קליטת עובד חדש: הודעת ברוכים הבאים, מילוי פרטים, טופס 101, העלאת מסמכים, חתימה על הסכם, הכנת עמדה והרשאות, הדרכות ושיחות משוב.

סיום העסקה: אישור מנהל, חפיפה, החזרת ציוד, סגירת הרשאות, שיחת סיום, מכתב תודה, והפיכת העובד ללא פעיל.

ציוני דרך לאורך ההעסקה: יום הולדת, יום שנה לעבודה, קרן פנסיה, סוף תקופת ניסיון, ריענון בטיחות שנתי ועוד.

ציר זמן בכרטיס העובד: כל מה שקרה ומה שמתוכנן לעובד, כולל תיעוד אירועים כמו שימוע, העלאת שכר ושיחת משוב.

מסלול: התבנית שאתם בונים פעם אחת. למשל "קליטת עובד מלאה". המסלול מגדיר אילו שלבים יש, מתי כל שלב נפתח, ואילו פעולות יש בו.

תהליך: מסלול שרץ בפועל לעובד מסוים. למשל "קליטת עובד מלאה של דנה כהן". לכל עובד יש תהליך משלו עם תאריכים, סטטוסים ויומן פעילות.

שלב: קבוצת פעולות שנפתחות באותו מועד. למשל "5 ימים לפני תחילת העבודה" או "ביום הראשון".

פעולה (משימה): מה שצריך לקרות בשלב. למשל "מילוי טופס 101", "פתיחת משתמשים והרשאות" או "שליחת SMS".

אחראי לביצוע: מי צריך לבצע את הפעולה: העובד, מנהל המחלקה, מנהל/ת HR או משתמש ספציפי. הודעות ופעולות מערכת מתבצעות אוטומטית, ואין להן אחראי.

תאריך עוגן: התאריך שממנו נספרים השלבים: תאריך תחילת העבודה, תאריך סיום העבודה, יום ההולדת, יום השנה לעבודה או היום שבו התהליך הופעל.

תמחור: לפי מספר העובדים הפעילים בחברה, לחודש. המחיר המדויק מופיע בדף המודול ובחלון האישור.

ניסיון: בימי הניסיון לא מחויב דבר.

ביטול: בכל זמן, מ"הגדרות חברה" ← "מודלים נוספים".

אוטומציות ותהליכי עובדים: כאן בונים ועורכים מסלולים.

תהליכים פעילים: כאן עוקבים אחרי כל התהליכים שרצים, ומאשרים הצעות להפעלה.

הגדרות: אנשי HR, הצעה אוטומטית, קישור לטופס 101 ותבניות ההודעות.

"מסלול חדש" (➕): מסלול ריק מאפס.

"התחלה מתבנית" (🪄): בחירה מתוך תבניות מוכנות. מומלץ להתחיל מכאן.

כשנקלט עובד חדש, או כשנקבע לו תאריך סיום, המערכת מחפשת מסלול פעיל שכל התנאים שלו מתקיימים.

אם כמה מסלולים מתאימים, נבחר זה עם הכי הרבה תנאים (הכי ספציפי).

אם אף מסלול לא מתאים, מוצע מסלול ברירת המחדל.

קליטה: מסלולים לעובד חדש. נספרים מתאריך תחילת העבודה.

סיום העסקה: מסלולי עזיבה. נספרים מתאריך סיום העבודה.

ציוני דרך ותהליכים: מסלולים לאורך ההעסקה. למשל אחרי 3 חודשים, אחרי שנה, כל שנה ביום ההולדת או ביום השנה לעבודה.

שם ותיאור המסלול.

"ברירת מחדל" (⭐): מסלול שיוצע כשאין מסלול מתאים יותר.

"לא פעיל": מסלול כבוי. הוא לא יוצע ולא יופעל.

התנאים (👥): על מי המסלול חל. "כל העובדים" אומר שאין תנאים, ואחרת מופיעות מחלקות, תפקידים או הסכם עבודה.

