מה זה ומתי צריך את זה
אם משרד השכר שלכם עובד עם תוכנת עוקץ טריו, אפשר להפיק מהדוח המסכם קובץ שכר מוכן, בלי להקליד את השעות מחדש. בהגדרות הייצוא קובעים לכל רכיב (למשל שעות ב-100%, ימי חופשה, שעות שבת) באיזה מיקום בשורה הוא ייכתב, ובכל חודש רק מפיקים את הקובץ.
מה המדריך הזה כולל
המדריך כולל: הפעלת הממשק, מי יכול לעשות מה, מה צריך לפני שמתחילים, הגדרת הרכיבים ב"הגדרות יצוא לתוכנת השכר", הפקת הקובץ, מבנה השורה בקובץ עם דוגמה, הודעות, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון וסיכום. ייצוא לתוכנות שכר אחרות מוסבר במדריכים נפרדים, ראו "מאמרים קשורים".
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך מפיקים קובץ שכר לעוקץ טריו: הפעלת הממשק מול שירות הלקוחות, בדיקת המספר המזהה בשכר, כניסה להגדרות הייצוא, הוספת שורה לכל רכיב ושמירה, עדכון המיקומים בעוקץ, והפקת הקובץ מהדוח המסכם.
מדריך מקוצר
פנו לשירות הלקוחות של EZTime וביקשו להפעיל את ממשק הייצוא לתוכנת OKETZ TRIO.
ודאו שלכל עובד יש "מספר מזהה בשכר" התואם למספר שלו בעוקץ.
היכנסו אל דוחות ← "דוח מסכם ויצוא לשכר" ולחצו על "הגדרות יצוא לתוכנת השכר".
הוסיפו שורה לכל רכיב: בחרו "סוג שכר", הזינו "position at file" ושמרו בלחיצה על "לשמור". הזינו גם "מספר חברה".
עדכנו בעוקץ את המיקומים שבחרתם.
בחרו תאריכים, עובדים וסינונים, לחצו "חפש" ואז "ייצא לתוכנת השכר" – קובץ יורד למחשב.
1. הפעלת הממשק
הממשק אינו מופעל מתוך המסך שלכם. מי שמפעיל אותו הוא שירות הלקוחות של EZTime, שמגדיר לחברה את סוג התוכנה "OKETZ TRIO". בבקשה ציינו במפורש "עוקץ טריו (OKETZ TRIO)". כשהממשק פעיל, בדוח המסכם מופיעים הכפתורים "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" ו"ייצא לתוכנת השכר".
המחיר החודשי (אם יש) מופיע בעמוד המודול לפני ההפעלה.
2. מי יכול לעשות מה
סוג משתמש | מה אפשר |
מנהל מערכת (company manager) | רואה את הדוח המסכם, את הכפתור "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" ואת "ייצא לתוכנת השכר". רק הוא יכול לפתוח ולשמור את ההגדרות. |
מנהל מחלקה | יכול להיכנס לדוח המסכם ולהפיק את הקובץ עבור המחלקות שהוא מנהל. הכפתור "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" לא מופיע אצלו, ולכן הוא לא משנה הגדרות. |
עובד רגיל | אין גישה לדוח המסכם; מועבר למסך הראשי (אלא אם הוגדר כצופה דוחות מחלקה). |
אם החברה הגדירה סיסמת נעילה להגדרות שכר, בלחיצה על "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" מוצג חלון "הכנס סיסמה". הזינו את הסיסמה ולחצו "שליחה". סיסמה שגויה תציג "סיסמה לא נכונה".
3. מה צריך כדי שזה יעבוד
ממשק הייצוא מופעל לחברה על סוג התוכנה OKETZ TRIO (סעיף 1).
לכל עובד מוגדר "מספר מזהה בשכר". אם הוא ריק, הקובץ משתמש במספר העובד במערכת. המספר חייב להיות זהה למספר בעוקץ, אחרת העובד לא יזוהה שם. המספר נכתב בקובץ ב-7 ספרות (מושלם באפסים משמאל, ומקוצר אם ארוך מ-7).
