מה זה ומתי צריך את זה
"שעון נוכחות אינטרנטי" הוא מסך באתר שבו העובד מדווח כניסה ויציאה בלחיצה, בלי שעון פיזי ובלי אפליקציה. זה מתאים לעובדים שעובדים ליד מחשב, מהבית או מהמשרד. כשהעובד עובד בכמה תפקידים/פרויקטים או באתרים שונים, הוא בוחר אותם בעת הכניסה.
מה המדריך הזה כולל
המדריך כולל: מקצר של השלבים, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שהשעון יופיע לעובד, כניסה לעבודה עם בחירת תפקיד ואתר, הפסקה, יציאה, הוספת הערה והוצאה, "שכחתי להיכנס", הגשת בקשות לתיקון, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון מונחים וסיכום מהיר. הגדרת התפקידים עצמם מוסברת במדריך "הגדרת תפקיד בשעון נוכחות", וטיפול בבקשות על ידי המנהל מוסבר במדריך "ניהול בקשות מעובדים".
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך מדווחים נוכחות מהאתר: כניסה לכתובת 412.co.il והתחברות, לחיצה על "כניסה", בחירת תפקיד או אתר ושמירה, שימוש בהפסקה ובהערות במהלך היום, יציאה בסיום העבודה, והגשת בקשה לתיקון כששוכחים לדווח.
מדריך מקוצר
היכנסו לכתובת 412.co.il והתחברו עם שם המשתמש והסיסמה שלכם.
במסך "שעון נוכחות אינטרנטי" לחצו על "כניסה".
אם יש לכם כמה תפקידים או אתרים, בחרו אותם בחלון "בחר תפקיד" ולחצו "לשמור".
במהלך היום אפשר ללחוץ "יציאה להפסקה" (אם הופעלה) ו"הוסף הערות והוצאות".
בסיום העבודה לחצו "יציאה".
שכחתם לדווח? היכנסו ל"השעות שלי" והגישו בקשה לתיקון.
1. מי יכול לעשות מה
הטבלה מראה מי רואה את השעון האינטרנטי ומה הוא יכול לעשות בו.
תפקיד | מה רואה ומה עושה |
עובד | רואה את "שעון נוכחות אינטרנטי" בתפריט רק אם הופעל לו; מדווח כניסה, הפסקה ויציאה, מוסיף הערה והוצאה, ומגיש בקשות מהדוח החודשי. |
מנהל מערכת ומנהל מחלקה | מוגדר להם בכרטיס העובד באותו אופן; אם ההגדרה פעילה, פריט התפריט מופיע גם אצלם והם יכולים להחתים את עצמם. |
מנהל סידור עבודה / מבקש משמרות | אם השעון לא הופעל להם, לחיצה על הכתובת מעבירה אותם למסכי הסידור שלהם. |
מי שמפעיל את ההגדרה | מנהל המערכת, בכרטיס העובד (ראו פרק 2). |
2. מה צריך כדי שזה יעבוד
איפה: רשימת עובדים ← כרטיס העובד ← בקטע "ערוצי דיווח נוספים".
ההגדרה "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד" צריכה להיות על "פעיל" (אחרת היא "כבוי"). כך מוצג לעובד פריט התפריט "שעון נוכחות אינטרנטי". ההסבר שבמערכת: העובד מתחבר לפורטל דרך הכתובת www.412.co.il ולאחר ההתחברות מופיע שעון ההחתמה.
אם ההגדרה כבויה והעובד נכנס למסך, הוא מועבר אוטומטית לדוח השעות החודשי שלו.
תפקידים: כדי שהעובד יבחר תפקיד, צריכים להיות לו כמה תפקידים/פרויקטים בכרטיס. עם תפקיד אחד בלבד הוא נבחר אוטומטית. אם הופעלה בחברה ההגדרה "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה", המערכת לא תשאל על תפקיד.
אתרים: חלון בחירת האתר מופיע כשמופעל המודול "הפעל מודול סעיף תקציבי/אתר", ולעובד יש יותר מאתר אחד. אם מוגדר לעובד אתר ברירת מחדל, הכניסה נשמרת ישירות עליו בלי לשאול.
הפסקה: הכפתור "יציאה להפסקה" מופיע רק אם בהסכם העבודה של העובד מופעלת "הפעל כפתור הפסקה באפליקצייה לעובדים".
מיקום: אם לעובד מופעל איתור מיקום, הדפדפן ישלח את מיקום העובד עם הדיווח (העובד צריך לאשר מיקום בדפדפן).
כתובת IP: אם בחברה הוגדרו כתובות IP מורשות, אפשר להחתים רק מהן.
3. כניסה לעבודה
איפה: אחרי התחברות ← תפריט "שעון נוכחות אינטרנטי".
המסך נפתח עם הכותרת "שעון נוכחות אינטרנטי" והשורה "אנא בחר אפשרות", הכפתור הגדול "כניסה" עם הטקסט "לחץ לביצוע כניסה", ומתחתיו "אפשרויות נוספות". בראש המסך מוצגים התאריך והשעה הנוכחיים.
