מה זה ומתי צריך את זה
מודל ארוחות הוא מודל בתשלום שמאפשר לעובדים לדווח ארוחה באותו שעון נוכחות שבו הם מחתימים נוכחות, ולקבל דוח ארוחות לכל עובד ועמודות ארוחות בייצוא לשכר. הוא מתאים לעסק שמגיש ארוחות לעובדים ורוצה לדעת מי אכל, מתי ומה סך הארוחות של כל עובד, בלי רשימות ידניות.
מה המדריך הזה כולל
המדריך מסביר איך מפעילים את המודל ואיך מבטלים אותו, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, איך מגדירים סוגי ארוחות, מה הגדרת השעון "קוד ארוחה" וההגדרה "הפעל מודל ארוחות" בתפקיד, איך עובד מדווח ארוחה בשעון, איך משתמשים ב"דוח ארוחות" (סינון, עמודות, הוספה ומחיקה של ארוחה, ייצוא), איך הארוחות מגיעות לייצוא לשכר, הודעות, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. הנושאים הקרובים הם "פיצ'ר תפקידים/פרויקטים" ו"הגדרות גלובליות", ולכל אחד מהם מדריך נפרד.
מדריך מקוצר
היכנסו להגדרות גלובליות ← לשונית "מודלים נוספים", ולחצו על הכפתור להפעלת "מודל ארוחות" (בכפתור כתוב "הפעלה", או "התחילו ... ימי ניסיון חינם" עם מספר ימי הניסיון כשיש תקופת ניסיון). אשרו ב"כן, הפעילו".
היכנסו ל"דוחות" ← "דוח ארוחות" ולחצו על "הגדרת ארוחות" כדי להגדיר סוגי ארוחות (שם, ימים, טווח שעות, כמות מקסימלית ליום).
בקשו משירות הלקוחות להגדיר לשעון הנוכחות את האפשרות "נוכחות וחדר אוכל" או "חדר אוכל בלבד" (בשעון שבו מדווחים ארוחות).
העובד מדווח ארוחה בשעון, והארוחה נרשמת עם השעה שבה דווחה.
ב"דוח ארוחות" בחרו תקופה, עובד או מחלקה ולחצו "חפש". אפשר לייצא ב"יצא לקובץ אקסל".
לשכר: בדוח המסכם הזינו "מחיר ארוחה", או בחרו את "סך ארוחות" כשדה בהגדרות הייצוא לשכר.
1. הפעלת המודל
איפה: הגדרות גלובליות ← לשונית "מודלים נוספים".
בלשונית מופיע כרטיס "מודל ארוחות" עם תיאור: "ניהול ארוחות עובדים בשעון הנוכחות – דיווח, מעקב וחיוב בקלות", ויתרונות: "דיווח ארוחה ישירות בשעון", "דוח ארוחות חודשי" ו"עמודות ארוחות בייצוא לשכר". המחיר החודשי מופיע בעמוד המודל לפני ההפעלה.
בלשונית כתוב שכל מודל מתחיל בתקופת ניסיון חינם, בלי התחייבות. בהפעלה הראשונה של המודל הכפתור הוא "התחילו ... ימי ניסיון חינם", עם מספר ימי הניסיון. אחרי שתקופת הניסיון כבר נוצלה הכפתור הוא "הפעלה".
לפני ההפעלה מוצג חלון אישור "הפעלת מודל ארוחות". בתקופת ניסיון הוא אומר: המודל נפתח עכשיו לתקופת הניסיון, ומתום התקופה יתווסף להוראת הקבע חיוב חודשי; ביטול לפני כן – ולא תחויבו. בלי ניסיון: המודל ייפתח עכשיו ויתווסף להוראת הקבע חיוב חודשי במחיר שמוצג בכרטיס. אשרו ב"כן, הפעילו" או לחצו "חזרה".
אחרי ההפעלה מופיעה ההודעה "המודל הופעל!". סטטוס המודל בכרטיס: "בניסיון · נשארו ... ימים" עם מספר הימים שנותרו, "פעיל", או "כלול בחבילה שלך" כשהמודל כלול בחבילה. כפתור "כניסה למודל" פותח את "דוח ארוחות".
לפני ההפעלה, בתפריט "דוחות" מופיעה שורת "דוח ארוחות" נעולה שמובילה להפעלת המודל. אחרי ההפעלה היא נפתחת.