הסכמי העבודה של העובדים קיימים, ובמקרה שבוחרים ברכיב "סוגי הסכמים" – לכל הסכם מוגדר "סוג הסכם" (ראו סעיף 4).
"מספר חברה" מוגדר בחלון ההגדרות (סעיף 4).
4. הגדרות יצוא לתוכנת השכר
במסך זה בונים את מבנה הקובץ. ההגדרות נשמרות ואין צורך להזין אותן מחדש בכל ייצוא.
איפה: דוחות ← "דוח מסכם ויצוא לשכר" ← הכפתור "הגדרות יצוא לתוכנת השכר".
הדוח המסכם נפתח עם שורת סינון: "מחלקה/סניף", "עובדים", "תפקיד/פרויקט", "תגיות", "הסכם עבודה", "בחר טווח תאריכים" והכפתור "חפש". התמונה מראה את שורת הסינון ואת כפתור "חפש".
היכנסו לדוח המסכם ולחצו על "חפש" כדי לטעון את הנתונים (ראו בתמונה למטה).
בחלון ההגדרות מופיעה טבלה, שורה לכל רכיב. העמודות:
עמודה | מה היא עושה |
הסכם עבודה | אם ריק – הרכיב יוצא עבור כל ההסכמים. אפשר לבחור "סוגי הסכמים" ("שעתי", "חודשי", "יומי", "גלובלי") או "הסכם ספציפי". אם בחרתם, הרכיב ייצא רק עבור העובדים בהסכמים אלה. |
סוג שכר | הרכיב שרוצים לייצא: 100%, 125%, 150%, 175%, 200%, וגם נתונים כמו "סך שעות עבודה", "ימי עבודה", "ימי חופשה", "ימי מחלה", "יום העדרות ללא דיווח" ועוד. אפשר לבחור כמה ערכים בשורה אחת והם מסוכמים לערך אחד. |
position at file | המיקום בשורה שבו הערך ייכתב. המיקום הראשון האפשרי הוא 21 (20 התווים הראשונים בשורה קבועים). כל ערך תופס 5 תווים, ולכן יש להשאיר הפרש של 5 בין מיקום למיקום (21, 26, 31 ...). |
תפקיד/פרויקט | אפשר לבחור כמה תפקידים. הרכיב ייצא רק עבור דיווחים של התפקידים שנבחרו. אם לא בחרתם תפקיד, הרכיב ייצא רק עבור שורות ללא תפקיד/פרויקט. |
התעלם מערך חיובי | מתג. כשהוא פעיל, ערך חיובי נכתב כאפסים, ומיוצא רק ערך שלילי (כערך מוחלט). |
בתחתית החלון מופיע השדה "מספר חברה" (3 הספרות הראשונות בכל שורה, והמספר גם נכנס לשם הקובץ), ואז הכפתורים "סגירה" ו"לשמור". בסוף כל שורה יש סמלים: עיפרון (עריכה), איקס (מחיקת השורה) ופלוס בשורה האחרונה (הוספת שורה).
שלב 1: הוספת רכיב
לחצו על "הגדרות יצוא לתוכנת השכר".
בשורה הריקה בחרו "סוג שכר", הזינו "position at file" ובחרו, אם צריך, "הסכם עבודה" ו"תפקיד/פרויקט".
להוספת רכיב נוסף לחצו על הפלוס בסוף השורה.
הזינו "מספר חברה" ולחצו "לשמור". תוצג הודעת הצלחה, והחלון ייסגר.
שלב 2: עריכה ומחיקה
לעריכת שורה לחצו על העיפרון, שנו, ולחצו שוב על העיפרון ואז "לשמור".
למחיקת רכיב לחצו על האיקס בשורה ולחצו "לשמור". ללא שמירה השינוי לא נשמר.
