלה בודדים לאורך השנה. שיחה מוקדמת חוסכת את הבעיה הבאה.
7.11 Basic מול PRO
מה בדשבורד | Basic | PRO |
אריחי היום: נוכחים, איחורים, חסרים, נעדרים, בהפסקה, מחלה וחופשה | ✔ | ✔ |
דורש טיפול, אישורים ממתינים, דיווחים לתיקון, דיווחים מהיום ופעילות חיה | ✔ | ✔ |
מפת דיווחים, ימי הולדת, אירועים ומשימות, מידע שימושי | ✔ | ✔ |
תקופות: היום, אתמול, 7 ימים, החודש | ✔ | ✔ |
חודש קודם וכל חודש מהשנה האחרונה | — | ✔ |
BI: מצבת, תחלופה, גיוסים ועזיבות, נטישה מוקדמת | — | ✔ |
תובנות אוטומטיות על הארגון | — | ✔ |
תיקונים ידניים: מנהלים, מחלקות ועובדים | — | ✔ |
מוכנות לשכר ו-Top חריגות | — | ✔ |
שעות, מתוכנן מול בפועל, שיטות דיווח ומקומות | — | ✔ |
היעדרויות, Bradford, יתרות חופשה, ותק ומשאבי אנוש | — | ✔ |
7.12 מה עוד חשוב לדעת
בלי הגדרות ובלי הטמעה. הנתונים מגיעים ממה שכבר קיים במערכת – דיווחים, כרטיסי עובדים, סידור עבודה, בקשות ומדבקות. מפעילים, והווידג'טים מתמלאים.
12 חודשים של היסטוריה. אחרי ההפעלה המערכת בונה ברקע את נתוני השנה האחרונה, בדרך כלל תוך כשעה. נתוני היום והחודש זמינים מיד.
מסונן לפי מחלקה. כל ווידג'ט של PRO מתחשב בבורר המחלקה שבראש הדשבורד. מנהל מחלקה בחברה עם PRO רואה את הנתונים של המחלקות שלו בלבד.
לא משנה שום חישוב. PRO רק מציג ומנתח. הדוחות, השכר והחישובים נשארים בדיוק כמו שהם.
מחיר חודשי קבוע לחברה – לא לפי מספר עובדים או מנהלים. המחיר מופיע בדף המודל.
7.13 איך נראה הדשבורד בלי PRO
בחברה בלי דשבורד PRO, מנהל המערכת רואה את ווידג'טי ה-PRO עם כתר ו"PRO" בכותרת. במקום הנתונים מופיע "זמין בדשבורד PRO", הסבר קצר, וכפתור "נסו 14 ימים חינם" (או "לפרטים ושדרוג" אם תקופת הניסיון כבר נוצלה). גם תקופות ה-PRO מסומנות בכתר, ובכותרת מופיע הכפתור "שדרוג ל-PRO".
מנהל מחלקה לא רואה ווידג'טים נעולים – רק מנהל מערכת יכול להפעיל מודלים.
7.14 הפעלת דשבורד PRO – 14 ימים חינם
לוחצים על "שדרוג ל-PRO", על כפתור בווידג'ט נעול, או נכנסים להגדרות החברה ← לשונית "מודלים נוספים" ← דשבורד PRO.
בדף המודל מופיעים כל הווידג'טים שמקבלים, השוואה בין Basic ל-PRO, סרטון הסבר והמחיר החודשי.
לוחצים "התחילו 14 ימי ניסיון חינם". הווידג'טים נפתחים מיד, והחיוב מתחיל רק בסוף תקופת הניסיון.
אפשר לבטל בכל רגע מלשונית "מודלים נוספים"; המודל נשאר פעיל עד סוף החודש.
הטיפ שלנו: בימי הניסיון פתחו את לשונית "הנהלה ו-BI" על "חודש קודם", ועברו על התובנות, מוכנות לשכר ותיקונים ידניים. ברוב הארגונים כבר בפעם הראשונה עולים שם דברים שלא ידעתם.
8. מאיפה מגיעים הנתונים ומתי הם מתעדכנים
נתוני היום נקראים חיים ממערכת הנוכחות ומתעדכנים לבד כל דקה עד שתיים כל עוד הדשבורד פתוח בדפדפן.
