הייצוא לשיקלולית מפיק מנתוני הנוכחות קובץ אקסל שאפשר לטעון בתוכנת שיקלולית, כך שלא צריך להקליד שעות לכל עובד. כדי שזה יעבוד, מגדירים פעם אחת אילו רכיבים מיוצאים (סוג שכר, קוד רכיב וסוג רשומה כפי שהם בשיקלולית), ובכל חודש מפיקים את הקובץ מהמסך "דוח מסכם ויצוא לשכר".

המדריך מתאר את סוג הייצוא "שיקלולית-קודים עצמיים", שבו אתם מגדירים לכל רכיב את קוד הרכיב ואת סוג הרשומה שלו בשיקלולית. את סוג הייצוא של החשבון קובע שירות הלקוחות. בחשבון שהוגדר לו סוג אחר של שיקלולית ("שיקלולית" או "שיקלולית נוכחות") אין את החלון "הגדרות יצוא לתוכנת השכר", וההגדרות שבמדריך הזה לא חלות עליו.

המדריך כולל: מקרא קצר של השלבים, מי יכול לעשות מה, מה צריך לפני הייצוא (הפעלת הייצוא, "מזהה בשכר" לכל עובד וסוג להסכם העבודה), הגדרת רכיבי השכר, הפקת הקובץ, מבנה הקובץ, טעינה בשיקלולית, הודעות, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון וסיכום. ייצוא לתוכנות שכר אחרות מוסבר במדריכים נפרדים המופיעים בסוף: "ייצוא שכר למכפל שכר בקובץ אקסל + בניית תבנית טעינה", "מדריך ייצוא לשכר - עוקץ טריו", "הגדרת ממשק רשת להר-גל" ו"קביעת תקופת שכר לעובד".

הסרטון מראה איך מפיקים קובץ שכר לשיקלולית: בדיקה מול שירות הלקוחות, הכנת מזהה בשכר וסוג הסכם, כניסה להגדרות היצוא, מילוי פרטי הרכיבים ושמירה, בחירת טווח תאריכים וייצוא, וטעינת קובץ האקסל בשיקלולית.

איפה: דוחות ← "דוח מסכם ויצוא לשכר".

אם הוגדרה לחברה סיסמה לעריכת ההגדרות, לחיצה על "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" תבקש סיסמה לפני שהחלון נפתח.

בשדה "סוג הסכם" בהסכם העבודה בוחרים את סוג ההסכם. השדה נמצא בראש מסך עריכת ההסכם.

הגדרה זו נעשית פעם אחת. אם כל הרכיבים כבר הוגדרו, עברו לפרק 4.

שלב 1: פתיחת המסך. איפה: דוחות ← "דוח מסכם ויצוא לשכר". בחלק העליון של המסך נמצא אזור הסינון, ובתחתיתו הכפתורים של הייצוא.

שלב 2: פתיחת ההגדרות. לחצו על "הגדרות יצוא לתוכנת השכר". אם נדרשת סיסמה יופיע חלון "הכנס סיסמה": הזינו אותה ולחצו "שליחה" (או "בטל" לסגירה). סיסמה שגויה מציגה "סיסמה לא נכונה".

שלב 3: מילוי שורת רכיב. בחלון ההגדרות יש טבלה, שורה לכל רכיב, עם העמודות:

בקצה כל שורה: עיפרון לעריכת השורה, סימן X למחיקתה, וסימן + בשורה האחרונה להוספת שורה חדשה.

שלב 4: שמירה. לחצו "לשמור". ההגדרה נשמרת. כפתור "סגירה" סוגר את החלון בלי לשמור. שורה שנמחקה בחלון נמחקת מההגדרות בשמירה.

שלב 1: בחירת הנתונים. במסך "דוח מסכם ויצוא לשכר" בחרו בשדה "בחר טווח תאריכים" את תקופת השכר. אפשר לצמצם לפי "מחלקה/סניף", "עובדים", "תפקיד/פרויקט", "תגיות" ו"הסכם עבודה". כדי לייצא את כל העובדים, השאירו את שאר השדות ריקים ובחרו רק תאריכים.

בתמונה מסומן שדה "בחר טווח תאריכים", ובתחתית האזור מופיעים הכפתורים "הגדרות יצוא לתוכנת השכר" ו"ייצא לתוכנת השכר".