השורה הנעולה "דוח ארוחות" פותחת את עמוד המודל. גם ממנו אפשר להתחיל את תקופת הניסיון:
2. מי יכול לעשות מה
משתמש | מה הוא רואה ועושה |
מנהל חברה | מפעיל ומבטל את המודל, מגדיר סוגי ארוחות, מוסיף ומוחק ארוחות, רואה את כל העובדים, מייצא. |
מנהל מחלקה | רואה ב"דוח ארוחות" את העובדים שהמערכת מציגה לו ובוחר מחלקה. הגישה לדוח תלויה בהרשאות הדוחות שהוגדרו לו. |
עובד (משתמש שאינו צופה במחלקות) | רואה ב"דוח ארוחות" רק את עצמו; שדה המחלקה מציג את המחלקה שלו. |
עובד בשעון | מדווח ארוחה בשעון, בשעון שהוגדר לכך. |
3. מה צריך כדי שזה יעבוד
המודל מופעל (פרק 1). בלי זה אין "דוח ארוחות" והתיבה "הפעל מודל ארוחות" לא מופיעה בתפקיד.
שעון נוכחות שהוגדר לאפשר ארוחות: "נוכחות וחדר אוכל" או "חדר אוכל בלבד" (ראו פרק 5). הגדרה זו נעשית דרך שירות הלקוחות.
לכל עובד מספר עובד בשעון, כי הארוחה נרשמת לפי מספר העובד.
סוגי ארוחות מוגדרים (פרק 4) אם רוצים עמודה נפרדת לכל סוג ארוחה.
4. הגדרת סוגי ארוחות
איפה: דוחות ← "דוח ארוחות" ← הכפתור "הגדרת ארוחות".
נפתח חלון עם שורה לכל סוג ארוחה. בכל שורה:
"שם" – שם סוג הארוחה. הוא יהיה כותרת עמודה בדוח ובייצוא.
"יום" – בחירה מרובה: "ראשון" עד "שבת", או "כל הימים".
"זמן התחלה" ו"זמן סיום" – טווח השעות. אם זמן ההתחלה מאוחר מזמן הסיום (למשל 20:00 עד 02:00) הטווח נחשב כחוצה חצות.
"כמות מקסימלית ליום" – מכסה ליום לכל עובד לסוג הארוחה הזה. ארוחות מעבר למכסה לא נספרות בעמודת הסוג. מלאו אותה בכל שורה.
"קוד תפקיד ליצוא" – קוד שמשוייך לסוג הארוחה.
"Calculate" – שיטת החישוב. בחרו "Time Range": הספירה לפי טווח השעות והימים של השורה.
הכפתורים בשורה: סימן + מוסיף שורה חדשה (מופיע בשורה האחרונה), וסימן X מוחק את השורה. "לשמור" שומר, "בטל" סוגר. שורה שלא מולאו בה שם וימים לא נשמרת.
איך נספרות הארוחות בעמודת כל סוג:
"Time Range": ארוחה נספרת בסוג אם היום בשבוע נבחר בשורה ושעת הדיווח בתוך הטווח (כולל ההתחלה והסיום). ארוחה שדווחה עם קוד תפקיד זהה ל"קוד תפקיד ליצוא" של הסוג נספרת גם אם שעתה מחוץ לטווח. סך הארוחות ליום מוגבל ל"כמות מקסימלית ליום".
5. הגדרות השעון ותפקיד
איפה (שעון): אתרים ← "רשימת טאבלטים" ← עריכה ← "ערוך טאבלט". המסך מופיע רק כשדף האתרים מופעל בחברה. בחלון: "מספר טאבלט", "שם טאבלט", "מחלקה/סניף", "הערה" ו"קוד ארוחה". "קוד ארוחה" הוא קוד שמשויך לשעון הזה ומופיע בקובץ ארוחות לשכר (ראו פרק 8).
"הגדרות נוכחות / חדר אוכל" של השעון קובעת מה אפשר לעשות בו: "נוכחות בלבד" (ברירת מחדל, בלי ארוחות), "נוכחות וחדר אוכל" (החתמת נוכחות ודיווח ארוחה) או "חדר אוכל בלבד" (דיווח ארוחות בלבד). את ההגדרה הזו מגדירים בשבילכם בשירות הלקוחות – פנו לשירות הלקוחות.
איפה (תפקיד): בטופס תפקיד/פרויקט מופיעה התיבה "הפעל מודל ארוחות", עם סימן אזהרה, רק כשהמודל פעיל. על תפקידים ראו "פיצ'ר תפקידים/פרויקטים".
6. איך העובד מדווח ארוחה בשעון
בשעון שהוגדר כ"נוכחות וחדר אוכל" או "חדר אוכל בלבד", העובד מזדהה במספר העובד שלו.
מדווחים ארוחה. המערכת שומרת ארוחה של העובד עם התאריך והשעה של הדיווח ועם השעון שבו דווחה.
