מדריך: הגדרת מחלקות וסניפים והעץ הארגוני
הסבר מלא על העמוד "ניהול מחלקות/סניפים": איך בונים את המבנה הארגוני של החברה, איך מגדירים מחלקות אב ומחלקות בת, איך ממנים מנהלי מחלקה, איך משייכים עובדים, ומה עושים כשמשהו לא עובד.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה בקצרה את כל העמוד: העץ הארגוני, פתיחת מחלקה, פרטי מחלקה, הוספת מחלקה חדשה, תצוגת רשימה, יבוא מקובץ CSV, ומה קורה כשמנסים למחוק מחלקה שיש בה עובדים.
1. מה זה מחלקה או סניף, ולמה זה חשוב
במערכת, מחלקה וסניף הם אותו דבר. אין הבדל טכני ביניהם. זה פשוט שם לקבוצת עובדים. אפשר לקרוא לקבוצה "מחלקת כספים", "סניף חיפה", "משמרת לילה" או "אתר בנייה צפון", לפי מה שמתאים לעסק שלכם. בהמשך המדריך נכתוב "מחלקה", וזה תמיד אומר גם "סניף".
כל עובד במערכת חייב להיות משויך לפחות למחלקה אחת. החלוקה למחלקות משפיעה על הרבה דברים במערכת:
הרשאות של מנהלי מחלקה: מנהל מחלקה רואה ומנהל רק את העובדים של המחלקות שלו: מאשר את הבקשות שלהם, צופה ועורך את הדוחות ואת דיווחי הנוכחות שלהם, ומנהל את סידור העבודה שלהם. הוא לא רואה עובדים של מחלקות אחרות.
סינון דוחות: בדוחות אפשר לבחור מחלקה ולראות רק את העובדים שלה.
ייצוא לפי מחלקה: אפשר להפיק דוחות בנפרד לכל מחלקה.
שעוני נוכחות: כל שעון נוכחות משויך למחלקה.
מבנה ארגוני ברור: העץ הארגוני מראה במבט אחד מי שייך לאן ומי מנהל כל מחלקה.
מחלקת אב ומחלקת בת
אפשר לבנות היררכיה: מחלקה יכולה להיות "מחלקת בת" של מחלקה אחרת, שנקראת "מחלקת אב". לדוגמה:
הנהלה (מחלקה ראשית). מתחתיה: כספים ומשאבי אנוש.
סניף תל אביב (מחלקה ראשית). מתחתיו: מחסן תל אביב וקופות תל אביב.
סניף חיפה (מחלקה ראשית, בלי מחלקות בת).
מטבח מרכזי (מחלקה ראשית, בלי מחלקות בת).
מחלקה בלי מחלקת אב נקראת כאן "מחלקה ראשית", והיא מופיעה ברמה העליונה של העץ. אין הגבלה על מספר הרמות. אפשר לבנות מחלקת בת של מחלקת בת, וכן הלאה.
💡 כלל אצבע: בנו את המבנה כמו שהעסק באמת עובד. אם יש לכם כמה סניפים, צרו מחלקה ראשית לכל סניף. אם בתוך סניף יש צוותים שונים עם מנהלים שונים, צרו להם מחלקות בת.
2. איפה זה נמצא, ומי יכול להיכנס
בתפריט הצדדי: "עובדים" ← "ניהול מחלקות/סניפים".
כתובת ישירה:
/index.php/department/viewמי יכול להיכנס: רק מנהל מערכת (מנהל החברה). מנהלי מחלקה ועובדים לא רואים את העמוד ולא יכולים להיכנס אליו, גם לא דרך כתובת ישירה.
אם אתם מנהלי מערכת ולא רואים את הפריט בתפריט, ייתכן שהחבילה שלכם לא כוללת אותו. פנו לתמיכה.
כך נראה העמוד כשנכנסים אליו:
3. מבנה העמוד
העמוד בנוי משלושה חלקים:
למעלה: מתג לבחירת סוג התצוגה, "עץ ארגוני" או "תצוגת רשימה".
