אחרי שהוגדרו סידור עבודה ומשמרות, משבצים עובדים למשמרות במסך "תכנון סידור עבודה". המסך מציג שבוע אחד בכל פעם, ואפשר לראות אותו לפי משמרות, לפי עובדים או לפי תפקידים.

המאמר מיועד למנהל המערכת, למנהל מחלקה ולמנהל סידור עבודה.

המדריך כולל: מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, מבנה המסך, שלוש תצוגות השיבוץ, חלון "הוספה" עם הסינונים וההגדרות שלו, שיבוץ חוזר, בחירה מרוכזת של ריבועים, גרירה בין משמרות, הגדרות התצוגה, שיתוף ופרסום, הגבלות, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. השיבוץ האוטומטי, השיבוץ מקובץ והגדרת משמרות ראשונית הם מדריכים נפרדים (ראו "מאמרים קשורים").

ההרשאות נקבעות לפי סוג המשתמש ולפי הגדרות החברה.

העובד מבקש משמרות, ומוסר או מחליף משמרת, ממסך הבקשות שלו. הבקשות מגיעות אליכם למסך "תכנון סידור עבודה" (ראו "בקשות להחלפה/מסירת משמרת" בהמשך).

איפה: תכנון סידור עבודה (בתפריט הצד, תחת הקבוצה "תכנון סידור עבודה").

בראש המסך שדות הבחירה: "קבוצה", "סידור עבודה", "תאריך" (חודש) ו"שבוע". מימין להם שלושה כפתורי תצוגה, ולצידם כפתורי פעולות.

כל תצוגה מתאימה למי שמתכנן אחרת. אפשר לעבור ביניהן בכל רגע בלי לאבד שיבוץ.

איפה: תכנון סידור עבודה ← כפתור "תצוגה לפי משמרות". בשורה לכל משמרת יש ריבוע לכל יום. מתאים כשרוצים לוודא שכל משמרת מאוישת. בכל ריבוע מוצג "כוח אדם": לכל תפקיד, הכמות הנדרשת מול מספר המשובצים, ומתחת "סך הכל".

בכותרת של כל משמרת יש את הכפתורים "העלה למעלה", "עריכה", "החלפת צבע רקע לעובד", "מחיקה" ו"הורד למטה".

איפה: תכנון סידור עבודה ← כפתור "תצוגה לפי עובדים". בשורה לכל עובד יש ריבוע לכל יום, ובשורה מופיעים שם העובד, "סך שעות בשבוע" והתפקידים שלו ("תפקיד משמרת"). מתאים כשרוצים לוודא שכל עובד קיבל את השיבוץ הנכון. אפשר להוסיף לעובד גם דיווח מיוחד ("חופשה", "מחלה", "מיוחד/אחר") מתוך חלון השיבוץ בעזרת "הוסף דיווח מרוכז".

בכותרת כל עובד: "הסר משמרות לעובד", "Copy", "הדבק", "העלה למעלה" ו"הורד למטה".

התמונה מציגה את התצוגה לפי עובדים, שורה לכל עובד.

איפה: תכנון סידור עבודה ← כפתור "תצוגה לפי תפקידים". הלוח מסודר לפי תפקידים, ומתאים כשרוצים למלא תפקיד אחד לפני שעוברים לבא אחריו, למשל קודם כל המלצרים ואז כל הטבחים. הוספה ליד תפקיד מציגה בחלון רק את העובדים של אותו תפקיד.

זו הדרך הרגילה לשבץ. בריבוע של משמרת ויום ("תצוגה לפי משמרות") לוחצים "הוספה".

בחרו "סידור עבודה", "תאריך" ו"שבוע", ואז את התצוגה הרצויה.

לחצו "הוספה" בריבוע הרצוי. החלון נפתח עם עובדים העונים לבחירה. התמונה מציגה את חלון ההוספה: הגדרות, בחירת תפקיד, סינון לפי העדפה וטבלת העובדים.

בשדה "בחר תפקיד לשיבוץ למשמרת:" בחרו תפקיד מהתפקידים של המשמרת. מתחת מוצג המונה של התפקיד: משובצים מול הכמות הנדרשת. הטבלה מציגה את העובדים שהתפקיד שייך להם.

מעל הטבלה כפתורי בחירה: "הכל" וארבע נקודות צבע לפי העדפת העובד כפי שסימן לפני השיבוץ: "רוצה לעבוד" (כחול), "יכול לעבוד" (ירוק), "מעדיף שלא" (כתום), "לא יכול לעבוד" (אדום). הצבע מציג את העובדים שסימנו את ההעדפה הזו למשמרת. הכפתורים "בחר הכל" ו"בטל בחירה" מסמנים או מבטלים את כל השורות בטבלה.

עמודות הטבלה: "שם", "תפקיד/פרויקט", "שעות שונות", "העדפה", "הערה". סמנו את העובדים ולחצו "לשמור". לחצו "בטל" כדי לצאת בלי לשמור.

בתחתית חלון ההוספה יש אזור נפתח שמאפשר לשבץ בבת אחת לכמה ימים, ובכך לחסוך שיבוץ יום יום. התמונה מציגה את האזור הפתוח.

