כדי שעובד יוכל להתחבר לאפליקציה או לאתר (פורטל העובד), צריך להקים לו משתמש: שם משתמש, סיסמה וסוג משתמש. סוג המשתמש קובע מה העובד יכול לראות ולעשות. את המשתמש מקימים בכרטיס העובד, בלשונית "הגדרות משתמש", ואפשר גם לשלוח לעובד קישור כדי שיגדיר שם משתמש וסיסמה בעצמו.

המדריך כולל: מי יכול להקים משתמש, מה צריך לפני כן, הקמה ידנית של שם משתמש וסיסמה, שליחת קישור לעובד שיגדיר בעצמו (מכרטיס העובד או לכמה עובדים יחד מרשימת העובדים), כל סוגי המשתמש והשדות שכל סוג מציג, עריכה וכיבוי של משתמש, הודעות שגיאה, שאלות ופתרון בעיות, מקרא ומילון מונחים. נושאים שיש להם מדריך נפרד: "איפוס סיסמא לעובד - מדריך למנהל", "שחזור סיסמא", "העובד שלי לא מצליח להתחבר למערכת", "מנהלי מערכת + מחלקה - הגדרת שם משתמש וסיסמה לעובד באפליקציה" ו"הגדרות גלובליות".

הסרטון מראה איך מקימים לעובד פרטי התחברות: כניסה לרשימת העובדים ופתיחת הכרטיס, מעבר ללשונית "הגדרות משתמש", הפעלת המתג, הזנת שם משתמש וסיסמה או שליחת קישור לעובד, בחירת סוג משתמש, ושמירה ומסירת הפרטים לעובד.

הקמת משתמש נעשית בכרטיס העובד. מה שמוצג ברשימת "סוג משתמש" תלוי בסוג המשתמש של מי שמבצע את הפעולה:

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. הקלידו את שם העובד בשדה החיפוש ופתחו את הכרטיס שלו.

בכרטיס העובד נפתחת תחילה הלשונית "מידע כללי". עברו ללשונית "הגדרות משתמש".

בראש הלשונית יש מתג "צור משתמש להתחברות" עם שתי אפשרויות: "פעיל" ו"כבוי". סימן המידע (i) ליד הכותרת מסביר: יצירת משתמש לעובד מאפשרת התחברות לאפליקציה ולפורטל העובד באמצעות שם משתמש וסיסמה; הפעלת משתמש מאפשרת כברירת מחדל ביצוע החתמה דרך האפליקציה; ההרשאות בפועל נקבעות לפי סוג המשתמש שנבחר ולפי המגבלות שהוגדרו לעובד. כשהמתג על "כבוי" שאר השדות מוסתרים.

כשהמתג על "פעיל" יש שתי אפשרויות:

התרשים הבא משווה בין שתי הדרכים.

הזינו "שם משתמש". סימן המידע ליד השדה מסביר: שם המשתמש הוא גלובלי במערכת, ויתכן ששם המשתמש שבחרתם כבר תפוס על ידי משתמש אחר בחברה אחרת; אם הוא תפוס, נסו שם אחר. הבדיקה מתבצעת בזמן ההקלדה וביציאה מהשדה (אפשר גם ללחוץ על הריבוע שבקצה השדה). בשם תפוס מופיעה ההודעה "שם המשתמש כבר תפוס." ומוצעות הצעות לשמות פנויים. בשם פנוי הריבוע מסומן בסימן וי.

הזינו "סיסמה". סימן המידע ליד השדה מסביר: הסיסמה חייבת להכיל מינימום 5 תווים; יש לשים לב לאותיות באנגלית קטנות/גדולות; לא ניתן לצפות בסיסמה שכבר נשמרה; לאיפוס סיסמה מזינים סיסמה חדשה ומוסרים אותה לעובד. מומלץ להשתמש באותיות באנגלית בלבד, גדולה וקטנה, ובספרות. אותיות בעברית לא מתאימות לסיסמה, וזה במכוון. סמל העין בקצה השדה מציג את הסיסמה בזמן ההקלדה. השדה נצבע כתקין כשהסיסמה באורך 5 תווים לפחות.

הכפתור "שתף פרטי התחברות" מאפשר למסור לעובד את שם המשתמש והסיסמה. הוא דורש למלא קודם שם משתמש וסיסמה, אחרת תופיע ההודעה "עליך ראשית למלא שם משתמש וסיסמה".

