מה זה ומתי צריך את זה
משמרת בסידור העבודה היא תבנית: שם, שעות, צבע, ולכמה עובדים מכל תפקיד היא זקוקה ("כוח אדם"). כשצריך לשנות אותה, למשל להוסיף עובדים ליום מבצעים, בוחרים אם לשנות את המשמרת באופן קבוע או רק ליום מסוים.
מה המדריך הזה כולל
המדריך מסביר איפה עורכים משמרת, ההבדל בין עריכה קבועה לעריכה ליום ספציפי, כל שדה וכל אפשרות בשני החלונות, ההרשאות (מי יכול לערוך), הודעות שגיאה, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. יצירת משמרת חדשה מוסברת במדריך "הוספת משמרת חדשה". שיבוץ עובד למשמרת מוסבר במדריך "שינוי משמרת לעובד (גרירה חכמה)". הגדרת ספירה בטבלת צדק מוסברת במדריך "הגדרת משמרות לטבלת צדק".
מדריך מקוצר
היכנסו ל"תכנון סידור עבודה" ובחרו למעלה את ה"סידור עבודה" ואת התאריך והשבוע.
לשינוי קבוע של המשמרת: לחצו על העפרון ליד שם המשמרת (כשמעבירים עליו את העכבר מופיע "עריכה").
לשינוי ליום אחד: לחצו על העפרון בתוך תיבת "כוח אדם" של אותו יום.
שנו תפקידים, "כמות" ו"כמות מינימום", שעות או הערה.
לחצו על "לשמור". הנתונים מתעדכנים בלוח.
איך לקוחות שואלים על זה
"איך משנים כמה עובדים צריך במשמרת ביום מסוים?"
"רוצה יותר עובדים ביום מבצעים בלי לשנות את המשמרת לכל השבועות"
"איך משנים את שעות המשמרת?"
"מה ההבדל בין שני העפרונות בסידור העבודה?"
"איך מגדירים כמות מינימום של עובדים?"
"אין לי עפרון לעריכה, מה קרה?"
1. איפה עורכים
איפה: תכנון סידור עבודה (בתפריט הצד). בראש המסך בוחרים את "סידור עבודה", את "תאריך" ואת "שבוע". בלוח יש שני עפרונות שונים, והם עושים דברים שונים.
שני סוגי העריכה
הטבלה והתרשים מסכמים את ההבדל:
עריכה קבועה | עריכה ליום מסוים | |
איפה | עפרון ליד שם המשמרת | עפרון בתיבת "כוח אדם" של היום |
מה משתנה | המשמרת עצמה: שם, צבע, שעות, תפקידים וכמויות | התפקידים והכמויות של אותו יום בלבד (והערה) |
כמה זמן | מכאן והלאה, בכל השבועות | יום אחד; אפשר לסמן שיחזור באותו יום בשבוע עד תאריך שנבחר |
2. מי יכול לעשות מה
סוג משתמש | עריכה קבועה (עפרון ליד שם המשמרת) | עריכה ליום מסוים |
מנהל המערכת | כן | כן, כל החלון |
מנהל מחלקה / מנהל סידור עבודה | כן, אלא אם הופעלה ההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות" | כן. כשההגדרה הזו פעילה הוא רואה בחלון רק את שדה "הערה" |
עובד | אין גישה למסך | אין גישה למסך |
ההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות" נקבעת על ידי מנהל המערכת בהגדרות החברה. לפי הסבר ההגדרה, המנהלים יוכלו רק לשבץ עובדים ולשנות זמנים ספציפיים לעובד. מנהל מחלקה רואה ועורך רק את הסידורי עבודה שהוא מנהל.
3. מה צריך כדי שזה יעבוד
קיימת משמרת בסידור העבודה (ראו "הוספת משמרת חדשה").
הוגדרו תפקידים בחברה. אם לסידור העבודה מוגדרת הגבלת תפקידים, ברשימת "תפקיד" יופיעו רק התפקידים המותרים לו.
הרשאה לפי הטבלה למעלה.
4. עריכה קבועה של המשמרת
החלון משנה את המשמרת עצמה לכל השבועות.
שלב 1: פותחים את החלון
איפה: תכנון סידור עבודה ← העפרון ליד שם המשמרת. החלון נפתח עם נתוני המשמרת. התמונה מראה את החלון הפתוח:
שלב 2: שדות המשמרת
"סידור עבודה" – הסידור שאליו שייכת המשמרת.
"שם" – שם המשמרת. חובה.