שלב 1: לחצו על "כניסה"
בתמונה: המסך "שעון נוכחות אינטרנטי" עם הכפתור "כניסה" ("לחץ לביצוע כניסה") מסומן, ומתחתיו "אפשרויות נוספות" עם "השעות שלי" ו"שכחתי להיכנס".
שלב 2: בחירת תפקיד ואתר (אם נדרש)
אם יש לכם כמה תפקידים או אתרים, ייפתח חלון "בחר תפקיד" עם השדות "תפקיד/פרויקט" ו"אתר" (האתר מופיע רק כשמודול האתרים פעיל) והכפתורים "בטל" ו"לשמור". בחרו ולחצו "לשמור". אחרת הכניסה נרשמת מיד.
בתמונה: החלון "בחר תפקיד" עם השדות "אתר" ו"תפקיד/פרויקט", ורשימת האתרים פתוחה.
שלב 3: אישור
אחרי הדיווח המסך מתרענן ומציג את שעת הכניסה בשורה "כניסה:", שעון שסופר את זמן העבודה, והכפתור "יציאה" עם "לחץ לביצוע יציאה".
בתמונה: השורה "כניסה:" עם התאריך ושעת הכניסה, והשעון שסופר את זמן העבודה.
4. הפסקה, הערות והוצאות ויציאה
איפה: אותו מסך, אחרי הכניסה.
"יציאה להפסקה": מתחיל ספירת הפסקה. המסך מציג "לחץ לסיום הפסקה" ואת זמן ההפסקה, ושעון העבודה נעצר. לחיצה על "לחץ לסיום הפסקה" מסיימת את ההפסקה וחוזרת לספירת העבודה.
"הוסף הערות והוצאות" (תחת "אפשרויות נוספות"): נפתח חלון עם "הערות". אם הוגדרו בחברה סוגי הוצאות, מופיע גם "הוסף הוצאה/תוספת לדיווח", ואחרי סימונו השדות "סוגי הוצאות/תוספות" ו"סכום". אפשר גם ללחוץ "צרף קובץ לדיווח". לחצו "שמור" (או "בטל" לסגירה). ההערה והוצאה נשמרות על הדיווח הפתוח של היום.
"השעות שלי": פותח את דוח השעות החודשי (לא מוצג אם החברה עובדת עם משמרות דרך מסך חיצוני).
"יציאה": רושם יציאה ומרענן את המסך. אחרי היציאה חוזר הכפתור "כניסה".
5. שכחתי להיכנס
כשאין דיווח פתוח היום, תחת "אפשרויות נוספות" מופיע "שכחתי להיכנס". הלחיצה פותחת דיווח להיום ללא שעת כניסה, בתפקיד/אתר שתבחרו. את השעה עצמה מתקנים בבקשה (פרק 6). כשהוא לא מופיע, כבר יש לכם דיווח להיום.
6. בקשות ותיקונים
איפה: "אפשרויות נוספות" ← "השעות שלי" ← בחירת יום בדוח החודשי.
בדוח החודשי בוחרים יום ומגישים בקשה: כשהעובד שכח לדווח נוכחות, נעדר מהעבודה, או כשיש לו העדרות עתידית.
אפשר גם ללחוץ על "שלח בקשה חדשה" בראש הדוח החודשי (ראו בתמונה). כך מגישים גם בקשה על כמה ימים, עם טווח תאריכים.
בחלון "שליחת בקשה חדשה למנהל" ממלאים את הפרטים: "סוג דיווח", השעות, "תפקיד/פרויקט" ו"הערות", ולוחצים "שלח בקשה חדשה".
את כל הבקשות שהוגשו רואים בעמוד הבקשות. המנהל מאשר או דוחה אותן, כמוסבר במדריך "ניהול בקשות מעובדים".
אם המנהל הפעיל לכם עריכה עצמאית של שעות, ראו "✏️ מדריך הפעלת אפשרות עריכת שעות לעובד בפורטל".
הודעות שגיאה
ההודעה | משמעות | מה עושים |
חובה לבחור אתר | מודול האתרים פעיל והכניסה נשלחה בלי אתר. | בחלון הבחירה בחרו ב"אתר" ולחצו "לשמור". |
חובה לבחור תפקיד | בחברה מופעלת ההגדרה "אל תאפשר לשמור/לערוך דיווח ללא בחירת תפקיד/פרויקט". | בחרו "תפקיד/פרויקט" ושמרו. |
Ip לא תואם! | בחברה הוגדרו כתובות IP מורשות, ואתם מתחברים מכתובת אחרת. | התחברו מהרשת של העסק, או בקשו ממנהל המערכת לעדכן את הכתובות. |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את "שעון נוכחות אינטרנטי" בתפריט
ההגדרה "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד" כבויה בכרטיס העובד. מנהל המערכת מפעיל אותה (קטע "ערוצי דיווח נוספים"), ואז העובד מתנתק ומתחבר מחדש.