סוג ההסכם בהסכם העבודה
אם בחרתם ברכיב "סוגי הסכמים" (למשל "שעתי"), הרכיב ייצא רק להסכמים שהוגדר להם אותו "סוג הסכם". אם להסכם אין סוג, הרכיב לא ייצא. לתיקון: הסכם עבודה ← "רשימת הסכמי עבודה" ← פתחו את ההסכם ובחרו בשדה "סוג הסכם" (למשל "שעתי"), ושמרו.
5. הפקת הקובץ
איפה: דוחות ← "דוח מסכם ויצוא לשכר".
בחרו את הסינונים: מחלקה, עובדים, תפקיד, תגיות, הסכם עבודה ו"בחר טווח תאריכים" (תקופת השכר).
אפשר לסמן באפשרויות "הסתר עובדים ללא דיווחים" (מסומן כברירת מחדל) ו"הצג נתונים גם לתפקידים ללא דיווחים".
לחצו "חפש" ובדקו את הנתונים בטבלה.
לחצו "ייצא לתוכנת השכר". קובץ בשם sal ו-5 ספרות של מספר החברה עם הסיומת mm. יורד למחשב. אם הדוח גדול, הוא מעובד ברקע ותוצג ההודעה "אנו מעבדים את הדוח שביקשת." – אפשר להמשיך לעבוד בלשונית אחרת.
המשיכו לפי הוראות עוקץ לטעינת הקובץ.
הקובץ מופק לפי הסינון שבחרתם. כדי לייצא עובד אחד, בחרו אותו בשדה "עובדים".
6. מבנה השורה בקובץ – דוגמה
לכל עובד נכתבת שורה. הנתונים בשורה: 3 ספרות מספר חברה, 7 ספרות מספר מזהה בשכר, 10 אפסים קבועים, ואז הרכיבים לפי ה-position שהגדרתם. כל ערך מוכפל ב-100 ונכתב ב-5 ספרות עם אפסים מובילים. רכיבים באותו position מסוכמים. הערכים בדוגמה נועדו להמחשה בלבד.
הודעות
הודעה | משמעות ומה עושים |
הכנס סיסמה | הגדרות השכר נעולות בסיסמה. הזינו סיסמה ולחצו "שליחה". |
סיסמה לא נכונה | הסיסמה שגויה. נסו שוב. |
אנו מעבדים את הדוח שביקשת. | הדוח נבנה ברקע. אפשר לעבוד בלשונית אחרת או ללחוץ על הקישור לביטול הבקשה. |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את הכפתור "הגדרות יצוא לתוכנת השכר"
הכפתור מופיע רק למנהל מערכת, ורק אם הממשק הופעל לחברה על סוג OKETZ TRIO. מנהל מחלקה לא רואה אותו. אם אתם מנהלי מערכת ועדיין אין – פנו לשירות הלקוחות.
❓ אני לא רואה את הכפתור "ייצא לתוכנת השכר"
הכפתור מוצג רק כשהוגדר סוג תוכנת שכר לחברה. פנו לשירות הלקוחות כדי להפעיל.
❓ הקובץ יוצא ריק
בדקו: (1) בהגדרות יש לפחות רכיב אחד; (2) אם בחרתם ב"הסכם עבודה" סוג הסכם כמו "שעתי", להסכם העבודה חייב להיות מוגדר "סוג הסכם" (אחרת הרכיב לא ייצא); (3) תפקיד/פרויקט – רכיב בלי תפקיד מיוצא רק לשורות ללא תפקיד, ורכיב עם תפקידים רק לשורות של אותם תפקידים; (4) יש דיווחים בטווח התאריכים.
❓ עובד מסוים לא מופיע בקובץ
בדקו ש"מספר מזהה בשכר" שלו זהה למספר בעוקץ, שיש לו שעות ברכיבים שהוגדרו, שהוא נכלל בסינון "עובדים", ושהסכם העבודה שלו נכלל ברכיבים. עובד בלי דיווחים ("הסתר עובדים ללא דיווחים") לא יופיע.
