בזמן בניית סידור העבודה המערכת מציגה לכם כמה שעות שובצו וכמה זה עולה, מול מכסת שעות שהגדרתם. כך רואים תוך כדי השיבוץ אם אתם בתוך התקציב, בלי לחכות לסוף השבוע.

המדריך מסביר: מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שעלות תוצג, איך מפעילים את תצוגת העלויות, איך קוראים את סרגל הסיכומים, איך מגדירים מכסה יומית ומכסה שבועית (וההבדל ביניהן), איך מסתירים עלויות ממנהלי מחלקה, הודעות שגיאה, שאלות ופתרון בעיות, מקרא ומילון מונחים. הגדרת סידור עבודה חדש מוסברת במדריך "ניהול סידורי עבודה", ועבודה על מסך השיבוץ מוסברת במדריך "הכרות עם מסך תכנון השיבוץ".

הטבלה מתארת מה אפשר לעשות בנושא העלויות והמכסות.

בכרטיס העובד נקבעים "סוג שכר" (אפשרויות: "שכר שעתי", "שכר יומי", "שכר גלובלי") ו"תעריף שכר".

איפה: תכנון סידור עבודה ← בחירת סידור, חודש ושבוע ← לחצן "הגדרות תצוגה" (סמל עין מחוצה).

בתפריט "הגדרות תצוגה" יש מתגים: "הצג תפקיד ושעות", "הצג מצבת כוח אדם", "הצג חישוב עלויות", "הסתר שורה של משמרת פתוחה" ו"הצג שיבוץ מהיר". המתג "הצג חישוב עלויות" מציג ליד כל עובד במשמרת את העלות בשקלים (₪) ומוסיף את הסרגל המסכם. העלות ליד עובד לא מוצגת כשהיא 0 ובימי היעדרות.

התמונה מראה את תפריט "הגדרות תצוגה" ואת המתג "הצג חישוב עלויות".

איפה: תכנון סידור עבודה ← "תצוגה לפי משמרות" ← הסרגל שמתחת לכל המשמרות (מופיע כשהמתג "הצג חישוב עלויות" פעיל).

בצד הסרגל מופיע "סיכום לשבוע זה", ולכל יום מופיעים שלושה נתונים:

לשבוע כולו מוצגים "סך שעות" ו"עלות עובדים" בלבד.

איפה: תכנון סידור עבודה ← הסרגל ← העיפרון שליד היום (מנהל מערכת בלבד).

בחלון שנפתח יש שני שדות: "מכסת שעות" ו"מכירות ליום זה(פריון)", וכפתורים "לשמור" ו"בטל". המכסה היומית רק מוצגת מול השעות ששובצו, כדי שתראו חריגה. היא לא מגבילה ולא חוסמת שיבוץ.

איפה: ניהול סידורי עבודה (בתפריט תכנון סידור עבודה) ← טבלת הסידורים ← העמודה "מכסת שעות שבועית" ← עיפרון.

המסך נקרא "מסך ניהול סידורי עבודה". הטבלה מציגה לכל סידור: "שם", "שם העסק", "כמות עובדים בסידור", "קבוצה", "ניצול מכסת שעות השבוע", "מכסת שעות שבועית", "העדפת ברירת מחדל" ו"פעולות".

התמונה מראה את טבלת הסידורים ואת העמודות "ניצול מכסת שעות השבוע" ו"מכסת שעות שבועית".

לחיצה על העיפרון בעמודה "מכסת שעות שבועית" פותחת חלון עם:

התמונה מראה את חלון המכסה השבועית.

מה קורה כשהתיבה "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות" מסומנת: המערכת מסרבת להוסיף משמרת שעוברת את המכסה (הכללית, של התפריט או של הקבוצה) ומציגה הודעה. כשהתיבה לא מסומנת, המכסה רק מוצגת וניתן לחרוג ממנה.

במסך התכנון, בראש העמוד, מופיע לוח "סך שעות" (כשהאפשרות "הצג ניצול ומגבלת שעות בסידור עבודה" מופעלת בהגדרות הגלובליות) עם "מגבלת שעות", "סך שעות" ו"הפרש".

איפה: הגדרות גלובליות ← "הסתר הצגת חישוב עלויות למנהלי מחלקה / מנהלי סניף".

כשהאפשרות מופעלת, מנהלי מחלקה ומנהלי סניף לא רואים את "הצג חישוב עלויות" בסידור העבודה, ולכן לא רואים עלויות. מנהל המערכת ממשיך לראות. ההגדרה היא גלובלית ולא ניתנת לשינוי לכל מנהל בנפרד.

באותו אזור בהגדרות הגלובליות יש גם "הצג ניצול ומגבלת שעות בסידור עבודה" – מציג נתוני ניצול מכסת שעות בסידור העבודה.

המכסה היומית רק מציגה חריגה ולא חוסמת. כדי לחסום, הגדירו מכסה שבועית וסמנו "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות" במסך "ניהול סידורי עבודה".

סמנו בחלון המכסה השבועית את "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות". בלי הסימון המכסה רק מוצגת.

הסרגל מופיע רק ב"תצוגה לפי משמרות" וכשהמתג "הצג חישוב עלויות" ב"הגדרות תצוגה" פעיל. אם אתם מנהל מחלקה או סניף, ייתכן שמנהל המערכת הפעיל את ההסתרה.

ההגדרה "הסתר הצגת חישוב עלויות למנהלי מחלקה / מנהלי סניף" מופעלת. מנהל המערכת יכול לכבות אותה בהגדרות הגלובליות.

בדקו בכרטיס העובד: "סוג שכר" צריך להיות "שכר שעתי" ו"תעריף שכר" גדול מאפס. עובדים בשכר יומי או גלובלי לא נכללים בעלות. עובד מושהה גם לא נכלל.

העיפרון בסרגל מוצג למנהל מערכת בלבד.

במסך "ניהול סידורי עבודה" לחצו על העיפרון בעמודה "מכסת שעות שבועית" ומלאו מכסה בשורת התפקיד.

פותחים שוב את העיפרון, משנים את הערך ושומרים. ההגדרה חלה על שיבוצים חדשים; שיבוצים קיימים לא נמחקים.

מכסה יומית: מגדירים 0 ושומרים. מכסה שבועית: מגדירים 0 ומבטלים את "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות". מכסה של תפקיד: מרוקנים את השדה ושומרים.

המכסה השבועית שייכת לסידור והיא אותה מכסה בכל שבוע. המכסה היומית שמורה לכל תאריך בנפרד.

בדקו שהוא משובץ בסידור הזה, לא מושהה, בשכר שעתי ועם תעריף. עלות לא מוצגת ליד עובד ביום היעדרות.

הסרגל מחשב לפי השיבוץ ולא לפי דיווחי הנוכחות. לדוחות נוכחות ושכר ראו את מדריכי הדוחות.

כן. היא חלה על כל מנהלי המחלקה והסניף בחברה, ואי אפשר לבחור מנהל מסוים.

הפעילו בהגדרות הגלובליות את "הצג ניצול ומגבלת שעות בסידור עבודה".