"צבע" – צבע המשמרת בלוח.
"זמן התחלה" ו"שעת סיום" – שעות המשמרת. חובה.
"קוד" ו"מספר משמרת" – קוד ומספר זיהוי למשמרת.
"אל תחשיב משמרת זאת בסכום המשמרות בטבלת צדק".
"אל תאפשר לעובדים להגיש העדפות למשמרת זאת".
"הצג במשמרת זאת העדפות ממשמרת אחרת" – כשמסמנים, מופיע "בחר משמרת" לבחירת המשמרת שממנה יוצגו העדפות.
שלב 3: כוח אדם – טבלת התפקידים
כל שורה היא תפקיד שהמשמרת צריכה. העמודות:
"תפקיד" – התפקיד הנדרש. כפתור הפלוס ליד הכותרת מוסיף שורה.
"כמות" – כמה עובדים מהתפקיד נדרשים.
"כמות מינימום" – המינימום הנדרש. בלוח היא מוצגת בסוגריים אחרי הכמות.
"הגדר שעה שונה" – כשמסמנים, נחשפים "זמן התחלה" ו"שעת סיום" ייעודיים לתפקיד.
"קבע כיום למחרת" – מופיעה רק כשהאפשרות להוספת יום למחרת פעילה בחברה.
חצי החצים בצד השורה משנים את סדר התפקידים; ה-X מוחק שורה והפלוס מוסיף שורה.
שלב 4: שמירה
לוחצים "לשמור" ("בטל" סוגר בלי לשמור). שורת תפקיד נשמרת רק אם הוגדרו בה "כמות" גדולה מאפס ו"תפקיד".
5. עריכה ליום מסוים
החלון משנה את המשמרת ביום שבו לחצתם בלבד (או בימים החוזרים שתבחרו).
שלב 1: פותחים את החלון
איפה: תכנון סידור עבודה ← בתיבת "כוח אדם" של היום ← העפרון. בתיבה מופיע לכל תפקיד: שם התפקיד, כמות נדרשת / כמות משובצת, ובסוגריים כמות המינימום. בשורה "סך הכל" מופיע סך הנדרש מול סך המשובצים. החלון הפתוח:
שלב 2: טבלת "תפקידים לסידור עבודה"
"התעלם בשיבוץ האוטומטי" – התפקיד הזה לא ישובץ בשיבוץ האוטומטי.
"הגדר שעה שונה", "קבע כיום למחרת", "כמות", "כמות מינימום", "תפקיד", "זמן התחלה", "שעת סיום" – כמו בעריכה הקבועה. אם "הגדר שעה שונה" לא מסומן, שעות התפקיד ליום הזה לא נשמרות.
שלב 3: אפשרויות נוספות
"אל תשבץ עובד במשמרת זאת בשיבוץ האוטומטי שבוע אחרי שבוע".
"הצג משמרת זאת בטבלת צדק משמרות".
"הגדר לספירת משמרות כקבוצה בטבלת צדק" – כשמסמנים, מופיע "שם הקבוצה".
"הגדר עדיפות למשמרת זאת בשיבוץ האוטומטי".
"הענק יום מנוחה אם העובד שובץ למשמרת זאת" – כשמסמנים, מופיע "כמות ימי המנוחה שיקבל" (מספר בין 0 ל-6, ברירת מחדל 1).
"שמור הגדרה זו עד תאריך נבחר" – סמנו ובחרו תאריך: ההגדרה תחול על אותו יום בשבוע בכל שבוע עד התאריך. בלי תאריך היא חלה כחצי שנה קדימה. כשמסמנים אפשר לשמור גם בלי תפקידים.
"הערה" – הערה חופשית ליום.
אפשרויות אלה נשמרות לפי היום בשבוע שבו עורכים (למשל כל יום ראשון).
שלב 4: שמירה
"לשמור" פעיל רק כשיש לפחות שורת תפקיד תקינה (כמות מעל אפס ותפקיד), או כשסומן "שמור הגדרה זו עד תאריך נבחר". "בטל" סוגר בלי שינוי.
6. מה קורה לעובדים שכבר משובצים
שמירת העריכה משנה את כוח האדם הנדרש בלבד. בתיבת "כוח אדם" אפשר לראות מיד אם השיבוצים הקיימים מספיקים (כמות משובצת מול נדרשת). שיבוץ והסרה של עובדים נעשים בנפרד (ראו "שינוי משמרת לעובד (גרירה חכמה)").
