המדריך מסביר איך להעביר נתוני נוכחות מ-EZTime לתוכנת השכר הר-גל בשיטת רשת, השיטה הנפוצה ביותר. להר-גל יש שני סוגי ממשקים: רשת ואקסל. כאן מוסבר ממשק הרשת (בהגדרות החברה הוא נקרא "הרגל רשת"). אם אצלכם מוגדר סוג אחר של הר-גל, ההגדרות שונות, ויש לפנות לתמיכה.

המדריך מכסה: הבנת פריסת הרשתות של הר-גל, הגדרת הרכיבים ב-EZTime, ייצוא הקובץ, טעינה בהר-גל, ושאלות נפוצות.

הסרטון מראה איך מגדירים ממשק רשת להר-גל: קבלת פריסת הרשתות, כניסה לדוח מסכם ויצוא לשכר, פתיחת הגדרות היצוא, הוספת שורות לכל נתון, שמירה ויצוא הקובץ, והעברתו לטעינה בהר-גל.

להר-גל יש "תאים" שמתורגמים לעמודות (פוזיציות) בקובץ הייצוא. אנחנו קובעים ב-EZTime באיזו פוזיציה ובאיזו רשת ייכנס כל נתון. בתמונה מופיעים התאים והפוזיציות שיש להגדיר ב-EZTime:

אם אינכם יודעים מהי פריסת הרשתות שלכם, היכנסו בתוכנת הר-גל לתפריט טבלאות ואז טבלאות רשת. אפשר גם לפנות להר-גל ולבקש את פריסת הרשתות.

לאחר מכן מוצגות כל הרשתות שלכם והערך שיש בכל תא:

למשל, בתמונה אפשר לראות איזה נתון (כמו שעות עבודה) צריך להיות מעודכן בתא מסוים ובאיזו פוזיציה הוא נמצא בקובץ. לפעמים הרשתות לא הוגדרו אצלכם כלל, ואז יש לפנות להר-גל כדי לקבל את פריסת הרשתות כמו בתמונה הראשונה.

נכנסים לתפריט דוחות ואז דוח מסכם ויצוא לשכר. בראש הדוח מופיע הכפתור הגדרות יצוא לתוכנת השכר.

שימו לב: הכפתור מוצג למנהל חברה בלבד. אם אינכם רואים אותו אף שאתם מנהל חברה, יש לפנות לתמיכה של EZTime ולבקש להפעיל אצלכם יצוא שכר להר-גל רשת.

לאחר הלחיצה נפתח מסך ההגדרות:

כדי להגדיר רכיב חדש לוחצים על +:

נבחר הסכם עבודה שרוצים שהרכיב ייצא עבורו, או סוג הסכם, למשל כל ההסכמים השעתיים. אחר כך נבחר את הרכיב ונרשום את הפוזיציה והרשת.

בדוגמה שבתמונה, ברשת 1 בתא 38 צריכים להיות ימי עבודה:

פותחים את קובץ ההמרה של הר-גל ומחפשים מהי הפוזיציה של אותו תא:

ואז מגדירים ב-EZTime את הרכיב עם הפוזיציה והרשת שמצאתם, כמו בשורה שבתמונה: כל מי שסוג ההסכם שלו שעתי יקבל את ימי העבודה בפוזיציה ובאותה רשת.

כך מגדירים את כל השדות הנדרשים שיש ברשת. ייתכן שיש שדות שלא נדרשים אצלכם, ושדות שדורשים הגדרה מיוחדת.

המערכת מפיקה קובץ בשם SAON, ואחריו שתי ספרות של חודש, ואחריהן הסיומת 01. למשל SAON10.01. החודש בשם הקובץ הוא החודש של היום שבו מייצאים, לא החודש של הדוח.

אם הופעלה אצלכם האפשרות הוספת שם קובץ, ייפתח חלון שבו אפשר לבחור שם מרשימה. לרוב אין בכך צורך, ומומלץ להשאיר את שם הקובץ כפי שהמערכת מייצרת אותו:

אפשר לבקש עזרה מהר-גל בפעולת הטעינה. בנוסף, אפשר לפתוח את הקובץ בכתבן (Notepad) כדי לראות את הפריסה ואת הנתונים שיצאו.

בקובץ כל עובד מזוהה במספר שבכרטיס העובד:

בחלק מהחברות צריך למלא את מזהה בשכר (מספר העובד בתוכנת השכר) בכרטיס העובד ב-EZTime, כדי שהנתונים יעברו נכון.

הכפתור מוצג למנהל חברה בלבד, ורק אם אצלכם הופעל יצוא שכר להר-גל רשת. פנו לתמיכה של EZTime כדי להפעיל.

בדקו שיש עבורו שורת הגדרה, ושהיא מתאימה להסכם העבודה של העובד. נתון שלא הוגדר לו שורה, או שהוגדר להסכם אחר, לא ייצא. פתחו את הקובץ בכתבן ובדקו אם הנתון מופיע בפוזיציה הנכונה.

בדקו בשורת ההגדרה את position at file ואת file number מול הפריסה של הר-גל.

בדקו את מזהה בשכר בכרטיס העובד. אם הוא ריק, הקובץ משתמש ב-ת.ז., והיא חייבת להתאים למה שמוגדר בהר-גל.

החודש בשם הקובץ נקבע לפי תאריך הייצוא. התוכן נקבע לפי טווח התאריכים שבדוח, והוא נכון גם כשהחודש בשם שונה.

כן. בשורת ההגדרה בוחרים את תפקיד/פרויקט, והרכיב יכלול רק אותו.

יש לשורת ההגדרה אפשרות יצא כשלילי בלבד. הפעילו אותה רק בהנחיית הר-גל או התמיכה.

המדריך מתאר את שיטת הרשת בלבד. פנו לתמיכה כדי לקבל הנחיה לשיטת האקסל.