כרטסת לקוח היא רשימה של כל התנועות הכספיות בין החברה שלכם לבין EZTIME: כל חשבונית, קבלה או זיכוי שהופקו לכם, עם הסכום שחויב, הסכום ששולם והיתרה. מנהל המערכת יכול להוריד את הכרטסת בעצמו, לכל שנה, ישירות מהמסך "חשבוניות וניהול מנוי", בלחיצה על הכפתור "הורד כרטסת". הקובץ נפתח באקסל, ואפשר לשלוח אותו לרואה החשבון או למנהלת החשבונות לצורך התאמות, סגירת שנה או בדיקת חוב פתוח.
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך נכנסים דרך "תמיכה" למסך "חשבוניות וניהול מנוי", בוחרים שנה, לוחצים "הורד כרטסת", איך נראה הקובץ שנפתח באקסל, מה המשמעות של כל עמודה, ואילו הודעות יכולות להופיע.
מדריך מקוצר
בקצרה, בארבעה שלבים:
1. בסרגל העליון לוחצים על "תמיכה", ובתפריט שנפתח בוחרים "חשבוניות וניהול מנוי".
2. בלשונית "חשבוניות וניהול מנוי", ליד "שנה", בוחרים את השנה הרצויה.
3. לוחצים על הכפתור "הורד כרטסת".
4. הקובץ ledger_<שנה>.csv (למשל ledger_2026.csv) יורד למחשב. פותחים אותו באקסל: שורה לכל תנועה, עם תאריך, סוג מסמך, מספר מסמך, חובה, זכות ויתרה.
חשוב: כל קובץ כולל שנה אחת. לשנה הנוכחית הוא כולל את התנועות מ-1 בינואר ועד היום.
1. מה זה כרטסת, ולמה צריך אותה
כרטסת (נקראת גם "כרטסת הנהלת חשבונות" או "כרטסת לקוח") היא דף חשבון: רשימה מסודרת לפי תאריך של כל המסמכים הכספיים שהופקו לחברה שלכם על המנוי ב-EZTIME, ושל התשלומים שנרשמו מולם. בכל שורה רואים כמה חויבתם, כמה שילמתם ומה היתרה.
שימושים נפוצים:
רואה חשבון או מנהלת חשבונות שמבקשים כרטסת ספק כדי לבצע התאמה בין הספרים שלכם לספרים שלנו.
סגירת שנה: ריכוז של כל החשבוניות של השנה בקובץ אחד, במקום לפתוח כל חשבונית בנפרד.
בדיקת חוב פתוח: עמודת היתרה מראה אם כל מה שחויב שולם.
בקרה פנימית: לראות את סכום החיוב החודשי לאורך השנה (למשל כשמספר העובדים הפעילים גדל).
מה ההבדל בין הכרטסת לרשימת החשבוניות במסך? הטבלה במסך "חשבוניות וניהול מנוי" מציגה את המסמכים של השנה שנבחרה, ולכל מסמך כפתור "צפייה" (פתיחת המסמך עצמו) וכפתור "שליחה במייל". הכרטסת היא קובץ אחד שאפשר לשמור ולשלוח, והיא כוללת גם את עמודות החובה, הזכות והיתרה, שלא מופיעות בטבלה.
2. מי יכול להוריד כרטסת, ואיפה נמצא המסך
הכרטסת זמינה למנהל המערכת של החברה. מנהלי מחלקות ועובדים לא רואים את המסך "חשבוניות וניהול מנוי" בתפריט.
שלב 1: פותחים את המסך
בסרגל העליון של המערכת לוחצים על "תמיכה" (הסמל עם האוזניות).
בתפריט שנפתח לוחצים על "חשבוניות וניהול מנוי".
נפתח המסך עם הלשונית "חשבוניות וניהול מנוי". בחלק העליון שלו נמצאים בחירת השנה והכפתור "הורד כרטסת", מתחתם כתובת המייל שאליה נשלחות החשבוניות, אמצעי התשלום של הוראת הקבע, ואחריהם טבלת החשבוניות (ראו בתמונה למטה).
3. בוחרים שנה ומורידים
שלב 2: בוחרים שנה
ליד הכיתוב "שנה" יש רשימה נפתחת. אפשר לבחור את השנה הנוכחית ואת שלוש השנים הקודמות (למשל בשנת 2026: 2026, 2025, 2024, 2023). כברירת מחדל נבחרת השנה הנוכחית.