שלבים / פעולות / תהליכים פעילים: כמה שלבים ופעולות יש במסלול, וכמה עובדים נמצאים בו עכשיו.

"קביעה כברירת מחדל" (☆): הופך את המסלול לברירת המחדל של הלשונית.

מתג "פעיל": מדליק ומכבה את המסלול. כיבוי לא עוצר תהליכים שכבר רצים.

עריכה: פותח את בונה המסלולים. אפשר גם ללחוץ על הכרטיס עצמו.

שכפול: יוצר עותק, לדוגמה כדי לבנות מסלול דומה למחלקה אחרת.

מחיקה: מוחק את המסלול. תהליכים שכבר רצים לא יושפעו.

קליטת עובד מלאה:

עובד עם ציוד: הזמנה והגדרה של מחשב וטלפון, מסירה עם טופס התחייבות חתום שנשמר בתיק, ואישור מנהל.

עובד עם רכב חברה: רישיון נהיגה, אישור הצמדת רכב, ליסינג וביטוח, כרטיס דלק, נוהל רכב חתום, מסירת רכב ושווי שימוש בשכר.

עובד ייצור / שטח: אישור רפואי, הדרכת בטיחות, נוהל חתום, ציוד מגן אישי, חניכה במשמרת ומשוב.

קליטת מנהל: מסמכים מורחבים, הסכם סודיות, היכרות עם ההנהלה ומעקב עד סוף תקופת הניסיון.

סיום העסקה רגיל: אישור מנהל, חפיפה, שיחת סיום, החזרת ציוד, סגירת הרשאות, מכתב תודה, והפיכת העובד ללא פעיל.

עזיבה עם ציוד ורכב: רשימת ציוד, תזכורת לעובד, החזרת רכב ומחשב, סגירת הרשאות והפסקת שווי רכב בשכר.

סיום העסקה עם שימוע: זימון חתום, שיחת שימוע ופרוטוקול, החלטת מנהל, מכתב סיום וגמר חשבון.

יום הולדת: בכל יום הולדת, ברכה לעובד ב-SMS ובמייל, ומשימה ל-HR לשלוח כרטיס מתנה.

יום שנה לעבודה: בכל שנה בתאריך תחילת העבודה, ברכה לעובד ומשימה ל-HR לשלוח שי.

קרן פנסיה וותק:

ריענון בטיחות שנתי: כל שנה, שבועיים לפני יום השנה לעבודה: הדרכה, אישור נוהל ותיעוד בתיק.

"חזרה למסלולים": חזרה לרשימה. אם יש שינויים שלא נשמרו, תופיע אזהרה.

"תצוגה מקדימה" (👁️): כך ייראה המסלול על ציר זמן, לפי תאריך התחלה לדוגמה (היום).

"שמירה" (✔️): שומרת את המסלול.

שם המסלול: חובה. השם מופיע בתהליכים ובכרטיס העובד.

סוג המסלול: קליטה, סיום העסקה, או ציוני דרך ותהליכים.

תיאור: למי המסלול מיועד ומה הוא כולל.

מסלול ברירת מחדל: יוצע כשאין מסלול שמתאים למחלקה או לתפקיד.

פעיל: רק מסלול פעיל מוצע ומופעל.

הפעלה אוטומטית ללא אישור:

בלי תנאים: המסלול מתאים לכל העובדים.

הוספת תנאי: לוחצים "הוספת תנאי" ובוחרים שדה, פעולה וערכים:

שדות: מחלקה, תפקיד, הסכם עבודה, תגית.

"שווה ל" או "שונה מ": העובד בתוך הערכים שנבחרו, או מחוץ להם.

"וגם": כל התנאים צריכים להתקיים יחד. למשל: מחלקה = מחסן וגם הסכם עבודה = שעתי.

שורת הסיכום: בתחתית הכרטיס מופיע במילים על מי המסלול יוצע.

