כל מה שקשור להנהלת החשבונות של המנוי שלכם ב-EZTIME: איך מחושב החיוב החודשי לפי עובדים פעילים, איך בודקים בדיוק על אילו עובדים חויבתם, איפה צופים בחשבוניות ושולחים אותן לרואה החשבון, איך מחליפים כרטיס אשראי, ומה עושים כשחיוב נכשל.

הסרטון מסכם בקצרה את שיטת החיוב, את מסך החשבוניות ואת עדכון אמצעי התשלום:

המנוי ב-EZTIME מחויב פעם בחודש, בהוראת קבע בכרטיס אשראי. סכום החיוב החודשי מחושב לפי מספר העובדים הפעילים בחברה שלכם:

חיוב חודשי = מספר העובדים הפעילים בחודש × המחיר לעובד פעיל לפי המסלול שלכם

מה זה אומר בפועל:

המחיר לעובד פעיל נקבע לפי המסלול שבחרתם ולפי ההסכם שלכם. בחלק מהמסלולים יש מינימום חודשי (סכום שנגבה גם כשיש מעט עובדים), ובחלק מההסכמים המחיר לעובד משתנה לפי כמות העובדים (מדרגות). לשאלות על המחיר שלכם פנו לשירות הלקוחות.

"עובד פעיל" נקבע לפי הסטטוס של העובד במערכת, ולא לפי כמה הוא עבד או דיווח. עובד שמסומן ברשימת העובדים כ"פעיל" ולא נמחק, נספר.

💡 הכי חשוב לזכור: עובד שסיים לעבוד, סמנו אותו "לא פעיל" ברשימת העובדים מיד כשהוא עוזב. כל עוד הוא מסומן "פעיל", הוא נספר בחיוב. סימון "לא פעיל" לא מוחק את הנתונים שלו: הדוחות, השעות וההיסטוריה שלו נשמרים, ואפשר להחזיר אותו לפעיל בכל עת.

מספר העובדים הפעילים משתנה במהלך החודש: עובדים נקלטים, עובדים עוזבים. לכן המערכת לא סופרת פעם אחת, אלא כך:

בחודש ספטמבר נעשו 5 ספירות:

על ספטמבר תחויבו לפי 12 עובדים. העובד שעזב באמצע החודש נספר בספטמבר, כי הוא היה פעיל בספירת השיא. מאוקטובר הוא כבר לא ייספר.

למה ספירת שיא ולא ממוצע? כי עובד שעבד אצלכם בחודש מסוים קיבל באותו חודש שירות מלא: דיווח שעות, דוחות, אפליקציה. ספירת השיא מבטיחה שכל עובד שעבד בחודש נספר בו פעם אחת, ולא יותר.

החיוב מתבצע על החודש שהסתיים. כלומר העובדים של ספטמבר מחויבים בהוראת הקבע של תחילת אוקטובר.

💡 החודש הנוכחי: בלשונית "חיוב עובדים" מוצגים רק חודשים שהסתיימו. החודש הנוכחי יופיע שם בתחילת החודש הבא, אחרי שתיקבע ספירת השיא שלו.

החשבונית החודשית בנויה משורות. השורה העיקרית היא העובדים הפעילים, ולצידה יכולות להופיע שורות נוספות, לפי השירותים שיש לכם:

זיכוי שניתן לכם מופיע לפעמים כמסמך נפרד מסוג "חשבונית זיכוי", עם סכום שלילי.

במסך יש עד 3 לשוניות:

זה המסך המרכזי של הנהלת החשבונות. כך הוא נראה:

מלמעלה למטה:

מציג את כתובת המייל שאליה נשלחת כל חשבונית חדשה. הכפתור "שינוי" מאפשר להחליף אותה (פרק 8).

לכל מסמך מוצגים:

הרשימה ממוינת מהמסמך החדש לישן. אפשר:

כל חשבונית חדשה נשלחת אוטומטית לכתובת שמופיעה בפס הכחול. כדי לשנות אותה, למשל כדי שהחשבוניות יגיעו ישר להנהלת החשבונות:

⚠ שימו לב:

הודעות אפשריות: "כתובת מייל לא תקינה" (הכתובת לא בפורמט נכון), "עדכון כתובת המייל נכשל, נסו שוב מאוחר יותר". אם בפס מופיע "לא הוגדרה כתובת מייל", הגדירו כתובת כדי לקבל את החשבוניות במייל.

כאן רואים, לכל חודש, כמה עובדים חויבו ומי הם. זו הדרך לבדוק את החשבונית מול רשימת העובדים שלכם.

💡 מצאתם ברשימה עובד שכבר לא עובד אצלכם? כנראה שהוא עדיין מסומן "פעיל". סמנו אותו "לא פעיל" ברשימת העובדים, והוא לא ייספר מהספירה הבאה. החודש שכבר נסגר לא משתנה. אם לדעתכם נפלה טעות בחיוב, פנו לשירות הלקוחות.

אם המערכת שולחת בשמכם הודעות SMS (למשל קודי אימות, הודעות על משמרות, קישורים לתלושי שכר), הן מחויבות לפי כמות. בלשונית הזאת רואים בדיוק אילו הודעות חויבו:

יש שתי דרכים להחליף את כרטיס האשראי שממנו נגבה המנוי. בשתיהן פרטי הכרטיס לא נשמרים במערכת EZTIME: הם נבדקים ונשלחים ישירות, בחיבור מאובטח, לחברת הסליקה ולמערכת הנהלת החשבונות שלנו (iCount).