דיווח ארוחה נשמר בנפרד מדיווחי הנוכחות: הוא לא נכנס לשעות העבודה ולא משנה אותן.
7. דוח ארוחות
איפה: דוחות ← "דוח ארוחות". כותרת הדף: "דוח ארוחות לעובדים". קישור העזרה בכותרת מסביר שהדוח נותן פירוט על עובדים שניצלו ארוחות.
סינון:
"שם העסק" – מוצג ולא ניתן לשינוי.
"מחלקה/סניף" – בחירת מחלקה.
"עובדים" – בחירת עובד; כשלא בוחרים עובד מוצגים כולם ("בחר עובד").
"תאריך" – חודש (חודש/שנה). אפשר לסמן "הגדר לפי טווח תאריכים" ולבחור ב"בחר טווח תאריכים".
הכפתור "חפש" מציג את הדוח.
הטבלה: עמודה "שם" (שם העובד, "ת.ז." ו"מזהה בשכר"), עמודה לכל יום בתקופה עם שעות הארוחות שדווחו, עמודה לכל סוג ארוחה שהוגדר, ועמודה "סכום". "סכום" הוא מספר כל הארוחות של העובד בתקופה, ושתי ארוחות ביום נספרות פעמיים. כשאין נתונים מוצג "אין נתונים".
הוספת ארוחה ידנית: בלחצן "הוספת ארוחה" (או בסימן + בתא יום ריק) נפתח חלון עם "בחר עובד/ים" (אפשר כמה), "תאריך", "דיווח" (שעה) ו"קוד תפקיד ליצוא". "לשמור" מוסיף ארוחה לכל עובד שנבחר.
מחיקת ארוחה: בסימן ה-X ליד שעת ארוחה בתא היום, ואישור המחיקה.
ייצוא: הכפתור "יצא לקובץ אקסל" מוריד קובץ אקסל של התקופה שנבחרה, עם שם העסק והתקופה בראשו, ועמודות: שם ומזהה בשכר, מספר העובד, עמודה לכל יום, עמודה לכל סוג ארוחה ו"סכום".
8. ארוחות בייצוא לשכר
בחלון הייצוא של "דוח מסכם" (כשהמודל פעיל) יש שדה "מחיר ארוחה". המחיר נשמר בחברה כברירת מחדל לפעם הבאה. בייצוא מחושב לכל עובד סכום ארוחות: מספר הארוחות של העובד בתקופה כפול המחיר.
בהגדרות הייצוא לשכר אפשר לבחור כשדה לייצוא את "סך ארוחות" (כל הארוחות של העובד בתקופה), וגם כל סוג ארוחה בשמו – ולשייך אותם לרכיב שכר.
באפשרות ייצוא אוטומטי של קובץ ארוחות לשכר, כל שורה מציינת עובד, תאריך, שעת הארוחה הראשונה באותו יום וכמות הארוחות באותו יום; קוד השעון ("קוד ארוחה") משמש כקוד בשורה.
9. ביטול המודל
איפה: הגדרות גלובליות ← "מודלים נוספים", כפתור "ביטול" בכרטיס המודל.
בתקופת ניסיון: המודל נסגר מיד ("המודל ייסגר עכשיו. לא תחויבו עליו.").
אחרי תחילת החיוב: המודל נשאר פעיל עד סוף החודש ואז נסגר, והחיוב יוסר מהוראת הקבע. בכרטיס כתוב "פעיל עד" עם התאריך.
לפני שהמודל נסגר אפשר ללחוץ "חידוש": "המודל יישאר פעיל והחיוב החודשי ימשיך כרגיל."
הודעות
הודעה | משמעות |
המודל הופעל! | ההפעלה הצליחה. |
אירעה שגיאה, נסו שוב | הפעולה בלשונית "מודלים נוספים" נכשלה; נסו שוב, ואם חוזר – פנו לשירות הלקוחות. |
המודל כבר כלול בחבילה שלך | אין צורך להפעיל או לבטל; המודל חלק מהחבילה. |
אין נתונים | אין עובדים או ארוחות לסינון שנבחר. |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את "דוח ארוחות" בתפריט
אם השורה נעולה, המודל לא מופעל: הפעילו אותו ב"מודלים נוספים". אם המודל פעיל והשורה לא מופיעה, בדקו שיש למשתמש הרשאה לדוח. אחרי ההפעלה יתכן שצריך להתנתק ולהתחבר מחדש.
❓ אני לא רואה את התיבה "הפעל מודל ארוחות" בתפקיד
התיבה מופיעה רק כשהמודל פעיל.