אתמול, 7 ימים, החודש, חודש קודם וחודש אחר מחושבים פעם בלילה, ולכן כוללים את הנתונים עד אתמול. תיקון שנעשה היום לדיווח מאתמול ייכנס בחישוב של הלילה.
לקוח שמתחיל להשתמש בדשבורד היום רואה מיד את כל נתוני היום, ובשאר התקופות מופיע "הנתונים ההיסטוריים יהיו זמינים מחר בבוקר".
הדשבורד זוכר את הנתונים בדפדפן: כשיוצאים וחוזרים באותו יום הנתונים מוצגים מיד, ורק מה שהתיישן נטען מחדש.
הדשבורד טוען רק את הלשונית הפתוחה. לשונית אחרת נטענת כשעוברים אליה. ווידג'ט שעדיין נטען מוצג עם פסים אפורים מהבהבים.
9. בטלפון
בטלפון (מסך צר) הווידג'טים מוצגים בעמודה אחת לפי הסדר שקבעתם במחשב. גרירה ושינוי גודל לא זמינים בטלפון כדי לא להפריע לגלילה – הזזה נעשית דרך התפריט ⋮ ("העבר לראש הלשונית / למקום הקודם / למקום הבא").
מקרא אייקונים
אייקון / סימון | משמעות |
⋮ | תפריט אפשרויות של הווידג'ט |
i | הסבר על הווידג'ט: מה מציג, איך מחושב ומאיפה הנתון |
● חי | הנתון מתעדכן לבד בזמן אמת |
עודכן הלילה | הנתון מחושב פעם בלילה (עד אתמול) |
עכשיו (תג כחול) | הווידג'ט מציג את המצב הנוכחי גם כשנבחרה תקופה אחרת |
👑 PRO | ווידג'ט או תקופה של דשבורד PRO |
חץ ליד השם | מזעור / פתיחה של הווידג'ט |
S / M / L / XL | גודל ווידג'ט (קטן, בינוני, גדול, רוחב מלא) |
ריבוע מקווקו עם + | מקום פנוי – לחיצה מוסיפה ווידג'ט |
עיפרון בווידג'ט שעון עולמי | בחירת ערים |
עיפרון / פח בדיווחים לתיקון | עריכת הדיווח / מחיקת הדיווח |
▲ ירוק / ▼ אדום | עלייה / ירידה מהיום או מהתקופה הקודמת |
שאלות נפוצות
האם המעבר לדשבורד החדש משנה משהו בדוחות או בנתונים?
לא. הדשבורד רק מציג נתונים. כל הדוחות, הדיווחים והחישובים נשארים בדיוק אותו דבר, ואפשר לחזור לדשבורד הקלאסי בכל רגע.
עברתי לדשבורד החדש – גם שאר המנהלים בחברה עברו?
לא. כל משתמש בוחר בעצמו, וכל אחד מסדר את הדשבורד שלו.
איך חוזרים לדשבורד הקלאסי?
"חזרה לדשבורד הקלאסי" בכותרת הדשבורד החדש. כדי לחזור לחדש – הכפתור "לדשבורד החדש" בבאנר של הדשבורד הקלאסי.
למה בתקופות אתמול / 7 ימים / החודש כתוב "הנתונים ההיסטוריים יהיו זמינים מחר בבוקר"?
הנתונים של תקופות אלה מחושבים בלילה. בפעם הראשונה שמשתמשים בחברה עוברים לדשבורד החדש, ההיסטוריה מוכנה למחרת בבוקר. נתוני היום זמינים מיד.
למה ב"נעדרים היום" מופיע "—" ו"ללא סידור עבודה"?
כדי לדעת מי נעדר המערכת צריכה לדעת מי היה אמור לעבוד – כלומר סידור עבודה. בלי סידור עבודה להיום האריח לא מחושב.
למה "נמצאים עכשיו" מציג 0?
אין כרגע עובדים עם כניסה פתוחה (למשל מחוץ לשעות העבודה, בשבת או בחג), או שהמחלקה שנבחרה בבורר המחלקות ריקה כרגע.
הוספתי ווידג'ט ללשונית אחת והוא נעלם מלשונית אחרת.
כל ווידג'ט מוצג בלשונית אחת בלבד. הפעלה שלו בלשונית אחרת מעבירה אותו אליה.
איך מחזירים ווידג'ט שהסתרתי?