הודעות שגיאה אפשריות, ומה עושים:

מטעמי אבטחה, אחרי כל ניסיון שמירה השדות "מספר כרטיס" ו-CVV מתרוקנים. בניסיון נוסף מקלידים אותם מחדש.

נכנסים מהתפריט תמיכה ← "עדכון כרטיס אשראי (מאובטח בתקן SSL)", או מהכפתור "עדכן אמצעי תשלום" בהודעה על חיוב שנכשל (פרק 12). נפתח המסך הזה:

מה קורה אחרי "שליחה":

אם החיוב החודשי בהוראת הקבע לא עבר (למשל הכרטיס פג תוקף, נחסם, או שאין מסגרת), המערכת מזהה זאת בבדיקה אוטומטית. מאותו רגע, בכניסה למערכת מוצגת ההודעה הזאת:

⚠ חשוב: כל עוד החוב לא הוסדר, ההודעה חוזרת בכל כניסה. הדרך המהירה לפתור: "עדכן אמצעי תשלום", למלא כרטיס תקין, ו"שליחה".

כדי למנוע חיוב שנכשל: בדקו מדי פעם את הפס הסגול במסך החשבוניות. אם מופיעה שם התווית האדומה "הכרטיס פג תוקף", או אם אתם יודעים שהכרטיס עומד להתחלף, עדכנו אותו מראש (דרך א').

במסך "חשבוניות וניהול מנוי", מתחת לפס הסגול, נמצא הקישור "בקשת הקפאה / ניתוק מנוי":

על מספר העובדים הפעילים בחברה, לפי הספירה הגבוהה ביותר בחודש (ספירת שיא), כפול המחיר לעובד פעיל במסלול שלכם. בנוסף יכולות להופיע שורות של מודולים נוספים, SMS, תלושים, ציוד בהשכרה וכו' (פרק 5).

כן, אם הוא היה פעיל בספירת השיא של החודש. החיוב הוא לפי עובד לחודש ולא לפי ימים.

כי הוא היה פעיל באחת הספירות של החודש, כנראה בספירת השיא. מהחודש הבא הוא לא ייספר.

כי החיוב לפי סטטוס העובד ("פעיל"), לא לפי הדיווחים. כדי שלא ייספר, סמנו אותו "לא פעיל".

החיוב נעשה לפי הסטטוס שהיה במערכת. סמנו אותו "לא פעיל" עכשיו כדי שלא ייספר מהספירה הבאה, ולגבי החודשים הקודמים פנו לשירות הלקוחות.

מספר העובדים הפעילים ברשימת העובדים כרגע הוא אומדן טוב. המספר הסופי ייקבע בסוף החודש לפי ספירת השיא, ויופיע בלשונית "חיוב עובדים" בתחילת החודש הבא.

פעם בחודש, במועד החיוב הקבוע של הוראת הקבע שלכם, על החודש שהסתיים. החשבונית נשלחת מיד אחרי החיוב.

בוחרים את השנה בשדה "שנה" (עד 3 שנים אחורה), ולוחצים "צפייה" בשורה של המסמך. לחשבוניות ישנות יותר פנו לשירות הלקוחות.

בוחרים את השנה, ולכל מסמך לוחצים "שליחה במייל" ← "לכתובת אחרת" ← כתובת רואה החשבון ← "שלח". אפשר גם לשנות את המייל לקבלת חשבוניות לכתובת של רואה החשבון, כך שכל חשבונית חדשה תגיע אליו ישירות.

פרטי החשבונית נלקחים מכרטיס הלקוח שלכם אצלנו. לשינוי פנו לשירות הלקוחות. את כתובת המייל לקבלת החשבוניות אפשר לשנות לבד (פרק 8).

התפריטים האלה זמינים רק למנהל החברה, תחת "תמיכה" בסרגל העליון. מנהל מחלקה או עובד לא רואים אותם. היכנסו עם המשתמש של מנהל החברה.

הפס מוצג רק כשיש הוראת קבע פעילה בכרטיס אשראי. אם אתם משלמים בדרך אחרת (למשל העברה בנקאית), או שהוראת הקבע הסתיימה, הוא לא יוצג. אפשר להשתמש בדרך ב' ("עדכון כרטיס אשראי" בתפריט "תמיכה"), או לפנות לשירות הלקוחות.

לא. הפרטים נבדקים ונשלחים בחיבור מאובטח (SSL) ישירות לחברת הסליקה ולמערכת הנהלת החשבונות שלנו. במערכת מוצגות רק 4 הספרות האחרונות ותוקף הכרטיס.

אם עדכנתם דרך מסך החשבוניות (דרך א'), החוב הפתוח לא נגבה מיד. לחצו על "עדכן אמצעי תשלום" בהודעה עצמה ומלאו את הכרטיס שם (דרך ב'), כך החוב נגבה מיד וההודעה נעלמת. אם זה לא עוזר, פנו לשירות הלקוחות.

בפס הסגול מוצג כל כרטיס בנפרד, עם כפתור "עדכון אמצעי תשלום" משלו. לוחצים על הכפתור שליד הכרטיס שרוצים להחליף. כרטיס שמשמש כמה הוראות קבע מוצג פעם אחת.

בתום 14 ימי הניסיון. מאותו מועד הוא מופיע כשורה בחשבונית. ביטול מודול משאיר אותו פעיל עד סוף החודש, ומהחודש הבא הוא לא מחויב.

"חשבונית מס / קבלה" היא החשבונית הרגילה על חיוב ששולם. "חשבונית זיכוי" היא מסמך שמחזיר לכם סכום, למשל זיכוי שסוכם עם שירות הלקוחות, והסכום שלה שלילי.