במרכז (החלק הגדול): סרגל כלים, ומתחתיו העץ הארגוני או הטבלה.
בצד (החלק הצר): הפאנל "פרטי מחלקה". הוא ריק עד שבוחרים מחלקה, ומופיע בו הכיתוב "בחר מחלקה להצגת הפרטים".
מתג התצוגה: עץ ארגוני או רשימה
עץ ארגוני (ברירת המחדל): מציג את המחלקות בהיררכיה, עם מחלקות האב והבת, המנהלים והעובדים. התצוגה הפעילה מסומנת ברקע ירוק.
תצוגת רשימה: מציג את כל המחלקות בטבלה אחת, עם עמודות של מחלקת אב, כמות עובדים ומנהל. פירוט בסעיף 7.
סרגל הכלים
כפתור | מה הוא עושה |
🔍 חפש | חיפוש מחלקה לפי שם. בעץ הארגוני הוא מסמן את המחלקות שנמצאו. בתצוגת רשימה הוא מסנן את הטבלה. פירוט בסעיף 4. |
➕ הוסף מחלקה/ סניף חדש | פותח חלון ליצירת מחלקה חדשה. פירוט בסעיף 6. |
🖨️ הדפס/שמור | מפיק קובץ PDF של רשימת המחלקות ופותח אותו בלשונית חדשה. משם אפשר להדפיס או לשמור. |
📗 יצוא מרוכז (אייקון אקסל) | מוריד קובץ אקסל עם רשימת המחלקות. |
⬆️ יבוא מקובץ CSV | הקמה מהירה של הרבה מחלקות מקובץ. פירוט בסעיף 11. |
בקובץ ה-PDF ובקובץ האקסל יש כותרת "רשימת מחלקות/סניפים", שם העסק, ו-4 עמודות: שם, מחלקת אב, כמות עובדים ומנהלי המחלקה.
ℹ️ בתצוגת רשימה מופיעה בסרגל גם האפשרות "כמות להצגה" (10, 25, 50 או 100 שורות בעמוד). ברירת המחדל היא 50.
4. העץ הארגוני
כשנכנסים לעמוד, העץ מציג רק את המחלקות הראשיות (בלי מחלקת אב), והן סגורות. ליד כל מחלקה שיש בתוכה משהו מופיע הסימן ⊞.
לחיצה על ⊞ פותחת את המחלקה, והסימן מתחלף ל-⊟. לחיצה על ⊟ סוגרת אותה.
לחיצה על שם המחלקה בוחרת אותה (היא מסומנת ברקע תכלת) וטוענת את הפרטים שלה בפאנל "פרטי מחלקה". גם פתיחת מחלקה בלחיצה על ⊞ טוענת את הפרטים שלה.
כשפותחים מחלקה, מופיעים בתוכה שלושה סוגי שורות, בסדר הזה (ראו בתמונה למטה):
מנהלי המחלקה: אייקון של דמות בקו מתאר, השם בירוק, ולידו תגית ירוקה "DEPT MANAGER" (מנהל מחלקה).
מחלקות הבת: אייקון של תיקייה כתומה. אפשר לפתוח גם אותן עם ⊞.
העובדים המשויכים למחלקה: אייקון של דמות מלאה ושם העובד.
ℹ️ למה מנהל מופיע פעמיים? בתמונה, "מיכל אברהם" מופיעה גם בשורת המנהל (עם התגית הירוקה) וגם ברשימת העובדים. זה תקין. היא מוגדרת כמנהלת של סניף תל אביב, וגם משויכת אליו כעובדת. מנהל שלא משויך כעובד למחלקה יופיע רק בשורת המנהל.
"סוג תצוגה": עם עובדים או בלי עובדים
מעל העץ, בצד, יש שני כפתורי תיקייה ליד הכיתוב "סוג תצוגה":
תיקייה פתוחה (סגולה): העץ מציג מנהלים, מחלקות בת וגם עובדים. זו ברירת המחדל.