כשרוצים לשבץ כמה עובדים וכמה ימים למשמרת אחת בפעולה אחת. בתצוגה לפי עובדים מסמנים ריבועים (הריבוע נצבע) ופותחים את תפריט שלוש הנקודות שבצד הריבוע. התפריט כולל "פעולות לבחירה מרוכזת", "העתק משמרת", "הדבק משמרת" ו"נקה סימונים שנבחרו".

הבחירה ב"פעולות לבחירה מרוכזת" פותחת חלון "הוספת משמרת במקומות שנבחרו". בחרו בו "תפקידים לסידור עבודה" ו"סידור עבודה" ולחצו "לשמור". הכפתור "מחק משמרות בריבועים שנבחו" מוחק את המשמרות בריבועים שנבחרו, ו"נקה סימונים שנבחרו" מבטל את הסימון. אם לעובד אין את התפקיד שנבחר, המערכת מדלגת עליו ולא משבצת אותו.

ההגדרה "אל תאפשר לשנות משמרת שחלפה" (מנהל מערכת בלבד) מונעת הוספה למשמרת שזמנה עבר.

איפה: תכנון סידור עבודה ← "הגדרות תצוגה". התמונה מציגה את תפריט ההגדרות הפתוח.

המערכת בודקת בכל שיבוץ, בין השאר, את הדברים הבאים. כשבדיקה נכשלת מופיעה הודעה שמסבירה את הסיבה.

התפריט מופיע רק כשמודול סידור העבודה פעיל. משתמש רגיל (עובד) לא רואה אותו. מנהל מחלקה או מנהל סידור עבודה צריכים שיוך: הגדירו להם את המחלקה שינהלו, או שנו את סוג המשתמש ל"מנהל סידור עבודה", ואז התנתקו והתחברו מחדש.

בדקו: שהתפקיד שנבחר ב"בחר תפקיד לשיבוץ למשמרת:" מוגדר לעובד; שלא סומנו "הסתר עובדים שנמצאים ביום מחלה/חופש/מיוחד אחר" או "הסתר עובדים שלא יכולים לעבוד"; ושהסינון "ניהול מחלקות/סניפים" או הסינון לפי העדפה לא מסתיר אותו.

במשמרת סגורה ("משמרת סגורה") אין הוספה. כשהשבוע נעול למנהל מחלקה ולמנהל סידור עבודה אין הוספה. אם הופעלה "אל תאפשר לשנות משמרת שחלפה", אי אפשר לשנות משמרת שזמנה עבר.

ההודעה מציינת את הסיבה. ברוב המקרים זו חפיפת שעות, מכסת שעות או הגבלה בהסכם המשמרות של העובד.

מכסת שעות יומית בסידור מציגה חריגה מול התקן ואינה חוסמת. הגבלה אפשרית בשבוע, בעמוד "ניהול סידורי עבודה". הגבלת שעות ביום לעובד מסוים מוגדרת בהסכם משמרות, באפשרות "אל תאפשר לשבץ יותר מכמות שעות זאת".

בשיבוץ מרוכז המערכת מדלגת על עובד שאין לו את התפקיד שנבחר, וגם על שיבוצים שנחסמים בהגבלות. בדקו את התפקידים של העובד.

גררו את העובד לריבוע החדש. אין צורך להסיר ולשבץ מחדש.

לחצו על הסמל "הסר עובד ממשמרת זאת" בכרטיס העובד, או גררו אותו למקום הנכון. לשיבוץ שהושהה יש "החזר משמרת". כדי למחוק בבת אחת: "הסר משמרות לעובד" לעובד אחד או "מחק משמרות בריבועים שנבחו" לריבועים שנבחרו.

"מחק את סידור העבודה השבוע". הכפתור זמין למנהל מערכת ולמנהל סידור עבודה בלבד, ומוחק את כל השיבוץ של השבוע, לכן בדקו את השבוע לפני הלחיצה.

הפעילו את "מפורסם לצפייה?" לאותו שבוע. אם אינו מופיע אצלכם, החברה חסמה פרסום למנהלי מחלקה: פנו למנהל המערכת. בדקו גם את "הצג כפתור סידור מלא".

"הסר שיבוץ קבוע זה לתמיד." מסיר את הקביעות. "הסר רק את השיבוץ הקבוע הזה" מסיר רק את אותו מופע.

האפשרות "הצג חישוב עלויות" מופיעה רק למי שמורשה לראות עלויות, ויש לה מתג ב"הגדרות תצוגה".

בתצוגה לפי עובדים, בחלון ההוספה לעובד, לחצו "הוסף דיווח מרוכז". ברגע שיש דיווח כזה, הריבוע מציג "חופשה", "מחלה" או "מיוחד/אחר".

בתצוגה לפי משמרות, בכותרת המשמרת, לחצו על "החלפת צבע רקע לעובד" ושמרו.

בעמוד "ניהול סידורי עבודה". כשהמכסה מתמלאת, השיבוץ הבא נחסם בהודעת מכסה שבועית.