❓ אני נכנס למסך ומועבר לדוח השעות
זו התנהגות רגילה כשהשעון האינטרנטי לא הופעל לעובד. הפעילו את ההגדרה בכרטיס העובד.
❓ לא נפתח לי חלון בחירת תפקיד
יש לכם תפקיד אחד בלבד (הוא נבחר אוטומטית), או שבחברה מופעלת "בטל בחירת תפקיד בעת החתמה באפליקציה". אם חסרים תפקידים, הוסיפו אותם בכרטיס העובד.
❓ לא נפתח לי חלון בחירת אתר
המודול "הפעל מודול סעיף תקציבי/אתר" כבוי, או שיש לעובד אתר אחד בלבד / אתר ברירת מחדל שנבחר אוטומטית.
❓ הכפתור "יציאה להפסקה" לא מופיע
צריך להפעיל בהסכם העבודה את "הפעל כפתור הפסקה באפליקצייה לעובדים", והעובד צריך להיות כבר בכניסה.
❓ הכפתור "שכחתי להיכנס" לא מופיע
הוא מוצג רק כשאין לכם דיווח להיום. אם יש כבר דיווח, תקנו אותו בבקשה מ"השעות שלי".
❓ שכחתי ללחוץ "יציאה" והמסך חזר ל"כניסה"
כשעברו יותר מ-15 שעות מהכניסה בלי יציאה, המסך מתייחס לדיווח כסגור ומציג שוב "כניסה". הגישו בקשה לתיקון הדיווח הפתוח.
❓ קיבלתי "Ip לא תואם!"
החברה הגבילה החתמה לכתובות מסוימות. התחברו מהרשת המורשית או בקשו מהמנהל לעדכן.
❓ קיבלתי "חובה לבחור תפקיד" או "חובה לבחור אתר"
בחרו בחלון את השדה החסר ולחצו "לשמור". אם החלון לא נפתח, פנו למנהל המערכת.
❓ ההוצאה לא נשמרה
ההערה וההוצאה נשמרות רק על דיווח פתוח. לחצו קודם "כניסה", ורק אז "הוסף הערות והוצאות". השדות של הוצאה מופיעים רק אם בחברה הוגדרו סוגי הוצאות וסימנתם "הוסף הוצאה/תוספת לדיווח".
❓ טעיתי בדיווח, איך מתקנים
אי אפשר למחוק דיווח מהשעון האינטרנטי. היכנסו ל"השעות שלי", בחרו את היום והגישו בקשה. המנהל יאשר.
❓ איך מוחקים דיווח כניסה שנעשה בטעות
מגישים בקשה לתיקון מהדוח החודשי, או מבקשים ממנהל המערכת לתקן.
❓ מה קורה אחרי שלחצתי יציאה
הדיווח נסגר והמסך חוזר להציג "כניסה". דיווח נוסף באותו יום נרשם ככניסה חדשה.
❓ הדפדפן לא שולח מיקום
כשמופעל לעובד איתור מיקום, יש לאשר בדפדפן גישה למיקום. בלי אישור הדיווח נשלח בלי מיקום.
❓ אין לי כפתור "השעות שלי"
כפתור זה לא מוצג כשהחברה עובדת עם משמרות דרך מסך חיצוני. פנו למנהל.
מקרא סמלים וצבעים
מה רואים | משמעות |
כפתור "כניסה" | אין דיווח פתוח; לחיצה פותחת דיווח. |
כפתור "יציאה" | יש דיווח פתוח; לחיצה סוגרת אותו. |
שעון סופר | זמן העבודה מאז הכניסה; נעצר בהפסקה. |
מילון מונחים
שעון נוכחות אינטרנטי – מסך בפורטל העובד לדיווח כניסה ויציאה.
פורטל העובד – האתר 412.co.il שאליו העובד מתחבר.
תפקיד/פרויקט – מה שהעובד עושה בדיווח, נבחר בכניסה.
אתר – מקום עבודה, זמין כשמודול האתרים פעיל.
בקשה – הצעה לתיקון או הוספת דיווח שמחכה לאישור מנהל.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
להפעיל את השעון לעובד | כרטיס העובד ← "ערוצי דיווח נוספים" | "הפעל שעון נוכחות בפורטל העובד" מציג את התפריט |
לדווח כניסה | "שעון נוכחות אינטרנטי" ← "כניסה" | נפתח דיווח |
לצאת להפסקה | "יציאה להפסקה" | ספירת הפסקה |
לדווח יציאה | "יציאה" | הדיווח נסגר |
לתקן דיווח | "השעות שלי" ← "שלח בקשה חדשה" | המנהל מאשר |
מאמרים קשורים
הגדרת תפקיד בשעון נוכחות
ניהול בקשות מעובדים
✏️ מדריך הפעלת אפשרות עריכת שעות לעובד בפורטל