בחירת השנה משפיעה על שני דברים בבת אחת: על המסמכים שמוצגים בטבלת החשבוניות, ועל הכרטסת שתרד בלחיצה על "הורד כרטסת".
שלב 3: לוחצים "הורד כרטסת"
לוחצים על הכפתור "הורד כרטסת" (עם סמל החץ להורדה), שנמצא מימין לבחירת השנה (ראו בתמונה למטה).
בזמן שהכרטסת נטענת, הכפתור הופך לאפור ולא ניתן ללחוץ עליו שוב. זה לוקח בדרך כלל כמה שניות.
כשהטעינה מסתיימת, הקובץ יורד מיד למחשב, לתיקיית ההורדות של הדפדפן (בדרך כלל "הורדות" / Downloads).
אם אין תנועות או שיש בעיה, הקובץ לא יורד ומופיעה הודעה בראש המסך (ראו פרק 6).
אילו תאריכים נכללים בקובץ
השנה שנבחרה | טווח התאריכים בכרטסת |
השנה הנוכחית | מ-1 בינואר של השנה ועד היום (כולל). |
שנה קודמת | מ-1 בינואר ועד 31 בדצמבר של אותה שנה. |
צריכים כמה שנים? כל קובץ כולל שנה אחת. בוחרים שנה, לוחצים "הורד כרטסת", ואז בוחרים את השנה הבאה ולוחצים שוב. כל שנה תרד כקובץ נפרד עם שם השנה (ledger_2025.csv, ledger_2026.csv וכן הלאה).
4. הקובץ שיורד
שם הקובץ: ledger_ ואחריו השנה, למשל ledger_2026.csv.
סוג הקובץ: CSV, קובץ טבלה שנפתח באקסל, ב-Google Sheets, ב-Numbers ובכל תוכנת גיליונות. הקובץ שמור כך שהעברית נפתחת באקסל בצורה תקינה.
מבנה: השורה הראשונה היא שורת הכותרות (שמות העמודות באנגלית), וכל שורה אחריה היא תנועה אחת, לפי סדר התאריכים.
כך נראה הקובץ כשפותחים אותו באקסל (נתוני הדגמה, ראו בתמונה למטה):
רוצים לערוך את הקובץ או להוסיף לו נוסחאות? באקסל בחרו "קובץ" ← "שמירה בשם", ובסוג הקובץ בחרו "חוברת עבודה של Excel" (xlsx). קובץ CSV שומר רק את הנתונים, בלי עיצוב ובלי נוסחאות.
5. הסבר על כל עמודה בכרטסת
שמות העמודות בקובץ מופיעים באנגלית, כפי שהם מגיעים ממערכת הנהלת החשבונות. הנה מה כל עמודה אומרת:
עמודה בקובץ | שם בעברית | מה יש בה | דוגמה |
entry_type | סוג תנועה | סוג השורה בכרטסת. doc פירושו מסמך (חשבונית, קבלה, זיכוי וכו'). | doc |
entry_date | תאריך | תאריך התנועה, בפורמט יום/חודש/שנה. | 10/03/2026 = 10 במרץ 2026 |
doctype | סוג מסמך | סוג המסמך שהופק, בקוד באנגלית (ראו טבלת הקודים למטה). | invrec |
docnum | מספר מסמך | מספר החשבונית או המסמך. זה אותו מספר שמופיע על המסמך כשלוחצים "צפייה" בטבלת החשבוניות. | 40159 |
debit_sum | חובה | הסכום שחויבתם בתנועה הזאת (סכום המסמך). | 189.54 |
credit_sum | זכות | הסכום ששולם או זוכה בתנועה הזאת. | 189.54 |
details | פרטים | תיאור התנועה במילים: שם סוג המסמך ומספרו. | חשבונית מס קבלה 40159 |
balance | יתרה | היתרה בחשבון אחרי התנועה. 0 פירושו שכל מה שחויב שולם, ואין חוב פתוח. | 0 |
קודי סוג מסמך (doctype)
קוד | סוג המסמך |
invrec | חשבונית מס / קבלה: חשבונית שהתשלום עליה כבר התקבל. זה המסמך הנפוץ ביותר בחיוב החודשי בהוראת קבע. |
invoice | חשבונית מס |
receipt | קבלה |
refund | חשבונית זיכוי |
deal | חשבון עסקה |
offer | הצעת מחיר |
order | הזמנה |
delivery | תעודת משלוח |
return | תעודת החזרה |
איך קוראים את חובה, זכות ויתרה
בחשבונית מס / קבלה (invrec) החיוב והתשלום נרשמים באותו מסמך, ולכן אותו סכום מופיע גם ב-debit_sum וגם ב-credit_sum, והיתרה נשארת 0. זה המצב התקין בחיוב חודשי בכרטיס אשראי.