הודעות שגיאה
הודעה | משמעות | מה לעשות |
אנא מלא שדות חובה | בעריכה קבועה חסר שם, זמן התחלה, שעת סיום, או שאין שורת תפקיד תקינה | השלימו שם ושעות, והגדירו תפקיד עם כמות גדולה מאפס |
חובה להשאיר לפחות תפקיד אחד לסידור עבודה. | בעריכה ליום לא נשארה שורת תפקיד תקינה | הגדירו תפקיד עם כמות, או סמנו "שמור הגדרה זו עד תאריך נבחר" |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את העפרון לעריכה
בדקו שיש לכם הרשאה למסך. אם אתם מנהל מחלקה או סידור עבודה, ייתכן שמנהל המערכת הפעיל את "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות".
❓ אני לא רואה את המסך "תכנון סידור עבודה"
המסך שייך למנהל מערכת ולמנהל מחלקה או סידור עבודה. מנהל שחסרה לו התפריט צריך שיוגדרו לו המחלקה או סידור העבודה שינהל, ואז התנתקות והתחברות מחדש.
❓ רציתי להוסיף עובדים ליום מבצעים והמשמרת השתנתה בכל השבועות
השתמשתם בעפרון ליד שם המשמרת. לשינוי ליום אחד השתמשו בעפרון בתיבת "כוח אדם" של היום. את השינוי הקבוע אפשר לתקן בעריכה קבועה נוספת.
❓ שינוי ליום אחד חזר על עצמו בשבועות הבאים
כנראה סומן "שמור הגדרה זו עד תאריך נבחר". עורכים כל יום מחדש ומבטלים את הסימון.
❓ הכפתור "לשמור" אפור
בעריכה ליום אין שורת תפקיד תקינה. הגדירו "תפקיד" ו"כמות" גדולה מאפס.
❓ תפקיד לא מופיע ברשימה
ייתכן שלסידור העבודה מוגדרת הגבלת תפקידים והתפקיד אינו ברשימה, או שהתפקיד לא הוגדר בחברה.
❓ מה ההבדל בין "כמות" ל"כמות מינימום"?
"כמות" היא כמה עובדים נדרשים; "כמות מינימום" מוצגת בסוגריים בתיבת "כוח אדם" לצד הכמות.
❓ הגדרתי שעה שונה לתפקיד והיא לא נשמרה ליום
סמנו "הגדר שעה שונה" לפני מילוי השעות. בלי הסימון השעות לא נשמרות.
❓ טעיתי, איך מתקנים?
פותחים שוב את אותו חלון, מתקנים ושומרים.
❓ איך מוחקים משמרת?
זה לא נעשה בחלון העריכה. בלוח יש ליד השם סמל פח עם הכיתוב "מחיקה". ראו "הוספת משמרת חדשה".
❓ מה קורה לעובדים המשובצים אחרי שינוי?
הם נשארים; משתנה רק הכוח האדם הנדרש (ראו פרק 6).
❓ איך משנים את צבע המשמרת?
בעריכה קבועה, בשדה "צבע".
❓ מנהל המחלקה רואה רק שדה "הערה"
זה תקין כשההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות" פעילה. מנהל המערכת יכול לכבות אותה.
מקרא סמלים
סמל | משמעות |
עפרון ליד שם המשמרת ("עריכה") | עריכה קבועה |
עפרון בתיבת "כוח אדם" | עריכה ליום מסוים |
סמל הפעלה | "הגדרות סגירת משמרת" |
פח | "מחיקה" |
מילון מונחים
משמרת – תבנית בסידור העבודה עם שעות ותפקידים.
כוח אדם – כמות העובדים הנדרשת מכל תפקיד.
כמות מינימום – המינימום הנדרש לתפקיד.
עריכה קבועה – שינוי המשמרת עצמה.
עריכה ליום – שינוי ליום מסוים בלבד.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
לשנות שעות, צבע או תפקידים לתמיד | עפרון ליד שם המשמרת | המשמרת בכל השבועות |
להוסיף עובדים ליום אחד | עפרון בתיבת "כוח אדם" | אותו יום בלבד |
לחזור על שינוי עד תאריך | "שמור הגדרה זו עד תאריך נבחר" | אותו יום בשבוע בכל שבוע עד התאריך |
מאמרים קשורים
הוספת משמרת חדשה
שינוי משמרת לעובד (גרירה חכמה)
הגדרת משמרות לטבלת צדק
חישוב שעות נוספות לפי משמרת
תכנון עלויות ושעות עובדים
טעינת משמרות פתוחות באמצעות קובץ אקסל