שלב 2: ייצוא. לחצו "ייצא לתוכנת השכר". הקובץ יורד למחשב בסיום. הקובץ הוא אקסל בשם salary ובו עמודות לפי הטבלה:

רכיב שהכמות שלו אפס או ריקה לא נכתב לקובץ. עובד ללא כמות בשום רכיב לא יופיע.

הטעינה נעשית בתוכנת שיקלולית עצמה. בתפריט "תוכניות שירות" בוחרים "קליטת נתונים מ-EXCEL" ואחר כך "קליטת נתוני שכר". בחלון שנפתח, באזור "בניית מבנה קובץ EXCEL", מסדרים את "שדות בשיקלולית" לפי "סדר עמודות בקובץ קליטה של EXCEL", כלומר לפי סדר העמודות בקובץ שירד מ-EZTime (העמודות מפורטות בפרק 4). בוחרים את מיקום הקובץ, לוחצים "המשך", ממתינים לסיום הטעינה ומקבלים אישור.

הסבר על מבנה הקובץ בשיקלולית עצמה נמצא במדריך למשתמש של התוכנה, תחת "הסבר לשדות בקובץ EXCEL ליבוא נתוני שכר לעובד".

הכפתורים מופיעים רק כשסוג הייצוא בחשבון מוגדר. פנו לשירות הלקוחות (079-999-1111) כדי להפעיל ייצוא לשיקלולית.

המסך נמצא בתפריט "דוחות". אם אתם מנהל מחלקה, ייתכן שהדוח הוסתר ממכם בהגדרות החברה. פנו למנהל החברה.

רכיב שמוגדר לפי "סוג הסכם" (למשל "שעתי") יוצא רק להסכמי עבודה שמוגדר בהם הסוג הזה. אם להסכם אין "סוג הסכם", הרכיב לא יוצא. פתחו את ההסכם ב"רשימת הסכמי עבודה", בחרו "סוג הסכם" ולחצו "עדכן". אפשר גם לבחור בהגדרה "הסכם ספציפי". בדקו גם שהכמות ברכיב לא אפס.

בדקו: שהוא משויך להסכם עבודה שנבחר ברכיב; שהוא נמצא במחלקה ובעובדים שבחרתם; שיש לו דיווחים בטווח התאריכים. עובדים לא פעילים אינם בייצוא.

בדרך כלל "מזהה בשכר" ב-EZTime לא תואם למספר העובד בשיקלולית, או שהעובד לא פעיל בשיקלולית. בדקו את שני הדברים.

כשהשדה ריק הקובץ משתמש במספר העובד. אם הוא שונה ממספר העובד בשיקלולית, העובד לא ייטען. מלאו את "מזהה בשכר" בכרטיס העובד.

פתחו "הגדרות יצוא לתוכנת השכר", לחצו על העיפרון בשורה, תקנו ולחצו "לשמור". קובץ שכבר יוצא לא משתנה; הפיקו אותו מחדש.

בחלון ההגדרות לחצו על ה-X בסוף השורה ואז "לשמור". בלי שמירה המחיקה לא נשמרת.

לחברה הוגדרה סיסמה לעריכת הגדרות. הזינו אותה בחלון "הכנס סיסמה". סיסמה שגויה תציג "סיסמה לא נכונה".

ייצוא של הרבה עובדים יכול לקחת זמן. המתינו, ואם הקובץ לא יורד אפשר לצמצם את הטווח או לייצא לפי מחלקה.

מנהל מחלקה מקבל את העובדים של המחלקה שלו בלבד.

שינוי בהגדרות משפיע רק על ייצוא חדש. קבצים שכבר הופקו וטענתם לא משתנים.

כל ייצוא מפיק קובץ חדש מלא לתקופה שנבחרה. אם טענתם אותו כבר, בדקו בשיקלולית לפני טעינה נוספת.

ברשימת "סוג שכר" תמצאו את נתוני הדוח המסכם, בהם "סך שעות עבודה", "ימי עבודה", "100%", "125%", "150%", "200%", שעות שבת (למשל "שעות שבת 100%"), "יום עבודה מעל 12 שעות", "סך ארוחות", "הוצאות/תוספות", "הפסקה", "קאונטר לילות" ועוד.