תיקייה סגורה (אפורה): העץ מציג רק מנהלים ומחלקות בת, בלי עובדים. זה נוח כשיש הרבה עובדים ורוצים לראות רק את המבנה הארגוני.
הכפתור הפעיל מסומן ברקע ירוק בהיר. החלפת סוג התצוגה טוענת את העץ מחדש, והוא חוזר למצב סגור. כך נראה אותו עץ בלי עובדים (ראו בתמונה למטה):
ℹ️ כשנכנסים שוב לעמוד, סוג התצוגה חוזר לברירת המחדל (עם עובדים), והעץ נפתח במצב סגור.
חיפוש בעץ
מקלידים חלק משם המחלקה בתיבה "חפש". המחלקות שנמצאו מסומנות בעץ באדום ובכתב נטוי. מחיקת הטקסט מבטלת את הסימון.
⚠️ חשוב: החיפוש בעץ מוצא רק מחלקות שכבר מוצגות על המסך. מחלקת בת שנמצאת בתוך מחלקה סגורה לא תסומן. אם לא מצאתם מחלקה, פתחו קודם את מחלקת האב שלה, או עברו ל"תצוגת רשימה" וחפשו שם, כי שם החיפוש עובר על כל המחלקות.
5. הפאנל "פרטי מחלקה": צפייה ועריכה
כשבוחרים מחלקה (בעץ, או בכפתור העריכה בתצוגת רשימה), כל הפרטים שלה נטענים בפאנל הצדדי:
השדות
שדה | הסבר |
שם מחלקה | השם שיופיע בכל המערכת: בעץ, בכרטיס העובד, בדוחות ובסינונים. אי אפשר לתת לשתי מחלקות אותו שם. |
קוד | קוד פנימי לבחירתכם, למשל מספר הסניף או קוד המחלקה במערכת השכר. השדה לא חובה. השדה צר, ולכן קוד ארוך לא נראה בו במלואו. זה לא משפיע על השמירה. |
מחלקת אב | המחלקה שמעל המחלקה הזו בעץ. "בחר" אומר שאין מחלקת אב, כלומר זו מחלקה ראשית. ברשימה מופיעות כל המחלקות חוץ מהמחלקה עצמה. אפשר להקליד בתיבת החיפוש של הרשימה כדי למצוא מחלקה מהר (ראו בתמונה למטה). |
מנהלי מחלקה/סניף | אפשר לבחור כמה מנהלים. כל מנהל מופיע כתגית כחולה, וה-× בתגית מסיר אותו. ברשימה מופיעים רק עובדים שהוגדרו בכרטיס העובד כ"מנהל מחלקה". פירוט בסעיף 8. |
שמירת שינויים
משנים את השדות הרצויים.
לוחצים על "לשמור".
העץ והרשימה מתרעננים עם הנתונים החדשים.
⚠️ שינוי שלא נלחץ אחריו "לשמור" לא נשמר. אם בוחרים מחלקה אחרת בעץ לפני השמירה, השינויים יאבדו.
הודעות שגיאה אפשריות בשמירה:
"שם המחלקה "...". כבר בשימוש. אנא נסה שם אחר.": כבר יש מחלקה עם השם הזה. בחרו שם אחר.
"מחלקת האב לא יכולה להיות אותה מחלקה או מחלקת בת שלה.": ניסיתם לשים מחלקה מתחת לעצמה, או מתחת לאחת ממחלקות הבת שלה. זה היה יוצר מעגל בעץ, ולכן זה חסום. לדוגמה: אי אפשר להגדיר את "הנהלה" כמחלקת בת של "כספים" כש"כספים" נמצאת מתחת ל"הנהלה".
