"מחולל דוחות" מאפשר למנהל המערכת לבנות בעצמו דוח נוכחות לפי הצורך: לבחור אילו עובדים, איזו תקופה ואילו עמודות יופיעו, לשמור את המבנה כתבנית ולייצא את הדוח לאקסל. כשאין דוח קיים שמתאים בדיוק למה שאתם צריכים, המחולל חוסך ייצוא ועריכה ידנית.

חשוב לדעת: המחולל נמצא בגרסת BETA (בראש המסך מופיעה התווית "β BETA"). ייתכנו שינויים והתאמות, וייתכן שנתון מסוים עדיין אינו זמין בו. מומלץ לבדוק נתוני שכר לפני שימוש סופי.

המדריך כולל: הפעלת המודול והרשאות (מי יכול להיכנס), מה צריך כדי שזה יעבוד, שלושת האזורים של המסך ("דוח חדש", "תבניות שמורות", "דוחות מובנים"), בניית דוח חדש בחמישה שלבים (סוג דוח, תקופה, עמודות, שמירה, תצוגה מקדימה), ייצוא לאקסל, הרצת תבנית שמורה ומחיקתה, הרצת דוחות מובנים והוספה למועדפים, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. קבלת דוח מסכם אוטומטי למייל מוסברת במדריך נפרד: "קבלת דוח מסכם למייל".

הסרטון מראה איך בונים דוח במחולל הדוחות: כניסה ל"מחולל דוחות", בחירת סוג דוח, קביעת טווח תאריכים, סימון עמודות, שמירת תבנית אופציונלית, ולבסוף בדיקת התצוגה המקדימה וייצוא לאקסל.

המחולל הוא מודול בתשלום. המחיר החודשי מופיע בעמוד המודל לפני ההפעלה.

איפה: דוחות ← מחולל דוחות.

גם כשהמודול פעיל, אם תוקף החשבון פג המערכת מעבירה לעדכון כרטיס האשראי.

איפה: דוחות ← מחולל דוחות. במסך שלושה כרטיסים. הכרטיסים מוצגים בתמונה למטה.

התרשים מציג את חמשת שלבי האשף של "דוח חדש".

הלחיצה על "דוח חדש" פותחת אשף בן חמישה שלבים. בראש האשף סרגל שלבים: "תחום", "תקופה", "עמודות", "שמירה", "תצוגה מקדימה". הכפתורים בתחתית: "חזרה" ו"הבא". ב"חזרה" בשלב הראשון חוזרים למסך הפתיחה.

איפה: דוחות ← מחולל דוחות ← "דוח חדש". תחת הכותרת "בחר סוג דוח" לחצו על אחד משלושת הכרטיסים (ברירת המחדל: "סיכום תקופתי"). בתמונה מסומן כרטיס "סיכום תקופתי".

התרשים משווה בין שלושת הסוגים.

בבחירת "סיכום יומי" מופיעה תיבה "סוג נתונים:" עם שתי אפשרויות (ברירת מחדל "גלם"). בתמונה למטה התיבה מסומנת.

בחברה עם פיצול אתרים ותפקידים מופיע גם הצ'קבוקס "פיצול לפי אתרים / תפקידים" ("כל שורה תחולק לפי קומבינציית אתר + תפקיד"). הוא מוסתר ב"סיכום יומי". סימון הצ'קבוקס מסמן אוטומטית את העמודות "שם אתר" ו"תפקיד". בקובץ, שורת הסיכום של כל עובד מודגשת בצהוב.

לחצו "הבא".

איפה: האשף ← שלב "תקופה" (הכותרת "בחר תקופה"). ב"סיכום תקופתי" וב"סיכום יומי" מופיעים שלושה כפתורים תחת "טווח הדוח". בתמונה הם מסומנים.

אי אפשר לבחור גם מחלקות וגם עובדים באותו דוח. ב"סיכום מחלקתי" אין כפתורי טווח: בוחרים רק מחלקות ("בחר מחלקות").