כשמופיעה חשבונית מס (invoice) בלי קבלה מולה, הסכום מופיע בחובה, והיתרה משתנה עד שהתשלום נרשם.
יתרה שונה מ-0 בשורה האחרונה פירושה שיש הפרש בין מה שחויב למה ששולם. ראו בשאלות הנפוצות מה עושים במקרה כזה.
שימו לב לתצוגה של עמודת details באקסל: כשטקסט בעברית מכיל מספר (למשל "חשבונית מס קבלה 40159"), אקסל עשוי להציג את המספר בקצה השני של התא או חתוך, בגלל כיוון הכתיבה. הנתון עצמו תקין, ומספר המסמך מופיע גם בנפרד בעמודה docnum.
תאריכים באקסל באנגלית: התאריכים בקובץ הם בפורמט יום/חודש/שנה. אם אקסל שלכם מוגדר לפורמט אמריקאי (חודש/יום/שנה), הוא עלול להציג תאריכים כמו 10/03/2026 כ-3 באוקטובר. במקרה כזה קראו את התאריך כיום/חודש: היום הוא המספר הראשון.
6. הודעות שאולי תראו
כשהכרטסת לא יכולה לרדת, הקובץ לא נוצר ומופיעה הודעה אדומה בראש המסך. ההודעה נעלמת לבד אחרי כמה שניות, או בלחיצה על ✕.
"אין תנועות בכרטסת לשנה שנבחרה"
מה זה אומר: לא נמצאו תנועות בשנה שבחרתם. זה קורה בדרך כלל כשבוחרים שנה שלפני תחילת המנוי, או את השנה הנוכחית ממש בתחילתה, לפני החיוב הראשון שלה.
מה עושים: בחרו שנה אחרת ברשימה "שנה" ולחצו שוב "הורד כרטסת". אפשר גם לבדוק בטבלת החשבוניות: אם הטבלה ריקה באותה שנה, גם הכרטסת ריקה.
"לא ניתן להוריד את הכרטסת כרגע"
מה זה אומר: לא הצלחנו להביא את הכרטסת ממערכת הנהלת החשבונות. הסיבות האפשריות: תקלה זמנית בתקשורת, או שמספר החברה (ח.פ / ע.מ) לא מוגדר בפרטי החברה במערכת, ולכן לא ניתן לזהות את החשבון שלכם.
מה עושים: נסו שוב בעוד כמה דקות. אם ההודעה חוזרת, פנו לתמיכה של EZTIME ואנחנו נבדוק את פרטי החשבון.
7. שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ לחצתי "הורד כרטסת" ולא קרה כלום
המתינו כמה שניות: בזמן הטעינה הכפתור אפור. אם הכפתור חזר להיות פעיל ולא הופיעה הודעה, בדקו את תיקיית ההורדות במחשב ואת סרגל ההורדות של הדפדפן (בכרום: סמל החץ למטה בפינה העליונה). הקובץ נקרא ledger_ ואחריו השנה.
❓ העברית בקובץ מופיעה כג'יבריש (סימנים מוזרים)
הקובץ שמור כך שאקסל מזהה את העברית. אם פתחתם אותו בתוכנה אחרת או ייבאתם אותו ידנית, בחרו בקידוד UTF-8 בזמן הייבוא. באקסל: "נתונים" ← "מטקסט/CSV", ובחלון שנפתח בחרו "מקור הקובץ: 65001: Unicode (UTF-8)".
❓ רואה החשבון ביקש כרטסת. מה לשלוח לו?