מספר השלב (העיגול הכחול) ושם השלב: לוחצים על השם כדי לשנות אותו.

ידית הגרירה (☰): גוררים כדי לשנות את סדר השלבים.

כפתור המועד (🕒): מתי השלב נפתח. פירוט בהמשך.

פח האשפה (🗑️): מחיקת השלב וכל הפעולות שבו.

לפני / ביום / אחרי: כמה זמן לפני או אחרי התאריך, או ביום עצמו.

מספר ויחידה: ימים. במסלולי ציוני דרך אפשר גם חודשים.

ממה סופרים:

קיצורים: לחיצה אחת על "לפני תחילת העסקה", "ביום הראשון", "בשבוע הראשון", "לאחר 30 ימים", "אחרי שנה", "ביום ההולדת" ועוד.

"במקביל" (🔀): השלב נפתח בתאריך שלו, גם אם בשלב הקודם יש משימות פתוחות. זו ברירת המחדל.

"אחרי השלב הקודם" (⬇️): השלב ייפתח רק אחרי שכל המשימות בשלב הקודם הושלמו, וגם הגיע התאריך שלו.

שם הפעולה.

מתחת לשם: סוג הפעולה (🏷️), האחראי (👤) והמועד (📅).

בצד: שלושה אייקונים קטנים שמראים אילו התראות מוגדרות (🔔 התראה בפתיחה, 🔁 תזכורת, ⤴️ הסלמה). אייקון כחול = מופעל.

עריכה: לוחצים על השורה. נפתח פאנל ההגדרות של הפעולה (פרק 8).

הגדרות לפי סוג: משתנות מסוג לסוג, ומפורטות בהמשך.

"אחריות ומועד":

"אוטומציה והתראות": ראו פרק 9.

בוחרים אילו שדות מכרטיס העובד יוצגו, וגם שדות מותאמים של החברה.

העובד רואה את הערכים שכבר קיימים, וכל מה שהוא ממלא נשמר ישירות בכרטיס העובד.

טופס 101 דיגיטלי: העובד מקבל את קישור ההזמנה של החברה מ-EZ101, עם השם והמייל שלו כבר ממולאים. את הקישור מגדירים בהגדרות (פרק 14).

טופס מ-EZ101: טופס קיים מחשבון ה-EZ101 של החברה.

קישור חיצוני לטופס: כל טופס אחר, לפי כתובת.

בוחרים מסמך אחד או כמה. הסוגים מגיעים ממערכת המסמכים.

העובד מצלם או בוחר קובץ, והמסמך נשמר בתיק העובד.

"חובה להשלים" קובע אם הפעולה נחשבת בוצעה רק אחרי שכל המסמכים הועלו.

מעלים נוהל, תקנון או הסכם (PDF או Word, עד 10MB).

כותבים את נוסח האישור, או משאירים את ברירת המחדל: "קראתי והבנתי את תוכן המסמך ואני מתחייב/ת לפעול לפיו".

אפשר לבקש חתימה בציור על המסך.

תאריך האישור והחתימה נשמרים ומופיעים במסך התהליך.

משימה לאחראי, כמו הכנת עמדה, פתיחת הרשאות או הזמנת ציוד.

אפשר להוסיף פירוט ורשימת תיוג, פריט אחד בכל שורה.

האחראי מסמן "בוצע".

המאשר: בדרך כלל מנהל המחלקה.

מה צריך לאשר: למשל "סיום תקופת ניסיון".

מה קורה אם נדחה:

נמען:

ערוץ: SMS, מייל, או שניהם.

תוכן ההודעה:

"הוספת משתנה": לחיצה מכניסה לטקסט נתון שיתמלא אוטומטית. המשתנים: שם העובד, תאריך תחילה, תאריך סיום, שם המנהל, שם החברה, קישור לפורטל.

סוג: הדרכה, פגישה או שיחת משוב.

מיקום או קישור ומשך בדקות.

משתתפים: העובד, המנהל, HR.