העברת מחלקה למקום אחר בעץ
כדי להעביר מחלקה (יחד עם כל מחלקות הבת שלה) למקום אחר בעץ, בוחרים אותה, משנים את "מחלקת אב" ולוחצים "לשמור". כדי להפוך מחלקת בת למחלקה ראשית, בוחרים ב"מחלקת אב" את האפשרות "בחר" (ללא אב) ושומרים. העובדים והמנהלים של המחלקה נשארים משויכים אליה.
רשימת העובדים במחלקה
בחלק התחתון של הפאנל מופיע "עובדים שמשויכים למחלקה זאת", עם "כמות עובדים" וטבלת העובדים:
עמודה | הסבר |
☐ (תיבת סימון) | לסימון עובדים לפעולה מרוכזת. אפשר ללחוץ על התיבה או על כל מקום בשורה. |
שם | שם העובד. |
ת.ז. | מספר העובד כפי שמוגדר בכרטיס העובד. |
תפקיד/פרויקט | התפקיד הראשון של העובד, בתגית ירוקה. לעובד עם כמה תפקידים מופיעה גם תגית "+מספר". מעבר עם העכבר על התגית מציג את שאר התפקידים. |
פעולות | 👤 פותח את כרטיס העובד בלשונית חדשה. 🗑️ מסיר את העובד מהמחלקה הזו (אחרי אישור). |
הסרת כמה עובדים בבת אחת: מסמנים את העובדים, לוחצים על "פעולות" ובוחרים "מחק עובדים נבחרים" (ראו בתמונה למטה). אם לא סומן אף עובד, תופיע הודעה שצריך לבחור עובד.
⚠️ "מחק" כאן לא מוחק את העובד מהמערכת. הפעולה רק מנתקת את העובד מהמחלקה הזו. העובד, הדיווחים שלו והשיוך שלו למחלקות אחרות נשארים. אם זו הייתה המחלקה היחידה של העובד, הוא יישאר בלי מחלקה. במקרה כזה היכנסו לכרטיס העובד ושייכו אותו למחלקה אחרת.
6. הוספת מחלקה או סניף חדש
לוחצים על הכפתור הירוק "הוסף מחלקה/ סניף חדש". נפתח החלון "פרטי מחלקה" (ראו בתמונה למטה).
שם מחלקה: מקלידים שם ייחודי, למשל "סניף באר שבע".
קוד: לא חובה. אפשר להקליד קוד פנימי, למשל 500.
מחלקת אב: משאירים "בחר" אם זו מחלקה ראשית, או בוחרים את המחלקה שמעליה.
מנהלי מחלקה/סניף: לא חובה. בוחרים מנהל אחד או יותר מהרשימה.
לוחצים "לשמור". החלון נסגר, והמחלקה החדשה מופיעה בעץ וברשימה.
ברשימה "מחלקת אב" אפשר להקליד בתיבת החיפוש כדי למצוא מחלקה מהר (ראו בתמונה למטה):
"בטל" או ה-× סוגרים את החלון בלי לשמור.
אם השם כבר קיים, תופיע ההודעה "שם המחלקה ... כבר בשימוש", והמחלקה לא תיווצר.
מחלקה חדשה מתחילה בלי עובדים. משייכים אליה עובדים בכרטיס העובד (סעיף 9).
💡 כשבונים עץ מאפס, צרו קודם את המחלקות הראשיות, ורק אחר כך את מחלקות הבת. מחלקת אב חייבת להיות קיימת כדי לבחור אותה. כשיש הרבה מחלקות, מהיר יותר להשתמש ביבוא מקובץ CSV (סעיף 11).
7. תצוגת רשימה
לוחצים על "תצוגת רשימה" במתג שלמעלה. כל המחלקות מוצגות בטבלה אחת, בלי קשר לרמה שלהן בעץ:
עמודה | הסבר |
שם | שם המחלקה. |
מחלקת אב | המחלקה שמעליה. ריק במחלקה ראשית. |
כמות עובדים | מספר העובדים הפעילים שמשויכים למחלקה. עובדים של מחלקות הבת לא נכללים במספר. |
מנהל מחלקה | שמות המנהלים, כקישור. לחיצה על שם פותחת את כרטיס העובד של המנהל בלשונית חדשה. |
פעולות | ✏️ עריכה: טוען את המחלקה בפאנל "פרטי מחלקה" שבצד. 🗑️ מחיקה (סעיף 10). |
לחיצה על כותרת של עמודה ממיינת את הטבלה לפי העמודה.