את התאריכים מזינים בשדות "מתאריך" ו"עד תאריך" (פורמט DD/MM/YYYY), או לוחצים על אחד הטווחים המהירים. בתמונה מסומן "חודש אחרון".

הגבלה: בסיכום תקופתי ובסיכום יומי הטווח המקסימלי הוא חודש אחד. טווח ארוך יותר יגרום להודעה "טווח התאריכים המקסימלי הוא חודש אחד". ב"סיכום מחלקתי" אין הגבלה כזו. לכן הטווחים "3 חודשים", "6 חודשים" ו"שנה" מתאימים בפועל רק לסיכום מחלקתי.

לחצו "הבא". אם לא מילאתם תאריכים תופיע ההודעה "יש לבחור תאריכים".

איפה: האשף ← שלב "עמודות" (הכותרת "בחר עמודות לדוח"). העמודות מחולקות לקבוצות, ולכל קבוצה קישור "בחר הכל" (אחרי הלחיצה הוא הופך ל"בטל הכל").

קבוצה שאין בה עמודות זמינות לא מוצגת.

עמודות שננעלות לפי סוג הדוח (העמודה מעומעמת, ובריחוף עליה מופיע הסבר):

חובה לסמן לפחות 2 עמודות, אחרת תוצג ההודעה "יש לבחור לפחות 2 עמודות". לחצו "הבא".

איפה: האשף ← שלב "שמירה" ("שמירת תבנית (אופציונלי)"). הזינו "שם התבנית" (עד 200 תווים; הדוגמה בשדה: "לדוגמה: דוח שעות חודשי לכל המחלקות") ולחצו "שמור". בתמונה מסומן שדה השם.

אחרי שמירה מוצגת ההודעה "התבנית נשמרה בהצלחה!". בלי שם תופיע ההודעה "יש להזין שם לתבנית", ואם השמירה נכשלה: "שמירה נכשלה".

התבנית שומרת: סוג הדוח (התחום), העמודות והמחלקות או העובדים שבחרתם. היא לא שומרת תאריכים – בהרצה בוחרים תקופה מחדש. פיצול לפי אתרים / תפקידים לא נשמר, ולכן הרצה מתבנית מתבצעת בלי הפיצול.

כדי לדלג, לחצו "דלג לתצוגה מקדימה" (זה הכפתור שבו "הבא" מוחלף בשלב הזה).

איפה: האשף ← שלב "תצוגה מקדימה". בתמונה מסומן הכפתור "ייצוא לאקסל".

מה יש בקובץ: שורת כותרת עם שם הדוח ("דוח מותאם אישית"), שורה "תקופה: dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy", שורה "תחום: ..." (למשל "כל החברה", "מחלקות נבחרות", "עובד בודד", "סיכום מחלקתי", "סיכום יומי מחושב", "סיכום יומי גלם", ובפיצול גם "+ פיצול אתרים"), ואחריהן כותרות העמודות והנתונים. אם אין נתונים לתקופה ולסינון, תופיע שורה "אין תוצאות".

איפה: דוחות ← מחולל דוחות ← "תבניות שמורות". מוצגת טבלה עם העמודות "שם תבנית", "תחום", "עמודות" (מספר העמודות), "נוצר" (תאריך). אם אין תבניות מוצגת ההודעה "אין תבניות שמורות עדיין." עם קישור "צור דוח חדש".

בכל שורה כפתור "הרץ" וכפתור פח (מחיקה). לחיצה על "הרץ" פותחת אזור עם "מתאריך" ו"עד תאריך" (מלאים מראש בחודש הנוכחי), ולפי סוג התבנית גם "בחר מחלקות" או "בחר עובד" (מלאים לפי מה שנשמר, ואפשר לשנות). לחצו "ייצא Excel" ("ביטול" סוגר את האזור). הכללים זהים לדוח חדש: טווח של עד חודש (חוץ מסיכום מחלקתי), ולא מחלקות ועובדים יחד. שם הדוח בקובץ הוא שם התבנית.