"לשלוח זימון ביומן": שליחת זימון ביומן.

נשלח אוטומטית כשהשלב נפתח: העובד מקבל קישור לבחירת שם משתמש וסיסמה למערכת. זה בדיוק כמו "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות" בכרטיס העובד.

אם בכרטיס חסרים שם, מחלקה, טלפון או מייל, המשימה עוברת ל-HR עם הסיבה.

אחרי שמעדכנים את הכרטיס, לוחצים "שליחה שוב" במסך התהליך.

הפיכת העובד ללא פעיל: העובד לא יוכל להתחבר, ולא ייספר בעובדים הפעילים.

הפיכת העובד לפעיל: נבדקת מכסת העובדים הפעילים.

חסימת כניסה לאפליקציה: העובד נשאר פעיל, אבל לא יכול להתחבר לאפליקציה.

פתיחת כניסה לאפליקציה: פתיחה מחדש של משתמש שנחסם.

קביעת תאריך סיום עבודה: התאריך של היום, רק אם בכרטיס עוד אין תאריך סיום.

ניתוק הטלפון של העובד: מבטל את שיוך המכשיר הנייד למשתמש.

🔔 "התראה לאחראי כשהפעולה נפתחת": האחראי מקבל הודעה ב-SMS, במייל ו/או בפוש באפליקציה, לפי מה שסימנתם.

🔁 "תזכורת אם לא בוצע אחרי": תזכורת אוטומטית אחרי מספר ימים, אם המשימה עדיין פתוחה.

⤴️ "הסלמה למנהל המחלקה כשהמועד עובר": אם המשימה באיחור, מנהל המחלקה מקבל עדכון.

🏁 "כשהפעולה מושלמת, לעדכן את": לעדכן מישהו כשהמשימה בוצעה, למשל HR או המנהל.

פרטי העובד: מחלקה, תפקיד, ותאריך תחילה או סיום.

מסלול מוצע: לצידו הסיבה. "ברירת מחדל" אומר שאין מסלול ספציפי, ו"התאמה לפי תפקיד" אומר שנמצא מסלול לפי התנאים.

החלפת מסלול: בוחרים מסלול אחר מהרשימה.

"הפעלה" (▶️): מפעיל את התהליך לעובד.

"דילוג": מסיר את ההצעה בלי להפעיל.

חיפוש עובד: לפי שם.

סוג: הכל, קליטה, סיום העסקה, ציוני דרך ותהליכים.

סטטוס: הכל, בתהליך, באיחור, הושלם. המספר הוא כמות התהליכים.

מחלקה: לבחירה מהרשימה.

כל המסלולים: סינון למסלול מסוים.

מיון: נוצרו לאחרונה, לפי תאריך, באיחור תחילה, התקדמות נמוכה תחילה, לפי שם עובד.

"הסתרה" (👁️): ניהול תהליכים שלא יוצגו ברשימה. ראו בהמשך.

עובד: שם ומחלקה.

מסלול: שם המסלול וסוגו.

תאריך עוגן: התאריך שממנו נספר התהליך.

התקדמות: אחוז, ומספר פעולות שבוצעו מתוך הכל.

באיחור: כמה משימות באיחור.

ממתין אצל: מי צריך לבצע את המשימה הפתוחה הבאה.

סטטוס: בתהליך, באיחור, הושלם או נעצר.

בוחרים מסלולים להסתרה, או לוחצים "סמן את כל המסלולים השנתיים".

אפשר להסתיר גם תהליכים שהושלמו או הופסקו.

התהליכים עצמם ממשיכים לרוץ כרגיל. ההסתרה היא רק בתצוגה.

ההגדרה נשמרת בדפדפן שלכם.

שם העובד, סוג המסלול ושם המסלול.

הסטטוס: בתהליך, באיחור, הושלם או נעצר.

מחלקה, תפקיד, הסכם עבודה, מנהל המחלקה ותאריך תחילה.

בצד: עיגול התקדמות ומספר הפעולות שבוצעו.