"חפש" מסנן את הטבלה. כאן החיפוש עובר על כל המחלקות, גם על מחלקות בת.
"כמות להצגה" קובעת כמה שורות יוצגו בכל עמוד. בתחתית יש מעבר בין עמודים, והכיתוב "1 עד 8 מתוך 8 רשומות".
ℹ️ אם בעמודת "פעולות" אין כפתורים, הוספה ועריכה של מחלקות נחסמה בחשבון שלכם. פנו לתמיכה.
8. מנהלי מחלקה
מנהל מחלקה הוא עובד שקיבל הרשאה לנהל את העובדים של מחלקות מסוימות. לפי ההגדרה במערכת, מנהל מחלקה "חשוף להגדרות בסיסיות בלבד ולמחלקות אותן הוא מנהל. יכול לאשר בקשות, לערוך ולצפות בדוחות ובדיווחי נוכחות, ולנהל סידורי עבודה מוגדרים עבור המחלקות הנבחרות בלבד."
שלב 1: מגדירים את העובד כמנהל מחלקה (בכרטיס העובד)
עובד מופיע ברשימה "מנהלי מחלקה/סניף" רק אחרי שהוגדר כמנהל מחלקה:
נכנסים לכרטיס העובד ("עובדים" ← "רשימת עובדים" ← עריכת העובד).
בשדה "סוג משתמש" בוחרים "מנהל מחלקה".
מתחת לסוג המשתמש מופיע השדה "מחלקה/סניף" (שדה חובה). בוחרים בו את המחלקות שהעובד ינהל.
שומרים את כרטיס העובד.
ℹ️ רק עובדים פעילים, עם גישה פעילה למערכת וסוג משתמש "מנהל מחלקה", מופיעים ברשימת המנהלים בעמוד המחלקות. עובד עם סוג משתמש "מנהל מחלקה - צפייה בלבד" לא מופיע ברשימה הזו. את המחלקות שלו קובעים רק בכרטיס העובד.
שלב 2: משייכים מנהלים למחלקות (בעמוד המחלקות)
אחרי שהעובד הוגדר כמנהל מחלקה, אפשר להוסיף או להסיר אותו ממחלקות גם מעמוד המחלקות: בוחרים מחלקה, מוסיפים או מסירים אותו בשדה "מנהלי מחלקה/סניף" ולוחצים "לשמור".
שני המקומות מסונכרנים. מנהל שנוסף למחלקה בעמוד המחלקות יופיע עם המחלקה הזו בכרטיס העובד שלו, וגם להפך.
למחלקה אחת יכולים להיות כמה מנהלים, ומנהל אחד יכול לנהל כמה מחלקות.
מנהל רואה רק את המחלקות שסומנו לו במפורש. אם מנהל סניף צריך לראות גם את מחלקות הבת של הסניף, סמנו לו גם אותן.
מנהל מחלקה לא חייב להיות משויך כעובד למחלקה שהוא מנהל.
9. שיוך עובדים למחלקות
את העובדים משייכים למחלקה בכרטיס העובד, לא בעמוד המחלקות:
נכנסים לכרטיס העובד (או ל"הוסף עובד" בעובד חדש).
בשדה "מחלקה/סניף" (שדה חובה) בוחרים מחלקה אחת או יותר.
שומרים.
עובד יכול להיות משויך לכמה מחלקות במקביל. הוא יופיע בעץ בכל אחת מהן, וכל אחד מהמנהלים שלהן יראה אותו.
בעובד חדש, המחלקה הראשונה ברשימה נבחרת אוטומטית. בדקו שזו המחלקה הנכונה לפני השמירה.