מחיקה: לחצו על הפח, ובחלון "מחיקת תבנית" – "האם למחוק תבנית זו?" – לחצו "מחק" (או "ביטול"). המחיקה סופית ולא משפיעה על קבצים שכבר יוצאו.

תבנית אי אפשר לערוך. כדי לשנות אותה, בנו דוח חדש עם השינוי ושמרו אותו (אפשר למחוק את הישנה).

איפה: דוחות ← מחולל דוחות ← "דוחות מובנים" (עם תווית BETA). אלה דוחות מוכנים של EZTime. המסך מחולק ל"דוחות מועדפים" (אם ריק: "אין דוחות מועדפים עדיין") ול"כלל הדוחות", עם העמודות "#", "שם דוח", "תיאור". בתמונה רשימת הדוחות.

לחצו "הרץ" בשורת הדוח. תיפתח מתחת לשורה לוחית עם השדות: "מתאריך", "עד תאריך", "מחלקה (אופציונלי)", "עובדים (אופציונלי)" (רק בשלושת הדוחות האחרונים), "סטטוס עובד" ושני כפתורים: "ייצא Excel" ו"ביטול".

מועדפים: הכוכב ★ בתחילת השורה מוסיף את הדוח ל"דוחות מועדפים" (הסבר בריחוף: "הוסף למועדפים"; כשהדוח מועדף: "הסר ממועדפים", והוא מסומן "מועדף"). המועדפים נשמרים לכל משתמש בנפרד.

בכל ההודעות כותרת החלון היא "שגיאה".

זו מגבלה בסיכום תקופתי, סיכום יומי ובדוחות מובנים (חוץ מ"תיקון דיווחים — מחלקתי"). רק "סיכום מחלקתי" מאפשר טווח ארוך. הטווחים המהירים "3 חודשים", "6 חודשים" ו"שנה" מתאימים אפוא רק לשם.

המסך לסוג משתמש "מנהל מערכת" בלבד. אם אתם מנהלי מערכת, ייתכן שהמודול לא פעיל ובחרתם להסתיר מודולים נעולים ("מודלים נוספים" בהגדרות). הפעילו את המודול (המחיר החודשי מופיע בעמוד המודל לפני ההפעלה).

זה כך בכוונה: מנהל מחלקה אינו יכול להשתמש במחולל. הפיקו עבורו את הדוח או שלחו לו אותו.

בדקו שהוא בטווח הנבחר (לא בחרתם מחלקה אחרת או עובדים אחרים), שיש לו הסכם עבודה, ושתאריכי ההעסקה שלו ("התחלת העסקה" ו"סיום העסקה") מכסים את התקופה – בתקופה שבה העובד אינו מועסק לא מחושבות שעות. אם תאריך תחילת ההעסקה מאוחר מתאריך הסיום, לא יחושבו שעות; תקנו את תאריך הסיום בכרטיס העובד.

התצוגה היא דמו בלבד עם נתוני דוגמה. הנתונים האמיתיים נמצאים רק בקובץ שיוצא.

בשלב התקופה חסרים תאריכים, הטווח ארוך מחודש, או לא נבחרו מחלקות/עובדים. בשלב העמודות סומנה פחות משתי עמודות. תופיע הודעה שמסבירה מה חסר.

העמודה אינה זמינה בסוג הדוח שבחרתם. רחפו עליה לקבלת הסבר: "זמין רק בדוח יומי גלם", "לא זמין בדוח גלם" או "לא זמין בדוח יומי". בסיכום מחלקתי עמודות הפרטים האישיים נעולות. חזרו לשלב 1 ובחרו סוג דוח אחר.

כדי שהמערכת תדע שהיום הוא יום עבודה, צריך להגדיר תקן יומי, והסכם העבודה צריך להיות משויך לעובד מהחודש הרלוונטי. ימים עתידיים בלי דיווח אינם נחשבים חוסר.