אם מפעילים את המשתמש ומשאירים את שם המשתמש והסיסמה ריקים, המערכת יוצרת שם משתמש וסיסמה זמניים. במקרה כזה שלחו לעובד קישור כדי שיגדיר פרטים משלו.

בחרו "סוג משתמש". ליד כל אפשרות ברשימה יש סימן מידע (i) שמציג הסבר. פירוט הסוגים בפרק 4. לפי הסוג שנבחר מופיעים שדות נוספים:

שמרו את כרטיס העובד. רק אחרי השמירה המשתמש נוצר ויכול להתחבר.

בהמשך הלשונית "הגדרות משתמש" מופיעים מתגים שקובעים איך העובד מדווח (כל אחד "פעיל" או "כבוי"): "אפשר דיווח באמצעות SMS/שיחת טלפון", "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד", "הפעל עריכת שעות עצמאית", "דרוש מיקום GPS בעת החתמה", "אפשר לדווח רק מהמקומות המותרים" (עם הרשימה "מקומות מותרים לדיווח(ריק=כל המקומות)"), "אפשר לדווח עם סריקת קוד QR בלבד", "אפשר לדווח עם סריקת מדבקת NFC בלבד(צור קשר לקבלת מדבקה)" (עם הרשימה "מדבקות NFC מותרות לעובד"), "הסתר דוח נוכחות מהעובד באפליקציה", "אל תציג לעובד דוח חודשי עם פירוט" ו"בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה". סוג המשתמש וההגדרות האלה פועלים יחד: ההרשאות בפועל נקבעות לפי שניהם.

בעובד שכבר יש לו משתמש, שם המשתמש נעול והסיסמה מוצגת ככוכביות. לחצו על "ערוך פרטי התחברות" כדי לשנות. אם משאירים את הכוכביות, הסיסמה לא משתנה. הכפתור "שתף פרטי התחברות" פעיל רק אחרי שהקלדתם סיסמה חדשה. סוג המשתמש ניתן לשינוי גם בלי ללחוץ על "ערוך פרטי התחברות". כיבוי המתג "צור משתמש להתחברות" ל"כבוי" ושמירה מכבים את המשתמש של העובד.

מנהל סידור עבודה שלא רואה את תפריט סידור העבודה: הגדירו לו את המחלקה שינהל, או ודאו שסוג המשתמש שלו הוא "מנהל סידור עבודה" (ולא "מנהל מחלקה"), ואז בקשו ממנו להתנתק ולהתחבר מחדש.

במקום להזין סיסמה בעצמכם, אפשר לשלוח לעובד קישור שבו יגדיר שם משתמש ו/או סיסמה. הקישור בתוקף ל-24 שעות ואפשר להשתמש בו פעם אחת. אם לעובד אין עדיין משתמש, נוצר לו משתמש מסוג "עובד - דיווח באפליקציה" שאפשר לשנות אחר כך.

בלשונית "הגדרות משתמש" הפעילו את "צור משתמש להתחברות", בחרו "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות" ובשדה "שלח באמצעות" בחרו דרך שליחה:

בעובד קיים לחצו "שלח". בהקמת עובד חדש מוצגים רק מייל ו-SMS והקישור נשלח אחרי השמירה (ההודעה במסך: "קישור לעדכון פרטי התחברות ישלחו לעובד לאחר ביצוע השמירה."). אפשר גם ללחוץ על "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות" בעמודת הפעולות המהירות שבצד כרטיס העובד.

איפה: עובדים ← רשימת עובדים. סמנו את העובדים בתיבות הסימון בשורות, לחצו על "פעולות" ובחרו "שלח לעובד קישור לעדכון פרטי התחברות" בקבוצה "ניהול עובדים". התמונה הבאה מראה את תפריט "פעולות" פתוח, והפעולה מסומנת.

העובד פותח את הקישור, מזין שם משתמש ו/או סיסמה חדשה (סיסמה בקישור: לפחות 6 תווים) ומקבל את ההודעה "פרטי ההתחברות עודכנו. ניתן כעת להתחבר.". אפשר למלא רק שם משתמש, רק סיסמה או את שניהם.

שם המשתמש הוא גלובלי לכל החברות במערכת, ולכן ייתכן שמישהו בחברה אחרת כבר משתמש בו. בחרו שם אחר, למשל הוסיפו ספרות, או השתמשו באחת ההצעות שמופיעות מתחת לשדה.