כדי להעביר עובד ממחלקה למחלקה: בכרטיס העובד מסירים את המחלקה הישנה, מוסיפים את החדשה ושומרים.
כדי לנתק עובד ממחלקה מתוך עמוד המחלקות, משתמשים ב-🗑️ ברשימת העובדים שבפאנל (סעיף 5).
10. מחיקת מחלקה
מוחקים מחלקה בכפתור "מחק מחלקה" שבפאנל "פרטי מחלקה", או ב-🗑️ שבתצוגת רשימה. לפני המחיקה מופיעה שאלת אישור:
לוחצים "כן!" כדי למחוק, או "לא,בטל!" כדי לבטל. המערכת מוחקת מחלקה רק כשהיא ריקה. יש שלושה מקרים שבהם המחיקה נחסמת ומופיעה הודעה (ראו בתמונה למטה):
ההודעה | הסיבה | מה עושים |
"לא ניתן למחוק מחלקה זאת בגלל שיש עובדים תחת מחלקה זאת..." | יש במחלקה עובדים פעילים. | מעבירים את העובדים למחלקה אחרת בכרטיס העובד, או מנתקים אותם מהמחלקה ברשימת העובדים שבפאנל. אחר כך מוחקים. |
"לא ניתן למחוק מחלקה זאת,קיימת מחלקה בת משוייכת" | יש למחלקה מחלקות בת. | מוחקים קודם את מחלקות הבת, או מעבירים אותן למחלקת אב אחרת. אחר כך מוחקים. |
"לא ניתן למחוק מחלקה זאת כי יש שעון נוכחות שמשויך למחלקה..." | שעון נוכחות משויך למחלקה. | משייכים את השעון למחלקה אחרת, או משנים את שם המחלקה במקום למחוק אותה. אפשר גם לפנות לשירות. |
רק עובדים פעילים חוסמים מחיקה. עובדים שהושבתו או נמחקו לא חוסמים אותה, והשיוך שלהם למחלקה נמחק יחד איתה.
מנהלים שמשויכים למחלקה לא חוסמים מחיקה.
מחיקה של מחלקה היא סופית.
💡 רוצים רק לשנות שם, למשל כי סניף עבר כתובת? אל תמחקו ותיצרו חדש. פשוט שנו את "שם מחלקה" ולחצו "לשמור". כל העובדים, המנהלים והשעונים נשארים משויכים.
11. יבוא מחלקות מקובץ CSV
כשיש הרבה מחלקות להקים או לעדכן, אפשר לטעון את כולן מקובץ אחד. הכפתור "יבוא מקובץ CSV" מופיע רק למנהל מערכת.
לוחצים על "יבוא מקובץ CSV". נפתח חלון היבוא (ראו בתמונה למטה). הכותרת של החלון היא "יבוא עובדים מאקסל", אבל החלון הזה מייבא מחלקות.
לוחצים על הקישור "Sample.csv" (ליד "קובץ דוגמא") כדי להוריד קובץ לדוגמה.
ממלאים את הקובץ לפי המבנה שבטבלה למטה, ושומרים אותו כ-CSV.
לוחצים על "בחר קובץ" ובוחרים את הקובץ. שם הקובץ מופיע בתיבה.
לוחצים "שליחה". מופיעה הודעת הצלחה, והעמוד נטען מחדש עם המחלקות.
מבנה הקובץ
השורה הראשונה בקובץ היא שורת כותרות, והמערכת מדלגת עליה. כל שורה אחריה היא מחלקה אחת:
עמודה | תוכן | חובה? |
A (ראשונה) | שם המחלקה | כן |
B (שנייה) | שם מחלקת האב, בדיוק כמו שהוא כתוב במערכת או בשורה קודמת בקובץ | לא. ריק = מחלקה ראשית |
C (שלישית) | קוד המחלקה | לא |
דוגמה לתוכן הקובץ:
Department | department_parent | department_Code |
סניף תל אביב |
| 200 |
מחסן תל אביב | סניף תל אביב | 210 |
קופות תל אביב | סניף תל אביב | 220 |
סניף חיפה |
| 300 |
איך המערכת מטפלת בכל שורה
שם שלא קיים במערכת: נוצרת מחלקה חדשה.