כותרת כל שלב: המספר, השם, תאריך הפתיחה, ומונה כמה בוצעו.

כל משימה: האחראי, המועד, מי ביצע ומתי, והסטטוס.

משימות שהושלמו: מסומנות בקו חוצה.

"סימון כבוצע" (✔️): סימון ידני שהמשימה בוצעה.

שליחת תזכורת (🔔): תזכורת מיידית לאחראי.

שינוי מועד (📅): מועד חדש, לעובד הזה בלבד.

ביטול לעובד זה (🚫): ביטול המשימה רק בתהליך הזה. המסלול לא משתנה.

"אישור" / "דחייה": במשימת אישור מנהל.

"הפעלה" (▶️): משימה שדולגה כי המועד שלה כבר עבר.

הקישור האישי: בקישור הזה העובד רואה ומבצע את המשימות שלו, גם בלי משתמש במערכת. כפתור ההעתקה (📋) מעתיק אותו.

"שליחת הקישור לעובד" (✈️): פותח חלון שליחה:

בוחרים SMS ו/או מייל. ערוץ שאין לו פרטים בכרטיס העובד מסומן "לא מעודכן בכרטיס העובד".

בוחרים תבנית, או כותבים הודעה מותאמת עם משתנים.

במייל הקישור מופיע ככפתור. ב-SMS הוא נכנס לטקסט, ואם לא הוספתם אותו הוא יתווסף בסוף.

"לשמור את ההודעה כתבנית ברירת המחדל": בפעם הבאה ההודעה תופיע מוכנה.

בוחרים סוג פעולה, מגדירים אותה, וקובעים "מתי לבצע". תאריך של היום פותח אותה מיד.

הפעולה מתווספת רק לתהליך של העובד הזה. המסלול עצמו ועובדים אחרים לא משתנים.

במסך היא מסומנת "חד-פעמי לעובד זה".

בראש הדף: ברכה אישית ופס התקדמות.

"לביצוע עכשיו": משימות שנפתחו.

"בהמשך": משימות שעוד לא הגיע הזמן שלהן.

"הושלמו": מה שכבר בוצע.

ותק בחברה: למשל "3 שנים ו-4 חודשים", ומאיזה תאריך.

מסלולים פעילים וצפויים: כמה מסלולים רצים, וכמה אירועים ושלבים מתוכננים.

"מתוכנן": שלבים ואירועים עתידיים לפי תאריך. שלבים שחוזרים כל שנה מסומנים, למשל "יום ההולדת · כל שנה".

"היסטוריה": מה שכבר קרה: תחילת עבודה, שלבים שבוצעו, ואירועים שתועדו.

"מסלולים של העובד": כל המסלולים שלו עם התקדמות. "לתהליך" פותח את מסך התהליך.

כותרת, תאריך ושעה: התאריך יכול להיות בעבר או בעתיד.

פירוט: מה נאמר, מה סוכם, ומה הצעדים להמשך.

משתתפים: עובדים מהמערכת, וגם שמות חופשיים מופרדים בפסיק.

קבצים מצורפים: למשל פרוטוקול חתום. הקבצים נשמרים גם בתיק העובד.

"גלוי למנהל המחלקה": כברירת מחדל אירוע גלוי רק ל-HR. כשהמתג דלוק, גם מנהל המחלקה רואה אותו.

"תזכורת במייל יום לפני": לאירוע עתידי.

"מתי לבצע":

"משימה חוזרת": חוזרת כל מספר ימים, חודשים או שנים, למשל שיחת משוב כל 12 חודשים.

שורת התצוגה: מראה מתי המשימה תיפתח בפועל.

עצירת החזרה: מדלגים על המופע הבא במסך התהליך.

איפה היא מופיעה: המשימה נכנסת למסלול "משימות אישיות" של העובד, ומופיעה בציר הזמן.

"החל ממתי לשייך את התהליך?":

עובד בלי תאריך תחילה או סיום: החלון שואל מה התאריך, ומציע לעדכן אותו בפרטי העובד.