הורידו את הכרטסת של השנה המבוקשת ושלחו את הקובץ ledger_<שנה>.csv במייל. אם הוא צריך גם את החשבוניות עצמן, אפשר לשלוח כל חשבונית מהטבלה בכפתור "שליחה במייל", לכתובת שתבחרו.
❓ אני צריך כרטסת של כמה שנים
כל קובץ כולל שנה אחת. הורידו כל שנה בנפרד: בחרו שנה, לחצו "הורד כרטסת", וחזרו על זה לשנה הבאה. אפשר להוריד עד שלוש שנים אחורה מהשנה הנוכחית. לשנים מוקדמות יותר פנו לתמיכה.
❓ אני צריך את הכרטסת כ-PDF
פתחו את הקובץ באקסל ובחרו "קובץ" ← "שמירה בשם" ← PDF, או "הדפסה" ← "Microsoft Print to PDF".
❓ היתרה בשורה האחרונה היא לא 0. מה זה אומר?
יש הפרש בין הסכום שחויב לסכום ששולם, למשל חיוב חודשי שלא עבר בכרטיס האשראי. בדקו במסך "חשבוניות וניהול מנוי" את פס "הוראת הקבע מחויבת בכרטיס": אם הכרטיס פג תוקף או הוחלף, לחצו "עדכון אמצעי תשלום". אם לא ברור מאיפה ההפרש, פנו לתמיכה עם מספר המסמך (docnum) מהשורה הרלוונטית.
❓ הסכום בכרטסת שונה מהסכום שציפיתי לו
החיוב החודשי תלוי במספר העובדים הפעילים ובמודולים שבמנוי. את פירוט העובדים שחויבו בכל חודש אפשר לראות בלשונית "חיוב עובדים" באותו מסך.
❓ אני מנהל מחלקה ואין לי את "חשבוניות וניהול מנוי" בתפריט
זה תקין. המסך, ואיתו הורדת הכרטסת, זמינים רק למנהל המערכת של החברה. בקשו ממנו להוריד את הכרטסת.
❓ הכרטסת של השנה הנוכחית לא כוללת את החיוב של החודש
הכרטסת של השנה הנוכחית כוללת תנועות עד היום. אם החיוב החודשי עוד לא בוצע (למשל הוא מתבצע ב-10 לחודש וכרגע ה-5), הוא יופיע בכרטסת אחרי שיבוצע.
❓ מה ההבדל בין entry_type לבין doctype?
entry_type אומר איזה סוג שורה זו בכרטסת (doc = מסמך), ו-doctype אומר איזה מסמך בדיוק הופק (למשל invrec = חשבונית מס / קבלה, refund = חשבונית זיכוי).
8. מקרא סמלים
סמל / רכיב | איפה | משמעות |
⬇ הורד כרטסת | ליד בחירת השנה | מוריד את הכרטסת של השנה שנבחרה כקובץ CSV. |
שנה ▾ | מימין לכפתור | בחירת השנה: לטבלת החשבוניות ולכרטסת. |
כפתור אפור | הכפתור "הורד כרטסת" | הכרטסת בטעינה, המתינו. |
⊗ הודעה אדומה | בראש המסך | הכרטסת לא ירדה. קראו את נוסח ההודעה (פרק 6). |
✕ | בהודעה האדומה | סגירת ההודעה. |
9. סיכום מהיר
נושא | פירוט |
איפה | "תמיכה" ← "חשבוניות וניהול מנוי" ← כפתור "הורד כרטסת" |
מי | מנהל המערכת של החברה בלבד |
אילו שנים | השנה הנוכחית ושלוש השנים הקודמות, שנה אחת בכל קובץ |
טווח | 1 בינואר עד 31 בדצמבר; בשנה הנוכחית עד היום |
קובץ | ledger_<שנה>.csv, נפתח באקסל עם עברית תקינה |
עמודות | entry_type (סוג תנועה), entry_date (תאריך), doctype (סוג מסמך), docnum (מספר מסמך), debit_sum (חובה), credit_sum (זכות), details (פרטים), balance (יתרה) |
יתרה 0 | אין חוב פתוח |
הודעות | "אין תנועות בכרטסת לשנה שנבחרה" = בחרו שנה אחרת; "לא ניתן להוריד את הכרטסת כרגע" = נסו שוב, ואם חוזר פנו לתמיכה |