שם שכבר קיים במערכת: לא נוצרת מחלקה כפולה. המחלקה הקיימת מתעדכנת לפי מחלקת האב והקוד שבקובץ.
מחלקת אב: המערכת מחפשת אותה לפי שם, גם בין המחלקות הקיימות וגם בין השורות הקודמות בקובץ. לכן כתבו את מחלקת האב בשורה שלפני מחלקות הבת שלה.
אם מחלקת האב לא נמצאה (למשל בגלל שגיאת כתיב), המחלקה נוצרת כמחלקה ראשית, בלי אב. אחרי היבוא בדקו את העץ ותקנו בפאנל "פרטי מחלקה" אם צריך.
מנהלים ועובדים לא נטענים מהקובץ. מגדירים אותם אחר כך (סעיפים 8 ו-9).
⚠️ עברית בקובץ: שמרו את הקובץ באקסל כ-"CSV UTF-8 (מופרד באמצעות פסיקים)". בשמירה כ-CSV רגיל, שמות בעברית עלולים להופיע כג'יבריש. אל תשתמשו בפסיקים בתוך שם מחלקה, כי הפסיק מפריד בין העמודות.
12. סדר עבודה מומלץ להקמה ראשונה
מתכננים את המבנה על דף: אילו מחלקות ראשיות, אילו מחלקות בת, ומי מנהל כל אחת.
יוצרים את המחלקות, ידנית (סעיף 6) או ביבוא CSV (סעיף 11). קודם המחלקות הראשיות, אחר כך מחלקות הבת.
מגדירים מנהלי מחלקה בכרטיס העובד: "סוג משתמש" ← "מנהל מחלקה" (סעיף 8).
משייכים מנהלים למחלקות, בכרטיס העובד או בעמוד המחלקות.
משייכים עובדים למחלקות בכרטיס העובד (סעיף 9).
בודקים בעץ הארגוני עם "סוג תצוגה" עם עובדים, שכל עובד ומנהל נמצא במקום הנכון.
13. שאלות נפוצות ופתרון תקלות
מה ההבדל בין מחלקה לסניף?
אין הבדל. זה אותו רכיב במערכת. השם שתתנו לו ("מחלקת כספים" או "סניף חיפה") הוא מה שקובע איך הוא ייקרא.
לא רואה את העמוד "ניהול מחלקות/סניפים" בתפריט.
העמוד זמין רק למנהל מערכת. אם אתם מנהלי מערכת ועדיין לא רואים אותו, ייתכן שהחבילה שלכם לא כוללת אותו. פנו לתמיכה.
עובד לא מופיע ברשימה "מנהלי מחלקה/סניף".
ברשימה מופיעים רק עובדים פעילים, עם גישה פעילה למערכת, שסוג המשתמש שלהם הוא "מנהל מחלקה". היכנסו לכרטיס העובד, שנו את "סוג משתמש" ל"מנהל מחלקה", בחרו לפחות מחלקה אחת שהוא מנהל ושמרו. אחר כך רעננו את עמוד המחלקות.
מנהל מחלקה לא רואה עובד מסוים.
בדקו בעץ שהעובד משויך לאחת המחלקות שהמנהל מנהל. אם העובד נמצא במחלקת בת, ודאו שגם מחלקת הבת מסומנת למנהל. מנהל רואה רק את המחלקות שסומנו לו.
המחלקה שחיפשתי לא מסומנת בעץ.
החיפוש בעץ עובר רק על מחלקות שמוצגות כרגע על המסך. פתחו את מחלקת האב שלה עם ⊞, או חפשו ב"תצוגת רשימה".