מסלול יום הולדת: אין שאלת "ממתי". מופיע "המסלול יחזור כל שנה ביום ההולדת של העובד". אם חסר תאריך לידה, החלון מבקש להזין אותו, והוא נשמר בכרטיס.

"דילוג על שלבים שהמועד שלהם כבר עבר": לעובד ותיק.

הצעת מסלול אוטומטית: להציע מסלול כשנקלט עובד חדש, או כשנקבע לעובד תאריך סיום. נבדק בכל כניסה למסך התהליכים ופעם ביום.

אנשי HR: מי מטפל במשימות של "מנהל/ת HR" ומקבל עדכונים. אם לא נבחר אף אחד, המשימות וההתראות מגיעות למנהלי החברה.

קישור ההזמנה לטופס 101 (EZ101): הקישור שהעובד מקבל בפעולת "מילוי טופס 101". חייב להתחיל ב-https.

הודעת הקישור לעובד: התבנית שנשלחת עם הקישור האישי. אפשר לשנות אותה גם בזמן השליחה.

סינון לפי שלב: קליטה, סיום העסקה, ציוני דרך, כללי.

כרטיס תבנית: תצוגה של ה-SMS ונושא המייל, עם כפתורי עריכה, שכפול ומחיקה.

"תבנית חדשה": תבנית משלכם.

"שחזור תבניות ברירת מחדל": מחזיר תבניות מקוריות שנמחקו.

שם התבנית ושלב.

נוסח SMS: טקסט קצר עם מונה תווים ומספר הודעות. אם יש בו {קישור_לפורטל}, הקישור נכנס במקום הזה.

נוסח מייל: נושא, ועורך ויזואלי עם עיצוב, רשימות, קישורים והוספת תמונה. אפשר לעבור ל-HTML מלא.

מסגרת המייל: המייל נשלח בתוך מסגרת עם הלוגו ושם החברה.

"הוספת משתנה": שם העובד, תאריך תחילה, תאריך סיום, שם המנהל, שם החברה, קישור לפורטל.

תצוגה מקדימה: כך זה יגיע לעובד, עם ערכים לדוגמה.

תהליכים: מנהל מחלקה רואה את "תהליכים פעילים" רק של עובדי המחלקות שלו.

משימות: הוא יכול לבצע משימות שהוא האחראי עליהן, למשל אישור מנהל או הכנת עמדה.

מה מוסתר: הוא לא רואה את מסך בניית המסלולים ואת ההגדרות.

התראות: הוא מקבל התראות, תזכורות והסלמות של משימות שלו ושל עובדי המחלקה.

כרטיס העובד: בלשונית "ציוני דרך (HR)" הוא רואה רק אירועים שסומנו "גלוי למנהל המחלקה".

בדקו בהגדרות ש"הצעת מסלול אוטומטית" דלוקה.

רק עובדים שנוספו אחרי הפעלת המודול מקבלים הצעה. לעובד קיים הפעילו ידנית: "הפעלת מסלול", או "שיוך מסלול" מהכרטיס.

ייתכן שאין מסלול פעיל מתאים, ואין מסלול ברירת מחדל.

ייתכן שלעובד כבר יש תהליך פעיל מאותו סוג.

אם המסלול מוגדר "הפעלה אוטומטית ללא אישור", הוא לא מופיע בהצעות, אלא מופעל מיד. בדקו ב"תהליכים פעילים".

בדקו שבכרטיס העובד יש טלפון נייד ומייל תקינים.

ביומן הפעילות של התהליך רואים מה נשלח, למי ובאיזה ערוץ.

אפשר לשלוח שוב את הקישור האישי: "שליחת הקישור לעובד".

במסך התהליך: "הוספת פעולה לעובד הזה".

בכרטיס העובד: "משימה עתידית".

שינוי מועד או ביטול של משימה קיימת, לעובד הזה בלבד.