אין נתונים לתקופה ולסינון שבחרתם. בדקו תקופה, מחלקות/עובדים והסכמי עבודה. ב"דוחות מובנים" בדקו גם את "סטטוס עובד" ("פעיל בלבד" מסתיר עובדים שאינם פעילים).

הייצוא רץ ברקע. פתחו את סרגל הצד, שם מוצגת ההתקדמות וקישור להורדה בסיום. אם הופיעה ההודעה "ייצוא נכשל, נסה שוב" נסו שוב.

תבנית שומרת מבנה (סוג, עמודות, מחלקות/עובדים) בלבד. בהרצה בוחרים תקופה מחדש.

הפיצול לא נשמר בתבנית. כדי לקבל פיצול, בנו את הדוח מחדש עם "פיצול לפי אתרים / תפקידים" וייצאו אותו ישירות.

אין עריכה לתבנית שנשמרה. בנו דוח חדש עם התיקון, שמרו אותו בשם חדש, ומחקו את התבנית הישנה (כפתור הפח ← "מחק").

"תבניות שמורות" ← הפח בשורת התבנית ← "מחק" בחלון "מחיקת תבנית".

מחיקת התבנית מוחקת את המבנה בלבד; קבצים שכבר יוצאו אינם מושפעים.

המחולל בגרסת BETA ונתון מסוים עשוי להיות חסר. אפשר להגיש בקשת פיתוח דרך הצ'אט במערכת; בקשות נכנסות לרשימת המתנה ואין התחייבות למועד.

המחולל מייצא לאקסל לפי בקשה בלבד. לשליחה אוטומטית ראו "קבלת דוח מסכם למייל".

כן, דרך מחולל הדוחות. בוחרים "סיכום תקופתי", את החודש ואת העובדים, ובשלב "עמודות" מסמנים רק את מה שצריך, לדוגמה: "שם העובד", "תז עובד", "מזהה בשכר", "סהכ שעות", "100%", "125%", "150%" ו"ימי עבודה". מתקבלת שורה אחת לכל עובד, רק עם העמודות האלה. שמרו את הבחירה כתבנית (שלב 4), ובכל חודש הריצו את התבנית ובחרו מחדש את התאריכים. עמודה שלא מופיעה ברשימת העמודות של המחולל לא תהיה בקובץ.

בדוח החודשי אין שורת סיכום לכל שבוע. כדי לקבל את סך השעות של שבוע מסוים, הפיקו במחולל "סיכום תקופתי" ובשדות "מתאריך" ו"עד תאריך" הקלידו את תחילת השבוע ואת סופו (למשל מיום ראשון עד שבת). מתקבלת שורה לכל עובד עם סך השעות של אותו שבוע. חוזרים על זה לכל שבוע בחודש. אפשר לשמור את העמודות כתבנית, אבל את התאריכים בוחרים בכל הרצה.

המחולל הוא מודל נוסף, ויש מסלולים שכוללים אותו בחינם. בהגדרות הגלובליות, בלשונית "מודלים נוספים", מודל שכלול במסלול שלכם מסומן "כלול בחבילה שלך". אם המסלול לא כולל אותו, אפשר להפעיל את המודל בנפרד (סעיף 1) או לעבור למסלול שכולל אותו. כשעוברים למסלול שלא כולל אותו, מחולל שהיה פתוח בחינם דרך המסלול נסגר. מה כלול בכל מסלול: המסלול שלכם: מה כלול בכל מסלול ואיך משנים.

כן, במסך. בדוח לוחצים על "הסתר עמודות", ומסמנים ברשימה את העמודות שרוצים להסתיר. הן נעלמות מהטבלה מיד, והבחירה נשמרת בדפדפן שבו עבדתם. "בטל בחירה" מחזיר את כל העמודות. ההסתרה משפיעה על התצוגה במסך בלבד: קובץ האקסל שמורידים מהדוח כולל את כל העמודות. לקובץ עם העמודות שבחרתם בלבד צריך את מחולל הדוחות, או למחוק עמודות בקובץ אחרי ההורדה.