לא מצליח למחוק מחלקה.
יש במחלקה עובדים פעילים, מחלקות בת או שעון נוכחות. ההודעה שמופיעה אומרת מה הסיבה. פירוט בסעיף 10.
קיבלתי "שם המחלקה כבר בשימוש".
לכל מחלקה חייב להיות שם ייחודי. אם צריך שני סניפים עם שם דומה, הוסיפו פרט מבדיל, למשל "קופות תל אביב" ו"קופות חיפה".
לא מצליח לבחור מחלקת אב מסוימת.
אי אפשר לבחור את המחלקה עצמה, או אחת ממחלקות הבת שלה, כמחלקת אב. זה היה יוצר מעגל בעץ. העבירו קודם את מחלקת הבת למקום אחר, ואז נסו שוב.
שיניתי פרטים, אבל אחרי שבחרתי מחלקה אחרת השינוי נעלם.
צריך ללחוץ "לשמור" לפני שעוברים למחלקה אחרת. שינוי שלא נשמר לא נכנס למערכת.
אחרי יבוא CSV השמות בעברית נראים כמו ג'יבריש.
הקובץ לא נשמר בקידוד UTF-8. פתחו אותו באקסל, בחרו "שמירה בשם" ← "CSV UTF-8 (מופרד באמצעות פסיקים)", ותקנו את המחלקות שנוצרו עם שם שגוי (או מחקו אותן) לפני יבוא חוזר.
אחרי יבוא CSV מחלקות בת הופיעו כמחלקות ראשיות.
שם מחלקת האב בקובץ לא תאם בדיוק לשם במערכת, או שמחלקת האב הופיעה בקובץ אחרי מחלקת הבת. תקנו את מחלקת האב בפאנל "פרטי מחלקה", או תקנו את הקובץ וייבאו שוב. בשורות של מחלקות שכבר קיימות, היבוא רק מעדכן אותן.
הסרתי עובד מהמחלקה. האם הוא נמחק?
לא. העובד רק נותק מהמחלקה הזו. כל הנתונים שלו נשארים. אם לא נשארה לו אף מחלקה, שייכו אותו למחלקה בכרטיס העובד.
"כמות עובדים" לא כוללת את העובדים של מחלקות הבת?
נכון. המספר כולל רק עובדים פעילים שמשויכים ישירות למחלקה עצמה.
אין כפתורי עריכה ומחיקה בתצוגת רשימה.
הוספה ועריכה של מחלקות נחסמה בחשבון שלכם. פנו לתמיכה.
14. מקרא אייקונים
אייקון | משמעות |
⊞ / ⊟ | פתיחה / סגירה של מחלקה בעץ |
📂 תיקייה כתומה | מחלקה או סניף בעץ |
👤 דמות בקו מתאר + שם ירוק + "DEPT MANAGER" | מנהל המחלקה |
👤 דמות מלאה | עובד שמשויך למחלקה |
שם מחלקה ברקע תכלת | המחלקה שנבחרה, והפרטים שלה מוצגים בפאנל |
שם מחלקה באדום נטוי | תוצאת חיפוש בעץ |
תיקייה פתוחה סגולה (סוג תצוגה) | העץ מציג גם עובדים |
תיקייה סגורה אפורה (סוג תצוגה) | העץ מציג רק מחלקות ומנהלים |
✏️ עיפרון | עריכת מחלקה (בתצוגת רשימה) |
🗑️ פח | מחיקת מחלקה (בתצוגת רשימה), או ניתוק עובד מהמחלקה (ברשימת העובדים שבפאנל) |
👤 עיגול סגול (ברשימת העובדים) | פתיחת כרטיס העובד בלשונית חדשה |
🖨️ מדפסת | הדפסה או שמירה של רשימת המחלקות כ-PDF |
📗 אקסל | ייצוא רשימת המחלקות לאקסל |
⬆️ יבוא מקובץ CSV | טעינת מחלקות מקובץ |