"התאם את הדשבורד" ← בוחרים את הלשונית ← מפעילים את המתג של הווידג'ט. מיד אחרי ההסתרה אפשר גם ללחוץ "בטל" בהודעה שמופיעה.
שיניתי גובה לווידג'ט והוא כבר לא מתכווץ לפי התוכן.
ווידג'ט שהגובה שלו שונה ידנית נשאר בגובה שנבחר. בחירת גודל מתפריט ⋮ (S / M / L / XL) מחזירה אותו להתאמה האוטומטית.
אני לא מצליח לגרור ווידג'טים בטלפון.
בטלפון הגרירה כבויה כדי לא להפריע לגלילה. משתמשים בתפריט ⋮ ← "העבר לראש הלשונית / למקום הקודם / למקום הבא", או מסדרים מהמחשב.
המפה ריקה.
צריך ללחוץ "הצג מיקומים על המפה". נקודות מופיעות רק לדיווחים מהאפליקציה עם מיקום (GPS) או למיקומים שנקלטו היום; עיגולים סגולים הם המיקומים המאושרים של החברה.
שערי המטבע / מזג האוויר / החדשות מציגים "המקור לא זמין כרגע".
המקור החיצוני לא ענה. המערכת מנסה שוב לבד אחרי כמה דקות, ושאר הדשבורד ממשיך לעבוד.
מנהל מחלקה רואה פחות ווידג'טים ופחות נתונים.
מנהל מחלקה רואה רק את העובדים במחלקות שלו, ולא רואה את ווידג'טי ה-PRO הנעולים ואת מדבקות ושעונים ללא שימוש. רק מנהל מערכת יכול להפעיל את דשבורד PRO.
מה ההבדל בין הדשבורד הרגיל לדשבורד PRO?
הרגיל כולל את כל מה שצריך ליום-יום: אריחי היום, דורש טיפול, אישורים, דיווחים לתיקון, דיווחים מהיום, פעילות חיה, מפה, ימי הולדת, מידע שימושי, ותקופות היום / אתמול / 7 ימים / החודש. PRO מוסיף BI, תובנות, תיקונים ידניים, מוכנות לשכר, חריגות, שעות, מקומות, היעדרויות ומשאבי אנוש, וגם חודש קודם וכל חודש מהשנה האחרונה.
כמה עולה דשבורד PRO?
מחיר חודשי קבוע לחברה, לא לפי מספר העובדים או המנהלים. המחיר המעודכן מופיע בדף המודל (הגדרות החברה ← "מודלים נוספים" ← דשבורד PRO). 14 הימים הראשונים בחינם.
אם אפעיל ניסיון ולא אמשיך – משהו יימחק?
לא. בסוף תקופת הניסיון, אם לא ממשיכים, ווידג'טי ה-PRO חוזרים להיות נעולים, והדשבורד הרגיל ממשיך לעבוד כרגיל עם הסידור שלכם.
צריך להגדיר משהו כדי ש-PRO יעבוד?
לא. הנתונים מגיעים מהדיווחים, מכרטיסי העובדים, מסידור העבודה ומהבקשות שכבר במערכת. ככל שהכרטיסים מלאים יותר (תאריכי תחילה וסיום העסקה, מחלקות, סידור עבודה), התמונה מדויקת יותר.
מיד אחרי ההפעלה, "חודש קודם" מציג "הנתונים ההיסטוריים יהיו זמינים מחר בבוקר". זה תקין?
כן. מיד אחרי ההפעלה המערכת בונה ברקע את נתוני 12 החודשים האחרונים, חודש אחרי חודש. עד שחודש מסוים מוכן מופיעה ההודעה הזו, ובדרך כלל כל השנה מוכנה תוך כשעה – לא צריך לחכות למחר. נתוני היום מוצגים מיד.
איך מבטלים את דשבורד PRO?
הגדרות החברה ← "מודלים נוספים" ← דשבורד PRO ← ביטול. המודל נשאר פעיל עד סוף החודש, ואחר כך ווידג'טי ה-PRO חוזרים להיות נעולים. הסידור האישי של הדשבורד נשמר.
שחזור ברירת מחדל ימחק גם את הנתונים?
לא. "שחזר ברירת מחדל" מחזיר רק את הסידור (לשוניות, ווידג'טים וגדלים) להגדרות ההתחלתיות. שום נתון במערכת לא נמחק.