❓ הערכים בעוקץ נכנסים לעמודה לא נכונה
המיקומים בעוקץ חייבים להיות זהים ל-"position at file" שהוגדרו בעמוד ההגדרות, בהפרש של 5. את העדכון בעוקץ מבצעים מול עוקץ ולא מול EZTime.
❓ שני רכיבים נכנסו לאותו מקום ונסכמו
רכיבים עם אותו position מסוכמים לערך אחד. אם לא רציתם סכום, תנו להם positions שונים.
❓ מיקום קטן מ-21 או קרוב מדי למיקום אחר
המיקום הראשון בשורה הוא 21. מיקום קרוב מ-5 תווים למיקום קודם יגרום להדבקת הערכים זה לזה, ולכן שמרו על הפרש של 5.
❓ הוגדרה "התעלם מערך חיובי" והרכיב יוצא באפסים
זו ההתנהגות: כשהמתג פעיל, ערך חיובי נכתב כאפסים ויוצא רק ערך שלילי. כבו את המתג אם רוצים לייצא ערכים חיוביים.
❓ הערך השתנה אחרי ששיניתי הגדרות
ההגדרות חלות על כל הייצוא הבא. שנו, לחצו "לשמור" וייצאו שוב. קבצים שהופקו קודם לא משתנים.
❓ טעיתי בהגדרה – איך מתקנים?
פתחו את "הגדרות יצוא לתוכנת השכר", ערכו את השורה בעזרת העיפרון או מחקו אותה באיקס, ולחצו "לשמור".
❓ איך מוחקים רכיב?
לחצו על האיקס בשורת הרכיב ואז "לשמור".
❓ מה קורה לקבצים ישנים אחרי שינוי?
דבר. קובץ שכבר ירד למחשב נשאר כמו שהיה; רק ייצוא חדש משתמש בהגדרות החדשות.
❓ הוזנה סיסמה והחלון מבקש אותה שוב
אם בעת השמירה הסיסמה אינה תקינה מוצגת "סיסמה לא נכונה" ומוצג שוב חלון "הכנס סיסמה". הזינו סיסמה נכונה ושמרו שוב.
❓ הלחיצה על "ייצא לתוכנת השכר" לא מורידה קובץ
אם הדוח גדול, הוא מעובד ברקע ויורד כשהוא מוכן. המתינו להודעה ובדקו שהדפדפן לא חוסם הורדות.
❓ מנהל מחלקה רוצה לשנות מיקומים
רק מנהל מערכת יכול לשנות הגדרות ייצוא.
❓ ל-"שם הקובץ" יש משמעות?
שם הקובץ נקבע אוטומטית לפי "מספר חברה": sal + 5 ספרות + .mm.
מילון מונחים
מונח | משמעות |
מספר מזהה בשכר | מספר העובד בתוכנת השכר; נכנס לשורה בקובץ. |
position at file | המיקום בשורה שבו הערך נכתב. |
סוג שכר | הרכיב שמיוצא (אחוז שעות, ימים, וכו'). |
מספר חברה | המספר של החברה בתוכנת השכר. |
סוג הסכם | "שעתי", "חודשי", "יומי" או "גלובלי" – מוגדר בהסכם העבודה. |
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
להגדיר רכיבים ומיקומים | דוח מסכם ← "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" | קובע את מבנה הקובץ |
להפיק קובץ | דוח מסכם ← "ייצא לתוכנת השכר" | מוריד קובץ שכר |
לתקן סוג הסכם | הסכם עבודה ← "רשימת הסכמי עבודה" | מאפשר ייצוא לפי סוג הסכם |
מאמרים קשורים
ייצוא שכר למכפל שכר בקובץ אקסל + בניית תבנית טעינה
ייצוא שכר לתוכנית שיקלולית בפורמט אקסל
הגדרת ממשק רשת להר-גל
📤 מדריך לבניית ממשק ייצוא שכר לתוכנת מיכפל בפורמט QDIV