❓ עובד לא מופיע בדוח הארוחות
משתמש רגיל רואה רק את עצמו. בדקו את בחירת "מחלקה/סניף" ו"עובדים", ואת התקופה.
❓ העובד דיווח בשעון אבל אין ארוחה בדוח
בדקו שהשעון מוגדר "נוכחות וחדר אוכל" או "חדר אוכל בלבד" (בקשו משירות הלקוחות), ושהתקופה ב"תאריך" כוללת את היום. אם אין החתמות לעובד ספציפי – שלחו לשירות הלקוחות את שם העובד ותעודת הזהות שלו כדי שנבדוק שהתעודה המשויכת לשעון זהה לזו שבמערכת.
❓ ארוחה נרשמה פעמיים
כל דיווח נשמר ונספר, וגם שני דיווחים באותו יום נספרים בנפרד. מחקו את הכפולה בסימן ה-X בתא היום בדוח. מחיקה במועד מסוים מוחקת את הארוחות של העובד באותה שעה.
❓ הארוחה לא נספרת כשעות נוכחות
זה כך בכוונה: ארוחה נשמרת בנפרד מהנוכחות ולא משנה שעות עבודה.
❓ הארוחה לא נספרת בעמודת סוג הארוחה
בדקו בשורת הסוג ב"הגדרת ארוחות": היום מסומן ב"יום", שעת הדיווח בתוך הטווח, "כמות מקסימלית ליום" מולאה, ושיטת "Calculate" מתאימה. בלי שם וימים השורה לא נשמרת.
❓ איך מוסיפים ארוחה שהעובד שכח לדווח
ב"דוח ארוחות" לחצו "הוספת ארוחה" או את הסימן + בתא היום, בחרו עובד, תאריך ושעה ו"לשמור".
❓ איך מוחקים ארוחה
לחצו על ה-X ליד שעת הארוחה ואשרו.
❓ איך מבטלים את המודל
ראו פרק 9: מבטלים בלשונית "מודלים נוספים". בתקופת ניסיון המודל נסגר מיד, ואחרי תחילת החיוב הוא פעיל עד סוף החודש.
❓ ביטלתי בטעות
כל עוד בכרטיס כתוב "פעיל עד" עם תאריך, לחצו "חידוש".
❓ הייצוא לשכר לא כולל ארוחות
המודל צריך להיות פעיל. במחיר: מלאו "מחיר ארוחה". ברכיבים: ודאו שנבחר "סך ארוחות" או סוג ארוחה בהגדרות הייצוא.
❓ מה קורה לארוחות שדווחו אחרי שביטלתי את המודל
עם סגירת המודל "דוח ארוחות" נעול. פנו לשירות הלקוחות לפני הביטול אם אתם צריכים נתונים.
❓ אפשר להגדיר שעון לארוחות בעצמי
את "נוכחות וחדר אוכל" ו"חדר אוכל בלבד" מגדירים בשירות הלקוחות. את "קוד ארוחה" אפשר לערוך ב"ערוך טאבלט".
מקרא סמלים
סמל | משמעות |
+ בתא יום בדוח | הוספת ארוחה לאותו עובד ויום |
X ליד שעה | מחיקת הארוחה |
מילון מונחים
ארוחה – דיווח של עובד שנשמר בנפרד מהנוכחות.
סוג ארוחה – הגדרה עם שם, ימים, טווח שעות ומכסה ("הגדרת ארוחות").
"קוד ארוחה" – קוד שמשויך לשעון.
"קוד תפקיד ליצוא" – קוד שמשויך לסוג ארוחה או לארוחה ידנית.
"סך ארוחות" – מספר כל הארוחות של העובד בתקופה.
"נוכחות בלבד" / "נוכחות וחדר אוכל" / "חדר אוכל בלבד" – מה מותר בשעון.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
להפעיל את המודל | הגדרות גלובליות ← "מודלים נוספים" | נפתח "דוח ארוחות" |
להגדיר סוגי ארוחות | "דוח ארוחות" ← "הגדרת ארוחות" | עמודה לכל סוג |
להוסיף או למחוק ארוחה | "דוח ארוחות" | משנה את סכום הארוחות |
לייצא | "יצא לקובץ אקסל" | קובץ אקסל לתקופה |
להעביר לשכר | "מחיר ארוחה" בדוח המסכם / "סך ארוחות" | עמודת ארוחות בייצוא |
לבטל | "מודלים נוספים" ← "ביטול" | סגירה מיידית בניסיון, או בסוף החודש |
מאמרים קשורים
פיצ'ר תפקידים/פרויקטים
הגדרות גלובליות