ודאו ששמרתם את כרטיס העובד, שהמתג "צור משתמש להתחברות" על "פעיל", ושהאותיות הגדולות והקטנות זהות. אם לא בטוחים, לחצו "ערוך פרטי התחברות", הזינו סיסמה חדשה ומסרו אותה. ראו גם "העובד שלי לא מצליח להתחבר למערכת".

הלשונית נמצאת בכרטיס העובד. ודאו שאתם בכרטיס עובד (לא ברשימה) ושסוג המשתמש שלכם מאפשר גישה לעובדים. מנהל מחלקה מוגבל בפעולות לפי ההגדרות שהוגדרו לו.

בדקו שהעובד לא מופיע כעובד שעזב או כלא פעיל, ושאינכם מנהל מחלקה שרואה רק את מחלקותיו. אם העובד נמחק, ייתכן שאפשר לשחזר אותו; פנו לתמיכה עם שם העובד ותעודת הזהות שלו. שימו לב: תעודת זהות עם 0 בסוף (או בלעדיו) נחשבת במערכת עובד אחר לגמרי.

רק מנהל מערכת רואה את כל הסוגים. מנהל מחלקה לא רואה "מנהל מערכת" ולא "מנהל מחלקה - צפייה בלבד".

בעריכת עובד קיים הוא פעיל רק אחרי לחיצה על "ערוך פרטי התחברות" והקלדת סיסמה חדשה. בהקמה חדשה מלאו שם משתמש וסיסמה.

במסך הכרטיס הסיסמה צריכה להיות באורך 5 תווים לפחות (בדף הקישור: 6 תווים לפחות). השתמשו באותיות באנגלית בלבד: אות גדולה, אות קטנה וספרות. אותיות בעברית לא מתאימות לסיסמה, וזה במכוון.

אי אפשר לראות סיסמה שנשמרה. לחצו "ערוך פרטי התחברות", הזינו סיסמה חדשה ומסרו לעובד, או שלחו לו קישור. ראו "איפוס סיסמא לעובד - מדריך למנהל". עובד ששכח סיסמה יכול גם להשתמש ב"שכחתי סיסמא" (ראו "שחזור סיסמא"); זה פועל רק אם יש כתובת מייל מעודכנת בכרטיס העובד.

לחצו "ערוך פרטי התחברות", שנו את השם ושמרו. אם השם החדש תפוס תופיע ההודעה "שם המשתמש כבר תפוס.".

העבירו את המתג "צור משתמש להתחברות" ל"כבוי" ושמרו. העובד לא יוכל להתחבר.

הקישור בתוקף 24 שעות ואפשר להשתמש בו פעם אחת בלבד ("הקישור אינו תקין או שפג תוקפו."). שלחו קישור חדש.

בהקמה חדשה הקישור נשלח רק אחרי השמירה, ורק במייל או ב-SMS. ודאו שהוזן מייל או טלפון תקינים ושמילאתם שם פרטי ושם משפחה. אפשר גם לפתוח את העובד אחרי השמירה ולבחור "העתק קישור".

סמנו קודם את העובדים (אחרת תופיע ההודעה "בחר עובדים"). בחלון, עובד שחסר לו מייל או טלפון מסומן; השלימו ישירות בטבלה. עובד שחסר לו שם פרטי או שם משפחה מסומן ב"חסר שם פרטי/משפחה" וצריך להשלים אותו בכרטיס העובד.

אפשר להפעיל לו החתמה דרך NFC, או להגדיר לו מיקום מותר לדיווח.

אי אפשר לחסום החתמה ישירות, והסתרת דוח הנוכחות אינה משפיעה על היכולת לדווח. כדי למנוע החתמה, הפעילו לו החתמה דרך NFC; בלי NFC הוא לא יוכל להחתים (גם אם אין לכם מדבקות NFC).

הגדירו לו את המחלקה שינהל, או שנו את סוג המשתמש ל"מנהל סידור עבודה" (לא מנהל מחלקה), ובקשו ממנו להתנתק ולהתחבר מחדש.

כנראה הופעל לעובד "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד", וזה לא מתאים לסוג הזה ("סוג המשתמש שבחרת אינו תקין לדיווח מהאתר"). כבו את המתג או בחרו "עובד - גישה לפורטל בלבד".